Abschluss eines Rahmenvertrages über die Lieferung von Software für das Büchereiwesen zum Einsatz für die bezugsberechtigten Kommunen

KDVZ Citkomm

Die KDVZ Citkomm mit ihrem Standort in Iserlohn ist ein kommunaler IT-Dienstleister für die angeschlossenen Kreise, Städte und Gemeinden sowie Drittanwender. Sie ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts in der Rechtsform eines Zweckverbandes. Sie wird von den 3 Kreisen Hochsauerlandkreis, Märkischer Kreis, Kreis Soest sowie von den 41 in diesen Kreisen liegenden Städten und Gemeinden getragen. Als kommunaler IT-Dienstleister bietet sie ihren Kunden Beratungen in allen Belangen der Informationstechnologie an und konzentriert sich auf kommunale Märkte. Die KDVZ Citkomm verfügt über umfangreiche Erfahrungen in den Bereichen Entwicklung, Anpassung und Betrieb kommunal-spezifischer Fachanwendungen.
Die der Citkomm angeschlossenen Kommunen benötigen im Bereich des Büchereiwesens den Einsatz einer geeigneten Software.
— Dienstleistungen: Aufstellung von Konzepten, Beratung Konvertierung, Anpassungs- und Implementierungsleistungen, Einweisung und Schulung,
— Softwarelizenzen einschließlich Softwarepflege und Support,
— Das Produkt muss für alle Bibliotheken der bezugsberechtigten Kommunen einsetzbar sein,
— Das Produkt wird ein bestehendes Verfahren ersetzen,
— Das bestehende Verfahren wird zurzeit bei der KDVZ Citkomm bei 19 Städten und Gemeinden der Größenordnung von 10 000 bis 90 000 Einwohner eingesetzt. Das Potential für den Auftrag liegt in diesem Bereich.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-06-13. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-04-29.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2013-04-29 Auftragsbekanntmachung
2013-06-26 Ergänzende Angaben
2013-07-30 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2013-04-29)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Verwaltungssoftwarepaket
Menge oder Umfang:
Das bestehende Verfahren wird zurzeit bei der KDVZ Citkomm bei 19 Städten und Gemeinden der Größenordnung von 10 000 bis 90 000 Einwohner eingesetzt. Das Potential für den Auftrag liegt in diesem Bereich (weitere Angaben zum Beschaffungsumfang werden die Vergabeunterlagen enthalten).
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Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Verwaltungssoftwarepaket 📦

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: KDVZ Citkomm
Postanschrift: Griesenbraucker Str. 4
Postleitzahl: 58640
Postort: Iserlohn
Kontakt
Internetadresse: http://www.citkomm.de 🌏

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-04-29 📅
Einreichungsfrist: 2013-06-13 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-05-03 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 086-145868
ABl. S-Ausgabe: 86
Zusätzliche Informationen
1. Die KDVZ Citkomm hat bei der Auftragsvergabe die Bestimmungen des Tariftreue- und Vergabegesetzes NRW (TVgG NRW) zu beachten. In der Folge haben Bieter sowie deren Nachunternehmer und Verleiher von Arbeitskräften, soweit diese jeweils bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die gemäß § 18 TVgG NRW erforderliche Verpflichtungserklärung abzugeben. Mit dem Angebot wird der Bieter auch erklären, bei der Auftragsdurchführung das geltende Gleichbehandlungsrecht zu beachten (§ 19 TVgG NRW). Entsprechende Vordrucke sind in den Vergabeunterlagen enthalten. 2. Für die Erstellung des Angebots sind die von der Vergabestelle zur Verfügung gestellten Vordrucke zwingend zu verwenden. 3. Mehrfachbeteiligungen, als Einzelbieter sowie als Mitglied einer/mehrerer Bietergemeinschaften sind nicht zulässig. 4. Es wird geprüft, ob der Bieter/die Bietergemeinschaft nach den von ihm/ihr eingereichten Angaben und Unterlagen grds. geeignet erscheint, die zu vergebenden Leistungen vertragsgerecht auszuführen. Soweit sich 1 Bieter/1 Bietergemeinschaft zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit und/oder der technischen Leistungsfähigkeit auf die Fähigkeiten und Kapazitäten anderer (auch verbundener) Unternehmen bezieht und insoweit für diese die geforderten Nachweise vorlegt, hat er/sie auf Verlangen innerhalb von 6 Kalendertagen nachzuweisen, dass ihm/ihr im Auftragsfall die Mittel dieser Unternehmen grds. zur Verfügung stehen. 