Auftrag über Management- und IT-gestützte Abrechnungsleistungen in der Abfallwirtschaft nebst Erwerb eines Geschäftsanteils

Kreis Dithmarschen

Der Kreis Dithmarschen ist für sein Kreisgebiet Träger der Abfallentsorgung. Er ist zuständig für die Entsorgung der in seinem Gebiet angefallenen und überlassenen Abfälle aus privaten Haushaltungen und Abfällen zur Beseitigung aus anderen Herkunftsbereichen. Der Kreis hat etwa ca. 134 000 Einwohner, ca. 55000 anschlusspflichtige Privatgrundstücke und ca. 2 500 Gewerbebetriebe und sonstige Einrichtungen, die an die öffentliche Abfallentsorgung angeschlossen sind. Mit der Durchführung der ihm obliegenden Abfallentsorgungsaufgabe hat der Kreis die Abfallwirtschaftsgesellschaft Dithmarschen mbH (AWD) bis zum 31.12.2014 umfassend beauftragt. Als eigene Aufgabe obliegt der AWD die Pflicht zur Entsorgung von Abfallen zur Beseitigung aus anderen Herkunftsbereichen aufgrund einer, bis zum 31.12.2025 befristeten Pflichtenübertragung. Ferner beschäftigt sich die AWD auch mit der Entsorgung von Abfällen zur Verwertung aus anderen Herkunftsbereichen. Die AWD hat mit der Durchführung der operativen Leistungen (Sammlung und dem Transport der Abfälle sowie deren weitere Entsorgung) wiederum Subunternehmer beauftragt. Die übrigen Leistungen (zum Beispiel: Organisation, Planung, Steuerung der Abfallwirtschaft, Abrechnung und Einzug der Abfallentgelte für den Kreis, Kundenbetreuung, Öffentlichkeitsarbeit, nachfolgend als Abfallmanagementleistungen bezeichnet) führt die AWD selbst durch. Der Kreis Dithmarschen besitzt 51 % der Geschäftsanteile an der Abfallwirtschaftsgesellschaft Dithmarschen (AWD). 49 % hält bisher ein privater Dritter. Gegenstand der Ausschreibung ist die Übernahme des 49 %-Anteils des privaten Dritten an der AWD, die der Kreis weiterhin mit den Abfallmanagementleistungen und den operativen Leistungen mit Wirkung vom voraussichtlich und frühestens zum 1.1.2015 beauftragen wird, wobei die AWD grundsätzlich auch zukünftig Drittunternehmen mit der Durchführung der operativen Leistungen unterbeauftragen soll. Der Bieter soll die AWD bei der Durchführung der Abfallmanagementleistungen durch eigene Leistungen unterstützen; diese Unterstützungsleistungen sind ebenfalls Gegenstand der Ausschreibung. Hinsichtlich der Übernahme von 49 % der Geschäftsanteile an der AWD durch den Bieter hat sich der private Gesellschafter grundsätzlich bereit erklärt, seine Geschäftsanteile zu veräußern (eine Veräußerung entfällt, wenn sich der bisherige private Gesellschafter ebenfalls auf diese Ausschreibung bewirbt und den Zuschlag erhält). Die Veräußerung des Geschäftsanteils soll voraussichtlich und frühestens zum Ablauf des 31.12.2014 erfolgen. Der Kaufpreis für die Geschäftsanteile wird für alle Bieter in gleicher Höhe vom Kreis vorgegeben – ermittelt auf Grundlage einer Begutachtung durch einen Wirtschaftsprüfer.
Operativ hat der zukünftige Mitgesellschafter einen Geschäftsführer der AWD zu stellen. Dieser wird arbeitsrechtlich Mitarbeiter des Mitgesellschafters bleiben und im Rahmen der Zusammenarbeit durch den Gesellschafter vollzeit „beigestellt". Die im Rahmen des vorgeschalteten Teilnahmewettbewerbs für geeignet befundenen und ausgewählten Bieter erhalten im weiteren Verfahren ggf. die Gelegenheit, sich im Rahmen einer Due Diligence (Unternehmensanalyse) über die Chancen und Risiken des Erwerbes der Geschäftsanteile zu informieren. Zudem ist – wie erwähnt - Gegenstand der Ausschreibung die Beauftragung der AWD mit den nachfolgend beschriebenen Abfallmanagementleistungen, zu deren Durchführung die AWD teilweise Unterstützungsleistungen des Bieters benötigt:
