Softwarepaket für das kommunale Facility Management einschließlich Hosting der IT-Lösung

Landeshauptstadt Potsdam, Kommunaler Immobilien Service (KIS) Eigenbetrieb der Landeshauptstadt Potsdam

Der Kommunale Immobilien Service (KIS) ist ein Eigenbetrieb der Landeshauptstadt Potsdam mit ca. 160 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Hauptaufgabe des KIS ist die Errichtung, Erweiterung, Bewirtschaftung und Vermietung von Gebäuden und Grundstücken sowie die Projektsteuerung für investive Sanierungs- und Neubaumaßnahmen. Neben den eigenen Gebäuden bewirtschaftet der KIS als Dienstleister die im städtischen Besitz befindlichen Gebäude wie Verwaltungsgebäude und Feuerwehren.
Im Rahmen der Bestandsoptimierung sichert der KIS ein bedarfsgerechtes Immobilienportfolio für alle Fachbereiche der Landeshauptstadt. Insgesamt werden vom KIS ca. 348 Einzelobjekte bewirtschaftet, davon 50 Schulen, 45 Kitas, 34 Sportstätten, 42 Kulturobjekte, 26 Jugendeinrichtungen, 17 Feuerwachen, 29 Verwaltungsobjekte sowie 105 Erbbaurechte. Dazu gehören auch der Ankauf oder die Anmietung neuer Flächen sowie die Veräußerung nicht mehr benötigter Immobilien. Der KIS stellt zudem freien Trägern Liegenschaften und Gebäude (z. B. Kindertagesstätten, Schulgebäude) zur entgeltlichen Nutzung bereit, z. T. auf langfristiger Grundlage in Form von Erbbaurechten. Die Tätigkeiten des KIS erstrecken sich über den gesamten Lebenszyklus des Gebäudemanagements. Hierzu gehören u.a. Neuvermietungen, Kündigungen, Mietanpassungen, Stammdatenpflege (Flächen, Ausstattung), Korrespondenzen zu Stammdaten und Mietverträgen, Mahn- und Klageverfahren (teilweise), Kautionen verwalten (teilweise), Erstellung und Korrespondenz zu Betriebskosten, Anpassung von Vorauszahlungen, Beauftragung und Nachverfolgung der regelmäßigen Wartungen, der geplante und ungeplante Bauunterhalt sowie die Projektsteuerung für investive Sanierungs- und Neubaumaßnahmen.
Als wirtschaftlich selbstständig kommunales Unternehmen verfügt der KIS über ein eigenes Rechnungswesen einschließlich Anlagenbuchhaltung und unterliegt der Abschlussvorschriften für große Kapitalgesellschaften gemäß der Vorschriften des HGB.
Der KIS plant im Zuge einer internen Umstrukturierung eine Neuausrichtung und Erweiterung der bestehenden IT-Systemlandschaft.
Gegenstand des Auftrages ist daher die Lieferung, Installation, Anpassung einschließlich Inbetriebnahme und Hosting einer Fachsoftware für das kommunale Facility Management (FM-System) einschließlich des gesamten Rechnungswesens und Controllings des Unternehmens, ausgerichtet auf die besonderen Anforderungen und Abläufe des kommunalen Gebäudemanagements. Das FM-System soll für ca. 80 Nutzer eingeführt werden.
Ziele der Einführung und damit Anforderungen an die zu liefernde Software sind, dass alle Prozesse des KIS, d.h. Errichtung, Erweiterung, Bewirtschaftung und Vermietung von Gebäuden und Liegenschaften sowie die Projektsteuerung für investive Sanierungs- und Neubaumaßnahmen sowie das gesamte Finanzwesen und die Kostenrechnung einheitlich mit der neuen Software abgebildet werden können.
Dazu soll ebenfalls ein revisionssicheres elektronisches Aktenhaltungs- und -bearbeitungssystem als Grundlage für eine effizientere und harmonisierte Bearbeitung eingeführt werden. Es soll eine elektronische Aktenhaltung in dem FM-System umgesetzt werden. Dabei sollen alle aktenrelevante Dokumente (Papierdokumente, E-Mails, elektronische Dateien, E-Faxe, Bilder und CAD-Grafiken) thematisch abgelegt werden können. Die Langzeitarchivierung der elektronischen Akten soll ebenfalls möglich sein.
Das System soll im Rahmen des Hostings an die bestehende IT-Landschaft und Infrastruktur des KIS integriert und an den individuellen Bedarf des KIS durch Customizing der Anwendung und ggf. durch notwendige Anpassungsprogrammierungen angepasst werden. Die Nutzung von newsystem® kommunal soll durch das FM-System abgelöst werden, so dass Migrationsleistungen ebenfalls Gegenstand des Auftrages sind.
Im Rahmen der Projektausführung ist durch den Auftragnehmer ein Pflichtenheft zu erarbeiten. Bestandteil der Leistungen werden darüber hinaus notwendige Funktionstests und die fortlaufende Dokumentation in allen Projektphasen. Im Rahmen der Einführung sind Key-User und IT-Mitarbeiter-Schulungen durchzuführen. Für die Nutzungsdauer des Systems soll ein Software-Pflege- und Supportvertrag und ein Hostingvertrag geschlossen werden. Projekt- und Vertragssprache auch für den Bereich Support und Hosting ist deutsch.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2012-10-25. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-09-24.

Wer?

• Landeshauptstadt Potsdam, Kommunaler Immobilien Service (KIS) Eigenbetrieb der Landeshauptstadt Potsdam

Wie?

Wo?

