Abrufrahmenvertrag für die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen der Max-Planck Gesellschaft

Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.

Abrufrahmenvertrag für die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) (wie z.B. Jahresversammlungen, Jubiläumsakte, Preisverleihungen u.ä.). Wesentliches Element dieses Abrufrahmenvertrages wird die Organisation und Durchführung der Jahresversammlung sein. Zur Laufzeit der Rahmenvereinbarung siehe unter Ziff.II.1.4 und II. 2.2 dieser Bekanntmachung).
Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) führt als privatrechtlich organisierter Verein jährlich eine Mitgliederversammlung, umrahmt von diversen Teilveranstaltungen, durch. Die Durchführung der Jahresversammlung 2015 im Harnack-Haus in Berlin, eines der Tagungshäuser der Max-Planck-Gesellschaft, ist vergeben und deshalb nicht Gegenstand dieser Ausschreibung. Der Austragungsort der Jahresversammlung für 2016, der ersten von den mit diesem Wettbewerb gesuchten Auftragnehmer zu organisierenden Jahresversammlungen, steht noch nicht fest.
An der Jahresversammlung mit ihrer hohen medialen und politischen Bedeutung nehmen jeweils rund 600 Mitglieder und Gäste aus Wissenschaft, Politik, Wirtschaft und Gesellschaft teil.
Die Jahresversammlung umfasst verschiedene Teilveranstaltungen und Begleitprogramme an 2-3 Tagen mit wechselnder Zusammensetzung der Teilnehmer. Abschließender Höhepunkt ist jeweils die Festversammlung mit hochrangigen Gästen aus dem politischen und wissenschaftlichen Bereich.
Der regelmäßige Ablauf der Jahresversammlung gliedert sich wie folgt:
Tag 1:
— Sitzungen der drei Sektionen der MPG,
— Sitzung des Verwaltungsrates,
— Im Wechsel: Verleihung des Stifterverbandspreises/Wissenschaftlicher Eröffnungsvortrag mit anschließendem Get Together.
Tag 2:
— Sitzung des Senats,
— Mittagessen des Senats gemeinsam mit Otto-Hahn-Preisträgern (Nachwuchswissenschaftler),
— Mitgliederversammlung,
— Festversammlung mit anschließendem Empfang (Grundsatzrede des MPG-Präsidenten, politische Grußbotschaften, Diskussionsrunden und Vorträge zu aktuellen wissenschaftlichen Themen).
Daneben finden an Tag 1 und 2 sowie am Tag vor der Jahresversammlung verschiedene Kommissionssitzungen (zwischen 5 und 50 Teilnehmern) statt.
Am Tag 2 gibt es parallel zur Senatssitzung verschiedene Angebote für alle Gäste, die nicht an der Senatssitzung teilnehmen. Die inhaltliche und organisatorische Planung läuft hierbei eng zwischen der Projektleitung der MPG und der des externen Dienstleisters.
Da die Jahresversammlung sich momentan in einem Reformprozess befindet, kann sich der Ablauf in einigen Teilbereichen noch ändern.
Für die Vorbereitung und Durchführung der Jahresversammlung sind insbesondere folgende Aufgaben zu erledigen:
— Bereitstellung, ggfs. Anpassung und Betreuung eines geeigneten Einladungsmanagements, das eine einfache Online-Anmeldung und Gästeverwaltung ermöglicht,
— Recherche und Buchung geeigneter Räumlichkeiten,
— Organisation sämtlicher technischer Anforderungen,
— Organisation sämtlicher Catering-Anforderungen inklusive Blumendekoration,
— Organisation sonstiger Infrastruktur, z.B. Bustransfers bzw. VIP-Fahrdienste, Sanitätsdienst, falls erforderlich spezielle Sicherheitsmaßnahmen,
— Organisation und Briefing von Personal für technischen Aufbau und Betreuung vor Ort,
— Organisation sonstiger Veranstaltungsausstattung, z.B. spezielles Mobiliar, Buchung von Moderatoren, Beschaffung von Gastgeschenken und Blumensträußen,
— Recherche und Buchung von Hotelzimmer-Kontingenten in verschiedenen Kategorien,
— Betreuung der gesamten Jahresversammlung vor Ort, inklusive der Unterhaltung eines Tagungsbüros,
— Beauftragung und Kontrolle sämtlicher Unterauftragnehmer,
— Budgetführung und Abrechnung.
Sämtliche Aufgaben sind in enger Absprache mit der Projektleitung im Referat für Forschungsmarketing, Veranstaltungen und Ausstellungen zu erledigen. Auf Abruf sind weitere Zusatzleistungen/-arbeiten möglich.
Für die graphische Ausstattung (Einladung, Programmheft, Programmkarten, Banner etc.) sollte der Dienstleister einen Grafiker empfehlen. Die Vorbereitung der Druckprodukte erfolgt in enger Abstimmung zwischen der Projektleitung der MPG, dem Grafiker und der Projektleitung des externen Dienstleisters.
Außerhalb der Jahresversammlung können auf Abruf weitere Veranstaltungen anstehen. In einem solchen Falle wären erforderlich:
— Konzept für die Ausgestaltung der jeweiligen Veranstaltung,
— Recherche und Buchung entsprechender Räumlichkeiten,
— Buchung von Hotelkontingenten,
— Organisation von Technik, Catering, sonstiger Ausstattung,
— Bereitstellung eines Anmeldeportals inklusive Einladungsmanagement,
— Betreuung vor Ort,
— Engagement und Betreuung von zusätzlichem Personal.
