Rahmenvertrag 2 - Veranstaltungen

Menge oder Umfang

Das StMAS hat für die strategische Kommunikation des Hauses einen Rahmenvertrag mit einer Kommunikationsagentur geschlossen (RV 1 "Strategische Kommunikation", Los 1). Neben Veranstaltungen, die im Rahmen der strategischen Kommunikation und somit im Rahmen des genannten Vertrages durchgeführt werden, führt das StMAS Veranstaltungen durch, die kurz- bis mittelfristige Effekte erzielen. Es ist das Ziel des Auftrags, gemeinsam mit der zu beauftragenden Agentur diese Veranstaltungen, Veranstaltungsreihen und Messeauftritte des StMAS in den kommenden Jahren zu planen und durchzuführen. Zu den zu planenden und durchzuführenden Veranstaltungen gehören insbesondere:2.1.1 Fachtagungen/-kongresse, Auftaktveranstaltungen u.ä.:In unregelmäßigen Abständen veranstaltet das StMAS Fachtage zu verschiedenen Themen des Hauses. Zu diesen Veranstaltungen werden überwiegend Vertreter kommunaler Entscheidungsträger, einschlägiger Verbände, Einrichtungen und Institutionen eingeladen. In der Regel besteht das Programm aus Begrüßungsreden, einer Podiumsdiskussion und eventuell Workshops. Es wird von etwa 10 Veranstaltungen im Jahr ausgegangen, die innerhalb des zu schließenden Rahmenvertrags beauftragt werden sollen.2.1.2 Preisverleihungen:Gelegentlich veranstaltet das Haus Wettbewerbe, deren Preisträger in einer feierlichen Veranstaltung ausgezeichnet werden. Beispielsweise prämierte das StMAS im Jahr 2011 ältere Menschen für deren Lebensleistung (www.reife-leistung.bayern.de) oder zeichnete im Jahr 2010 Kommunen für ihre sozialpolitischen Gesamtkonzepte aus. Der Auftraggeber geht von einer Preisverleihung pro Jahr aus.2.1.3 Messeauftritte:Das StMAS ist regelmäßig auf 2 Messen vertreten: der ConSozial und der Berufsbildung. Diese werden vom StMAS organisiert und maßgeblich finanziert. Während die ConSozial jährlich stattfindet, wird die Berufsbildung idR alle 3 Jahre (die nächste findet 2012 statt). Zudem nimmt das StMAS am alle 2 Jahre stattfindenden "Tag der offenen Tür" der Staatskanzlei teil.2.2 Leistungen des Auftragnehmers:Die zu vergebenden Leistungen setzen sich in der Regel aus den nachfolgenden Einzelleistungen zusammen. Jedoch werden nicht alle dieser Einzelleistungen bei jedem Einzelauftrag abgerufen. Bei der Projektumsetzung greift der Auftragnehmer zur Fertigung von Printprodukten in der Regel auf die Druckerei Schmerbeck zurück, mit der der Auftraggeber einen Rahmenvertrag (RV 1 "Strategische Kommunikation", Los 2) zu diesem Zweck geschlossen hat. Der Auftragnehmer wird grundsätzlich die Aufträge direkt mit der Druckerei abstimmen. In dringenden Fällen kann der Auftragnehmer im Einzelfall in Abstimmung mit dem Auftraggeber selbst Druckaufträge ausführen oder ausführen lassen.1. Projektmanagement:a. Fungieren als Schnitt- und Schaltstelle zwischen StMAS sowie Teilnehmern, Rednern, Moderation, Caterer, Vermieter/Ansprechpartner Veranstaltungsort, Rahmenprogramm, Technik, Dekoration, Messebauer, Kommune, Sicherheitsbehörden, Druckerei, evtl. andern Agenturen/Auftragnehmern etc.;b. Erstellung Regieplan.2. Veranstaltungsort:a. Recherche nach geeigneten (barrierefreien) Veranstaltungsorten;b. Vorabbesichtigung mit dem Auftraggeber;c. Gestaltung von Kommunikationsmitteln, wie Herzlich-Willkommen–Schildern, Wegweisern, Branding Rednerpult.3. Personal:a. Projektleitung;b. Projektassistenz;c. Vor-Ort-Betreuung (Auf- und Abbau, Durchführung);— Projektleitung,— Projektassistenz.d. Servicekräfte/Hostessen (m/w) (für Registrierung, Anreichen von Mikrofonen und Verteilung Give Away u.ä.);e. Hostessenoutfits (schwarzer Hosenanzug / schwarzes Kostüm, weißes Hemd / weiße Bluse).4. Moderation:a. Recherche nach geeigneter Moderation;b. Briefing;c. Moderatorenkärtchen (Gestaltung und Produktion).5. Einladungsmanagement:a. Erstellung eines mailingfähigen Verteilers;b. Gestaltung von Einladungskarten (Druck erfolgt über Vertragspartner des Auftraggebers);c. Konfektionierung von Einladungen (inkl. Einkonfektionieren, Adressetiketten und Stempel anbringen);d. Produktion eines mailingfähigen barrierefreien PDF und Versand der PDF-Einladung per E-Mail;e. Einrichtung einer E-Mailadresse;f. Einrichtung eines barrierefreien Online-Anmeldeverfahrens;g. Teilnehmerregistrierung inkl. wöchentlichem Update (Rückmeldungen per Fax, Telefon, E-Mail, Online, Post).6. Veranstaltungsdokumentation:a. Fotograf (inkl. Briefing, Bildselektion, Datensicherung, Bildbearbeitung, Reisekosten, DVD mit hochauflösenden Bildern und Übertragung der uneingeschränkten Nutzungsrechte an den Auftraggeber). Neben der Veranstaltungsdokumentation sind jeweils 5 Motive als Pressefotos zu fertigen, die dem Auftraggeber innerhalb von 12 Stunden nach Ende der Veranstaltung elektronisch zur Verfügung gestellt werden müssen;b. Audiomitschnitt durch Tontechnik (wird dem Auftraggeber innerhalb von 2 Arbeitstagen auf einem geeigneten Datenträger zur Verfügung gestellt).7. Durchführung der Veranstaltung, Gesamtabwicklung vor Ort (Registrierung, Koordination der Dienstleister, Hostessen, Redner etc.),8. Transport:Abholung und Rücktransport Material StMAS (Rollups, Messewand, Counter, Broschüren, Werbemittel).9. Konfektionierung:a. Präsenttüten inkl. Abholung des Materials beim Auftraggeber;b. Teilnehmermappen inkl. Abholung des Materials beim Auftraggeber zzgl. Gestaltung und Druck von je 1 Seite Unterlagen DIN A 4, 4-farbig.10. Künstlerrecherche:a. Recherche nach geeigneten Künstlern;b. Briefing.546 000,00