• Potsdam, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2012-09-24	Auftragsbekanntmachung
2012-10-25	Ergänzende Angaben

Auftragsbekanntmachung (2012-09-24)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket für das Facility-Management
Menge oder Umfang:

— Lieferung der Software,— Installation der Anwendung,— Erstellung Pflichtenheft,— Erstellung Stammdatenkonzept,— Erstellung Berechtigungskonzept,— Migrationskonzept,— Betriebshandbuch,— Customizing / Anpassungsprogrammierung (falls notwendig),— Datenmigration,— Fortlaufende Dokumentation in allen Projektphasen,— Projektmanagement im gesamten Projekt,— Schulungen für Mitarbeiter, Key-User und IT-Mitarbeiter,— Inbetriebnahme der Anwendung,— Abschluss eines Pflege- und Supportvertrags. Dieser verlängert sich jeweils um ein weiteres Jahr, wenn er nicht vom Auftraggeber gekündigt wird,— Abschluss eines Hostingvertrags, dieser soll für 5 Jahre mit der Option auf Verlängerung abgeschlossen werden.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket für das Facility-Management 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Landeshauptstadt Potsdam, Kommunaler Immobilien Service (KIS) Eigenbetrieb der Landeshauptstadt Potsdam
Postanschrift: Hegelallee 6-10
Postleitzahl: 14467
Postort: Potsdam
Kontakt
E-Mail: kis@rathaus.potsdam.de 📧
Telefon: +49 3312891452 📞
Fax: +49 3312891472 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2012-09-24 📅
Einreichungsfrist: 2012-10-25 📅
Veröffentlichungsdatum: 2012-09-29 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2012/S 188-309099
ABl. S-Ausgabe: 188
Zusätzliche Informationen

Für den Teilnahmeantrag haben die Bewerber die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Unterlagen (Bewerbungsbogen) bei der für die Versendung von Unterlagen zuständigen Druckerei der Zentralen Dienste per E-Mail, Post- oder Faxschreiben unter Angabe des Aktenzeichens KIS1-2012-IT02 abzufordern und zu verwenden. Der Auftraggeber weist dabei darauf hin, dass die Vergabe im Wege eines Verhandlungsverfahrens erfolgt. D. h., es werden derzeit noch keine Vergabeunterlagen zur Abgabe eines Angebotes versandt. Die abzufordernden Unterlagen dienen somit nur der Einreichung eines Teilnahmeantrages auf Grundlage der bekannt gemachten und im Bewerbungsbogen konkretisierten Informationen. Bei der Erarbeitung und Übersendung der Teilnahmeanträge ist Folgendes zwingend zu beachten: 1. Die Bewerber haben unter Beachtung des genannten Schlusstermins den Teilnahmeantrag in einem geschlossenen Umschlag, auf dem der im Bewerbungsbogen enthaltene Kennzettel deutlich sichtbar anzubringen ist, bei der unter I.1 angegebenen Stelle einzureichen. 2. Der Teilnahmeantrag ist an den im Bewerbungsbogen vorgesehenen Stellen rechtsverbindlich zu unterzeichnen. Im Fall der Bewerbung als Bewerbergemeinschaft ist der Teilnahmeantrag entweder von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft oder dem bevollmächtigten Vertreter rechtsverbindlich zu unterzeichnen. Sofern ein bevollmächtigter Vertreter unterzeichnet, ist bzw. sind die Vollmachten der Mitglieder der Bewerbergemeinschaft beizufügen. 3. Die Teilnahmeanträge und deren Anlagen sind in deutscher Sprache einzureichen. Bescheinigungen/Nachweise von nicht deutschsprachigen Einrichtungen müssen mit beglaubigter Übersetzung in deutscher Sprache vorgelegt werden. 4. Abgeforderte Nachweise und Urkunden können dem Teilnahmeantrag in Kopie beigefügt werden. Der Auftraggeber ist jedoch berechtigt, bei Zweifeln und Bedenken die Vorlage von Originalen oder weiteren Unterlagen zu verlangen. Im Übrigen wird die Vorlage von Erklärungen im Original erwartet, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes geregelt ist. 5. Die geforderten Eignungsnachweise beruhen im Wesentlichen auf Eigenerklärungen der Bewerber. Der Auftraggeber weist daher darauf hin, das insbesondere im Zusammenhang mit Fragen der Zuverlässigkeit ergänzende Nachweise und Erklärungen vom Bieter oder externen Stellen (Korruptionsregister, Gewerbezentralregister etc.) verlangt oder eingeholt werden können. 6. Der Teilnahmeantrag ist neben der Papierform zusätzlich auf Datenträger (CD-ROM) einzureichen. 7. Der Auftraggeber geht davon aus, dass alle für den Teilnahmeantrag notwendigen Informationen in der Bekanntmachung veröffentlicht wurden. Sollten dennoch Unklarheiten zum Teilnahmeantrag bestehen, sind Bewerberfragen schriftlich und in deutscher Sprache zu stellen. Sollte sich aus den Bewerberfragen und deren Beantwortung für das Teilnahmeverfahren ein zusätzlicher Informationsbedarf ergeben, erfolgt eine entsprechende Bekanntmachung im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften. Interessenten haben sich daher bis zum Ablauf der Teilnahmefrist über weitere Bekanntmachungen zu diesem Verfahren stets zu informieren. 8. Die Bewerber werden darauf hingewiesen, dass alle mit dem Teilnahmeantrag eingereichten Erklärungen und Nachweise auch für das gegebenenfalls einzureichende Angebot Geltung haben sollen. Sofern sich im weiteren Verfahren Änderungen gegenüber dem Teilnahmeantrag ergeben, muss daher der Auftraggeber zu späterer Zeit gegebenenfalls erneut in eine Beurteilung der Eignung eintreten. 9. Weiterhin wird darauf hingewiesen, dass mit Ausnahme des Termins für den Eingang der Teilnahmeanträge alle anderen ggf. angegebenen Termine vorläufiger Natur sind und sich in Abhängigkeit des Verfahrens jederzeit ändern können.