Der Auftraggeber behält sich vor, neue Dienstleistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen bestehen, gemäß § 3 EG Abs. (4) lit. g) VOL/ A (2. Abschnitt) im Wege des Verhandlungsverfahrens an den Auftragnehmer des Hauptauftrages zu vergeben.
Alle Leistungen, insbesondere elektronisch unterstützte Leistungen wie bspw. das Einladungsmanagement, sind unter Berücksichtigung der einschlägigen Datenschutzbestimmungen, v.a. auch des § 11 BDSG, zu erbringen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-11-25. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-10-24.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2013-10-24 Auftragsbekanntmachung
2014-04-22 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
2018-04-19 Änderung einer Konzession/eines Auftrags während ihrer/seiner Laufzeit
Auftragsbekanntmachung (2013-10-24)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Event-Organisation
Menge oder Umfang: Vgl. Ziff. II. 1.5 dieser Bekanntmachung.
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Event-Organisation 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.
Postanschrift: Hofgartenstr. 8
Postleitzahl: 80539
Postort: München
Kontakt
Internetadresse: http://www.mpg.de 🌏
E-Mail: kerstin.henschel@gv.mpg.de 📧
Telefon: +49 8921081770 📞
Fax: +49 8921081367 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-10-24 📅
Einreichungsfrist: 2013-11-25 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-10-25 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 208-360648
ABl. S-Ausgabe: 208
Zusätzliche Informationen
Wichtiger Hinweis: Der Teilnahmeantrag ist bis zum unter Ziffer IV.3.4 genannten Datum bei der unter Ziffer I.1 im Abschnitt „Angebote oder Teilnahmeanträge sind zu richten an“ hierfür vorgegebenen Anschrift komplett zweifach - inkl. aller geforderten Angaben, Erklärungen und Anlagen - in Papierform sowie zusätzlich zweifach elektronisch auf CD oder einem anderen gängigem Speichermedium z.b. USB-Stick (auch hier inkl. aller geforderten Angaben, Erklärungen und Anlagen in einer identisch aufgebauten und strukturierten Fassung des Teilnahmeantrages) einzureichen. Teilnahmeanträge/Bewerbungsunterlagen per Fax und/oder E-Mail werden nicht zugelassen. Die Auswahl der Teilnehmer an den Verhandlungsgesprächen erfolgt unter Zugrundelegung der unter Ziffer IV.1.2 transparent ausgeführten Auswahlkriterien, eine entsprechende Einladung erfolgt gesondert. Die Verhandlungsgespräche sind für den 21. und 22.1.2014 terminiert (Ort: Generalverwaltung der MPG in München). Interessierte Bewerber, die einen Teilnahmeantrag einzureichen beabsichtigen, werden gebeten, beide Termine einzuplanen. Der konkrete Termin wird mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe (geplanter Versandtermin: 10.12.2013) mitgeteilt werden. Es wird erwartet, dass die Verhandlungsgespräche auf Seiten der Bewerber primär durch den vorgesehenen Projektleiter und den zu bennenden Projektmitarbeitern wahrgenommen werden. Die eingereichten Unterlagen werden nicht zurück geschickt. Kosten für die Teilnahme am Vergabeverfahren, insbesondere für die Erstellung von Bewerbungen und die Teilnahme an Verhandlungsgesprächen, werden nicht erstattet.
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Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Abrufrahmenvertrag für die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) (wie z.B. Jahresversammlungen, Jubiläumsakte, Preisverleihungen u.ä.). Wesentliches Element dieses Abrufrahmenvertrages wird die Organisation und Durchführung der Jahresversammlung sein. Zur Laufzeit der Rahmenvereinbarung siehe unter Ziff.II.1.4 und II. 2.2 dieser Bekanntmachung).
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Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V. (MPG) führt als privatrechtlich organisierter Verein jährlich eine Mitgliederversammlung, umrahmt von diversen Teilveranstaltungen, durch. Die Durchführung der Jahresversammlung 2015 im Harnack-Haus in Berlin, eines der Tagungshäuser der Max-Planck-Gesellschaft, ist vergeben und deshalb nicht Gegenstand dieser Ausschreibung. Der Austragungsort der Jahresversammlung für 2016, der ersten von den mit diesem Wettbewerb gesuchten Auftragnehmer zu organisierenden Jahresversammlungen, steht noch nicht fest.
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An der Jahresversammlung mit ihrer hohen medialen und politischen Bedeutung nehmen jeweils rund 600 Mitglieder und Gäste aus Wissenschaft, Politik, Wirtschaft und Gesellschaft teil.
Die Jahresversammlung umfasst verschiedene Teilveranstaltungen und Begleitprogramme an 2-3 Tagen mit wechselnder Zusammensetzung der Teilnehmer. Abschließender Höhepunkt ist jeweils die Festversammlung mit hochrangigen Gästen aus dem politischen und wissenschaftlichen Bereich.
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Der regelmäßige Ablauf der Jahresversammlung gliedert sich wie folgt:
Tag 1:
— Sitzungen der drei Sektionen der MPG,
— Sitzung des Verwaltungsrates,
— Im Wechsel: Verleihung des Stifterverbandspreises/Wissenschaftlicher Eröffnungsvortrag mit anschließendem Get Together.