5. Die Laufzeit dieses Rahmenvertrages, innerhalb der ein Abruf der vertragsgegenständlichen Leistungen erfolgen kann, beträgt 4 Jahre. Im Anschluss an die Einführung der Software in der jeweiligen Bibliothek ist eine Mindestpflege- und Wartungszeit von 4 Jahren sicherzustellen, die die Laufzeit der Rahmenvereinbarung überschreitet. 6. Es ist beabsichtigt, zur Bewertung eine zusätzliche Produktpräsentation/Teststellung mit allen Bietern durchzuführen, die ein bis wertungsfähiges Angebot abgegeben haben. Die Präsentation dient einerseits der Überprüfung/Verifizierung der Bieterangaben zur Erfüllung der im Pflichtenheft aufgelisteten Anforderungen sowie andererseits zur Bewertung der angebotenen Software im Hinblick auf deren Benutzerfreundlichkeit/Handling.
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Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Die KDVZ Citkomm mit ihrem Standort in Iserlohn ist ein kommunaler IT-Dienstleister für die angeschlossenen Kreise, Städte und Gemeinden sowie Drittanwender. Sie ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts in der Rechtsform eines Zweckverbandes. Sie wird von den 3 Kreisen Hochsauerlandkreis, Märkischer Kreis, Kreis Soest sowie von den 41 in diesen Kreisen liegenden Städten und Gemeinden getragen. Als kommunaler IT-Dienstleister bietet sie ihren Kunden Beratungen in allen Belangen der Informationstechnologie an und konzentriert sich auf kommunale Märkte. Die KDVZ Citkomm verfügt über umfangreiche Erfahrungen in den Bereichen Entwicklung, Anpassung und Betrieb kommunal-spezifischer Fachanwendungen.
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Die der Citkomm angeschlossenen Kommunen benötigen im Bereich des Büchereiwesens den Einsatz einer geeigneten Software.
— Dienstleistungen: Aufstellung von Konzepten, Beratung Konvertierung, Anpassungs- und Implementierungsleistungen, Einweisung und Schulung,
— Softwarelizenzen einschließlich Softwarepflege und Support,
— Das Produkt muss für alle Bibliotheken der bezugsberechtigten Kommunen einsetzbar sein,
— Das Produkt wird ein bestehendes Verfahren ersetzen,
— Das bestehende Verfahren wird zurzeit bei der KDVZ Citkomm bei 19 Städten und Gemeinden der Größenordnung von 10 000 bis 90 000 Einwohner eingesetzt. Das Potential für den Auftrag liegt in diesem Bereich.
Dauer: 48 Monate
Referenznummer: IVerw/Büchereiwesen
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Iserlohn.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
Jeder Bieter /jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft hat zur Beurteilung der persönlichen Lage mit dem Angebot folgende Angaben/ Unterlagen einzureichen:
1. schriftliche Unternehmensdarstellung/Firmenprofil (Erklärungsvordruck 1);
2. Handelsregisterauszug (nicht älter als 6 Monate) oder gleichwertige Bescheinigung einer Gerichts- oder Verwaltungsbehörde des Heimatlandes in beglaubigter Übersetzung;
3. Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe i.S.d § 6 EG Abs. 4 und Abs. 6 VOL/A vorliegen (in Angebotsvorduck enthalten);
4. Verpflichtungserklärung gem. § 18 Abs. 2 TVgG-NRW, dass der Auftrag mit Waren ausgeführt wird, die nachweislich oder gemäß einer entsprechenden Zusicherung unter Beachtung der ILO-Kernarbeitsnomen gewonnen oder hergestellt worden sind (Erklärungsvordruck 3);
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5. Verpflichtungserklärung i.S.d. § 19 Abs. 1 TVgG-NRW, bei der Durchführung des Auftrags das geltende Gleichbehandlungsrecht zu beachten (in Angebotsvordruck enthalten);
6. Angaben zu den unbefristet festangestellten Beschäftigten in den letzten 3 Gechäftsjahren (2010, 2011, 2012, ohne zu ihrer Ausbildung Beschäftigte) (Erklärungsvordruck 1).
