Administration von Zuwendungsprojekten im Rahmen der Initiative Neue Qualität der Arbeit

Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS)

1. Ziel des Auftrags
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) beabsichtigt, einen externen Dienstleister mit der Administration von Transfer-, Strategie- und Modellprojekten im Rahmen der Programms "Neue Qualität der Arbeit" zu beauftragen. Die zu vergebende Projektträgerschaft soll das BMAS durch Übernahme von wissenschaftlich-technischen sowie verwaltungsmäßigen Aufgaben bei der Prüfung und Bewilligung von Zuwendungen im Rahmen des Programms entlasten. Auf der Grundlage der entsprechenden Zuarbeiten durch den Auftragnehmer entscheidet das BMAS über die Förderung der einzelnen Projekte. Zudem soll der Auftragnehmer maßgeblich die Fortentwicklung der Projekte bzw. des Förderprogramms – in enger Zusammenarbeit mit den für Transfer- und Medienarbeit zuständigen Einheiten – vorantreiben.
2. Hintergrund des Auftrags
Der Strukturwandel in der Wirtschafts- und Arbeitswelt, der sich weiter verschärfende globale Wettbewerb und der demografische Wandel hin zu einer älter werdenden Erwerbsbevölkerung stellen Unternehmen, Beschäftigte und die Gesellschaft insgesamt vor gewaltige Herausforderungen. Für das BMAS ist angesichts dieser Entwicklungen die Gestaltung einer modernen, zukunftsfähigen Arbeitswelt ein Kernanliegen. In diesem Zusammenhang fördert das BMAS Projekte, die nachhaltig zum Erhalt und zur Förderung der Arbeits- und Beschäftigungsfähigkeit beitragen. Ziel ist sowohl die Umsetzung und der Transfer von Erkenntnissen und Instrumenten zum demografischen Wandel, als auch die Entwicklung und Erprobung betrieblicher Gestaltungslösungen sowie deren breite öffentliche Darstellung. Die Projekte werden in die Umsetzungsstrategie der Initiative Neue Qualität der Arbeit eingebunden.
3. Gegenstand des Auftrags
Der zu vergebende Auftrag umfasst die Projektträgerschaft im Rahmen der Initiative Neue Qualität der Arbeit. Hierunter fallen insbesondere:
— Übernahme von verwaltungstechnischen/administrativen Aufgaben bei der Vorbereitung und Bewilligung von Zuwendungen ggf. einschließlich eigenverantwortlicher Bescheiderteilung im Rahmen einer Beleihung (s.u. 3.4 Bedarfsposition),
— Übernahme der wissenschaftlichen und fachlichen Begleitung der Projekte, vor dem Hintergrund der jeweils gültigen Bekanntmachung und ihrer zentralen Ziele,
— Förderung von Synergien der Projekte untereinander sowie zwischen Projekten und regionalen sowie überregionalen Akteuren der Initiative Neue Qualität der Arbeit,
— Proaktive und vorausschauende Aufbereitung zentraler Meilensteine innerhalb der Projektförderung zum Zwecke einer zielgerichteten Kommunikation,
— Systematische Unterstützung der Projekte bei der öffentlichen Darstellung ihrer Ergebnisse sowie enge Zusammenarbeit mit den für die Öffentlichkeitsarbeit zuständigen Einheiten,
— Beratung bei der konzeptionellen Fortentwicklung der Projektförderung,
— Unterstützung/Zusammenarbeit mit weiteren Beteiligten, z. B. einem externen Evaluator.
Eine präzise Bestimmung des Leistungsumfanges ist hinsichtlich des Umfangs und der Laufzeit der Projekte sowie der Anzahl der Projektbeteiligten im Voraus nicht möglich. Im Rahmen des vorgesehenen Verhandlungsverfahrens werden die nachstehend beschriebenen Leistungen daher näher zu konkretisieren sein. Ein hoher Stellenwert wird dabei - unter Berücksichtigung der haushaltsrechtlichen Rahmenbedingungen – einer besonders kunden- und serviceorientierten Umsetzung der ausgeschriebenen Leistung gegenüber den Zuwendungsnehmern beigemessen; deren konkrete Ausgestaltung (z. B. an einem Fallbeispiel) ebenfalls Gegenstand des Verhandlungsverfahrens sein wird.
3.1 Umfang der Projektförderung zur Darstellung des Leistungsumfangs
Der Umfang der Projektförderung bemisst sich nach den verfügbaren Haushaltsmitteln. Nach der bisherigen unverbindlichen mittelfristigen Finanzplanung des BMAS stehen für die Bewilligung von neuen Projekten jährlich ca. 4 bis 5 Mio. EUR zur Verfügung. Inwiefern diese Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen, hängt von künftigen Haushaltsaufstellungen ab.