Tag 2:
— Sitzung des Senats,
— Mittagessen des Senats gemeinsam mit Otto-Hahn-Preisträgern (Nachwuchswissenschaftler),
— Mitgliederversammlung,
— Festversammlung mit anschließendem Empfang (Grundsatzrede des MPG-Präsidenten, politische Grußbotschaften, Diskussionsrunden und Vorträge zu aktuellen wissenschaftlichen Themen).
Daneben finden an Tag 1 und 2 sowie am Tag vor der Jahresversammlung verschiedene Kommissionssitzungen (zwischen 5 und 50 Teilnehmern) statt.
Am Tag 2 gibt es parallel zur Senatssitzung verschiedene Angebote für alle Gäste, die nicht an der Senatssitzung teilnehmen. Die inhaltliche und organisatorische Planung läuft hierbei eng zwischen der Projektleitung der MPG und der des externen Dienstleisters.
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Da die Jahresversammlung sich momentan in einem Reformprozess befindet, kann sich der Ablauf in einigen Teilbereichen noch ändern.
Für die Vorbereitung und Durchführung der Jahresversammlung sind insbesondere folgende Aufgaben zu erledigen:
— Bereitstellung, ggfs. Anpassung und Betreuung eines geeigneten Einladungsmanagements, das eine einfache Online-Anmeldung und Gästeverwaltung ermöglicht,
— Recherche und Buchung geeigneter Räumlichkeiten,
— Organisation sämtlicher technischer Anforderungen,
— Organisation sämtlicher Catering-Anforderungen inklusive Blumendekoration,
— Organisation sonstiger Infrastruktur, z.B. Bustransfers bzw. VIP-Fahrdienste, Sanitätsdienst, falls erforderlich spezielle Sicherheitsmaßnahmen,
— Organisation und Briefing von Personal für technischen Aufbau und Betreuung vor Ort,
— Organisation sonstiger Veranstaltungsausstattung, z.B. spezielles Mobiliar, Buchung von Moderatoren, Beschaffung von Gastgeschenken und Blumensträußen,
— Recherche und Buchung von Hotelzimmer-Kontingenten in verschiedenen Kategorien,
— Betreuung der gesamten Jahresversammlung vor Ort, inklusive der Unterhaltung eines Tagungsbüros,
— Beauftragung und Kontrolle sämtlicher Unterauftragnehmer,
— Budgetführung und Abrechnung.
Sämtliche Aufgaben sind in enger Absprache mit der Projektleitung im Referat für Forschungsmarketing, Veranstaltungen und Ausstellungen zu erledigen. Auf Abruf sind weitere Zusatzleistungen/-arbeiten möglich.
Für die graphische Ausstattung (Einladung, Programmheft, Programmkarten, Banner etc.) sollte der Dienstleister einen Grafiker empfehlen. Die Vorbereitung der Druckprodukte erfolgt in enger Abstimmung zwischen der Projektleitung der MPG, dem Grafiker und der Projektleitung des externen Dienstleisters.
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Außerhalb der Jahresversammlung können auf Abruf weitere Veranstaltungen anstehen. In einem solchen Falle wären erforderlich:
— Konzept für die Ausgestaltung der jeweiligen Veranstaltung,
— Recherche und Buchung entsprechender Räumlichkeiten,
— Buchung von Hotelkontingenten,
— Organisation von Technik, Catering, sonstiger Ausstattung,
— Bereitstellung eines Anmeldeportals inklusive Einladungsmanagement,
— Betreuung vor Ort,
— Engagement und Betreuung von zusätzlichem Personal.
Der Auftraggeber behält sich vor, neue Dienstleistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen bestehen, gemäß § 3 EG Abs. (4) lit. g) VOL/ A (2. Abschnitt) im Wege des Verhandlungsverfahrens an den Auftragnehmer des Hauptauftrages zu vergeben.
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Alle Leistungen, insbesondere elektronisch unterstützte Leistungen wie bspw. das Einladungsmanagement, sind unter Berücksichtigung der einschlägigen Datenschutzbestimmungen, v.a. auch des § 11 BDSG, zu erbringen.
Es werden Varianten akzeptiert
Beschreibung der Optionen:
Option des Auftraggebers auf maximal zweimalige Verlängerung des Vertrages um jeweils 1 Jahr im Anschluss an den unter Ziff. II.3 genannten Zeitraum und über die Basislaufzeit nach Ziff. II.1.4 hinaus.
Referenznummer: 8407090222
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Deutschland.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
Mit dem Teilnahmeantrag sind im Hinblick auf die zu fordernde Eignung folgende Unterlagen von den Bietern vorzulegen:
a) Unternehmensdarstellung (Name, Anschrift, Rechtsform, organisatorische Gliederung, Leistungsspektrum, Gründungsdatum, Niederlassungen und dgl.);- zusammengefasst auf max. 2 DIN A 4-Seiten;
b) Vorlage eines aktuellen Berufs- oder Handelsregisterauszugs, nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem der Bewerber ansässig ist oder entsprechende unterschriebene Eigenerklärung unter Angabe der Registernummer o.vgl., dass die maßgeblichen Rechtsvorschriften diesbezüglich eingehalten sind.
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c) unterschriebene Eigenerklärung, dass der Bewerber keine schwere Verfehlung begangen hat, die seine Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt (hierunter fällt auch der Tatbestand der illegalen Beschäftigung);
d) unterschriebene Eigenerklärung, dass der Bewerber seiner Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß nachgekommen ist (nach den Bestimmungen des Landes, in dem das Unternehmen des Bewerbers seinen Sitz hat);
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e) unterschriebene Eigenerklärung, dass der Bewerber im Vergabeverfahren nicht vorsätzlich unzutreffende Erklärungen in Bezug auf seine Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit abgegeben hat;
f) unterschriebene Eigenerklärung, dass eine Mitgliedschaft in der zuständigen Berufsgenossenschaft besteht, nach den Bestimmungen des Landes, in dem das Unternehmen des Bewerbers seinen Sitz hat;
g) unterschriebene Eigenerklärung, dass kein Verfahren anhängig ist/war, das noch zu einer Eintragung in das Gewerbezentralregister (je nach nationalen Vorschriften) führen kann/wird;
h) unterschriebene Eigenerklärung im Sinne von § 6 EG Abs. (4) „Keine Ausschlussgründe vom Verfahren“ folgenden Wortlauts:
Keine Person, deren Verhalten unserem Unternehmen zuzurechnen ist, ist rechtskräftig wegen Verstoßes gegen eine der folgenden Vorschriften verurteilt worden:
aa) § 129 des Strafgesetzbuches (Bildung krimineller Vereinigungen), § 129a des Strafgesetzbuches (Bildung terroristischer Vereinigungen), § 129b des Strafgesetzbuches (kriminelle und terroristische Vereinigungen im Ausland),
bb) § 261 des Strafgesetzbuches (Geldwäsche, Verschleierung unrechtmäßig erlangter Vermögenswerte),
cc) § 263 des Strafgesetzbuches (Betrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der EG oder gegen Haushalte richtet, die von der EG oder in ihrem Auftrag verwaltet werden,
dd) § 264 des Strafgesetzbuches (Subventionsbetrug), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der EG oder gegen Haushalte richtet, die von der EG oder in ihrem Auftrag verwaltet werden,
ee) § 334 des Strafgesetzbuches (Bestechung), auch in Verbindung mit Artikel 2 des EU-Bestechungsgesetzes, Artikel 2 § 1 des Gesetzes zur Bekämpfung internationaler Bestechung, Artikel 7 Abs. 2 Nr. 10 des Vierten Strafrechtsänderungsgesetzes und § 2 des Gesetzes über das Ruhen der Verfolgungsverjährung und die Gleichstellung der Richter und Bediensteten des Internationalen Strafgerichtshofes,
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ff) Artikel 2 § 2 des Gesetzes zur Bekämpfung internationaler Bestechung (Bestechung ausländischer Abgeordneter im Zusammenhang mit internationalem Geschäftsverkehr),
gg) § 370 Abgabenordnung, auch in Verbindung mit § 12 des Gesetzes zur Durchführung der gemeinsamen Marktorganisationen und der Direktzahlungen (MOG), soweit sich die Straftat gegen den Haushalt der EG oder gegen Haushalte richtet, die von der EG oder in ihrem Auftrag verwaltet werden.
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Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
Mit dem Teilnahmeantrag sind vorzulegen:
a) Eine Darstellung der wirtschaftlichen Situation des Bewerbers unter Angabe des Umsatzes in den letzten 3 Geschäftsjahren für das Gesamtunternehmen sowie des Umsatzes in den letzten 3 Geschäftsjahren für vergleichbare Leistungen;
b) unterschriebene Eigenerklärung, dass über das Vermögen des Bewerbers nicht das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist (nach den Bestimmungen des Landes, in dem das Unternehmen des Bewerbers seinen Sitz hat;
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c) unterschriebene Eigenerklärung, dass sich der Bewerber nicht in Liquidation befindet;
d) unterschriebene Eigenerklärung des Unternehmens, dass es über eine Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung verfügt sowie Angabe der Höhe der Deckungssummen für Personen-, Sach- und Vermögensschäden
Technische und berufliche Fähigkeiten:
Mit dem Teilnahmeantrag sind vorzulegen:
1) Angaben zu vergleichbaren Referenzprojekten aus den letzten 10 Jahren – vorzugsweise aus dem Bereich der öffentlichen Hand -, die zum einen die umfassenden Erfahrungen des Bewerbers in Bezug auf Leistungen der hier ausgeschriebenen Art, insbesondere für die Konzeption, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen im Wissenschaftsbereich und zum anderen weitreichende Erfahrungen mit Veranstaltungen, bei denen internationale Gäste miteinbezogen sind, belegen:
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Vorzulegen sind vorrangig solche Referenzprojekte aus den letzten 10 Jahren, die hinsichtlich Aufgaben, Umfang und Anforderung dem hier zur Vergabe anstehenden Projekt möglichst nahe kommen, insbesondere im Hinblick auf die in Ziffer II.1.5 ausgeführten Charakteristika der zu vergebenen Leistungen.
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Es sind die zuständigen Ansprechpartner beim Auftraggeber des Referenzprojekts mit Kontaktadressen zu benennen. Darüber hinaus sind zu den dargestellten Referenzprojekten jeweils mindestens folgende Aussagen detaillert zu machen:
— Angaben, inwieweit und wofür Unterauftragnehmer in die Referenz-Projekte eingebunden waren,
— Angaben zur Zusammensetzung des Projektteams hinsichtlich Anzahl und Qualifikation der eingesetzten Mitarbeiter,
— Kurze Beschreibung der Konzeption/Umsetzung.
