Übernahme von Dokumentenoutput- und Versanddienstleistungen

VBL. Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder

Die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL) steht seit über 80 Jahren für betriebliche Altersversorgung im öffentlichen Dienst. Sie ist die größte deutsche Zusatzversorgungskasse. Grundlage der betrieblichen Altersversorgung sind die Tarifverträge zwischen Arbeitgebern und Gewerkschaften. Die Dienstleistungen der VBL nutzen zurzeit 5 400 beteiligte Arbeitgeber und etwa 4,2 Mio. Versicherte. Die VBL verwaltet Beiträge und Umlagen von Arbeitgebern und Beschäftigten in Höhe von über 15,1 Milliarden EUR. Rund 1,2 Mio. Rentner erhalten neben ihrer gesetzlichen Rente eine Zusatzrente von der VBL.
Gegenstand des zu vergebenden Auftrags sind diverse Dokumentenoutput- und Versanddienstleistungen, insbesondere im Zusammenhang mit der Erfüllung der gegenüber den Arbeitgebern, Versicherten und Rentnern bestehenden Informationsverpflichtungen. Der Auftrag umfasst den regelmäßigen Druck und Versand u. a. folgender Produkte: Versicherungsnachweise für Pflichtversicherte (ca. 2 Mio. Stück/ Jahr), Versicherungsnachweise für freiwillig Versicherte (ca. 250 000 Stück/ Jahr), Zulagepaket Ost (360 000 Stück/ Jahr), Steuerbescheinigungen (ca. 1,2 Mio. Stück/ Jahr), Bestandsrentenanpassungen (ca. 1,2 Mio. Stück/ Jahr), Jahresrechnung, Tagespost (ca. 1,42 Sendungen/ Jahr), Mailingkampagnen (ca. 10 Kampagnen mit jeweils ca. 200 000 Sendungen). Der Leistungsumfang des Dienstleisters umfasst die Datenübernahme und -aufbereitung, die Produktion der personalisierten Schreiben, den Druck und die Zuführung von Beilagen sowie den PLZ-optimierten Versand. Eine weitere Aufgabe stellt die Beratung und Durchführung sämtlicher Aktionen zur optimalen und günstigen Produktion unter Berücksichtigung der festgelegten Materialien dar. Der Dienstleister arbeitet mit der Abteilung Kommunikations- und Informationsmanagement (KI) und weiteren bereits bestehenden Dienstleistern der VBL eng zusammen. Er trifft sich vierteljährlich zu einem Jour fixe in Karlsruhe bei der VBL zur Vorbesprechung geplanter und Nachbesprechung bereits durchgeführter Aktionen und Entwicklungen sowie zur kontinuierlichen Optimierung des Qualitätsmanagements. Der Dienstleister stellt ein festes Team (Kernteam) mit Mitarbeitern für die Bereiche Beratung/Projektmanagement, Strategie und Produktion/ Versand während der gesamten Vertragslaufzeit zur Verfügung. Dieses nimmt regelmäßig am Jour fixe mit der Abteilung KI teil, jedenfalls mit dem Kundenberater und der verantwortlichen Kontaktperson. Die Mitarbeiter des Teams müssen seit mindestens sechs Monaten fest im Unternehmen des Dienstleisters angestellt sein.
Der Vertrag wird zunächst für ein Jahr geschlossen, verlängert sich aber automatisch um jeweils ein weiteres Jahr, wenn er nicht zuvor von einer der Parteien mit einer Frist von sechs Monaten gekündigt wird.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-02-05. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2012-12-19.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Swiss Post Solutions GmbH

Wer?

• VBL. Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder

Wie?

• Dienstleistungen für Unternehmen: Recht, Marketing, Consulting, Einstellungen, Druck und Sicherheit › Druckereidienste und verbundene Dienstleistungen des Druckgewerbes

Wo?

• Deutschland

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2012-12-19	Auftragsbekanntmachung
2013-03-21	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2012-12-19)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Druckereidienste und verbundene Dienstleistungen des Druckgewerbes
Menge oder Umfang:

Das Budget für das gesamte Kalenderjahr 2013 beträgt grob ca. 2 Mio. EUR inkl. MwSt (ohne Portokosten). Die gesamte Ausschöpfung des Budgets kann nicht zugesagt werden.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Druckereidienste und verbundene Dienstleistungen des Druckgewerbes 📦

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: VBL. Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder
Postanschrift: Hans-Thoma-Straße 19
Postleitzahl: 76133
Postort: Karlsruhe
Kontakt
Internetadresse: http://www.vbl.de 🌏
E-Mail: zentraler-einkauf@vbl.de 📧
Fax: +49 7211551333 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2012-12-19 📅
Einreichungsfrist: 2013-02-05 📅
Veröffentlichungsdatum: 2012-12-22 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2012/S 247-407936
ABl. S-Ausgabe: 247

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Gegenstand des zu vergebenden Auftrags sind diverse Dokumentenoutput- und Versanddienstleistungen, insbesondere im Zusammenhang mit der Erfüllung der gegenüber den Arbeitgebern, Versicherten und Rentnern bestehenden Informationsverpflichtungen. Der Auftrag umfasst den regelmäßigen Druck und Versand u. a. folgender Produkte: Versicherungsnachweise für Pflichtversicherte (ca. 2 Mio. Stück/ Jahr), Versicherungsnachweise für freiwillig Versicherte (ca. 250 000 Stück/ Jahr), Zulagepaket Ost (360 000 Stück/ Jahr), Steuerbescheinigungen (ca. 1,2 Mio. Stück/ Jahr), Bestandsrentenanpassungen (ca. 1,2 Mio. Stück/ Jahr), Jahresrechnung, Tagespost (ca. 1,42 Sendungen/ Jahr), Mailingkampagnen (ca. 10 Kampagnen mit jeweils ca. 200 000 Sendungen). Der Leistungsumfang des Dienstleisters umfasst die Datenübernahme und -aufbereitung, die Produktion der personalisierten Schreiben, den Druck und die Zuführung von Beilagen sowie den PLZ-optimierten Versand. Eine weitere Aufgabe stellt die Beratung und Durchführung sämtlicher Aktionen zur optimalen und günstigen Produktion unter Berücksichtigung der festgelegten Materialien dar. Der Dienstleister arbeitet mit der Abteilung Kommunikations- und Informationsmanagement (KI) und weiteren bereits bestehenden Dienstleistern der VBL eng zusammen. Er trifft sich vierteljährlich zu einem Jour fixe in Karlsruhe bei der VBL zur Vorbesprechung geplanter und Nachbesprechung bereits durchgeführter Aktionen und Entwicklungen sowie zur kontinuierlichen Optimierung des Qualitätsmanagements. Der Dienstleister stellt ein festes Team (Kernteam) mit Mitarbeitern für die Bereiche Beratung/Projektmanagement, Strategie und Produktion/ Versand während der gesamten Vertragslaufzeit zur Verfügung. Dieses nimmt regelmäßig am Jour fixe mit der Abteilung KI teil, jedenfalls mit dem Kundenberater und der verantwortlichen Kontaktperson. Die Mitarbeiter des Teams müssen seit mindestens sechs Monaten fest im Unternehmen des Dienstleisters angestellt sein.

Der Vertrag wird zunächst für ein Jahr geschlossen, verlängert sich aber automatisch um jeweils ein weiteres Jahr, wenn er nicht zuvor von einer der Parteien mit einer Frist von sechs Monaten gekündigt wird.

Referenznummer: B-120516X1

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Jeder Bieter/ jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft hat mit dem Angebot zur Beurteilung der persönlichen Lage folgende Angaben/ Unterlagen vorzulegen:

1. Schriftliche Unternehmensdarstellung mit Angaben zu Gründungsjahr und Ort, Gesellschaftsform (ggf. Konzernzugehörigkeit), Standorten, Darstellung der Kernkompetenzen/Geschäftsfelder, Angaben zur Verteilung der fest angestellten Mitarbeiter nach Geschäftsbereichen, Darstellung des Leistungs- und Produkspektrums sowie Positionierung, Lagerfläche und -volumen sowie Unernehmensstruktur;

2. Unterzeichnete Scientology-Schutzerklärung gemäß Vordruck VBL;

3. Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit gemäß Vordruck VBL (Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen i.S.d. § 6 EG Abs. 4 und Abs. 6 VOL/A);

4. Geheimhaltungserklärung gemäß Vordruck VBL.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Jeder Bieter/ jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft hat mit dem Angebot zur Beurteilung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit folgende Angaben/ Unterlagen vorzulegen:

5. Eigenerklärung zum Umsatz in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (nur Geschäftsbereich Dokumentenoutput), getrennt nach Jahren;

6. Eigenerklärung, dass bereits eine Betriebshaftpflichtversicherung gemäß den Anforderungen unter Ziff. III.1.1) der Bekanntmachung besteht oder diese im Auftragsfall abgeschlossen wird;

7. Angaben zur Umsatzrendite in den vergangenen 2 Jahren (2010/2011);

Mindeststandards:

Es gelten folgende Mindestanforderungen: Die Summe aller Umsätze eines Bieters (bzw. aller Mitglieder einer Bietergemeinschaft) im Geschäftsbereich Dokumentenoutput in den letzten 3 Geschäftsjahren bzw. ab Unternehmensgründung muss mindestens 30 Mio. EUR pro Jahr betragen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Jeder Bieter/ jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft hat mit dem Angebot zur Beurteilung der technischen Leistungsfähigkeit folgende Angaben/ Unterlagen vorzulegen:

8. Angabe der Anzahl der in den letzten 3 Jahren fest angestellten Mitarbeiter, getrennt nach Jahren;

9. Angabe der in den vergangenen 5 Jahren erbrachten Leistungen vergleichbarer Art mit Benennung des Leistungszeitraums und Auftraggebers nebst Ansprechpartner und Kontaktdaten, Branche, Art des Auftrags/Zielsetzung, Volumen, Ausführung und Verarbeitung, technische Abwicklung, Besonderheiten, Versand, Lagerung verbleibender Produktionsstücke, beteiligtem Kernteam (Referenzliste) mit mindestens 3 unterschiedlichen Mustern/ Belegexemplaren;