Zusätzliche Informationen

Für weitere Informationen wird auf die Internet-Präsenz des Auftraggebers verwiesen. Dort finden Sie unter www.stmas.bayern.de/wir/vergabe.htm insbesondere verschiedene vorformulierten Eigenerklärungen und das Aufforderungsschreiben zur Angebotslegung samt Anlagen. In diesem Aufforderungsschreiben enthalten sind insbesondere auch die formalen Hinweise für etwaige Fragen und Antworten zum Verfahren sowie die relevanten Fristen.

Beschreibung der Optionen

Es sind 2 Verlängerungsoptionen vorgesehen, wobei sich die erste auf 2 Jahre erstreckt und die zweite Verlängerung ein weiteres Jahr abdecken soll. Die Ausübung der Optionen ist abhängig von der Zuweisung der nötigen Haushaltsmittel, der gezeigten konstruktiven Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber, sowie der Qualität der erbrachten Leistung (z.B. termingerechte Leistung auch bei engen Zeitplänen, korrektes Erfassen der Hausthemen, Erfüllungsgrad der Erwartungen des Auftraggebers durch adäquate Lösungsvorschläge etc.) durch den Auftragnehmer. Die Ausübung erfolgt durch einseitige schriftliche Erklärung des Auftraggebers gegenüber dem Auftragnehmer (unterschriebenes Telefax reicht). Die Erklärung erfolgt zur besseren Planbarkeit für den Auftragnehmer so rasch als möglich nach der Entscheidung über die haushaltsrechtliche Situation der entsprechenden Mittel, spätestens im jeweiligen Auslaufmonat.