Die zu Ziffer III.2.3.1 eingereichten Referenzen sind fortlaufend in aufsteigender Reihenfolge entsprechend der vom Bewerber ihnen zugeordneten Bedeutung (die dem Auftragsgegenstand am nächsten kommende Referenz erhält die Nr. 1, die weiteren in aufsteigender Reihenfolge) zu nummerieren (vgl. auch Ziff. IV. 1.2)..
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2) Profile und Ressourcen:
Idealerweise sollte für die Erbringung der ausgeschriebenen Leistungen ein Kernteam, bestehend aus einem Projektleiter (= ständiger Ansprechpartner) und ausreichend vielen Projektmitarbeitern möglichst gleichbleibend für die Vertragslaufzeit zur Verfügung stehen, so dass die verschiedenen Teilprojekte innerhalb der Jahresversammlung von jeweils denselben Mitarbeitern organisiert und vor Ort betreut werden können. Hierauf ist im Teilnahmeantrag detailliert einzugehen.
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Das im Rahmen des Teilnahmeantrags vorgestellte Kernteam sowie der benannte Projektleiter sollen im Auftragsfall auch konkret für die Organisation und Durchführung der auftragsgegenständlichen Veranstaltungen verantwortlich sein, soweit dem nicht Gründe entgegenstehen, die außerhalb des Einflussbereiches des Auftragnehmers liegen. Für den Fall, dass der Bewerber zu den gemäß Ziffer IV.1.2 ausgewählten drei Wirtschaftsteilnehmern gehört, die zur Teilnahme aufgefordert werden, sollen Projektleiter und Stellvertreter durch den Bewerber/Bieter aktiv in die zu führenden Verhandlungsgespräche eingebunden werden.
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a) Profile:
Der Bewerber hat für die Leistungserbringung besonders fachkundiges und qualifiziertes Personal einzusetzen. Die Leistung ist dabei, zumindest auf Leitungsebene, von Mitarbeitern mit einem nachzuweisenden Abschluss im Bereich Hotel-, Tourismus- oder Veranstaltungsmanagement zu erbringen.
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Der Bieter hat jeweils "typische" Mitarbeiterprofile vorzulegen und im Teilnahmeantrag detailliert auszuführen, wie sie die - im Auftragsfalle - vom Auftragnehmer bei der MPG dann eingesetzten Mitarbeiter mindestens aufweisen würden und anhand derer die MPG die hinreichende Fachkunde beurteilen kann.
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aa) Anforderungen an die Qualifikation eines „typischen“ leitenden Projektleiters:
— Mindestens 10 Jahre einschlägige Projekterfahrung aus besonders anspruchsvollen Aufträgen bei externen Kunden,
— Nachgewiesene Projektleitungserfahrung in mehreren Projekten mit je mindestens 5 Projektteam-Mitgliedern bei einer Veranstaltung mit mehr als 500 Personen mit in- und ausländischen Teilnehmern,
— nachgewiesene einschlägige Erfahrungen mit hochrangigen Gästen aus Wissenschaft, Politik und Wirtschaft,
— den jeweiligen Arbeitgeber (falls vom Unternehmen des Bewerbers verschieden),
— den jeweiligen Auftraggeber,
— Bestätigung, dass der Projektleiter die deutsche Sprache in Wort und Schrift fließend sowie die englische Sprache sehr gut beherrschen.
bb) Die Profile der übrigen Projektmitarbeiter/Kernteammitglieder:
Die Vorstellung der vorgesehenen beteiligten Mitarbeiter sollte folgendes mindestens beinhalten:
— den Lebenslauf,
— die Berufserfahrung mit einschlägigen persönlichen Referenzen,
— den Status des Mitarbeiters (mindestens Junior Projekt Manager oder vergleichbare Qualifikation),
— Bestätigung, dass der Mitarbeiter die deutsche Sprache in Wort und Schrift fließend sowie die englische Sprache sehr gut beherrschen.
b) Ressourcen:
Vorlage einer unterschriebenen Eigenerklärung, mit der der Bewerber zusichert, für die Erbringung der hier ausgeschriebenen Leistungen auf der Ebene Projektleiter/Stellvertreter die in der Bewerbung zu benennenden Mitarbeiter einzusetzen sowie im Übrigen das Projektteam mindestens zur Hälfte aus Mitarbeitern zu bilden, die unter bb) vorgestellt wurden.
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Sind die unter III.2.3.1 und III. 2.3.2 unter a) lit. aa) geforderten Angaben/Erklärungen im Teilnahmeantrag nicht enthalten, werden diese, da es sich um Bewertungskriterien handelt, von einer Nachforderung ausgenommen. Das Fehlen jeglicher Angaben hierzu führt zum Ausschluss vom Wettbewerb, ebenso die Nichterfüllung genannter Mindestkriterien/Mindeststandards.
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Fehlen die geforderten Unterlagen zu III.2.3.2 unter a) lit. bb) und/oder b) ganz oder teilweise, erfolgt eine einmalige Nachforderung unter Fristsetzung (6 Kalendertage). Werden die fehlenden Unterlagen nicht fristgemäß nachgereicht, erfolgt der Ausschluss des Teilnahmeantrages.