10. Eigenerklärung zur Leistungserbringung gemäß Vordruck VBL;

11. Angabe eines Kernteams aus festangestellten Mitarbeitern für die Bereiche Beratung/Projektmanagement, Strategie und Produktion/ Versand, welches im Auftragfall zur Verfügung stünde, mit Berufsstandsangabe und Organigramm;

12. Darstellung der fachlichen Qualifikation der einzelnen Mitglieder des vorgesehenen Projektteams mit kurzem Lebenslauf, Funktionsbeschreibung im Rahmen der Zusammenarbeit sowie Angaben zur Beschäftigungsdauer im Unternehmen des Bewerbers, zu persönlichen Referenzen und Erfahrungen mit öffentlichen Institutionen sowie Kunden aus den Bereichen Versicherungen und betrieblicher Altersversorgung;

13. Nachweis eines zertifizierten Qualitätsmanagements nach DIN EN ISO 9001, eines zertifizierten Umweltschutzmanagements nach EMAS ISO 14001, eines zertifizierten Informationssicherheits-Managementsystems nach ISO 27001 sowie einer Zertifizierung gemäß den Standards des Forest Stewardship Council (FSC).

Mindeststandards:

Es gelten folgende Mindestanforderungen:

1. Der Bieter bzw. die Mitglieder einer Bietergemeinschaft gemeinsam muss/müssen aktuell über mindestens 20 festangestellte Mitarbeiter verfügen.

2. Der Bieter/ zumindest ein Mitglied einer Bietergemeinschaft muss im Zeitraum der letzten 5 Jahre mindestens drei Referenzprojekte vergleichbarer Art (d.h. Auftrag mit mindestens 35 unterschiedlichen Versandaktionen und einem Auftragsvolumen von mind. 2,2 Mio. Euro, ohne Portokosten, innerhalb von 12 Monaten) nachweisen können.

3. Der Bieter/ die Mitglieder einer Bietergemeinschaft gemeinschaftlich muss/ müssen die im Vordruck "Eigenerklärung zur Leistungserbringung" geforderte technische Ausrüstung und den dort geforderten Leistungs-/Tätigkeitsumfang vorweisen können.

4. Der Bieter/ jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft muss gemäß den vorstehenden Anforderungen zertifiziert sein. Bei Bietergemeinschaften gelten die druckspezifischen Anforderungen nur für solche Mitglieder der Bietergemeinschaft, welche im Auftragsfall Druckdienstleistungen erbringen würden.

5. Die Mitarbeiter des Kernteams müssen seit mindestens sechs Monaten fest im Unternehmen angestellt sein.

Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien:

Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme für Personen- und Sachschäden sowie sonstige Schäden in Höhe von mindestens 500 000 EUR.

Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: gemäß Vergabeunterlagen.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter. Bietergemeinschaften müssen mit dem Angebot eine ausdrückliche Erklärung einreichen, in welcher die Mitglieder der Bietergemeinschaft benannt werden sowie dasjenige Mitglied der Bietergemeinschaft, welches die Bietergemeinschaft im vorliegenden Vergabeverfahren gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt. Die vorbeschriebene Bietergemeinschaftserklärung muss von sämtlichen Mitgliedern der Bietergemeinschaft unterzeichnet sein. Bietergemeinschaften haben außerdem mit dem Angebot ein Organigramm einzureichen, aus dem sich ergibt, für welche Teilbereiche die einzelnen Mitglieder der Bietergemeinschaft zuständig sein sollen.

Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅

Verfahren
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2013-03-31 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2013-02-05 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Zentraler Einkauf

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: B-120516X1

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemombler Straße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Fax: +49 2289499163 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit ein Verstoß gegen Vergabebestimmungen nicht rechtzeitig gegenüber dem Auftraggeber gerügt wurde oder mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (vgl. zur Rügefrist im Einzelnen § 107 Abs. 3 GWB). Der Auftraggeber betrachtet eine solche Rüge als „unverzüglich“ i.S.d. § 107 Abs. 3 Nr. 1 GWB, die ihm innerhalb von sechs Kalendertagen nach Kenntnis vom vermeintlichen Vergabeverstoß zugeht.

Quelle: OJS 2012/S 247-407936 (2012-12-19)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2013-03-21)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt
Vergabekriterien
Unbestimmt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-03-21 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-03-23 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 059-097180
Verweist auf Bekanntmachung: 2012/S 247-407936
ABl. S-Ausgabe: 59

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2013-03-20 📅
Name: Swiss Post Solutions GmbH
Postanschrift: Kirchheimer Straße 177
Postort: Dettingen/ Teck
Postleitzahl: 73265
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Quelle: OJS 2013/S 059-097180 (2013-03-21)

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