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
Jeder Bieter/jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft hat zur Beurteilung der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit mit dem Angebot folgende Angaben/Unterlagen einzureichen:
(1) Angaben zum Gesamtumsatz des Unternehmens in den letzten 3 Geschäftsjahren (2010, 2011, 2012); soweit für das Jahr 2012 noch kein Jahresabschluss vorliegt, sind entsprechende vorläufige Beträge anzugeben (Erklärungsvordruck 1)
(2) Erklärung des darin enthaltenen Umsatzes für Projekte mit Büchereisoftwarebezug in den letzten 3 Geschäftsjahren (2010, 2011, 2012). Soweit für das Jahr 2012 noch kein Jahresabschluss vorliegt, sind entsprechende vorläufige Beträge anzugeben (Erklärungsvordruck 1);
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(3) Eigenerklärung über das Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung gemäß den Anforderungen unter Ziff. III.1.1 der Bekanntmachung oder Eigenerklärung, dass im Auftragsfall eine entsprechende Betriebshaftpflichtversicherung geschlossen wird (Erklärungsvordruck 2).
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Mindeststandards:
Der Bieter/zumindest ein Mitglied einer Bietergemeinschaft muss seit mindestens 3 Jahren Umsätze aus Projekten mit Büchereisoftwarebezug erzielen (Ausschlusskriterium).
Technische und berufliche Fähigkeiten:
Jeder Bieter/jede Bietergemeinschaft hat zur Beurteilung der technischen Leistungsfähigkeit mit dem Angebot folgende Angaben/Unterlagen einzureichen:
(1) Es sind Referenzen für das angebotene Produkt mit Angaben zum Referenzobjekt, Ausführungsort, Anschrift, Auftraggeber, Leistungsumfang, Anzahl Medieneinheiten und Ansprechpartner mit Telefonnummer vorzulegen (Erklärungsvordruck 4). Die Referenzen werden nur als vergleichbar angesehen, wenn
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(a) die Software in einer öffentlichen Bibliothek in Deutschland eingesetzt wird
(b) die Software seit mindestens 1 Jahr eingesetzt wird.
Es müssen mindestens Referenzen benannt werden für
(a) 2 Öffentliche Bibliotheken mit 1 Medienbestand zwischen 60 000 und 100 000 Medieneinheiten,
(b) 2 Öffentliche Bibliotheken mit 1 Medienbestand zwischen 30 000 und 60 000 Medieneinheiten sowie,
(c) 2 Öffentliche Bibliotheken mit 1 Medienbestand zwischen 10 000 und 30 000 Medieneinheiten.
(2) Benennung der Projekte, bei denen Erfahrungen bei der Migration der Daten vom derzeit in der Citkomm im Einsatz befindlichen Produkt Bibliotheca.net auf das angebotene Bibliotheksverfahren gesammelt werden konnten. Es wird gefordert, dass der Bieter bei bereits mindestens 1 Projekt die Konvertierung erfolgreich durchgeführt hat (Ausschlusskriterium). Das entsprechende Projekt ist als gesonderte Referenz zu benennen (Erklärungsvordruck 5).
