Rahmenvertrag über die begleitende Beratung und Erstellung von Konzepten bei der Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung in der Sächsischen Staatsverwaltung

Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste, Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste, Vergabestelle

Im Freistaat Sachsen bestehen 240 Behörden und Einrichtungen mit derzeit ca. 85.500 Stellen. Es wird eingeschätzt, dass bei einer vollständigen landesweiten Umsetzung maximal 14.000 Arbeitsplätze mit elektronischer Vorgangsbearbeitung und Aktenführung auszustatten wären. Die derzeitigen konkretisierten Bedarfsmeldungen sehen bis Ende 2016 den Einsatz der elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung an ca. 11.000 Arbeitsplätzen vor. Die Verwaltungsprozesse werden derzeit durch insgesamt ca. 900 IT-Verfahren unterstützt. Ziel im Freistaat Sachsen ist es, - im Rahmen von E-Government - die elektronische Vorgangsbearbeitung und Aktenführung einschließlich Dokumentenmanagement, Langzeitspeicherung sowie Aussonderung und Archivierung von elektronischem Schriftgut einzuführen. Hier sind begleitende Beratungsleistungen sowie die Erstellung von Konzepten durch externe Beratungsunternehmen vorgesehen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2012-12-13. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-11-12.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Bietergemeinschaft IMTB/Infora sowie BearingPoint GmbH

Wer?

• Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste, Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste, Vergabestelle

Wie?

• IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung › Softwareprogrammierung und -beratung

Wo?

• Sachsen › Dresden

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2012-11-12	Auftragsbekanntmachung
2012-11-29	Ergänzende Angaben
2013-03-25	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2012-11-12)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwareprogrammierung und -beratung
Menge oder Umfang:

3.600 Projekttage ggf. zzgl. anfallender Restarbeiten im Rahmen der Vertragsverlängerung3 600 000

Gesamtwert des Auftrags: 3 600 000 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwareprogrammierung und -beratung 📦

Verfahren
Verfahrensart: Nicht offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste, Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste, Vergabestelle
Postanschrift: Riesaer Str. 7
Postleitzahl: 01129
Postort: Dresden
Kontakt
Internetadresse: http://www.sid.sachsen.de 🌏
E-Mail: vergabestelle@sid.sachsen.de 📧
Telefon: +49 351205450 📞
Fax: +49 35120545109 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2012-11-12 📅
Einreichungsfrist: 2012-12-13 📅
Veröffentlichungsdatum: 2012-11-24 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2012/S 227-373975
ABl. S-Ausgabe: 227

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Menge oder Umfang:

3.600 Projekttage ggf. zzgl. anfallender Restarbeiten im Rahmen der Vertragsverlängerung

Beschreibung der Optionen: Vertragsverlängerung um 12 Monate.
Zahl der möglichen Verlängerungen: 1
Zeitlicher Rahmen für nachfolgende Aufträge: 12 Monate
Dauer: 48 Monate
Referenznummer: Z11-0270.50/12
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: 00000 Sachsen

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Eigenerklärung § 6 EG Abs. 4 und 6 VOL/A gemäß Anlage 1. Im Falle der Einbindung von Subunternehmen oder der Bildung einer Bewerbergemeinschaft nach Kapitel 2.4 ist eine Eigenerklärung gemäß Anlage 1 von allen beteiligten Unternehmen einzureichen. Bereitschaft zur Abgabe der Erklärung "Verpflichtung auf das Datengeheimnis" gemäß Anlage 3. Im Falle der Einbindung von Subunternehmen oder der Bildung einer Bewerbergemeinschaft nach.