Zurzeit werden 42 Projekte im Programm „Neue Qualität der Arbeit“ gefördert. Jährlich sollen 12 bis 15 neue Projekte bewilligt werden. Die Projekte haben eine Laufzeit von ein bis drei Jahren bei einem Fördervolumen über die Gesamtlaufzeit von bis zu 1 Mio. EUR pro Zuwendung (in Einzelfällen liegen die Fördersummen auch höher).
Die Projektadministration durch den Auftragnehmer/die Auftragnehmerin erfolgt unter Beachtung der
— Vorschriften der Bundeshaushaltsordnung - BHO (§§ 23, 44 BHO sowie Verwaltungsvorschriften und Allgemeine Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung - ANBest-P und den Abrufrichtlinien des Bundes) sowie den
— Vorschriften des Tarifrechts für den öffentlichen Dienst (z. B. Stellenbewertung, Besserstellungsverbot).
3.2 Aufgaben im Rahmen der Administration von Projekten
Die Administration der unter 3.1 beschriebenen Projektförderung, einschließlich Weiterführung und Abschluss der vor dem Vertragsbeginn der ausgeschriebenen Leistung bewilligten Projekte umfasst jeweils sämtliche Schritte der Zuwendungsverfahren gemäß Vorschriften der BHO:
— Beratung von Förderinteressenten und Antragstellern,
— Mitwirkung bei der Erarbeitung von Förderbekanntmachungen,
— Koordination und Mitwirkung* bei der Bewertung und Auswahl der Projekte,
— Zuwendungsrechtliche Bearbeitung der vom BMAS abschließend zur Förderung ausgewählten Anträge gem. §§ 23, 44 BHO und den dazu ergangenen Verwaltungsvorschriften und den Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (AN-Best-P) einschließlich der Dokumentation der Antragsprüfung,
— Erfassen der Projekte in der Zuwendungsdatenbank des Bundes (ZWDB) und laufende Pflege der Datensätze (technische Voraussetzungen für einen Zugang zur ZWDB sind obligatorisch)
— Pflege und (Weiter-)Entwicklung einer Projektdatenbank sowie Übernahme Bestandsdaten; hierzu sind einschlägige IT-Kenntnisse erforderlich
— Nachhalten von Terminen zur Abgabe von Sachstands-, Zwischen- und Abschlussberichten (s. a. unter 3.3)
— Fristgerechte Prüfung der Verwendungsnachweise (Zwischen- und Endverwendungsnach-weise) einschließlich der Dokumentation der Prüfungsergebnisse
— Jährliche Unterrichtung des BMAS (Geschäftsbericht) über
— Tätigkeiten im Rahmen der Verwendungsnachweisprüfung und ggf. Beleihung (s. u. 3.4.),
— bisher getätigte Arbeitsschritte und -ergebnisse (fachlich und finanziell),
— sowie über den geplanten weiteren Arbeitsverlauf in quartalsmäßigen Berichten (Übersicht der gestellten Projektanträge sowie der beantragten und bewilligten Fördermittel und deren Mittelabfluss)
— Information des BMAS bei erheblichen Abweichungen vom geplanten Verlauf und bei besonderen Vorkommnissen (z. B. vorzeitige Beendigung eines Vorhabens, notwendige Zieländerungen, erhebliche Abweichungen von der Planung) sowie Dokumentation der Ergebnisse
— Bericht vorab über Entscheidungen zu Aufhebungs- und Erstattungsbescheide, Änderungsbescheide zwecks zusätzlicher Mittelbewilligung und -auszahlung sowie Maßnahmen der Zwangsvollstreckung wegen eines Betrages von mehr als 2.000,00 Euro und Abstimmung des weiteren Vorgehens mit dem BMAS
— Zuarbeit zu ad hoc-Anfragen aus dem BMAS (u. a. Erstellung von Übersichten außerhalb der Berichtszeiträume, Textbeiträge zu Anfragen mit Projektbezug)
— Teilnahme an Abstimmungstreffen mit BMAS und/oder Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) sowie anderen Dienstleistern des BMAS im Rahmen der Projektförderung
— der Austausch von Akten wird per Kurierdienst durch den Auftragnehmer/die Auftragnehmerin sichergestellt
* Pro jährlicher Projektausschreibung sind die eingereichten Projektskizzen administrativ zu bearbeiten und in einer 1. Runde auf Grundlage einer vorgefertigten Bewertungsmatrix zu bewerten (in den Projektrunden 2012 und 2013 wurden 270 bzw. 160 10-seitige-Projektskizzen eingereicht). Im Ergebnis werden ca. 12–15 Teilnehmer zur Einreichung eines förmlichen Projektantrages aufgefordert.
