Retrokonversion des alphabetischen Zettelkataloges AK 76 in der Bibliothek des Deutschen Museums

Deutsches Museum

Das Vorhaben betrifft die Konversion des rund 460 000 Karten umfassenden Alphabetischen Zettelkatalogs AK 76, der in den Jahren 1932 bis 1976 nach den Preußischen Instruktionen (PI) durchgehend maschinenschriftlich auf Katalogkarten (IFK-Format) geführt wurde. Ziel des Projekts ist es, den gesamten darin verzeichneten Monographienbestand im Online-Verbundkatalog des Bibliotheksverbundes Bayern und im Lokalsystem OCLC SISIS SunRise nachzuweisen.
Für dieses Projekt sind mehrere Abschnitte vorgesehen:
Arbeitsschritt 1 umfasst das Scannen der Katalogkarten und die Vergabe der Image-Nummern. Die Scans dienen dem Auftragnehmer als Grundlage für die weitere Arbeit, der Bibliothek für Kontrollzwecke und die Bearbeitung von Teilbeständen. Es sind rund 460 000 Karten ausschließlich einseitig zu scannen. Das Scannen muss im Deutschen Museum mit Scannern des Auftragnehmers durchgeführt werden, ein geeigneter Raum ist vorhanden.
Arbeitsschritt 2 umfasst die Auswahl der Titelkarten und die Einarbeitung in alphabetischer Reihenfolge nach den detaillierten Vorgaben des Pflichtenhefts. Ein erster, kleiner Teil ist bereits eingearbeitet und gekennzeichnet. Zeitschriftenaufnahmen werden von der Bibliothek selbst bearbeitet, jedoch müssen die entsprechenden Titel vom Auftragnehmer gemeldet werden. Durch den Auftragnehmer selbst zu bearbeiten sind rund 225 000 Haupteintragungen vor allem deutschsprachiger Titel. Dabei sind die Katalogdaten im Verbundsystem Aleph und im Lokalsystem OCLC SISIS SunRise online zu erfassen. Im Verbundsystem bereits vorhandene Titel (ca. 85 %) sind anzuhängen, für die nicht nachgewiesenen Titel sind entweder Fremddatensätze (ca. 10 %) zu nutzen oder komplette Neuaufnahmen (ca. 5 %) anzulegen. Dabei sind die entsprechenden Verknüpfungen mit den Normdateien herzustellen. Weiterhin sind ca. 38 000 Bandaufnahmen im Verbundsystem anzuhängen und ca. 7 000 Bandaufnahmen neu anzulegen. Sämtliche ca. 270 000 Bände sind parallel im Lokalsystem mit der Signatur und weiteren Angaben zu versehen.
Der Auftragnehmer muss aufgrund der Aufgabenstellung Erfahrungen mit dem Zutragen von Lokaldaten, dem Erfassen von Neuaufnahmen nach RAK-WB in MAB2 und ein sicheres Interpretieren bibliographischer Daten in einem großen Verbundkatalog vorweisen (näheres siehe III.2.3). Die Abwicklung der Leistungen hat durchgängig unter Verwendung der deutschen Sprache zu erfolgen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2012-04-13. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-03-05.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2012-03-05 Auftragsbekanntmachung
2012-10-22 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2012-03-05)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Datenkonvertierung
Menge oder Umfang: Siehe II.1.5.
