SAP Hauptbuch

Mark-E Aktiengesellschaft

1 ENERVIE Gruppe
Mit ENERVIE haben wir der Südwestfalen Energie und Wasser AG einen neuen Namen gegeben. Dahinter steht der regionale Unternehmensverbund der Mark-E, der Stadtwerke Lüdenscheid und der ENERVIE Asset Network im südlichen Nordrhein-Westfalen mit rund 1.800 Mitarbeitern. Seit 2010 ergänzt zudem die bundesweit tätige lekker Energie das Angebot der Gruppe.
Die ENERVIE Gruppe versorgt mit ihren Vertriebsmarken Mark-E und den Stadtwerken Lüdenscheid in Nordrhein-Westfalen sowie bundesweit mit lekker Energie mehr als 750.000 Menschen mit Strom, Gas, Trinkwasser und energienahen Dienstleistungen.
2 Ausgangssituation
Die ENERVIE Gruppe hat mit der Einführung des Leitbildes „Kultur des Handelns“ ein Wertesystem geschaffen, das die Merkmalen Leistung, Transparenz, Innovation und Nachhaltigkeit umfasst.
Diesem Leitbild muss auch unsere Systemlandschaft genügen. Da wir schon seit einigen Jahren SAP verwenden, wird die ENERVIE Gruppe daher das Berichtswesen modernisieren und zukunftsorientiert aufstellen. Neben der Neugestaltung der Berichtsplattform werden sämtliche Prozesse im Rechnungswesen neu definiert.
Ziel dieses Projektes soll die Einführung des neuen Hauptbuches bei der ENERVIE Gruppe sein. Im Rahmen dieser Neueinführung soll die bestehende Systemlandschaft vollständig überarbeitet werden. In der Konzeption werden non-SAP Systeme analysiert, die durch SAP Standardkomponenten abgelöst werden können.
Das Rechnungswesen der ENERVIE ist als Shared-Service-Center organisiert. Die konsequente Umsetzung dieses Ansatzes wird mit der Neueinführung auch systemseitig vollzogen. Derzeit sind etliche manuelle Eingriffe notwendig.
3 Technische Anforderungen
Nachfolgend sind die technischen Anforderungen an das neue System kurz dargestellt.
Mandant
Ziel sollte die Abbildung aller Gesellschaften innerhalb eines Mandanten sein.
Buchungskreis
Im System werden 17 zahlende Buchungskreise eingerichtet. Für alle Buchungskreise ist eine Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung umzusetzen.
Segment
Die ENERVIE Gruppe muss derzeit eine Segmentberichterstattung nach HGB Anforderungen erstellen.
Funktionsbereiche
Zukünftig wird eine Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Umsatzkostenverfahren aufgestellt. Hierbei ist ebenfalls die CO-FI Echtzeitintegration einzuführen.
Ledger
Bei der ENERVIE Gruppe werden die drei Ledger eingeführt.
Kundeneigene Felder
Für die Umsetzung der Reportinganforderungen werden zwei zusätzlichen Dimensionen im Hauptbuch benötigt.
Belegsplitt
Bei der ENERVIE wird der Belegsplitt nachfolgend verwendet:
- Darstellung einer vollständige Bilanz- und GuV auf Segment und den zusätzlichen Dimensionen
- Saldo Null Verrechnung auf Segment und den zusätzlichen Dimensionen
- Vererbung der Partnergesellschaft auf alle aufgeteilten Belegzeilen
Operativer Kontenplan
Die Operativen Einheiten der ENERVIE Gruppe werden drei unterschiedliche operative Kontenpläne verwenden.
Folgende Kontenpläne sollen im Rahmen des Projektes entwickelt werden:
- Energiegesellschaften
- Netzgesellschaft
- Dienstleistungsgesellschaften
Konzernkontenplan
Bei der ENERVIE wird ein einheitlicher Konzernkontenplan verwendet und im Rahmen des Projektes entwickelt. Ziel ist die Vereinfachung von Konsolidierungsprozessen.
Der Konzernkontenplan wird den einzelnen operativen Kontenplänen zugeordnet.
SAP Module
- IS/U
- BW
- SRM / MM
- HR
- SD
- PS