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Mindeststandards:
Als Mindeststandard gilt, dass der Bewerber
1. innerhalb der letzten 10 Jahre mindestens 3 zentrale Veranstaltungen inklusive Konzepterstellung und Organisation für eine Forschungseinrichtung oder im Wissenschaftsbereich durchgeführt hat
2. mindestens eine Veranstaltung nachweisen kann, die bezüglich Aufgaben, Umfang und Größe im Leistungsprofil (mehr als 500 internationale Tagungsteilnehmer und mehrere Teilprojekte innerhalb der Tagung) dem hier zur Vergabe anstehenden Projekt möglichst nahe kommt (vgl. dazu auch vorstehende Ziffer III.2.3.1 i.V.m. II.1.5).
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Referenzen, die als Referenz zu Ziffer 1 benannt werden, können auch, sofern zutreffend, als Referenz zu Ziffer 2 aufgeführt werden.
Auftragsausführung
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:
Die Auftragserteilung und -durchführung erfolgt auf der Grundlage der „Zusätzlichen Vertragsbedingungen der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.“, die im Rahmen des Verhandlungsverfahrens zur Verfügung gestellt werden. Nachrangig gelten die Bestimmungen der „Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B).
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Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:
Bewerbergemeinschaften sind als Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), als offene Handelsgesellschaft (oHG) sowie in haftungsrechtlich vergleichbarer Form einer anderen EU-Rechtsordnung zugelassen. Es ist im Teilnahmeantrag aufzuzeigen, wer an der Bewerbergemeinschaft beteiligt ist. Dem Auftraggeber ist im Teilnahmeantrag ein verantwortlicher Ansprechpartner aus der Bewerbergemeinschaft zu benennen.Die Übernahme der gesamtschuldnerischen Haftung ist mit dem Teilnahmeantrag durch jedes Mitglied derBewerbergemeinschaft zu erklären. Im Teilnahmeantrag ist außerdem detailliert die aufgabenspezifische Aufteilung der Leistungserbringung darzulegen. Geforderte Nachweise sind von jedem Mitglied derBewerbergemeinschaft mit dem Teilnahmeantrag zu erbringen.
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Im Falle einer Bewerbergemeinschaft ist dem Teilnahmeantrag eine separate, formlose Eigenerklärung zur vergabe- und kartellrechtlichen Zulässigkeit und Unbedenklichkeit der Bewerbergemeinschaftbeizulegen, in der diese zu den Gründen des Zusammenschlusses Stellung nimmt: insbesondere ist darzulegen, warum die einzelnen Mitglieder der Bewerbergemeinschaft alleine objektiv die zur Teilnahme amVergabeverfahren erforderliche Leistungsfähigkeit nicht aufweisen und worin die wirtschaftlichen Vorteile dieses Zusammenschlusses liegen.
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Namen und berufliche Qualifikationen des Personals

Verfahren
Laufzeit der Rahmenvereinbarung in Jahren: 2
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 3
Objektive Auswahlkriterien:
Unter den Bewerbern, die die Mindestanforderungen erfüllen und nicht aus formalen Gründen auszuschließen sind (siehe III.2), erfolgt die Auswahl nach folgenden Kriterien: (1) Referenzen zu Ziffer III.2.3.1) [max. erreichbare Punkte: 30 Punkte ] Die „reine Menge“ der benannten Referenzen ist allein nicht ausschlaggebend, sondern vor allem auch deren Vergleichbarkeit mit der hier zur Vergabe anstehenden Leistung. Vor diesem Hintergrund und im Interesse der Aufwandsminimierung für die Bewerber sind hinsichtlich der Referenzen nach den Ziffern III.2.3.1 nur (maximal, d.h., sofern vorhanden) 6 Referenzen wertbar. (2) Mitarbeiterprofil des leitenden Projektleiters zu Ziffer III.2.3.2 a) unter aa) [max. erreichbare Punkte: 5 Punkte]. Zur Bewertung hins. des o.g. Kriteriums 1) herangezogen werden jeweils die ersten 6 (vom Bewerber favorisierten) Referenzen. Für jede benannte, den Mindestanforderungen entsprechende Referenz können bis zu 5 Punkte erreicht werden. Die je Referenz erreichten Punkte werden anschließend addiert. Kriterium (2) zu Ziffer III.2.3.2a unter aa): Für das Mitarbeiterprofil (Projektleiter) können ebenfalls max. 5 Punkte erreicht werden. Die jeweils erreichbaren Punkte (0-5 Punkte, 5= sehr gut, 4=gut, 3= befriedigend, 2=ausreichend, 1=mangelhaft, 0= ungenügend) stehen für: 5 Punkte: Hervorragende, sehr gute Darstellung bzw. Erfüllung der Anforderung, die insgesamt den Erwartungen des Auftraggebers in einem besonderen Maße entspricht. 4 Punkte: Überdurchschnittliche, gute Darstellung bzw. Erfüllung der Anforderung, die insgesamt über dem Durchschnitt der Erwartungen des Auftraggebers liegt. 3 Punkte: Befriedigende Darstellung bzw. Erfüllung der Anforderung, die insgesamt qualitativ den Erwartungen des Auftraggebers entspricht. 2 Punkte: Ausreichende Darstellung bzw. Erfüllung der Anforderung, die aber insgesamt nur teilweise an die Erwartungen des Auftraggebers heranreicht. 1 Punkt: Mangelhafte Darstellung bzw. Erfüllung der Anforderung, die in weiten Teilen nicht an die Erwartungen des Auftraggebers heranreicht. 0 Punkte: Unzureichende Darstellung bzw. Erfüllung der Anforderung. Die Vergabe von anteiligen Punktwerten (=0,5 Punkte) zwischen 2 Bewertungspunkten ist möglich. Die bei den Kriterien (1) und (2) jeweils erreichte Punktzahl wird zu einem Gesamtwert summiert; zur Angebotsabgabe werden die 3 Bewerber mit dem höchsten Gesamtwert aufgefordert. Bei Punktegleichheit (Gesamtwert) entscheiden die höchsten Einzelbewertungen unter Kriterium (1) in absteigender Reihenfolge, beginnend bei der Referenz mit Nr. 1.