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Datenkonvertierung 📦

Verfahren
Verfahrensart: Nicht offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Deutsches Museum
Postanschrift: Museumsinsel 1
Postleitzahl: 80538
Postort: München
Kontakt
Internetadresse: http://www.deutsches-museum.de 🌏
E-Mail: katalog@deutsches-museum.de 📧
Fax: +49 892179-262 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2012-03-05 📅
Einreichungsfrist: 2012-04-13 📅
Veröffentlichungsdatum: 2012-03-08 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2012/S 47-077416
ABl. S-Ausgabe: 47
Zusätzliche Informationen
(1) Der Auftraggeber stellt für die Teilnahmeanträge Bewerbungsbögen zur Verfügung. Es werden nur Teilnahmeanträge berücksichtigt, die unter Verwendung des Bewerbungsbogens des Auftraggebers eingereicht werden. Die zu verwendenden Bewerbungsbögen können unter der e-mail Adresse "katalog@deutsches-museum.de" angefordert werden. Dabei ist die Firma mit Adresse sowie ein während des gesamten Verfahrens verantwortlicher Ansprechpartner mit Telefonnummer und e-mail-Adresse anzugeben, (2) Die Bewerbungsbögen sind vollständig auszufüllen und nebst Anlagen in Papierform einzureichen und von einem Vertretungsberechtigten des Bewerbers sowie dem benannten Projektleiter zu unterschreiben, (3) Die Teilnahmeanträge sind in einem verschlossenen Umschlag mit der Kennzeichnung: "Bitte nicht öffnen! Teilnahmeantrag Retrokatalogisierung z.Hd. Herr Dr. Hilz" bei der unter Ziffer I.1 genannten Anschrift per Post oder persönlich einzureichen. Das Einreichen von Teilnahmeanträgen oder Bewerbungsunterlagen per Fax oder E-Mail ist nicht zugelassen, (4) Fragen oder Hinweise der Bewerber können nur in deutscher Sprache und ausschließlich schriftlich an die e-mail Adresse " katalog@deutsches-museum.de" gerichtet werden. Soweit relevant, werden Antworten auf Fragen oder Hinweise der Bewerber per e-mail auch an alle anderen Bewerber versandt. Die Versendung erfolgt an die bei Abruf des Bewerbungsbogens angegebene e-mail-Adresse der benannten verantwortlichen Person. Damit sicher gestellt ist, dass erbetene zusätzliche Informationen auch die anderen Bewerber noch rechtzeitig erreichen, müssen die Rückfragen oder Hinweise spätestens 6 Werktage (Mo - Fr) vor Ablauf der Bewerbungsfrist bei der o.g. Stelle eingehen. Spätere Fragen oder Hinweise können im Sinne des Wettbewerbs und der Gleichbehandlung nicht mehr beantwortet/bearbeitet werden, (5) Das Nichtoffene Verfahren erfolgt nach § 3 EG Abs. 2 a VOL/A (die Leistung erfordert außergewöhnliche Eignung).
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Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Das Vorhaben betrifft die Konversion des rund 460 000 Karten umfassenden Alphabetischen Zettelkatalogs AK 76, der in den Jahren 1932 bis 1976 nach den Preußischen Instruktionen (PI) durchgehend maschinenschriftlich auf Katalogkarten (IFK-Format) geführt wurde. Ziel des Projekts ist es, den gesamten darin verzeichneten Monographienbestand im Online-Verbundkatalog des Bibliotheksverbundes Bayern und im Lokalsystem OCLC SISIS SunRise nachzuweisen.
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Für dieses Projekt sind mehrere Abschnitte vorgesehen:
Arbeitsschritt 1 umfasst das Scannen der Katalogkarten und die Vergabe der Image-Nummern. Die Scans dienen dem Auftragnehmer als Grundlage für die weitere Arbeit, der Bibliothek für Kontrollzwecke und die Bearbeitung von Teilbeständen. Es sind rund 460 000 Karten ausschließlich einseitig zu scannen. Das Scannen muss im Deutschen Museum mit Scannern des Auftragnehmers durchgeführt werden, ein geeigneter Raum ist vorhanden.
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Arbeitsschritt 2 umfasst die Auswahl der Titelkarten und die Einarbeitung in alphabetischer Reihenfolge nach den detaillierten Vorgaben des Pflichtenhefts. Ein erster, kleiner Teil ist bereits eingearbeitet und gekennzeichnet. Zeitschriftenaufnahmen werden von der Bibliothek selbst bearbeitet, jedoch müssen die entsprechenden Titel vom Auftragnehmer gemeldet werden. Durch den Auftragnehmer selbst zu bearbeiten sind rund 225 000 Haupteintragungen vor allem deutschsprachiger Titel. Dabei sind die Katalogdaten im Verbundsystem Aleph und im Lokalsystem OCLC SISIS SunRise online zu erfassen. Im Verbundsystem bereits vorhandene Titel (ca. 85 %) sind anzuhängen, für die nicht nachgewiesenen Titel sind entweder Fremddatensätze (ca. 10 %) zu nutzen oder komplette Neuaufnahmen (ca. 5 %) anzulegen. Dabei sind die entsprechenden Verknüpfungen mit den Normdateien herzustellen. Weiterhin sind ca. 38 000 Bandaufnahmen im Verbundsystem anzuhängen und ca. 7 000 Bandaufnahmen neu anzulegen. Sämtliche ca. 270 000 Bände sind parallel im Lokalsystem mit der Signatur und weiteren Angaben zu versehen.