1. Organisation, Planung, Abwicklung und Steuerung der Abfallwirtschaft im Kreis Dithmarschen. Der Bieter hat die AWD bei dieser Aufgabe insbesondere dadurch zu unterstützen, dass er seine Erfahrungen in der Abfallwirtschaft an die AWD weitergibt und ein Forum zum Erfahrungsaustausch auch mit anderen in der öffentlichen Abfallwirtschaft tätigen Gesellschaften oder sonstigen Körperschaften bietet;
2. Betreuung und Verwaltung von Entsorgungsverträgen des Kreises und der AWD;
3. Kundenbetreuung;
4. Öffentlichkeitsarbeit, Kommunikation, Abfallberatung;
5. Abrechnung und Einzug von Abfallgebühren und Entgelten;
6. Gestellung einer qualifizierten hochwertigen Abrechnungssoftware.
Diese muss in der Lage sein, die Veranlagung von Abfallentgelten insbesondere auf Basis der AGB des Kreises Dithmarschen nebst Tarifordnung und der Allgemeinen Entsorgungsbedingungen nebst Tarifordnung sowie alle damit zusammenhängenden brechnungsprozesse einschließlich des Mahn- und Inkassowesens durchzuführen und ordnungsgemäß zu verbuchen. Die Dokumente finden sich auf der Homepage der AWD: www.awd-online.de
Soweit die Verbuchung der Entgelte nicht in einer Entgeltabrechnungssoftware erfolgt, ist sicherzustellen, dass die Programme miteinander kompatibel sind. Die Abrechnungssoftware muss in der Lage sein, die notwendigen Daten ordnungsgemäß unter Beachtung des Datenschutzes zu speichern und zu verarbeiten.
Es ist sicher zu stellen, dass von der AWD jederzeit Auskunft über die aktuelle Entgeltveranlagung sowie die der vergangenen Jahre gegeben werden kann. Dazu ist unter anderem der Altdatenbestand von der bisher genutzten Abrechnungssoftware zu übernehmen;
7. Gestellung allgemeiner Bürosoftware einschließlich eines modernen online-banking-Programms und sonstiger IT-Leistungen incl. Administration im Rahmen eines vom Bieter vorzuhaltenden Rechenzentrums mit entsprechenden Anbindungsmöglichkeiten für die AWD;
8. Gestellung eines Archivierungsprogramms (inkl. Datenübernahme) mit Verbindung zur Abrechnungssoftware nach Ziffer 6 (sowohl für den Kundenkreis der Privathaushalte als auch für die gewerblichen Kunden);
9. Durchführung von Aufgaben eines Lettershops mit eigenen Ressourcen oder Sicherstellung dieser Dienstleistung durch zuverlässige und fachkundige beauftragte Dritte;
10. Entgeltkalkulation;
11. Finanzbuchhaltung;
12. Controlling (durch jeweils beizeiten durch den Bieter zur AWD entsandten Controller).
Die Unterstützungsleistungen des Bewerbers benötigt die AWD insbesondere bei den Leistungen Ziffer 1. und 5. bis 12. Für die Durchführung der Leistungen nach Ziffer 5. hat der Bewerber die nach Ziffer 6. geforderte Abrechnungssoftware zu stellen. Bei der Entgeltkalkulation gemäß Ziffer 10. hat der Bewerber der AWD Unterstützung zu leisten . Bei der Leistung nach Ziffer 11. und 12. hat der Bewerber die AWD dadurch zu unterstützen, dass er eine qualifizierte Finanzbuchhaltungssoftware vorhält und die notwendige Buchhaltung und das Controlling vornimmt. Beim Controlling (Ziffer 12.) ist die AWD ferner durch ein vom Bieter zur AWD entsandten Controller zu unterstützen. Die vorstehende Auftragsbeschreibung dient allein dem Zweck, den Bewerbern einen frühzeitigen Überblick über die geforderten Leistungen zu geben. Maßgeblich für das spätere Angebot sind allein die Vergabeunterlagen, die in Einzelfällen von der vorstehenden Beschreibung und den übrigen Angaben in dieser Bekanntmachung abweichen können. Diese werden nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbes verschickt.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-06-14. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-05-14.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• • Service Plus GmbH

Wer?

• • Kreis Dithmarschen

Wie?

• • Datendienste › Datenverarbeitung

Wo?

• • Schleswig-Holstein › Dithmarschen