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Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Other
Kontakt
Kontaktperson: Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften - Generalverwaltung-
Frau Kerstin Henschel
Internetadresse: www.mpg.de 🌏

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2014-06-01 📅
Datum des Endes: 2016-05-31 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: 8407090222
Zusätzliche Informationen
Wichtiger Hinweis:
Der Teilnahmeantrag ist bis zum unter Ziffer IV.3.4 genannten Datum bei der unter Ziffer I.1 im Abschnitt „Angebote oder Teilnahmeanträge sind zu richten an“ hierfür vorgegebenen Anschrift komplett zweifach - inkl. aller geforderten Angaben, Erklärungen und Anlagen - in Papierform sowie zusätzlich zweifach elektronisch auf CD oder einem anderen gängigem Speichermedium z.b. USB-Stick (auch hier inkl. aller geforderten Angaben, Erklärungen und Anlagen in einer identisch aufgebauten und strukturierten Fassung des Teilnahmeantrages) einzureichen.
Mehr anzeigen
Teilnahmeanträge/Bewerbungsunterlagen per Fax und/oder E-Mail werden nicht zugelassen. Die Auswahl der Teilnehmer an den Verhandlungsgesprächen erfolgt unter Zugrundelegung der unter Ziffer IV.1.2 transparent ausgeführten Auswahlkriterien, eine entsprechende Einladung erfolgt gesondert. Die Verhandlungsgespräche sind für den 21. und 22.1.2014 terminiert (Ort: Generalverwaltung der MPG in München). Interessierte Bewerber, die einen Teilnahmeantrag einzureichen beabsichtigen, werden gebeten, beide Termine einzuplanen. Der konkrete Termin wird mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe (geplanter Versandtermin: 10.12.2013) mitgeteilt werden. Es wird erwartet, dass die Verhandlungsgespräche auf Seiten der Bewerber primär durch den vorgesehenen Projektleiter und den zu bennenden Projektmitarbeitern wahrgenommen werden.
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Die eingereichten Unterlagen werden nicht zurück geschickt. Kosten für die Teilnahme am Vergabeverfahren, insbesondere für die Erstellung von Bewerbungen und die Teilnahme an Verhandlungsgesprächen, werden nicht erstattet.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Oberbayern - Vergabekammer Südbayern
Postanschrift: Maximilianstr. 39
Postort: München
Postleitzahl: 80538
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer.suedbayern@reg-ob.bayern.de 📧
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 107 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 114 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 101a GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstösse unverzüglich nach Kenntnis bzw. – soweit die Vergabeverstösse aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind – bis zum Ablauf der Bewerbungs- bzw. Angebotsfrist gerügt wurden (§ 107 Abs. 3 Nr. 1– 3 GWB).
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Quelle: OJS 2013/S 208-360648 (2013-10-24)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2014-04-22)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V.
Postanschrift: (Generalverwaltung) Hofgartenstr. 8

Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-04-22 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-04-24 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 080-140419
Verweist auf Bekanntmachung: 2013/S 208-360648
ABl. S-Ausgabe: 80

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Bewertungsmatrix gemäß den Vergabeunterlagen (100)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2014-04-14 📅
Name: Eurokongress GmbH
Postanschrift: Schleissheimer Str. 2
Postort: München
Postleitzahl: 80333
Land: Deutschland 🇩🇪

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Oberbayern -Vergabekammer Südbayern-
Quelle: OJS 2014/S 080-140419 (2014-04-22)
Änderung einer Konzession/eines Auftrags während ihrer/seiner Laufzeit (2018-04-19)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 1 EUR 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Änderung einer Konzession/eines Auftrags während ihrer/seiner Laufzeit
Ort der Leistung
NUTS-Region: Deutschland 🏙️

Verfahren
Vergabekriterien
Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
E-Mail: vergabe@gv.mpg.de 📧

Referenz
Daten
Absendedatum: 2018-04-19 📅
Veröffentlichungsdatum: 2018-04-21 📅
Datum des Beginns: 2015-04-15 📅
Datum des Endes: 2018-04-14 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2018/S 078-174983
Verweist auf Bekanntmachung: 2014/S 080-140419
ABl. S-Ausgabe: 78
Zusätzliche Informationen
Es handelt sich um eine sog. soziale/andere besondere Dienstleistung im Bereich der Event-Organisation im Sinne der Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates (vgl. Anhang XIV) (CPV 79952000 = „Anhang XIV-Leistungen). Aufgrund der mittlerweile erforderlichen, immer längeren Vorläufe in der Veranstaltungsplanung und Reservierung von geeigneten Veranstaltungsräumlichkeiten musste die Jahresversammlung 2020 terminlich und räumlich bereits festgelegt werden. Selbst in einer Stadt wie Berlin sind die Auswahlmöglichkeiten begrenzt, und es ist zwingend notwendig, frühzeitig – spätestens im Frühjahr 2018 – die passenden Veranstaltungsräumlichkeiten zu buchen. Ein möglichst großer Vorlauf gilt ebenfalls für die Reservierung von Zimmerkontingenten und zusätzlichen Tagungsräumlichkeiten. Einhergehend mit der Buchung eines geeigneten Raumes für die Festversammlung, entwickelt der derzeitige Auftragnehmer bereits jetzt eine erste für den Raum passende Konzeption für die Veranstaltung. Ein umso größerer Zeitvorlauf garantiert in diesem Zusammenhang auch, dass die geeignetsten Moderatoren, Musiker etc. gebucht werden können und so die Durchführung eines angemessenen Events gewährleistet ist. Die vor allem auch konzeptionellen und kreativen Weichenstellungen müssen jetzt final festgelegt werden. Ein späterer Auftragnehmerwechsel und Eintritt eines neuen Dienstleisters ist nicht nur mit erheblichen Schwierigkeiten, sondern auch mit erheblichen Mehraufwand und damit höheren Kosten verbunden. Eine Übernahme fremder Konzeptionen und deren Umsetzung dürfte zudem weder einer homogen und repräsentativen Darstellung des Auftraggebers dienen noch einem neuen Dienstleister zumutbar sein. Aus den vorgenannten Gegebenheiten und erörterten Gründen ist eine Beauftragung der Organisation und Durchführung der Jahresversammlung 2020 gemäß § 132 Abs. 2 Nr. 2 GWB ohne Durchführung eines neuen Vergabeverfahrens notwendig und zulässig. Die Wertgrenze von 50 % des ursprünglichen Auftragswertes sowie der hier einschlägige Schwellenwert von 750 000 EUR wird nicht erreicht.