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Der Auftragnehmer muss aufgrund der Aufgabenstellung Erfahrungen mit dem Zutragen von Lokaldaten, dem Erfassen von Neuaufnahmen nach RAK-WB in MAB2 und ein sicheres Interpretieren bibliographischer Daten in einem großen Verbundkatalog vorweisen (näheres siehe III.2.3). Die Abwicklung der Leistungen hat durchgängig unter Verwendung der deutschen Sprache zu erfolgen.
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Beschreibung der Optionen:
Im Hinblick auf die mögliche Einführung der RDA anstelle der RAK-WB kann es sein, dass während der Vertragslaufzeit auch eine Regel- bzw. Datenformatänderung im Verbundkatalog vollzogen wird (Wechsel von RAK-WB zu RDA, bzw. Wechsel von MAB2 zu MARC21). In diesem Fall hat der Auftragnehmer auf Verlangen des Auftraggebers seine Leistungen auf der Grundlage der Regel- bzw. Datenformatänderung zu erbringen.
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Dauer: 30 Monate
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
Arbeitsschritt 1 (Scannen) siehe II.1.5 zu erbringen in der Bibliothek des Deutschen Museums, München weitere Arbeitsschritte beim Auftragnehmer.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
(1) Name, Anschrift, und Rechtsform des Bewerbers (bei Bewerbergemeinschaften aller Mitglieder und Angabe des vertretungsberechtigten Mitglieds),
(2) Aktueller Auszug aus dem Handels- bzw. Berufsregister des jeweiligen Herkunftslandes, nicht älter als 3 Monate, gerechnet vom Schlusstermin bis zur Einreichung der Bewerbung (bei Bewerbergemeinschaften für jedes Mitglied),
(3) Erklärung, dass keine Ausschlussgründe gemäß § 6EG Abs. 4 -6 VOL/A vorliegen (bei Bewerbergemeinschaften von jedem Mitglied).
Hinweis: Der Auftraggeber stellt für die geforderten Angaben Bewerbungsbögen zur Verfügung (Näheres siehe Ziffer VI.3).
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
(1) Angaben der Gesamtjahresumsätze in den letzten 5 Geschäftsjahren (für jedes Jahr gesondert; bei Bewerbergemeinschaften für jedes Mitglied),
(2) Angabe der Umsätze aus Retrokatalogisierungen von alphabetischen Zettelkatalogen in Bibliotheken des deutschsprachigen Raums in den letzten 5 Geschäftsjahren (für jedes Jahr gesondert; bei Bewerbergemeinschaften für jedes Mitglied),
(3) Angaben zur Betriebshaftpflichtversicherung (bei Bewerbergemeinschaften von jedem Mitglied).
Hinweis: Der Auftraggeber stellt für die geforderten Angaben Bewerbungsbögen zur Verfügung (Näheres siehe Ziffer VI.3).
Technische und berufliche Fähigkeiten:
(1) Benennung vergleichbarer Referenzprojekte des Bewerbers, die in den letzten 5 Jahren bearbeitet wurden, jeweils unter genauer Angabe a) von Name und Ort der Bibliothek, b) des Zeitpunkts der Beauftragung und der Leistungszeit (Leistungsbeginn/Leistungsende), c) des Umfangs des zu konvertierenden Katalogs (Anzahl der Karten), d) der Ordnung des zu konvertierenden Katalogs (Preußische Instruktionen oder andere), e) ob Erfassung im Online Verfahren in einem Lokalsystem (SISIS oder andere?), f) ob Online-Erfassung in einem Verbundsystem (welcher Verbund und welches Verbundsystem: Aleph oder andere?), g) ob Scannen von Katalogkarten im Auftrag enthalten (wenn ja, wie viele, wo und von wem wurden die Arbeiten durchgeführt?), h) des verantwortlichen Projektleiters auf Seiten des Bewerbers, i) des Auftraggebers mit Ansprechpartner (Name + Tel.Nr.).
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(2) Benennung des für die Auftragsdurchführung verantwortlichen Projektleiters unter Angabe a) der Betriebszugehörigkeit in Jahren und der Position im Betrieb, b) der beruflichen Qualifikation (Berufsausbildung, Weiterbildungen, etc.), c) der persönlichen Referenzprojekte, die mit dem Auftragsgegenstand vergleichbar sind, mit Angaben entsprechend (1) a) bis h) (bei Identität der Referenzprojekte kann auf die Angaben nach Ziffer (1) verwiesen werden) d) der Kenntnisse der Regeln für die alphabetische Katalogisierung in wissenschaftlichen Bibliotheken (woher stammen diese, welchen Umfang haben diese?) e) der Kenntnisse der deutschen Sprache (Muttersprache/Wort und Schrift).