Kapitel 2.4 ist eine Erklärung "Verpflichtung auf das Datengeheimnis" gemäß Anlage 3 von allen beteiligten Unternehmen einzureichen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Bitte reichen Sie einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister nach § 150 GewO für Ihr Unternehmen ein. Der Auszug darf nicht älter als drei Monate sein (berechnet ab dem Termin zur Abgabe des Teilnahmeantrags). Im Falle einer Bewerbergemeinschaft oder bei der Einbindung von Subunternehmern ist der Auszug aus dem Gewerbezentralregister nach §150 GewO für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft bzw. für jeden Subunternehmer vorzulegen. Vordruck Subunternehmen/Bewerbergemeinschaft gemäß Anlage 2 Sollen Subunternehmen zum Nachweis der Leistungsfähigkeit und Fachkunde gem. § 7 Abs. 9 EG VOL/A eingebunden werden, ist durch die Subunternehmen jeweils eine Verpflichtungserklärung unterschrieben abzugeben. Die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft haften gegenüber dem Auftraggeber gesamtschuldnerisch für die Leistungserbringung. Formlose Eigenerklärung, dass bei Vertragsabschluss für die Zeit von Leistungserbringung und Gewährleistung eine ausreichende Berufshaftpflichtversicherungsdeckung in Höhe von 1 000 000,00 EUR für Personen- und Sachschäden sowie für Vermögensschäden vorliegt. Im Falle einer Bewerbergemeinschaft oder bei der Einbindung von Subunternehmern ist diese Eigenerklärung gemäß E2.3 von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft bzw. von jedem Subunternehmer vorzulegen. Geben Sie den Jahresumsatz Ihres Unternehmens jeweils getrennt für die Jahre 2009, 2010 und 2011 in Euro an; nutzen Sie für die Darstellung zwingend Anlage 4. Bei Bewerbergemeinschaften oder bei der Einbindung von Subunternehmern werden die Zahlen von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft bzw. von jedem Subunternehmer für die Wertung addiert. Gewertet wird der durchschnittliche Jahresumsatz der Jahre 2009, 2010 und 2011. Geben Sie den Jahresumsatz im Geschäftsbereich der anzubietenden Leistungen (Projekte im Rahmen der Beratung und konzeptionellen Umsetzung bei einer elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung in der öffentlichen Verwaltung mit vergleichbarer Zielsetzung) für die Jahre 2009, 2010 und 2011 in Euro an; nutzen Sie für die Darstellung zwingend Anlage 5. Bei Bewerbergemeinschaften oder bei der Einbindung von Subunternehmern werden die Zahlen von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft bzw. von jedem Subunternehmer für die Wertung addiert. Gewertet wird der durchschnittliche Jahresumsatz der Jahre 2009, 2010 und 2011. Geforderte Mindeststandards: Bitte reichen Sie einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister nach §150 GewO für Ihr Unternehmen ein. Der Auszug darf nicht älter als drei Monate sein (berechnet ab dem Termin zur Abgabe des Teilnahmeantrags). Im Falle einer Bewerbergemeinschaft oder bei der Einbindung von Subunternehmern ist der Auszug aus dem Gewerbezentralregister nach §150 GewO für jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft bzw. für jeden Subunternehmer vorzulegen. Vordruck Subunternehmen/Bewerbergemeinschaft gemäß Anlage 2 Sollen Subunternehmen zum Nachweis der Leistungsfähigkeit und Fachkunde gem. § 7 Abs. 9 EG VOL/A eingebunden werden, ist durch die Subunternehmen jeweils eine Verpflichtungserklärung unterschrieben abzugeben. Die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft haften gegenüber dem Auftraggeber gesamtschuldnerisch für die Leistungserbringung. Formlose