- PM
- IM
- GL
- AP
- AR
- AA
- CO
Weitere Module
Neben den vielen SAP Modulen setzten wir zusätzlich non SAP Systeme ein, die über Schnittstellen angebunden werden müssen. Hierbei handelt es sich um operative Vorsysteme, deren Ablösung nicht Bestandteil diese Projektes ist.
4 Betriebswirtschaftliche Anforderungen
4.1 Hauptbuchhaltung
- Hauptbuchprozesse werden am SAP Standard ausgerichtet.
- Das Reporting im Hauptbuch wird auf die SAP Standardfunktionalitäten zurückgreifen.
- Die Funktionalität Closing Cockpit ist bei der ENERVIE umzusetzen.
- FI Allokationen auf Basis der Zusatzdimensionen sollen verwendet werden.
- Zukünftig erfolgen bei ENERVIE Buchungen in Fremdwährungen und es muss eine Fremdwährungsumrechnung durchgeführt werden.
- Die Erstellung der Umsatzsteuererklärung sollte weitreichend in SAP erfolgen.
4.2 Nebenbuchhaltung
4.2.1 Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung
- Im Rahmen des Projektes muss eine vollständige Neugestaltung der Prozesse in der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung erfolgen. Hierbei ist konsequent der SAP Standard umzusetzen.
- Die Optische Archivierung muss gewährleisten, dass alle Eingangsrechnungen revisionssicher mit SAP verbunden sind. Eine Aufbewahrung von Papierrechnungen wird zukünftig nicht mehr erfolgen. Dieser Eingangsprozess muss daher eine möglichst hohe Standardisierung und Automatisierung erreichen.
- Der Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsprozess muss die Verwendung von elektronischen Formaten vollständig integrieren.
- Der Workflow muss in allen Gesellschaften angewendet werden.
- Der Stammdatenprozess muss ein weitreichendes 4 Augen-Prinzip anwenden.
- Für das Reporting werden die SAP Standardberichte verwendet.
4.2.2 Anlagenbuchhaltung
- Die Prozesse der Anlagenbuchhaltung werden konsequent am SAP Standard ausgerichtet.
- Aufträge werden neben der Abrechnung auf Anlagen im Bau auch an externe weiterberechnet. Somit muss eine Integration in SD ermöglicht werden.
- Für das Reporting werden weitestgehend SAP Standardberichte verwendet.
4.2.3 Bankbuchhaltung (FI-BL)
- Im Rahmen der Konzeptionierung sollte die bestehende Bankensoftware abgeschaltet und durch SAP Standardfunktionalitäten wie dem Elektronischen Kontoauszug ersetzt werden.
- Bei den Prozessen ist der SAP Standard einzuhalten.
4.3 Vertriebn SD
- Die Vertriebsprozesse sollen sich am SAP Standard orientieren.
- Die Erstellung von Rechnungen muss sowohl elektronisch als auch konventionell erfolgen, wobei die „Ablage“ der Belege ausschließlich elektronisch erfolgt.
4.4 Materialwirtschaft
- Die Prozesse der Materialwirtschaft sollen sich am SAP Standard orientieren.
- Es wird ein einheitliches Gutschriftsverfahren über mehrere Unternehmensbereiche eingeführt.
- Derzeit wird bei der ENERVIE SAP SRM eingeführt.
4.5 Controlling
Im Modul sollen die folgenden Funktionalitäten verwendet:
- Gemeinkostenrechnung
o Kostenartenrechnung
o Kostenstellenrechnung
- Ergebnis- und Marktsegmentrechnung
- Echtzeitintegration
5 Sonstige Angaben
5.1 Projektstandort
Der Projektstandort ist Hagen.
5.2 Projektsprache
Die Projektsprache ist deutsch.
5.3 Qualifikation des Bewerbers
- Referenzen
- Erfahrung der Berater
5.4 Bewertungskriterien
- Leistung des Angebotes
- Preis

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-01-18. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-12-14.

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