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(3) Erklärung, dass der benannte Projektleiter bereit und in der Lage ist, während der Vertragslaufzeit die Projektleitung zu übernehmen, dabei als verantwortlicher Ansprechpartner für den Auftraggeber zur Verfügung steht und im Auftragsfall eine dreitägige Schulung beim Auftraggeber absolvieren wird.
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(4) Darstellung der Dokumentation der Arbeitsabläufe bei einem der nach Ziffer (1) benannten Referenzobjekte.
(5) Angabe ob die Scanarbeiten vom Bewerber selbst oder von einem Subunternehmer ausgeführt werden; sollte für die Scanarbeiten der Einsatz eines Subunternehmers vorgesehen sein, ist/sind der/die mögliche/n Subunternehmer zu benennen; es sind ferner Referenzprojekte für das Scannen von Katalogkarten in vergleichbarem Umfang anzugeben; dabei ist u.a. auch anzugeben, ob die Katalogkarten danach weiter in Benutzung waren und wo die Scanarbeiten ausgeführt wurden.
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(6) Darstellung der für die Scanarbeiten und Katalogisierungsarbeiten verfügbaren technischen Arbeitsmittel.
(7) Erklärung, dass die Scanarbeiten im Deutschen Museum ausgeführt werden können.
(8) Anzahl der Mitarbeiter gesamt und der angestellten bibliothekarischen Fachkräfte (diese sind unter Angabe der beruflichen Ausbildung namentlich zu benennen).
(9) Angabe, ob und ggfs. welche Teilleistungen von Dritten (Subunternehmern) erbracht würden (etwaig vorgesehene Subunternehmer sind zu benennen).
Hinweis: Der Auftraggeber stellt für die geforderten Angaben Bewerbungsbögen zur Verfügung (Näheres siehe Ziffer VI.3).
Mindeststandards:
Mindestanforderung zu (1): Es müssen mindestens 3 vergleichbare Referenzprojekte in wissenschaftlichen Bibliotheken im deutschsprachigen Raum benannt werden können; davon muss mindestens eines die Online-Erfassung im Verbundsystem Aleph zum Gegenstand gehabt haben; die 3 geforderten Referenzprojekte müssen nicht das Scannen von Katalogkarten zum Gegenstand gehabt haben (siehe hierzu gesonderte Angaben nach Ziffer (5)).
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Mindestanforderung zu (2): Der Projektleiter muss mindestens 1 persönliches vergleichbares Referenzprojekt in wissenschaftlichen Bibliotheken im deutschsprachigen Raum, das von ihm erfolgreich abgeschlossen wurde, vorweisen können und die deutsche Sprache in Wort und Schrift fließend beherrschen.
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Mindestanforderung zu (3): Die Abgabe dieser Erklärung ist Mindestanforderung.
Mindestanforderung zu (5): Mindestanforderung ist, dass der Bewerber bzw. der/die vorgesehene/n Subunternehmer ein Referenzprojekt nachweisen kann/können, bei dem in vergleichbarem Umfang Katalogkarten gescannt werden mussten, die danach weiter benutzt wurden.
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Mindestanforderung zu (7): Die Abgabe dieser Erklärung ist Mindestanforderung.
Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien: Siehe Vergabeunterlagen.
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: Siehe Vergabeunterlagen.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll: Es gelten keine Beschränkungen.

Verfahren
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Auswahlkriterien:
Unter den Bewerbern, die die Mindestanforderungen erfüllen und als grundsätzlich geeignet (zuverlässig, fachkundig und leistungsfähig) einzustufen sind, erfolgt die Auswahl nach folgenden Kriterien: (1) Qualifikation des verantwortlichen Projektleiters 40 %, (2) Referenzen des Bewerbers 35 %, (3) Dokumentation der Arbeitsabläufe 10 %, (4) bibliothekarische Fachkräfte 10 %, (5) Technische Ausrüstung 5 %. Bei jedem Kriterium können 0 bis 5 Punkte erreicht werden. Dabei kommt das umgekehrte Schulnotensystem zur Anwendung (5 = sehr gut/ 0 = ungenügend). Die jeweils erreichte Punktzahl wird mit dem Gewichtungsfaktor multipliziert und die hierbei ermittelten Werte zu einem Gesamtwert summiert. Die fünf Bewerber mit dem höchsten Gesamtwert werden zur Angebotsabgabe aufgefordert.