Eigenerklärung, dass bei Vertragsabschluss für die Zeit von Leistungserbringung und Gewährleistung eine ausreichende Berufshaftpflichtversicherungsdeckung in Höhe von 1 000 000,00 EUR für Personen- und Sachschäden sowie für Vermögensschäden vorliegt. Im Falle einer Bewerbergemeinschaft oder bei der Einbindung von Subunternehmern ist diese Eigenerklärung gemäß E2.3 von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft bzw. von jedem Subunternehmer vorzulegen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Benennen Sie die durchschnittliche Mitarbeiterzahl im Unternehmen in den letzten drei Jahren (2009, 2010 und 2011) getrennt nach fest angestellten und freien Mitarbeitern. Bei Bewerbergemeinschaften oder bei der Einbindung von Subunternehmern werden die Zahlen von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft bzw. von jedem Subunternehmer für die Wertung addiert. Gewertet wird der Mittelwert der Zahl der fest angestellten Mitarbeiter der Jahre 2009, 2010 und 2011. Benennen Sie die durchschnittliche Mitarbeiterzahl im relevanten Geschäftsbereich der anzubietenden Leistungen (Projekte im Rahmen der Beratung und konzeptionellen Umsetzung bei einer elektronischen Vorgangsbearbeitung und Aktenführung in der öffentlichen Verwaltung) in den letzten 3 Jahren (2009, 2010 und 2011) getrennt nach fest angestellten und freien Mitarbeitern. Bei Bewerbergemeinschaften oder bei der Einbindung von Subunternehmern werden die Zahlen von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft bzw. von jedem Subunternehmer für die Wertung addiert. Gewertet wird der Mittelwert der Zahl der fest angestellten Mitarbeiter der Jahre 2009, 2010 und 2011. Bitte stellen Sie Ihr Unternehmen / Ihre Bewerbergemeinschaft und ihr Leistungsportfolio kurz dar (max. 5 Seiten). Es sind Angaben dazu zu machen, ob und auf welche Weise der Bewerber wirtschaftlich mit anderen Unternehmen verknüpft ist. Die Beteiligungsverhältnisse sind als Schaubild darzustellen. Dargestellt werden sollen auch die Beteiligungsverhältnisse und Verbindungen bei Bewerbergemeinschaften bzw. zu Subunternehmen sowie die Leistungsinhalte der Subunternehmen. Bitte bestätigen Sie, dass die deutsche Sprache als Projektsprache verwendet wird. Geben Sie die Gesamtanzahl der mit dem Vergabegegenstand vergleichbaren und bereits von Ihnen durchgeführten Projekte innerhalb der letzten 3 Geschäftsjahre (2009, 2010 und 2011) an. Beachten Sie dabei, dass ein Projekt insbesondere dann mit dem Vergabegegenstand vergleichbar ist, wenn es die Beratung und Konzeption bei der Einführung des Vorgangsbearbeitungssystems VISkompakt in der öffentlichen Verwaltung oder Langzeitspeicherung und elektronische Archivierung zum Gegenstand hat. Führen Sie jedes dieser Projekte mit Kurzbeschreibung, Umfang, Auftraggeber sowie Beginn und Ende auf und nutzen Sie für die Darstellung zwingend die Anlage 6. Bei Bewerbergemeinschaften oder bei der Einbindung von Subunternehmern werden die Zahlen von jedem Mitglied der Bewerbergemeinschaft bzw. von jedem Subunternehmer für die Wertung addiert. Beschreiben Sie max. 3 vergleichbare Referenzprojekte für die Beratung und Konzeption bei der Einführung des Vorgangsbearbeitungssystems VISkompakt in der öffentlichen Verwaltung. Achten Sie dabei darauf, dass die Referenzen nicht älter als 3 Jahre sind. Gehen Sie auf die angewendeten Technologien und Methoden ein. Für die Beschreibung der Referenzen ist zwingend die Anlage 7 zu verwenden. Bei Angabe von mehr als 3 Referenzen werden ausschließlich die ersten 3 Referenzen in die Bewertung Einbezogen.