Zusätzliche Informationen

Für den Teilnahmeantrag haben die Bewerber die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Unterlagen (Bewerbungsbogen) bei der für die Versendung von Unterlagen zuständigen Druckerei der Zentralen Dienste per E-Mail, Post- oder Faxschreiben unter Angabe des Aktenzeichens KIS1-2012-IT02 abzufordern und zu verwenden. Der Auftraggeber weist dabei darauf hin, dass die Vergabe im Wege eines Verhandlungsverfahrens erfolgt. D. h., es werden derzeit noch keine Vergabeunterlagen zur Abgabe eines Angebotes versandt. Die abzufordernden Unterlagen dienen somit nur der Einreichung eines Teilnahmeantrages auf Grundlage der bekannt gemachten und im Bewerbungsbogen konkretisierten Informationen. Bei der Erarbeitung und Übersendung der Teilnahmeanträge ist Folgendes zwingend zu beachten:

1. Die Bewerber haben unter Beachtung des genannten Schlusstermins den Teilnahmeantrag in einem geschlossenen Umschlag, auf dem der im Bewerbungsbogen enthaltene Kennzettel deutlich sichtbar anzubringen ist, bei der unter I.1 angegebenen Stelle einzureichen.

2. Der Teilnahmeantrag ist an den im Bewerbungsbogen vorgesehenen Stellen rechtsverbindlich zu unterzeichnen. Im Fall der Bewerbung als Bewerbergemeinschaft ist der Teilnahmeantrag entweder von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft oder dem bevollmächtigten Vertreter rechtsverbindlich zu unterzeichnen. Sofern ein bevollmächtigter Vertreter unterzeichnet, ist bzw. sind die Vollmachten der Mitglieder der Bewerbergemeinschaft beizufügen.

3. Die Teilnahmeanträge und deren Anlagen sind in deutscher Sprache einzureichen. Bescheinigungen/Nachweise von nicht deutschsprachigen Einrichtungen müssen mit beglaubigter Übersetzung in deutscher Sprache vorgelegt werden.

4. Abgeforderte Nachweise und Urkunden können dem Teilnahmeantrag in Kopie beigefügt werden. Der Auftraggeber ist jedoch berechtigt, bei Zweifeln und Bedenken die Vorlage von Originalen oder weiteren Unterlagen zu verlangen. Im Übrigen wird die Vorlage von Erklärungen im Original erwartet, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes geregelt ist.

5. Die geforderten Eignungsnachweise beruhen im Wesentlichen auf Eigenerklärungen der Bewerber. Der Auftraggeber weist daher darauf hin, das insbesondere im Zusammenhang mit Fragen der Zuverlässigkeit ergänzende Nachweise und Erklärungen vom Bieter oder externen Stellen (Korruptionsregister, Gewerbezentralregister etc.) verlangt oder eingeholt werden können.

6. Der Teilnahmeantrag ist neben der Papierform zusätzlich auf Datenträger (CD-ROM) einzureichen.

7. Der Auftraggeber geht davon aus, dass alle für den Teilnahmeantrag notwendigen Informationen in der Bekanntmachung veröffentlicht wurden. Sollten dennoch Unklarheiten zum Teilnahmeantrag bestehen, sind Bewerberfragen schriftlich und in deutscher Sprache zu stellen. Sollte sich aus den Bewerberfragen und deren Beantwortung für das Teilnahmeverfahren ein zusätzlicher Informationsbedarf ergeben, erfolgt eine entsprechende Bekanntmachung im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften. Interessenten haben sich daher bis zum Ablauf der Teilnahmefrist über weitere Bekanntmachungen zu diesem Verfahren stets zu informieren.

8. Die Bewerber werden darauf hingewiesen, dass alle mit dem Teilnahmeantrag eingereichten Erklärungen und Nachweise auch für das gegebenenfalls einzureichende Angebot Geltung haben sollen. Sofern sich im weiteren Verfahren Änderungen gegenüber dem Teilnahmeantrag ergeben, muss daher der Auftraggeber zu späterer Zeit gegebenenfalls erneut in eine Beurteilung der Eignung eintreten.

9. Weiterhin wird darauf hingewiesen, dass mit Ausnahme des Termins für den Eingang der Teilnahmeanträge alle anderen ggf. angegebenen Termine vorläufiger Natur sind und sich in Abhängigkeit des Verfahrens jederzeit ändern können.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Im Rahmen der Bestandsoptimierung sichert der KIS ein bedarfsgerechtes Immobilienportfolio für alle Fachbereiche der Landeshauptstadt. Insgesamt werden vom KIS ca. 348 Einzelobjekte bewirtschaftet, davon 50 Schulen, 45 Kitas, 34 Sportstätten, 42 Kulturobjekte, 26 Jugendeinrichtungen, 17 Feuerwachen, 29 Verwaltungsobjekte sowie 105 Erbbaurechte. Dazu gehören auch der Ankauf oder die Anmietung neuer Flächen sowie die Veräußerung nicht mehr benötigter Immobilien. Der KIS stellt zudem freien Trägern Liegenschaften und Gebäude (z. B. Kindertagesstätten, Schulgebäude) zur entgeltlichen Nutzung bereit, z. T. auf langfristiger Grundlage in Form von Erbbaurechten. Die Tätigkeiten des KIS erstrecken sich über den gesamten Lebenszyklus des Gebäudemanagements. Hierzu gehören u.a. Neuvermietungen, Kündigungen, Mietanpassungen, Stammdatenpflege (Flächen, Ausstattung), Korrespondenzen zu Stammdaten und Mietverträgen, Mahn- und Klageverfahren (teilweise), Kautionen verwalten (teilweise), Erstellung und Korrespondenz zu Betriebskosten, Anpassung von Vorauszahlungen, Beauftragung und Nachverfolgung der regelmäßigen Wartungen, der geplante und ungeplante Bauunterhalt sowie die Projektsteuerung für investive Sanierungs- und Neubaumaßnahmen.