3.3 Aufgaben im Rahmen der fachlichen Begleitung von Projekten
- Beteiligung an Beratungen von Fachgremien z. B. Projektbeiräte (pro Projekt jährlich ein bis zwei Termine im Rahmen der fachlichen Begleitung)
— Erstellung und Umsetzung geeigneter Instrumente zum Informationsaustausch zwischen Projektbeteiligten, regionalen und überregionalen Akteuren der Initiative Neue Qualität der Arbeit sowie BAuA, BMAS und anderen Dienstleistern des BMAS im Rahmen der Projektförderung
— Organisation und Durchführung eines jährlichen Projektetreffens
— Koordination und Mitarbeit bei der fachlichen Bewertung von Sachstands-, Zwischen- und Abschlussberichten in Abstimmung mit dem BMAS und ggf. der BAuA
— Unterstützung und Beratung bei der Auswertung von projekt- und programmbezogenen Evaluationen
— Identifizierung von Projektinhalten, die sich für eine breite öffentliche Kommunikation eignen sowie Vorschläge für die Umsetzung und den Transfer der Projektinhalte und -ergebnisse (in Abstimmung mit dem BMAS)
— enge Zusammenarbeit und Abstimmung mit den fachlichen Projektbegleitern von BAuA und BMAS sowie der für die Öffentlichkeitsarbeit zuständige Agentur
— Mitwirkung bei der Erstellung von Pressemitteilungen, Newslettern sowie sonstigen öffentlichkeitswirksamen Maßnahmen
— Mitarbeit bei der Weiterentwicklung des Programms und bei der Entwicklung von thematischen Förderschwerpunkten
Die fachliche Begleitung der Projekte durch die BAuA und BMAS ist abhängig von den Inhalten sowie der politischen Relevanz der Projekte und den jeweiligen Personalkapazitäten.
3.4 Bedarfsposition: Aufgaben im Rahmen der Beleihung
Eine Beleihung des Auftragnehmers nach § 44 BHO ist beabsichtigt. Unter anderem wird die Beleihung davon abhängen, dass die Voraussetzungen gem. Ziffer 19 und 20 VV-BHO zu § 44 BHO erfüllt und evtl. erforderliche Einwilligungen erteilt sind. Die Beleihung ist daher eine einseitige Option des BMAS im Einvernehmen mit dem BMF. Ein Anspruch auf Beleihung besteht nicht.
Im Rahmen der Beleihung find folgende Tätigkeiten zu erbringen:
— Erlass der Zuwendungsbescheide mit Nebenbestimmungen zum Zuwendungsbescheid (VV Nr. 5 zu § 44 BHO),
— Erlass von Ablehnungs-, Änderungs- und Rückforderungsbescheiden gemäß VwVfg,
— Anhörung gemäß § 28 VwVfG,
— Erhebung von Zinsen gemäß § 49a VwVfG,
— Treuhänderische Verwaltung von Bundesmitteln und Weiterleitung an die Projektnehmer,
— Selbstständige Bearbeitung von Rechtsangelegenheiten (z. B. bei der Rücknahme oder dem Widerruf von Verwaltungsakten sowie bei der Geltendmachung von Forderungen) in Abstimmung mit dem BMAS.
Hierzu wird der Auftragnehmer mit hoheitlichen Rechten zur Bescheiderteilung beliehen werden. Die konkreten Regelungen zur Beleihung sind im Werkvertrag enthalten. Die Beleihung erfolgt durch Verwaltungsakt nach Maßgabe der Ziffer 20.2 der Verwaltungsvorschrift zu § 44 BHO (VV-§ 44 BHO).
4. Zeitplan und optionale Verlängerung
Die Projektträgertätigkeit ist ab dem Tag der Zuschlagserteilung (ggf. auch ohne Aufgaben im Rahmen der Beleihung) in vollem Umfang aufzunehmen. Für die Übergabe und Einarbeitung steht maximal ein Zeitraum von 3 Monaten zur Verfügung. Danach darf eine ggf. weitere notwendige Einarbeitungszeit nicht zu Verzögerungen in der Auftragsbearbeitung führen.
Die Leistungen sind über eine Dauer von zunächst 36 Monaten zu erbringen, beginnend voraussichtlich am 1.1.2014. Das BMAS behält sich eine einseitige Option zur Verlängerung (ggf. auch ohne Aufgaben im Rahmen der Beleihung) des Auftrags um weitere 12 Monate vor.
5. Erfüllungsort
Erfüllungsort ist Berlin.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-08-30. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-07-31.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt: