Software für die Stundenplanung und Unterrichtsorganisation (Kurzbezeichnung: Stundenplanung)
Dataport strebt den Abschluss eines Rahmenvertrages über die Beschaffung einer Software für die Stundenplanung und Unterrichtsorganisation (Bereitstellung von Lizenzen) mit dazugehörigen Dienstleistungen (notwendige Hamburg-spezifische Softwareanpassungen, Durchführung von Support und Softwarepflege, Schulung, Rollout, Datenmigration, Anpassung von Schnittstellen, kontinuierliche Weiterentwicklung der Lösung) für den Zeitraum von 15 Jahren an.
Zur Ermittlung des Rahmenvertragspartners führt Dataport einen öffentlichen Teilnahmewettbewerb mit anschließendem Verhandlungsverfahren nach den Regelungen der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/A) -Teil A Abschnitt 2 - durch. Die Vergabeunterlagen des Verhandlungsverfahrens werden zum Zeitpunkt der Angebotsaufforderung den ausgewählten Bewerbern zur Verfügung gestellt.
Strategisches Vorhaben:
Dataport als zentraler IT-Dienstleister wird künftig im Auftrag der Freien und Hansestadt Hamburg zentrale Softwarelösungen für die 400 allgemeinbildenden und beruflichen Schulen Hamburgs betreiben, um eine Konsolidierung der IT-Landschaft der Behörde für Schule und Berufsbildung (BSB), eingepasst in die IT-Architektur der Freien und Hansestadt Hamburg, herbeizuführen. Da zurzeit in den Schulen Hamburgs unterschiedliche dezentrale Programme für die Stundenplanung und Unterrichtsorganisation eingesetzt werden, soll jetzt in einem ersten Schritt für die anspruchsvollen Aufgaben der Unterrichts- und Betreuungsorganisation eine an Hamburger Gegebenheiten angepasste, einheitliche, möglichst webbasierte Software für alle dortigen Schulen in öffentlicher Trägerschaft beschafft werden. Das Vergabeverfahren für die Beschaffung einer umfassenden Schulmanagementsoftware ist zu einem späteren Zeitpunkt im laufenden Jahr geplant.
Zur Realisierung der angestrebten zentralen Gesamtlösung ist es notwendig, dass das zu beschaffende Stundenplanprogramm den medienbruchfreien, bidirektionalen Datenaustausch mit der zukünftigen zentralen Datenbank der Schulmanagementsoftware bis herunter zur Ebene von Schülerstundenplänen unterstützt. Die Voraussetzungen hierfür hat der Bewerber in späterer Zusammenarbeit mit dem Lieferanten der Schulmanagementsoftware herbeizuführen.
Sofern mit Blick auf die komplexen Anforderungen des Auftraggebers auf Bewerberseite die Notwendigkeit bestehen sollte, sich im Sinne von Nr. 4.11 der Bewerbungsbedingungen zusammen zu schließen, wird diese Vorgehensweise vom Auftraggeber ausdrücklich begrüßt. Er wird daher - im Interesse der Verwirklichung seiner Zielvorstellung - zulassen, dass sich solche Bewerberkonstellationen auch nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs im laufenden Verhandlungsverfahren unter Beachtung der wettbewerblichen Vorschriften bilden.
Sollte sich im Laufe des Verfahrens herausstellen, dass die Zielvorstellungen des Auftraggebers, die o.a. Softwarelösung in dem beschriebenen Umfang bereits im laufenden Kalenderjahr, spätestens im III. Quartal, einzuführen, nicht realisierbar sein wird, ist in jedem Fall auf einvernehmlicher Grundlage eine vertretbare Zwischenlösung zur Verfügung zu stellen.
Die Schullandschaft in Hamburg besteht derzeit aus 191 Grundschulen, 56 Stadtteilschulen, 61 Gymnasien, 38 Sonderschulen und 45 Beruflichen Schulen.