Als wirtschaftlich selbstständig kommunales Unternehmen verfügt der KIS über ein eigenes Rechnungswesen einschließlich Anlagenbuchhaltung und unterliegt der Abschlussvorschriften für große Kapitalgesellschaften gemäß der Vorschriften des HGB.

Der KIS plant im Zuge einer internen Umstrukturierung eine Neuausrichtung und Erweiterung der bestehenden IT-Systemlandschaft.

Gegenstand des Auftrages ist daher die Lieferung, Installation, Anpassung einschließlich Inbetriebnahme und Hosting einer Fachsoftware für das kommunale Facility Management (FM-System) einschließlich des gesamten Rechnungswesens und Controllings des Unternehmens, ausgerichtet auf die besonderen Anforderungen und Abläufe des kommunalen Gebäudemanagements. Das FM-System soll für ca. 80 Nutzer eingeführt werden.

Ziele der Einführung und damit Anforderungen an die zu liefernde Software sind, dass alle Prozesse des KIS, d.h. Errichtung, Erweiterung, Bewirtschaftung und Vermietung von Gebäuden und Liegenschaften sowie die Projektsteuerung für investive Sanierungs- und Neubaumaßnahmen sowie das gesamte Finanzwesen und die Kostenrechnung einheitlich mit der neuen Software abgebildet werden können.

Dazu soll ebenfalls ein revisionssicheres elektronisches Aktenhaltungs- und -bearbeitungssystem als Grundlage für eine effizientere und harmonisierte Bearbeitung eingeführt werden. Es soll eine elektronische Aktenhaltung in dem FM-System umgesetzt werden. Dabei sollen alle aktenrelevante Dokumente (Papierdokumente, E-Mails, elektronische Dateien, E-Faxe, Bilder und CAD-Grafiken) thematisch abgelegt werden können. Die Langzeitarchivierung der elektronischen Akten soll ebenfalls möglich sein.

Das System soll im Rahmen des Hostings an die bestehende IT-Landschaft und Infrastruktur des KIS integriert und an den individuellen Bedarf des KIS durch Customizing der Anwendung und ggf. durch notwendige Anpassungsprogrammierungen angepasst werden. Die Nutzung von newsystem® kommunal soll durch das FM-System abgelöst werden, so dass Migrationsleistungen ebenfalls Gegenstand des Auftrages sind.

Im Rahmen der Projektausführung ist durch den Auftragnehmer ein Pflichtenheft zu erarbeiten. Bestandteil der Leistungen werden darüber hinaus notwendige Funktionstests und die fortlaufende Dokumentation in allen Projektphasen. Im Rahmen der Einführung sind Key-User und IT-Mitarbeiter-Schulungen durchzuführen. Für die Nutzungsdauer des Systems soll ein Software-Pflege- und Supportvertrag und ein Hostingvertrag geschlossen werden. Projekt- und Vertragssprache auch für den Bereich Support und Hosting ist deutsch.

Menge oder Umfang:

— Lieferung der Software,

— Installation der Anwendung,

— Erstellung Pflichtenheft,

— Erstellung Stammdatenkonzept,

— Erstellung Berechtigungskonzept,

— Migrationskonzept,

— Betriebshandbuch,

— Customizing / Anpassungsprogrammierung (falls notwendig),

— Datenmigration,

— Fortlaufende Dokumentation in allen Projektphasen,

— Projektmanagement im gesamten Projekt,

— Schulungen für Mitarbeiter, Key-User und IT-Mitarbeiter,

— Inbetriebnahme der Anwendung,

— Abschluss eines Pflege- und Supportvertrags. Dieser verlängert sich jeweils um ein weiteres Jahr, wenn er nicht vom Auftraggeber gekündigt wird,

— Abschluss eines Hostingvertrags, dieser soll für 5 Jahre mit der Option auf Verlängerung abgeschlossen werden.

Referenznummer: KIS1-2012-IT02
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Potsdam, Hegelallee 6-10.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Mit dem Teilnahmeantrag sind folgende Erklärungen/Unterlagen vorzulegen:

1. Eigenerklärungen zu Ausschlussgründen:

1.1schriftliche Erklärung des Bewerbers, dass keine Personen, deren Verhalten dem Unternehmen zuzuordnen ist, aufgrund der in § 6 EG Abs. 4 a) - g) VOL/A genannten Verstöße rechtskräftig verurteilt worden ist,

1.2. schriftliche Erklärung des Bewerbers, ob ein in § 6 EG Abs. 6 a) - e) VOL/A erwähnter Ausschlussgrund, ein Verstoß im Sinne von § 21 AEntG und § 16 MiArbG oder ein Eintrag in der Sperrliste nach dem Brandenburger Vergabegesetz vorliegt; die Einholung eines Registerauszuges und die Abfrage einer Eintragung in der Sperrliste bleibt dem Auftraggeber vorbehalten,

2. Haftpflichtnachweis: Nachweis über das Bestehen einer Haftpflichtversicherung, einschließlich Produkthaftpflichtversicherung, die spätestens im Auftragsfall die Deckungssummen gem. Ziffer III.1.4 absichert, durch Vorlage der Versicherungspolice oder eines sonstige Bestätigung des Versicherers für dieses Projekt;

3. Nachweis über aktuell gültige Eintragung in ein Berufsregister und/oder Handelsregister, soweit nach den jeweiligen Bestimmungen des Mitgliedsstaates am Sitz oder Wohnsitz des Bewerbers Entsprechendes Verpflichtend vorgesehen ist.

