Übernahme von Dokumentenoutput- und Versanddienstleistungen
Die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL) steht seit über 80 Jahren für betriebliche Altersversorgung im öffentlichen Dienst. Sie ist die größte deutsche Zusatzversorgungskasse. Grundlage der betrieblichen Altersversorgung sind die Tarifverträge zwischen Arbeitgebern und Gewerkschaften. Die Dienstleistungen der VBL nutzen zurzeit 5 400 beteiligte Arbeitgeber und etwa 4,2 Mio. Versicherte. Die VBL verwaltet Beiträge und Umlagen von Arbeitgebern und Beschäftigten in Höhe von über 15,1 Milliarden EUR. Rund 1,2 Mio. Rentner erhalten neben ihrer gesetzlichen Rente eine Zusatzrente von der VBL.
Gegenstand des zu vergebenden Auftrags sind diverse Dokumentenoutput- und Versanddienstleistungen, insbesondere im Zusammenhang mit der Erfüllung der gegenüber den Arbeitgebern, Versicherten und Rentnern bestehenden Informationsverpflichtungen. Der Auftrag umfasst den regelmäßigen Druck und Versand u. a. folgender Produkte: Versicherungsnachweise für Pflichtversicherte (ca. 2 Mio. Stück/ Jahr), Versicherungsnachweise für freiwillig Versicherte (ca. 250 000 Stück/ Jahr), Zulagepaket Ost (360 000 Stück/ Jahr), Steuerbescheinigungen (ca. 1,2 Mio. Stück/ Jahr), Bestandsrentenanpassungen (ca. 1,2 Mio. Stück/ Jahr), Jahresrechnung, Tagespost (ca. 1,42 Sendungen/ Jahr), Mailingkampagnen (ca. 10 Kampagnen mit jeweils ca. 200 000 Sendungen). Der Leistungsumfang des Dienstleisters umfasst die Datenübernahme und -aufbereitung, die Produktion der personalisierten Schreiben, den Druck und die Zuführung von Beilagen sowie den PLZ-optimierten Versand. Eine weitere Aufgabe stellt die Beratung und Durchführung sämtlicher Aktionen zur optimalen und günstigen Produktion unter Berücksichtigung der festgelegten Materialien dar. Der Dienstleister arbeitet mit der Abteilung Kommunikations- und Informationsmanagement (KI) und weiteren bereits bestehenden Dienstleistern der VBL eng zusammen. Er trifft sich vierteljährlich zu einem Jour fixe in Karlsruhe bei der VBL zur Vorbesprechung geplanter und Nachbesprechung bereits durchgeführter Aktionen und Entwicklungen sowie zur kontinuierlichen Optimierung des Qualitätsmanagements. Der Dienstleister stellt ein festes Team (Kernteam) mit Mitarbeitern für die Bereiche Beratung/Projektmanagement, Strategie und Produktion/ Versand während der gesamten Vertragslaufzeit zur Verfügung. Dieses nimmt regelmäßig am Jour fixe mit der Abteilung KI teil, jedenfalls mit dem Kundenberater und der verantwortlichen Kontaktperson. Die Mitarbeiter des Teams müssen seit mindestens sechs Monaten fest im Unternehmen des Dienstleisters angestellt sein.
Der Vertrag wird zunächst für ein Jahr geschlossen, verlängert sich aber automatisch um jeweils ein weiteres Jahr, wenn er nicht zuvor von einer der Parteien mit einer Frist von sechs Monaten gekündigt wird.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-02-05.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-12-19.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?
Wie?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2012-12-19
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Auftragsbekanntmachung
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| 2013-03-21
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Bekanntmachung über vergebene Aufträge
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