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Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Dr. Helmut Hilz

Referenz
Zusätzliche Informationen
(1) Der Auftraggeber stellt für die Teilnahmeanträge Bewerbungsbögen zur Verfügung. Es werden nur Teilnahmeanträge berücksichtigt, die unter Verwendung des Bewerbungsbogens des Auftraggebers eingereicht werden. Die zu verwendenden Bewerbungsbögen können unter der e-mail Adresse "katalog@deutsches-museum.de" angefordert werden. Dabei ist die Firma mit Adresse sowie ein während des gesamten Verfahrens verantwortlicher Ansprechpartner mit Telefonnummer und e-mail-Adresse anzugeben,
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(2) Die Bewerbungsbögen sind vollständig auszufüllen und nebst Anlagen in Papierform einzureichen und von einem Vertretungsberechtigten des Bewerbers sowie dem benannten Projektleiter zu unterschreiben,
(3) Die Teilnahmeanträge sind in einem verschlossenen Umschlag mit der Kennzeichnung: "Bitte nicht öffnen! Teilnahmeantrag Retrokatalogisierung z.Hd. Herr Dr. Hilz" bei der unter Ziffer I.1 genannten Anschrift per Post oder persönlich einzureichen. Das Einreichen von Teilnahmeanträgen oder Bewerbungsunterlagen per Fax oder E-Mail ist nicht zugelassen,
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(4) Fragen oder Hinweise der Bewerber können nur in deutscher Sprache und ausschließlich schriftlich an die e-mail Adresse " katalog@deutsches-museum.de" gerichtet werden. Soweit relevant, werden Antworten auf Fragen oder Hinweise der Bewerber per e-mail auch an alle anderen Bewerber versandt. Die Versendung erfolgt an die bei Abruf des Bewerbungsbogens angegebene e-mail-Adresse der benannten verantwortlichen Person. Damit sicher gestellt ist, dass erbetene zusätzliche Informationen auch die anderen Bewerber noch rechtzeitig erreichen, müssen die Rückfragen oder Hinweise spätestens 6 Werktage (Mo - Fr) vor Ablauf der Bewerbungsfrist bei der o.g. Stelle eingehen. Spätere Fragen oder Hinweise können im Sinne des Wettbewerbs und der Gleichbehandlung nicht mehr beantwortet/bearbeitet werden,
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(5) Das Nichtoffene Verfahren erfolgt nach § 3 EG Abs. 2 a VOL/A (die Leistung erfordert außergewöhnliche Eignung).

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Südbayern
Postanschrift: Maximilianstraße 39
Postort: München
Postleitzahl: 80538
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 892176-0 📞
Fax: +49 892176-2914 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 107 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 114 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Fax oder per e-mail bzw. 15 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Post (§ 101a GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße unverzüglich nach Kenntnis bzw. – soweit die Vergabeverstöße aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind – bis zum Ablauf der Teilnahme- bzw. Angebotsfrist gerügt wurden (§ 107 Abs. 3 S. 1 Nr. 1–3 GWB).
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Quelle: OJS 2012/S 047-077416 (2012-03-05)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2012-10-22)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2012-10-22 📅
Veröffentlichungsdatum: 2012-10-25 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2012/S 206-338579
Verweist auf Bekanntmachung: 2012/S 47-077416
ABl. S-Ausgabe: 206

Objekt
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:
Arbeitsschritt 1 (Scannen) siehe II.1.5 zu erbringen in der Bibliothek des Deutschen Museums, München.
Weitere Arbeitsschritte: beim Auftragnehmer.

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Preis (35)
2. Qualitätssicherung (35)
3. Arbeits- und Kommunikationsstruktur (20)
4. Bearbeitungs- und Nachweislisten (10)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2012-07-31 📅
Name: Medea Services Kft.
Postanschrift: Népfürdö utca 3a, 1/C17
Postort: Budapest
Postleitzahl: 1138
Land: Ungarn 🇭🇺
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: VK Südbayern
Quelle: OJS 2012/S 206-338579 (2012-10-22)