4. Bewerbergemeinschaften sind zugelassen. Es ist eine von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft Unterschriebene Erklärung vorzulegen, dass die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft gesamtschuldnerisch haften. Darüber hinaus muss ein bevollmächtigter Vertreter benannt werden, der durch eine unterschriebene Erklärung aller Mitglieder der Bewerbergemeinschaft legitimiert ist, diese im Vergabeverfahren zu vertreten. Für vorgenannte Erklärungen liegt den vom Auftraggeber abzufordernden Bewerbungsunterlagen eine vorformulierte Erklärung als Anlage 1 anbei.

5. Soweit eine Beteiligung als Bewerber-/Bietergemeinschaft vorgesehen ist, sind durch jedes Mitglied die unter Ziffern 1 und 2 genannten Erklärungen und Nachweise vorzulegen. Beabsichtigt der Bewerber/.

Die Bietergemeinschaft sich zum Nachweis der Eignung und zur Leistungserbringung der Fähigkeiten und.

Ressourcen von Dritten/Nachunternehmern/konzernverbundenen Unternehmen zu bedienen, sind diese Unternehmen namentlich zu benennen. Ferner ist anzugeben welche Leistungsteile diese Unternehmen im Auftragsfall voraussichtlich übernehmen. Ferner sind von diesen Dritten/Nachunternehmern/konzernverbundenen Unternehmen die unter Ziffern 1 und 2 genannten Erklärungen und Nachweise ebenfalls vorzulegen.

6. Die Bewerber haben für die Abgabe vorgenannter Erklärungen die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Bewerbungsunterlagen abzufordern und zu verwenden.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Mit dem Teilnahmeantrag sind folgende Erklärungen/Unterlagen vorzulegen:

1. Umsatzerklärungen:

1.1 Erklärung über den Gesamtumsatz des Bewerbers in den letzten 3 Geschäftsjahren;

1.2 Umsatz über vergleichbare Liefer- und Dienstleistungen in den letzten 3 Geschäftsjahren;

2. Soweit eine Beteiligung als Bewerber/Bietergemeinschaft vorgesehen ist, sind für jedes Mitglied die Umsatzerklärungen der letzten 3 Geschäftsjahre (Gesamt und über vergleichbare Leistungen) vorzulegen. Beabsichtigt der Bewerber/die Bietergemeinschaft sich zum Nachweis der Eignung und zur Leistungserbringung der Fähigkeiten und Ressourcen von Dritten/Nachunternehmern/konzernverbundenen Unternehmen zu bedienen, sind auch von diesen zu benennenden Dritten/Nachunternehmern/konzernverbundenen Unternehmen die vorgenannten Umsatzerklärungen vorzulegen.

3. Die Bewerber haben für die Abgabe vorgenannter Erklärungen die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Bewerbungsunterlagen abzufordern und zu verwenden.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Mit dem Teilnahmeantrag sind folgende Erklärungen/Unterlagen vorzulegen:

1. Unternehmensbeschreibung:

— Kurze Beschreibung des Unternehmens, der Tätigkeitsbereiche und der Produktpalette und seit welchem Zeitpunkt es tätig ist. Gehen Sie insbesondere auf die Schwerpunktbereiche des Unternehmens ein. (max. 5 DIN A4 Seiten),

— Gehen Sie auf Beteiligungsverhältnisse sowie Standorte und Niederlassungen ein. Hinsichtlich des Hostings ist darzustellen, an welchem Standort sich das Rechenzentrum befindet. Falls vorhanden, fügen Sie bitte ein Organigramm ein. (max. 2 DIN A4 Seiten),

— Welche Vertriebswege (Direktvertrieb, Niederlassungen, Partner, etc.) nutzen Sie? (max. 2 DIN A4 Seiten),

— Bitte beschreiben Sie kurz bestehende Partnerschaften zu anderen Unternehmen (z.B. Hostingpartner) und gehen Sie bitte dabei auf die Kooperationsdauer und Zielsetzung ein (max. 3 DIN A4 Seiten),

— Zudem ist anzugeben, welche Zertifizierungen im Bereich Qualitätssicherung/-management vorhanden sind. Nicht zertifizierte Unternehmen haben eine allgemeine Beschreibung der unternehmensbezogenen Qualitätssicherungsmaßnahmen vorzulegen (max. 2 DIN A4 Seiten).

2. Produktbeschreibung:

2.1 Bitte fügen sie eine allgemeine Beschreibung der für diese Ausschreibung relevanten Produkte bei (max. 5 DIN A4 Seiten), wobei folgende Grundfunktionalitäten/Module, ggf. auch durch Anpassungsprogrammierung oder unter Einsatz von Produkten Dritter, abgedeckt werden sollen:

Finanzwesen.

Controlling.

Flächenmanagement.

Gebäude- und Liegenschaftsmanagement.

Vergabe und Beschaffungsmanagement.

Vertragsmanagement und -controlling.

Hausmeisteranbindung.

Instandhaltung/ Gebäudeunterhaltung.

Wartung.

Energiemanagement.

Störmanagement.

Projektsteuerungsleistung und Kostenüberwachung für Bau- und.

Sanierungsmaßnahmen.

Reinigungsmanagement.