Technische und berufliche Fähigkeiten

Hinweis: Es wird der Ansprechpartner des Kunden verlangt, die Benennung des auftragnehmerseitigen Ansprechpartners (z. B. Vertriebsbeauftragter) reicht nicht aus. Der Auftraggeber behält sich vor, die Referenzen beim Referenzauftraggeber telefonisch nachzufragen. Beschreiben Sie max. 3 vergleichbare Referenzprojekte für Erfahrung in Langzeitspeicherung und elektronischer Archivierung. Achten Sie dabei darauf, dass die Referenzen nicht älter als 3 Jahre sind. Gehen Sie auf die angewendeten Technologien und Methoden ein. Für die Beschreibung der Referenzen ist zwingend die Anlage 7 zu verwenden. Bei Angabe von mehr als 3 Referenzen werden ausschließlich die ersten 3 Referenzen in die Bewertung einbezogen. Hinweis: Es wird der Ansprechpartner des Kunden verlangt, die Benennung des auftragnehmerseitigen Ansprechpartners (z. B. Vertriebsbeauftragter) reicht nicht aus. Der Auftraggeber behält sich vor, die Referenzen beim Referenzauftraggeber telefonisch nachzufragen. Nachweis, dass Ihr Unternehmen über ein nach ISO 9000 zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem oder eine vergleichbare Zertifizierung verfügt. Beschreiben Sie zudem das Qualitätsmanagementsystem, das Sie für dieses Projekt vorsehen. Stellen Sie den vorgesehenen Projektleiter mit jeweils 3 Referenzprojekten, die dieser geleitet hat bzw. an denen dieser beteiligt war, vor. Weisen Sie in diesem Zusammenhang anerkannte Zertifizierungen des Projektleiters im Bereich Projektmanagement oder vergleichbare Qualifizierungen nach. Stellen Sie einen alternativen Projektleiter mit jeweils 3 Referenzprojekten, die dieser geleitet hat bzw. an denen dieser beteiligt war, vor. Weisen Sie in diesem Zusammenhang anerkannte Zertifizierungen im Bereich Projektmanagement oder vergleichbare Qualifizierungen nach. Geforderte Mindeststandards: Bitte stellen Sie Ihr Unternehmen / Ihre Bewerbergemeinschaft und ihr Leistungsportfolio kurz dar (max. 5 Seiten). Es sind Angaben dazu zu machen, ob und auf welche Weise der Bewerber wirtschaftlich mit anderen Unternehmen verknüpft ist. Die Beteiligungsverhältnisse sind als Schaubild darzustellen. Dargestellt werden sollen auch die Beteiligungsverhältnisse und Verbindungen bei Bewerbergemeinschaften bzw. zu Subunternehmen sowie die Leistungsinhalte der Subunternehmen. Bitte bestätigen Sie, dass die deutsche Sprache als Projektsprache verwendet wird. Nachweis, dass Ihr Unternehmen über ein nach ISO 9000 zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem oder eine vergleichbare Zertifizierung verfügt. Beschreiben Sie zudem das Qualitätsmanagementsystem, das Sie für dieses Projekt vorsehen. Unabhängig von der Erfüllung der A-Kriterien ist bei der Eignungsprüfung zu beachten, dass eine Gesamtmindestpunktzahl an Leistungspunkten (MP) in Höhe von 20 Punkten erreicht werden muss, damit der Bewerber im weiteren Verhandlungsverfahren berücksichtigt werden kann (Ausschlusskriterium).

Technische und berufliche Fähigkeiten

Auftragsausführung
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: VOL/B, EVB-IT.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll: Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter.

Verfahren
Laufzeit der Rahmenvereinbarung in Jahren: 4
Begründung für eine Laufzeit der Rahmenvereinbarung von mehr als vier Jahren:

Der Vertrag kann durch den Auftraggeber optional um ein Jahr verlängert werden, da zum jetzigen Zeitpunkt die Projektdauer des Roll Out noch nicht abschließend bestimmt werden kann. Der über die Mindestlaufzeit von 4 Jahren hinausgehenden Bedarf besteht voraussichtlich in Restberatungsleistungen, für die eine Neuvergabe der Leistungen wegen des Umfangs der Aufgaben sich nicht anbietet.

Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Auswahlkriterien:

Die Höchstzahl an Bewerbern, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen, beträgt fünf. Erweisen sich mehr als fünf Bewerber als geeignet, wird durch Addition der von den Bewerbern bei den Eignungskriterien erreichten Bewertungspunktzahlen eine Rangliste aufgestellt. Die fünf Bewerber mit den höchsten Gesamtpunktzahlen erhalten eine Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes. Bei gleicher Gesamtpunktzahl entscheidet die höchste Punktzahl der Kriterienhauptgruppe E3. Bei gleicher Punktzahl der Kriterienhauptgruppe E3 entscheidet das Los. Es werden höchstens 5 Bewerber zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert.

Zahlungsweise für die Unterlagen:

Bestellung per Post, Fax oder E-Mail unter Angabe des Verwendungszweckes SID 2012-21 SMJus an die unter A.II) angegebene Adresse. Die Bezahlung kann durch Lastschrifteinzugsermächtigung, Verrechnungsscheck, Überweisung auf das Konto der SDV AG, Postbank Leipzig, Konto-Nr. 0156600907, BLZ: 86010090 erfolgen. Die Auslieferung erfolgt erst nach Eingang eines Zahlungsbeleges. Die Bestellung der Papierform ist ebenfalls unter www.vergabe24.de nach kostenpflichtiger Freischaltung und dem Vorliegen einer Lastschrifteinzugsermächtigung möglich. Bei Vorliegen eines Leistungsverzeichnisses in Dateiform (z.B. im GAEB-Format) erfolgt dessen Auslieferung bei der Papierform auf CD-ROM. Elektronische Form der Vergabeunterlagen: 5,95 EUR, ist unter www.vergabe24.de nach kostenpflichtiger Freischaltung und dem Vorliegen einer Lastschrifteinzugsermächtigung abrufbar. Das Entgelt wird nicht erstattet.

Datum der Absendung der Aufforderungen: 2012-12-21 📅
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2013-03-31 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2012-12-13 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Sächsisches Staatsministerium der Justiz und für Europa
Postanschrift: Hospitalstraße 7
Postleitzahl: 01097
Kontakt
Internetadresse: www.sid.sachsen.de 🌏
Name: SDV AG, Vergabeunterlagen
Postanschrift: Tharandter Str. 23-35
Postleitzahl: 01159
Telefon: +49 3514203-1477 📞
E-Mail: vergabeunterlagen@sdv.de 📧
Fax: +49 3514203-1460 📠
URL der Dokumente: www.vergabe24.de 🌏
E-Mail: vergabekammer@lds.sachsen.de 📧

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: Z11-0270.50/12

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: 1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen
Postanschrift: Braustraße 2
Postort: Leipzig
Postleitzahl: 04107
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@lds.sachsen.de 📧
Telefon: +49 3419771040 📞
Internetadresse: www.lds.sachsen.de 🌏
Fax: +49 3419771049 📠
Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2012/S 227-373975 (2012-11-12)

Ergänzende Angaben (2012-11-29)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2012-11-29 📅
Veröffentlichungsdatum: 2012-12-05 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2012/S 234-383836
Verweist auf Bekanntmachung: 2012/S 227-373975
ABl. S-Ausgabe: 234
Quelle: OJS 2012/S 234-383836 (2012-11-29)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2013-03-25)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 3 600 000,00 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Verordnung: Unbestimmt

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Staatsbetrieb Sächsische Informatik Dienste
Kontakt
E-Mail: vergabestelle@sid.sachsen.de 📧

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-03-25 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-03-26 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 060-099491
ABl. S-Ausgabe: 60

Objekt
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Sachsen.

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Leistung, Preis (100)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2013-02-27 📅
Name: Bietergemeinschaft IMTB/Infora sowie BearingPoint GmbH
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Frau Glausch

Referenz
Kennungen
Nummer der Bekanntmachung im Amtsblatt S: 2012/S 234-383836
Quelle: OJS 2013/S 060-099491 (2013-03-25)

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