Softwarepaket für das kommunale Facility Management einschließlich Hosting der IT-Lösung
Der Kommunale Immobilien Service (KIS) ist ein Eigenbetrieb der Landeshauptstadt Potsdam mit ca. 160 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Hauptaufgabe des KIS ist die Errichtung, Erweiterung, Bewirtschaftung und Vermietung von Gebäuden und Grundstücken sowie die Projektsteuerung für investive Sanierungs- und Neubaumaßnahmen. Neben den eigenen Gebäuden bewirtschaftet der KIS als Dienstleister die im städtischen Besitz befindlichen Gebäude wie Verwaltungsgebäude und Feuerwehren.
Im Rahmen der Bestandsoptimierung sichert der KIS ein bedarfsgerechtes Immobilienportfolio für alle Fachbereiche der Landeshauptstadt. Insgesamt werden vom KIS ca. 348 Einzelobjekte bewirtschaftet, davon 50 Schulen, 45 Kitas, 34 Sportstätten, 42 Kulturobjekte, 26 Jugendeinrichtungen, 17 Feuerwachen, 29 Verwaltungsobjekte sowie 105 Erbbaurechte. Dazu gehören auch der Ankauf oder die Anmietung neuer Flächen sowie die Veräußerung nicht mehr benötigter Immobilien. Der KIS stellt zudem freien Trägern Liegenschaften und Gebäude (z. B. Kindertagesstätten, Schulgebäude) zur entgeltlichen Nutzung bereit, z. T. auf langfristiger Grundlage in Form von Erbbaurechten. Die Tätigkeiten des KIS erstrecken sich über den gesamten Lebenszyklus des Gebäudemanagements. Hierzu gehören u.a. Neuvermietungen, Kündigungen, Mietanpassungen, Stammdatenpflege (Flächen, Ausstattung), Korrespondenzen zu Stammdaten und Mietverträgen, Mahn- und Klageverfahren (teilweise), Kautionen verwalten (teilweise), Erstellung und Korrespondenz zu Betriebskosten, Anpassung von Vorauszahlungen, Beauftragung und Nachverfolgung der regelmäßigen Wartungen, der geplante und ungeplante Bauunterhalt sowie die Projektsteuerung für investive Sanierungs- und Neubaumaßnahmen.
Als wirtschaftlich selbstständig kommunales Unternehmen verfügt der KIS über ein eigenes Rechnungswesen einschließlich Anlagenbuchhaltung und unterliegt der Abschlussvorschriften für große Kapitalgesellschaften gemäß der Vorschriften des HGB.
Der KIS plant im Zuge einer internen Umstrukturierung eine Neuausrichtung und Erweiterung der bestehenden IT-Systemlandschaft.
Gegenstand des Auftrages ist daher die Lieferung, Installation, Anpassung einschließlich Inbetriebnahme und Hosting einer Fachsoftware für das kommunale Facility Management (FM-System) einschließlich des gesamten Rechnungswesens und Controllings des Unternehmens, ausgerichtet auf die besonderen Anforderungen und Abläufe des kommunalen Gebäudemanagements. Das FM-System soll für ca. 80 Nutzer eingeführt werden.
Ziele der Einführung und damit Anforderungen an die zu liefernde Software sind, dass alle Prozesse des KIS, d.h. Errichtung, Erweiterung, Bewirtschaftung und Vermietung von Gebäuden und Liegenschaften sowie die Projektsteuerung für investive Sanierungs- und Neubaumaßnahmen sowie das gesamte Finanzwesen und die Kostenrechnung einheitlich mit der neuen Software abgebildet werden können.
Dazu soll ebenfalls ein revisionssicheres elektronisches Aktenhaltungs- und -bearbeitungssystem als Grundlage für eine effizientere und harmonisierte Bearbeitung eingeführt werden. Es soll eine elektronische Aktenhaltung in dem FM-System umgesetzt werden. Dabei sollen alle aktenrelevante Dokumente (Papierdokumente, E-Mails, elektronische Dateien, E-Faxe, Bilder und CAD-Grafiken) thematisch abgelegt werden können. Die Langzeitarchivierung der elektronischen Akten soll ebenfalls möglich sein.
Das System soll im Rahmen des Hostings an die bestehende IT-Landschaft und Infrastruktur des KIS integriert und an den individuellen Bedarf des KIS durch Customizing der Anwendung und ggf. durch notwendige Anpassungsprogrammierungen angepasst werden. Die Nutzung von newsystem® kommunal soll durch das FM-System abgelöst werden, so dass Migrationsleistungen ebenfalls Gegenstand des Auftrages sind.
Im Rahmen der Projektausführung ist durch den Auftragnehmer ein Pflichtenheft zu erarbeiten. Bestandteil der Leistungen werden darüber hinaus notwendige Funktionstests und die fortlaufende Dokumentation in allen Projektphasen. Im Rahmen der Einführung sind Key-User und IT-Mitarbeiter-Schulungen durchzuführen. Für die Nutzungsdauer des Systems soll ein Software-Pflege- und Supportvertrag und ein Hostingvertrag geschlossen werden. Projekt- und Vertragssprache auch für den Bereich Support und Hosting ist deutsch.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2012-10-25.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-09-24.
Wer?
Wie?
Geschichte der Beschaffung
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Dokument |
| 2012-09-24
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Auftragsbekanntmachung
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| 2012-10-25
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Ergänzende Angaben
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