Inventarverwaltung.

Umzugsmanagement.

Schließanlagenmanagement.

Elektronische Aktenhaltung.

Workflowsystem.

Scanclient für die Erfassung von Dokumenten.

Für das Modul des Rechnungswesen wird eine GoBS-Zertifizierung als Mindeststandard zwingend vorausgesetzt vorausgesetzt und somit nachzuweisen. Die Zertifizierungsurkunde ist daher dem Teilnahmeantrag in Kopie beizufügen.

2.2 Gehen Sie auch auf die Systemarchitektur und die notwendigen Voraussetzungen für die Nutzung des Produktes ein (max. 3 DIN A4 Seiten). Stellen Sie dar, welche Lizenzmodelle Sie mit dem Softwareprodukt anbieten (max. 2 DIN A4 Seiten). Falls bereits geplant, gehen Sie auch auf Weiterentwicklungen ein.

3. Mitarbeiter:

3.1 Erklärung zum jährlichen Mittel der vom Bewerber, den Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft oder den sonstigen für die Leistungserbringung vorgesehenen Dritten/Nachunternehmer/konzernverbundenen Unternehmen beschäftigten Mitarbeiter in den letzten 3 Jahren, aufgeteilt nach folgenden Bereichen: Programmierung/Entwicklung, Vertrieb, Service, Consulting sowie Projekt- und Qualitätsmanagement.

3.2 Benennung des Projektleiters sowie seines Stellvertreters mit Lebenslauf und Angaben zu den bereits durchgeführten Projekten der max. letzten 3 Jahre.

4. allgemeine Referenzliste:

Liste über die wesentlichen in den letzten Jahren (max. 5 Jahre) durchgeführten Projekte von besonderem Interesse ist die Darstellung von Projekten, die sich auf die in dieser Ausschreibung relevanten Softwareprodukte inkl. zugehöriger Dienstleistungen sowie Support und Softwarepflege beziehen. Für die in den Projekten gelieferten Produkte ist der Hersteller, Produktname, Angaben zur Versionierung sowie die Anzahl der Nutzer anzugeben. Handelt es sich um eine Branchenspezialisierung, ist dies gesondert zu kennzeichnen. Die Referenzen sind zudem aufzugliedern nach Auftraggebern aus dem Kommunalen Bereich, sonstige öffentliche Auftraggeber und private Auftraggeber. Die Kontaktdaten der Auftraggeber oder Referenzbescheinigungen sind beizufügen.

5. Detailbeschreibung von 4 Referenzprojekten:

Detailbeschreibung von 4 von Ihnen durchgeführten Referenzprojekten mit der unter Ziffer 2 angegebenen Software aus den letzten 3 Jahren. Vorteilhaft sind Referenzen über den Einsatz im Bereich des kommunalen Immobilien- und Gebäudemanagements mit ähnlichen Nutzer- und Objektstrukturen. Die Detailbeschreibung muss folgendes enthalten:

— Angaben zum Auftraggeber (Art, Ansprechpartner und Telefonnummer),

— allgemeine Beschreibung des Auftragsgegenstandes (Beschreibung der eingesetzten Softwaremodule, Größe des Projekts nach Nutzern, Lizenzmodell, Hauptleistungen des Bewerbers),

— Art, Menge und Struktur der Liegenschaften, die mit dem System abgebildet wurde.

Nennen Sie kurz den Zweck der Nutzung der Liegenschaften (z.B. Schulbetrieb, Wohnraum etc.).

Erklären Sie kurz wie die Liegenschaften durch das Produkt abgebildet wurden.

Nennen Sie die Module (Funktionen) die zur Erfüllung der Anforderungen notwendig waren.

— Erklären Sie, welcher Umfang in PT an Customizing oder Anpassungsprogrammierung, für die Abbildung der Liegenschaften notwendig war,

— Beschreiben Sie kurz, wie die Anforderungen an die laufende Bewirtschaftung der Objekte (insb. Maßnahmenverwaltung, Betriebskostenabrechnung, Mieten, geplanter und ungeplanter Bauunterhalt) umgesetzt wurden. Nennen Sie die Module (Funktionen) die zur Erfüllung der Anforderungen notwendig waren,

— Erklären Sie, welcher Umfang an Customizing oder Anpassungsprogrammierung, gegliedert nach Modulen, notwendig war um die Anforderungen an die laufende Bewirtschaftung zu erfüllen,

— Wenn die Durchführung von umfassenden Sanierungsmaßnahmen Bestandteil der Aufgaben war, beschreiben Sie bitte kurz welche Anforderungen auf Seiten des Kunden bestanden und mit welchen Systemfunktionen diese realisiert wurden,

— Erklären Sie, welcher Umfang in PT an Customizing oder Anpassungsprogrammierung, für die Abbildung der Sanierungsmaßnahmen notwendig war,

— Geben Sie an, welche Projektdauer für das Referenzprojekt bei Ihrer Beauftragung geplant war und innerhalb welcher Projektdauer das Referenzvorhaben tatsächlich realisiert wurde. Benennen Sie die Gründe, soweit eine Überschreitung der geplanten Projektdauer festzustellen ist,

— Machen Sie Angaben zur Kostenentwicklung zwischen Kostenschätzung bei Auftragsbeginn und tatsächlich abgerechneten Kosten bis zur mangelfreien Fertigstellung/ Inbetriebnahme und benennen Sie die Gründe, soweit eine Überschreitung der Kostenschätzung festzustellen ist,

— Technisches Umfeld:

Eigenbetrieb der Software durch den Kunden oder Hosting der Lösung.

Wenn Hosting, bitte Hostingpartner nennen.