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Mindeststandards:
Der Bieter/zumindest ein Mitglied einer Bietergemeinschaft muss über die mindestens geforderte Anzahl an vergleichbaren Referenzen verfügen (Ausschlusskriterien). Die Referenzen werden nur als vergleichbar angesehen, wenn
(a) die Software in einer öffentlichen Bibliothek in Deutschland eingesetzt wird
(b) die Software seit mindestens 1 Jahr eingesetzt wird.
Es müssen mindestens Referenzen benannt werden für
(a) 2 Öffentliche Bibliotheken mit einem Medienbestand zwischen 60 000 und 100 000 Medieneinheiten,
(b) 2 Öffentliche Bibliotheken mit einem Medienbestand zwischen 30 000 und 60 000 Medieneinheiten sowie,
(c) 2 Öffentliche Bibliotheken mit einem Medienbestand zwischen 10 000 und 30 000 Medieneinheiten.
Der Bieter/zumindest ein Mitglied einer Bietergemeinschaft muss bei bereits mindestens 1 Projekt die Konvertierung der Daten vom derzeit in der Citkomm im Einsatz befindlichen Produkt Bibliotheca.net auf das angebotene Bibliotheksverfahren erfolgreich durchgeführt haben (Ausschlusskriterien).
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Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien:
Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme für Personen- und für Sachschäden i.H.v. 500 000 EUR (je Schadensfall, 2-fach maximiert über die Vertragslaufzeit) und für Vermögensschäden i.H.v. 500 000 EUR (je Schadensfall, bis 500 000 EUR über die Vertragslaufzeit).
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Siehe für Details Vergabeunterlagen.
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: Siehe Vergabeunterlagen.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:
Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter. Zum Nachweis des Vorliegens einer Bietergemeinschaft muss eine ausdrückliche Erklärung der Bietergemeinschaft mit dem Angebot eingereicht werden, in welcher die Mitglieder der Bietergemeinschaft benannt werden sowie dasjenige Mitglied der Bietergemeinschaft, welches die Bietergemeinschaft im vorliegenden Vergabeverfahren gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt. Die vorbeschriebene Bietergemeinschafterklärung muss von sämtlichen Mitgliedern der Bietergemeinschaft unterzeichnet sein. Bietergemeinschaften haben außerdem mit dem Angebot ein Organigramm einzureichen, aus dem sich ergibt, für welche Teilbereiche die einzelnen Mitglieder der Bietergemeinschaft zuständig sein sollen.
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Sonstige besondere Bedingungen:
Siehe zur erbringenden Leistung die Vergabeunterlagen (insb. Verträge sowie Leistungsbeschreibung/Pflichtenheft).

Verfahren
Laufzeit der Rahmenvereinbarung in Jahren: 4
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2013-10-31 📅
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Qualität der angebotenen Leistung (60)
2. Preis (30)
3. Benutzerfreundlichkeit/Handling des angebotenen Produkts (10)
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Name: Kapellmann und Partner Rechtsanwälte
Postanschrift: Stadttor 1
Postort: Düsseldorf
Postleitzahl: 40219
Kontaktperson: Dr. Hendrik Röwekamp
E-Mail: vergabemanagement@kapellmann.de 📧
Fax: +49 21160050091 📠
URL für weitere Informationen: http://www.kapellmann.de 🌏
URL der Dokumente: http://www.kapellmann.de 🌏
URL der Teilnahme: http://www.kapellmann.de 🌏

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: IVerw/Büchereiwesen
Zusätzliche Informationen
1. Die KDVZ Citkomm hat bei der Auftragsvergabe die Bestimmungen des Tariftreue- und Vergabegesetzes NRW (TVgG NRW) zu beachten. In der Folge haben Bieter sowie deren Nachunternehmer und Verleiher von Arbeitskräften, soweit diese jeweils bereits bei Angebotsabgabe bekannt sind, die gemäß § 18 TVgG NRW erforderliche Verpflichtungserklärung abzugeben. Mit dem Angebot wird der Bieter auch erklären, bei der Auftragsdurchführung das geltende Gleichbehandlungsrecht zu beachten (§ 19 TVgG NRW). Entsprechende Vordrucke sind in den Vergabeunterlagen enthalten.
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2. Für die Erstellung des Angebots sind die von der Vergabestelle zur Verfügung gestellten Vordrucke zwingend zu verwenden.
3. Mehrfachbeteiligungen, als Einzelbieter sowie als Mitglied einer/mehrerer Bietergemeinschaften sind nicht zulässig.
4. Es wird geprüft, ob der Bieter/die Bietergemeinschaft nach den von ihm/ihr eingereichten Angaben und Unterlagen grds. geeignet erscheint, die zu vergebenden Leistungen vertragsgerecht auszuführen. Soweit sich 1 Bieter/1 Bietergemeinschaft zum Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit und/oder der technischen Leistungsfähigkeit auf die Fähigkeiten und Kapazitäten anderer (auch verbundener) Unternehmen bezieht und insoweit für diese die geforderten Nachweise vorlegt, hat er/sie auf Verlangen innerhalb von 6 Kalendertagen nachzuweisen, dass ihm/ihr im Auftragsfall die Mittel dieser Unternehmen grds. zur Verfügung stehen.
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5. Die Laufzeit dieses Rahmenvertrages, innerhalb der ein Abruf der vertragsgegenständlichen Leistungen erfolgen kann, beträgt 4 Jahre. Im Anschluss an die Einführung der Software in der jeweiligen Bibliothek ist eine Mindestpflege- und Wartungszeit von 4 Jahren sicherzustellen, die die Laufzeit der Rahmenvereinbarung überschreitet.
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6. Es ist beabsichtigt, zur Bewertung eine zusätzliche Produktpräsentation/Teststellung mit allen Bietern durchzuführen, die ein bis wertungsfähiges Angebot abgegeben haben. Die Präsentation dient einerseits der Überprüfung/Verifizierung der Bieterangaben zur Erfüllung der im Pflichtenheft aufgelisteten Anforderungen sowie andererseits zur Bewertung der angebotenen Software im Hinblick auf deren Benutzerfreundlichkeit/Handling.
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Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer bei der Bezirksregierung Arnsberg
Postanschrift: Seibertzstr. 1
Postort: Arnsberg
Postleitzahl: 59821
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@bezreg-arnsberg.nrw.de 📧
Telefon: +49 2931822759 📞
Internetadresse: http://www.bezreg-arnsberg.nrw.de/vergabekammer.html 🌏
Fax: +49 29318240322 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Es wird ausdrücklich auf die Rügeobliegenheiten sowie auf die Präklusionsregelungen gemäß § 107 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis Nr. 4 GWB hingewiesen. § 107 Abs. 3 Satz 1 GWB lautet:
„Der Antrag ist unzulässig, soweit
1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat,
2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,
4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.“
Der Auftraggeber betrachtet eine solche Rüge als „unverzüglich“ i.S.d. § 107 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB, die innerhalb von 6 Kalendertagen ab Kenntnis des Bieters von dem vermeintlichen Verstoß gegen Vergabebestimmungen erfolgt.
Quelle: OJS 2013/S 086-145868 (2013-04-29)
Ergänzende Angaben (2013-06-26)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-06-26 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-06-28 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 124-212224
Verweist auf Bekanntmachung: 2013/S 86-145868
ABl. S-Ausgabe: 124
Quelle: OJS 2013/S 124-212224 (2013-06-26)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2013-07-30)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-07-30 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-08-01 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 148-257252
ABl. S-Ausgabe: 148

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Preis (30)
2. Qualität (60)
3. Benutzerfreundlichkeit/Handling (10)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2013-07-30 📅
Name: Datronic IT-Systeme GmbH & Co. KG
Postort: Augsburg
Land: Deutschland 🇩🇪

Referenz
Kennungen
Nummer der Bekanntmachung im Amtsblatt S: 2013/S 124-212224
Quelle: OJS 2013/S 148-257252 (2013-07-30)