Abrufrahmenvertrag für die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen der Max-Planck Gesellschaft

Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.

Abrufrahmenvertrag für die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) (wie z.B. Jahresversammlungen, Jubiläumsakte, Preisverleihungen u.ä.). Wesentliches Element dieses Abrufrahmenvertrages wird die Organisation und Durchführung der Jahresversammlung sein. Zur Laufzeit der Rahmenvereinbarung siehe unter Ziff.II.1.4 und II. 2.2 dieser Bekanntmachung).
Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) führt als privatrechtlich organisierter Verein jährlich eine Mitgliederversammlung, umrahmt von diversen Teilveranstaltungen, durch. Die Durchführung der Jahresversammlung 2015 im Harnack-Haus in Berlin, eines der Tagungshäuser der Max-Planck-Gesellschaft, ist vergeben und deshalb nicht Gegenstand dieser Ausschreibung. Der Austragungsort der Jahresversammlung für 2016, der ersten von den mit diesem Wettbewerb gesuchten Auftragnehmer zu organisierenden Jahresversammlungen, steht noch nicht fest.
An der Jahresversammlung mit ihrer hohen medialen und politischen Bedeutung nehmen jeweils rund 600 Mitglieder und Gäste aus Wissenschaft, Politik, Wirtschaft und Gesellschaft teil.
Die Jahresversammlung umfasst verschiedene Teilveranstaltungen und Begleitprogramme an 2-3 Tagen mit wechselnder Zusammensetzung der Teilnehmer. Abschließender Höhepunkt ist jeweils die Festversammlung mit hochrangigen Gästen aus dem politischen und wissenschaftlichen Bereich.
Der regelmäßige Ablauf der Jahresversammlung gliedert sich wie folgt:
Tag 1:
— Sitzungen der drei Sektionen der MPG,
— Sitzung des Verwaltungsrates,
— Im Wechsel: Verleihung des Stifterverbandspreises/Wissenschaftlicher Eröffnungsvortrag mit anschließendem Get Together.
Tag 2:
— Sitzung des Senats,
— Mittagessen des Senats gemeinsam mit Otto-Hahn-Preisträgern (Nachwuchswissenschaftler),
— Mitgliederversammlung,
— Festversammlung mit anschließendem Empfang (Grundsatzrede des MPG-Präsidenten, politische Grußbotschaften, Diskussionsrunden und Vorträge zu aktuellen wissenschaftlichen Themen).
Daneben finden an Tag 1 und 2 sowie am Tag vor der Jahresversammlung verschiedene Kommissionssitzungen (zwischen 5 und 50 Teilnehmern) statt.
Am Tag 2 gibt es parallel zur Senatssitzung verschiedene Angebote für alle Gäste, die nicht an der Senatssitzung teilnehmen. Die inhaltliche und organisatorische Planung läuft hierbei eng zwischen der Projektleitung der MPG und der des externen Dienstleisters.
Da die Jahresversammlung sich momentan in einem Reformprozess befindet, kann sich der Ablauf in einigen Teilbereichen noch ändern.
Für die Vorbereitung und Durchführung der Jahresversammlung sind insbesondere folgende Aufgaben zu erledigen:
— Bereitstellung, ggfs. Anpassung und Betreuung eines geeigneten Einladungsmanagements, das eine einfache Online-Anmeldung und Gästeverwaltung ermöglicht,
— Recherche und Buchung geeigneter Räumlichkeiten,
— Organisation sämtlicher technischer Anforderungen,
— Organisation sämtlicher Catering-Anforderungen inklusive Blumendekoration,
— Organisation sonstiger Infrastruktur, z.B. Bustransfers bzw. VIP-Fahrdienste, Sanitätsdienst, falls erforderlich spezielle Sicherheitsmaßnahmen,
— Organisation und Briefing von Personal für technischen Aufbau und Betreuung vor Ort,
— Organisation sonstiger Veranstaltungsausstattung, z.B. spezielles Mobiliar, Buchung von Moderatoren, Beschaffung von Gastgeschenken und Blumensträußen,
— Recherche und Buchung von Hotelzimmer-Kontingenten in verschiedenen Kategorien,
— Betreuung der gesamten Jahresversammlung vor Ort, inklusive der Unterhaltung eines Tagungsbüros,
— Beauftragung und Kontrolle sämtlicher Unterauftragnehmer,
— Budgetführung und Abrechnung.
Sämtliche Aufgaben sind in enger Absprache mit der Projektleitung im Referat für Forschungsmarketing, Veranstaltungen und Ausstellungen zu erledigen. Auf Abruf sind weitere Zusatzleistungen/-arbeiten möglich.
Für die graphische Ausstattung (Einladung, Programmheft, Programmkarten, Banner etc.) sollte der Dienstleister einen Grafiker empfehlen. Die Vorbereitung der Druckprodukte erfolgt in enger Abstimmung zwischen der Projektleitung der MPG, dem Grafiker und der Projektleitung des externen Dienstleisters.
Außerhalb der Jahresversammlung können auf Abruf weitere Veranstaltungen anstehen. In einem solchen Falle wären erforderlich:
— Konzept für die Ausgestaltung der jeweiligen Veranstaltung,
— Recherche und Buchung entsprechender Räumlichkeiten,
— Buchung von Hotelkontingenten,
— Organisation von Technik, Catering, sonstiger Ausstattung,
— Bereitstellung eines Anmeldeportals inklusive Einladungsmanagement,
— Betreuung vor Ort,
— Engagement und Betreuung von zusätzlichem Personal.
Der Auftraggeber behält sich vor, neue Dienstleistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen bestehen, gemäß § 3 EG Abs. (4) lit. g) VOL/ A (2. Abschnitt) im Wege des Verhandlungsverfahrens an den Auftragnehmer des Hauptauftrages zu vergeben.
Alle Leistungen, insbesondere elektronisch unterstützte Leistungen wie bspw. das Einladungsmanagement, sind unter Berücksichtigung der einschlägigen Datenschutzbestimmungen, v.a. auch des § 11 BDSG, zu erbringen.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-11-25. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-10-24.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• • EUROKONGRESS GmbH

Wer?

• • Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.

Wie?

• • Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen › Event-Organisation

Wo?

• • Deutschland