Das zu beschaffende Stundenplanprogramm muss die Anforderungen aller Schulen in Hamburg erfüllen und dabei beispielsweise Funktionalitäten in folgenden Bereichen gewährleisten:
— Unterrichtsverteilung,
— Raumplanung,
— Stundenplanung, periodische Stundenplanung,
— Vertretungsplanung,
— Personaleinsatz,
— Datenlieferung an das Berichtswesen.
Mit Hilfe der Software soll auch die Möglichkeit bestehen, geteilte Ressourcen über mehrere Schulen zu verwalten und darüber hinaus zentrale, schulübergreifende Auswertungen vorzunehmen.
Für einen effizienten Betrieb der Software ist ein zentrales mandantenfähiges System erforderlich, das heißt, es ist sicher zu stellen, dass Stundenpläne unterschiedlicher Organisationen unabhängig voneinander ohne gegenseitige Kenntnis- und/oder Einflussmöglichkeit auf einem System verarbeitet werden können.
Die Software wird in eine komplexe bestehende Systemlandschaft eingepasst und muss automatisierte Schnittstellen für die Übernahme von Stammdaten (z.B. Stundentafeln) und Bewegungsdaten (Schüler, Lehrer) sowie die Abgabe von Daten für zentrale Auswertungen gewährleisten. Präferiert wird eine Lösung, die mindestens die Bedienung für die große Mehrheit der Benutzer über einen Browser ermöglicht.
Aus Neuerungen im Hamburger Schulsystem (z.B. ganztägige Betreuung und Inklusion; näheres siehe Hamburgisches Schulgesetz) erwachsen neue Anforderungen. Im Verhandlungsverfahren sollen die Bieter aufzeigen, wie sie gewährleisten wollen, diese Anforderungen zu erfüllen. Zu den angedachten Neuerungen gehört insbesondere ein "elektronisches Klassenbuch" entweder als fester Bestandteil der Software oder als Zusatzfunktion.
Darüber hinaus ist der durch die Einführung des neuen Stundenplanprogrammes bei ca. 400 Schulen entstehende umfangreiche Schulungsbedarf zu decken.
Vom Anbieter wird erwartet, dass er für sein Produkt eine laufende Softwarepflege erbringt, die (auch) die von ihm jeweils vorgenommenen Anpassungen an die Hamburger Erfordernisse umfasst. Entsprechende Pflegeverträge werden Bestandteil der Vereinbarung werden.
Im Rahmen des Supports hat der Bewerber auch die Bereitstellung einer Hotline zu gewährleisten, deren Umfang im Verhandlungsverfahren festgelegt wird.
Weiterhin sichert der Bewerber einen noch zu vereinbarenden Weiterentwicklungspfad seiner Lösung (z.B. neue Funktionalitäten, Datenschnittstellen, Berichte, Übernahme gesetzlicher Änderungen) zu.
Die bisherigen Ausführungen verstehen sich unter dem Vorbehalt, dass die notwendigen finanziellen Mittel seitens der Freien und Hansestadt Hamburg bis zum Beginn des Verhandlungsverfahrens freigegeben sind.
Alle Bewerber verzichten für den Fall, dass sich aufgrund der vorgenannten Bedingung Art und Umfang des Vergabegegenstandes ändern bzw. Termine sich verschieben sollten, bereits mit Ihrer Teilnahme auf die Geltendmachung jedweder Ersatzansprüche für Aufwendungen, die sie im Zusammenhang mit dieser Vergabe haben.
In der Funktion als zentraler Dienstleister für seine Träger und als zukünftiger Betreiber der zu vergebenden Stundenplansoftware beabsichtigt Dataport, die Nutzung der für Hamburg zu erwerbenden Softwarelösung später ggf. in angepasster Form auch den öffentlichen Schulträgern in den Ländern Schleswig-Holstein und Bremen zu ermöglichen.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2012-03-29.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-02-27.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2012-02-27
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Auftragsbekanntmachung
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| 2017-02-21
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Bekanntmachung über vergebene Aufträge
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