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Objekt
Umfang der Beschaffung
Bezeichnung des Loses: Abrufrahmenvertrag für die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen der Max-Planck-Gesellschaft
Kurze Beschreibung:
Abrufrahmenvertrag für die Organisation und Durchführung von Veranstaltungen der Max-PlanckGesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. (MPG) (wie z.B. Jahresversammlungen, Jubiläumsakte, Preisverleihungen u.ä.). Wesentliches Element dieses Abrufrahmenvertrages ist die Organisation und Durchführung der Jahresversammlung.
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Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. (MPG) führt als privatrechtlich organisierter Verein jährlich eine Mitgliederversammlung, umrahmt von diversen Teilveranstaltungen, durch.

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2018-03-28 📅

Referenz
Zusätzliche Informationen
Es handelt sich um eine sog. soziale/andere besondere Dienstleistung im Bereich der Event-Organisation im Sinne der Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlaments und des Rates (vgl. Anhang XIV) (CPV 79952000 = „Anhang XIV-Leistungen).
Aufgrund der mittlerweile erforderlichen, immer längeren Vorläufe in der Veranstaltungsplanung und Reservierung von geeigneten Veranstaltungsräumlichkeiten musste die Jahresversammlung 2020 terminlich und räumlich bereits festgelegt werden. Selbst in einer Stadt wie Berlin sind die Auswahlmöglichkeiten begrenzt, und es ist zwingend notwendig, frühzeitig – spätestens im Frühjahr 2018 – die passenden Veranstaltungsräumlichkeiten zu buchen.
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Ein möglichst großer Vorlauf gilt ebenfalls für die Reservierung von Zimmerkontingenten und zusätzlichen Tagungsräumlichkeiten.
Einhergehend mit der Buchung eines geeigneten Raumes für die Festversammlung, entwickelt der derzeitige Auftragnehmer bereits jetzt eine erste für den Raum passende Konzeption für die Veranstaltung. Ein umso größerer Zeitvorlauf garantiert in diesem Zusammenhang auch, dass die geeignetsten Moderatoren, Musiker etc. gebucht werden können und so die Durchführung eines angemessenen Events gewährleistet ist.
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Die vor allem auch konzeptionellen und kreativen Weichenstellungen müssen jetzt final festgelegt werden. Ein späterer Auftragnehmerwechsel und Eintritt eines neuen Dienstleisters ist nicht nur mit erheblichen Schwierigkeiten, sondern auch mit erheblichen Mehraufwand und damit höheren Kosten verbunden.
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Eine Übernahme fremder Konzeptionen und deren Umsetzung dürfte zudem weder einer homogen und repräsentativen Darstellung des Auftraggebers dienen noch einem neuen Dienstleister zumutbar sein.
Aus den vorgenannten Gegebenheiten und erörterten Gründen ist eine Beauftragung der Organisation und Durchführung der Jahresversammlung 2020 gemäß § 132 Abs. 2 Nr. 2 GWB ohne Durchführung eines neuen Vergabeverfahrens notwendig und zulässig.
Die Wertgrenze von 50 % des ursprünglichen Auftragswertes sowie der hier einschlägige Schwellenwert von 750 000 EUR wird nicht erreicht.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Regierung von Oberbayern Vergabekammer Südbayern
Postanschrift: Maximillianstr. 39
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Ein Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit der Auftragsvergabe nach § 132 Abs. 2 Nr. 2 GWB ist unzulässig, soweit mehr als 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union vergangen sind (§ 135 Abs. 2 Satz 2 GWB).
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Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Max-Planck-Gesellschaft z. F. d. W. Generalverwaltung; Sachgebiet Vergabemanagement
Postanschrift: Hofgarten 8
Postort: München
Postleitzahl: 80539
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabe@gv.mpg.de 📧
Quelle: OJS 2018/S 078-174983 (2018-04-19)