— Angaben zum Projektleiter dieses Projektes (Name, Qualifikation, Dauer Betriebszugehörigkeit, Spezialisierung falls vorhanden,

— Angaben zum Projektteam (Name, Qualifikation, Aufgabe im Projekt).

6. Hosting und Betrieb:

— Angaben und Nachweise über Zertifizierungen des Rechenzentrums für das Hosting (ISO 27001, ISO 27002, BSI Zertifizierungen etc.) Nicht zertifizierte Unternehmen haben eine allgemeine Beschreibung über gleichwertige Maßnahmen vorzulegen, die nicht mehr als eine DIN A4 Seite umfassen sollte,

— Beschreibung der konkreten Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber, Hostingpartner und Softwarehersteller sowohl in der Einführungsphase als auch in der späteren Betriebsphase sowie Referenzliste über Hostingleistungen der letzten 5 Jahre in Bezug auf Softwareprodukt gem. Ziffer 4.2 und sonstige Produkte (max. 3 DIN A4 Seiten).

7. Projektmanagement: Beschreibung der von Ihnen in vergleichbaren Projekten angewandten Einführungs- und Projektmanagementmethodik (max. 5 DIN A4 Seiten). Stellen Sie die typischerweise zu durchlaufenden Phasen grafisch dar und erläutern Sie anhand dessen die projektbezogene Qualitätssicherung sowie dazugehörige Maßnahmen (max. 4 DIN A4 Seiten). Stellen Sie kurz dar, wie sie die Vor-Ort Präsenz innerhalb von bisherigen Einführungsprojekten sichergestellt haben (max. 1 DIN A4 Seite).

8. Sofern sich der Bewerber oder die Bietergemeinschaft zum Nachweis der Eignung auf Ressourcen Dritter berufen möchte, muss er/sie nachweisen, dass ihm/ihr die Ressourcen des Drittunternehmens für die Auftragsausführung in tatsächlich geeigneter Weise zur Verfügung stehen (Verpflichtungserklärung gem. Anlage 2 der Bewerbungsunterlagen).

9. Sofern der Bewerber beabsichtigt, Dritte/Nachunternehmen/konzernverbundene Unternehmen zur Auftragsausführung heranzuziehen oder sich eine Bewerbergemeinschaft beteiligt, ist darzulegen, in welchem Umfang die einzelnen Unternehmen voraussichtlich Leistungen erbringen werden und wie die interne Koordination gem. Ziffer 1.5 der Bewerbungsunterlagen erfolgt.

10. Die Bewerber haben für die Abgabe vorgenannter Erklärungen die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Bewerbungsunterlagen abzufordern und zu verwenden.

Mindeststandards:

Zu Ziffer 2.1:

Für das Modul des Rechnungswesen wird eine GoBS-Zertifizierung zwingend vorausgesetzt. Die Zertifizierungsurkunde ist daher dem Teilnahmeantrag in Kopie beizufügen.

Auftragsausführung
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: § 17 VOL/A sowie nach EVB-IT-Vertragsbedingungen.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll: Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter.
Sonstige besondere Bedingungen:

1. Haftpflichtversicherung zur Abdeckung aller Schadensersatz- und oder Regressansprüche wegen Personen-, Sach- und Vermögensschäden während der gesamten Vertragslaufzeit mit Deckungssumme pro Schadensfall in Höhe von mindestens 2 500 000 EUR für Personenschäden 1 000 000 EUR für Sach- und Vermögensschäden.

2. Auf das Beschaffungsvorhaben sind die Vorschriften des Vierten Teils des GWB, der VgV, des 2. Abschnitts der VOL/A sowie die Vorschriften des Brandenburgischen Vergabegesetzes anzuwenden und bei der Vergabe und der Durchführung des Vertrages zu beachten. Im Rahmen der Vertragsdurchführung sind zudem die Datenschutzbestimmungen nach dem Bundesdatenschutzgesetz sowie dem Brandenburgischen Datenschutzgesetz einschließlich zugehöriger Verwaltungsvorschriften, insbesondere §§ 11, 11a BbgDSG, zu beachten.

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 6
Objektive Auswahlkriterien:

Es werden nur geeignete Bewerber zum weiteren Verfahren der Angebotsaufforderung und Verhandlung zugelassen, die form- und fristgerecht einen Teilnahmeantrag eingereicht haben. Nach Eingang der Teilnahmeanträge erfolgt daher eine Prüfung auf Vollständigkeit der abgeforderten Nachweise und Erklärungen. Fehlen vereinzelt Erklärungen und Unterlagen, kann der Auftraggeber unter Fristsetzung die Vervollständigung nachfordern. Ein Anspruch der Bewerber auf Nachforderung durch den Auftraggeber besteht jedoch grundsätzlich nicht. Die anschließende Eignungsprüfung erfolgt anhand der Angaben und vorgelegten Nachweise zu III.2. Sind mehr als 4 geeignete Bewerber vorhanden, erfolgt eine Auswahlentscheidung anhand der nach III.2.3) geforderten Erklärungen der Bewerber. Dabei werden die Erklärungen und Nachweise im Detail bewertet und wie folgt gewichtet: Angaben zu den Mitarbeitern nach III.2.3.3: 15 % Angaben zur Referenzliste nach III.2.3.4.1: 5 % Angaben zu den Detailreferenzen nach III.2.3.4.2: 55 % Angaben zum Hosting nach III.2.3.5: 15 % Angaben zum Projektmanagement nach III.2.3.6: 10 % Nach entsprechender Wertung der Teilnahmeanträge werden die besten 3 bis 6 Bewerber zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert, wobei Verhandlungen über die Angebote nur mit den drei bestplatzierten Bietern erfolgen. Diese Auswahlentscheidung findet anhand der in der Aufforderung zur Angebotsabgabe angegebenen Kriterien statt, vgl. auch Ziffer IV.2.1.

Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Landeshauptstadt Potsdam, Kommunaler Immobilien Service (KIS) Eigenbetrieb der Landeshauptstadt Potsdam
Herrn Maik Dudzak
Name: Stadtverwaltung Potsdam, Geschäftsbereich 1 - Zentrale Steuerung und Service, 154 Landeshauptstadt Potsdam, Zentrale Dienste, 1544 AG Druckerei
E-Mail: druckereiservice@rathaus.potsdam.de 📧
Fax: +49 331289-2986 📠

Referenz
Daten
Veröffentlichungsdatum: 2012-05-02 📅
2012-04-28 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: KIS1-2012-IT02
Nummer der Bekanntmachung im Amtsblatt S: 2012/S 084-137036
2012/S 083-136097
Zusätzliche Informationen

1. Die Bewerber haben unter Beachtung des genannten Schlusstermins den Teilnahmeantrag in einem geschlossenen Umschlag, auf dem der im Bewerbungsbogen enthaltene Kennzettel deutlich sichtbar anzubringen ist, bei der unter I.1 angegebenen Stelle einzureichen.

2. Der Teilnahmeantrag ist an den im Bewerbungsbogen vorgesehenen Stellen rechtsverbindlich zu unterzeichnen. Im Fall der Bewerbung als Bewerbergemeinschaft ist der Teilnahmeantrag entweder von allen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft oder dem bevollmächtigten Vertreter rechtsverbindlich zu unterzeichnen. Sofern ein bevollmächtigter Vertreter unterzeichnet, ist bzw. sind die Vollmachten der Mitglieder der Bewerbergemeinschaft beizufügen.

3. Die Teilnahmeanträge und deren Anlagen sind in deutscher Sprache einzureichen. Bescheinigungen/Nachweise von nicht deutschsprachigen Einrichtungen müssen mit beglaubigter Übersetzung in deutscher Sprache vorgelegt werden.

4. Abgeforderte Nachweise und Urkunden können dem Teilnahmeantrag in Kopie beigefügt werden. Der Auftraggeber ist jedoch berechtigt, bei Zweifeln und Bedenken die Vorlage von Originalen oder weiteren Unterlagen zu verlangen. Im Übrigen wird die Vorlage von Erklärungen im Original erwartet, soweit nicht ausdrücklich etwas anderes geregelt ist.

5. Die geforderten Eignungsnachweise beruhen im Wesentlichen auf Eigenerklärungen der Bewerber. Der Auftraggeber weist daher darauf hin, das insbesondere im Zusammenhang mit Fragen der Zuverlässigkeit ergänzende Nachweise und Erklärungen vom Bieter oder externen Stellen (Korruptionsregister, Gewerbezentralregister etc.) verlangt oder eingeholt werden können.

6. Der Teilnahmeantrag ist neben der Papierform zusätzlich auf Datenträger (CD-ROM) einzureichen.

7. Der Auftraggeber geht davon aus, dass alle für den Teilnahmeantrag notwendigen Informationen in der Bekanntmachung veröffentlicht wurden. Sollten dennoch Unklarheiten zum Teilnahmeantrag bestehen, sind Bewerberfragen schriftlich und in deutscher Sprache zu stellen. Sollte sich aus den Bewerberfragen und deren Beantwortung für das Teilnahmeverfahren ein zusätzlicher Informationsbedarf ergeben, erfolgt eine entsprechende Bekanntmachung im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften. Interessenten haben sich daher bis zum Ablauf der Teilnahmefrist über weitere Bekanntmachungen zu diesem Verfahren stets zu informieren.

8. Die Bewerber werden darauf hingewiesen, dass alle mit dem Teilnahmeantrag eingereichten Erklärungen und Nachweise auch für das gegebenenfalls einzureichende Angebot Geltung haben sollen. Sofern sich im weiteren Verfahren Änderungen gegenüber dem Teilnahmeantrag ergeben, muss daher der Auftraggeber zu späterer Zeit gegebenenfalls erneut in eine Beurteilung der Eignung eintreten.

9. Weiterhin wird darauf hingewiesen, dass mit Ausnahme des Termins für den Eingang der Teilnahmeanträge alle anderen ggf. angegebenen Termine vorläufiger Natur sind und sich in Abhängigkeit des Verfahrens jederzeit ändern können.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Land Brandenburg
Postanschrift: Heinrich-Mann-Allee 103
Postort: Potsdam
Postleitzahl: 14467
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

(1) Die Vergabekammer leitet ein Nachprüfungsverfahren nur auf Antrag ein.

(2) Antragsbefugt ist jedes Unternehmen, das ein Interesse am Auftrag hat und eine Verletzung in seinen Rechten nach § 97 Abs. 7 durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften geltend macht. Dabei ist darzulegen, dass dem Unternehmen durch die behauptete Verletzung der Vergabevorschriften ein Schaden entstanden ist oder zu entstehen droht.

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit

1.der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und Gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat,

2.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3.Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4.mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 101b Abs. 1 Nr. 2. § 101a Abs. 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Quelle: OJS 2012/S 188-309099 (2012-09-24)

Ergänzende Angaben (2012-10-25)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2012-10-25 📅
Einreichungsfrist: 2012-11-16 📅
Veröffentlichungsdatum: 2012-10-30 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2012/S 209-343050
Verweist auf Bekanntmachung: 2012/S 188-309099
ABl. S-Ausgabe: 209
Quelle: OJS 2012/S 209-343050 (2012-10-25)

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