Auslagerung von Patientenakten und weiterem Archivgut des Universitätsklinikums Heidelberg an einen externen Dienstleister mit konventioneller, optional elektronischer Bereitstellung
Auslagerung von Patientenakten und weiterem Archivgut des Universitätsklinikums Heidelberg an einen externen Dienstleister mit konventioneller, optional elektronischer Bereitstellung.
Allgemeine Kennzahlen.
Das Klinikum der Universität Heidelberg erfüllt die Aufgaben der medizinischen Maximalversorgung sowie der medizinischen Forschung und Lehre. Das Universitätsklinikum Heidelberg hat dabei die Rechtsform einer Anstalt des öffentlichen Rechts. Folgende allgemeine Kennzahlen geben einen Einblick über die Größe und den Leistungsumfang des Hauses im Jahre 2012:
Anzahl der Kliniken 30,
Anzahl der Abteilungen 82,
Anzahl Planbetten 1 923,
Anzahl vollstationärer Fälle 75 000/Jahr,
Anzahl teilstationärer Fälle 39 000/Jahr,
Anzahl ambulanter Fälle 430 000/Jahr.
Tabelle 2-1: Kennzahlen Universitätsklinikum Heidelberg:
Das Universitätsklinikum Heidelberg ist innerhalb des Stadtgebietes Heidelberg auf 2 Standorte verteilt: Altklinikum in Bergheim und dem Klinikring im Neuenheimer Feld. Weiterführende Informationen zu den organisatorischen Strukturen und den Aufgaben des Universitätsklinikums Heidelberg finden sich unter
www.klinikum.uni-heidelberg.de
Ist-Zustand der Archivierung:
Allgemeines:
Die Gebäude des Heidelberger Universitätsklinikums sind auf zwei Standorte verteilt. Seit gut 10 Jahren werden die Kliniken durch Neubauten im Neuenheimer Feld zusammengeführt.
Der Neubau der Inneren Medizin war der erste Klinikbau ohne Archivfläche für Patientenakten. Im Jahre 2004 wurden am Universitätsklinikum die ersten Patientenakten der Medizinischen Klinik digitalisiert.
Mittlerweile sind alle Kliniken, bis auf die Psychiatrische Klinik, aus dem Bereich Bergheim in Neubauten im Neuenheimer Feld umgezogen.
Der Neubau der Chirurgischen Klinik befindet sich in der Planungsphase.
Alle Neubauten bieten keine Archivflächen für Patientenakten.
Im Jahre 2005 wurde das Digitale Archiv HYDMedia der Firma Agfa eingeführt.
Seither erfolgt eine sukzessive Umstellung aller klinischen Bereiche von konventioneller auf digitale Archivierung über ersetzendes Scannen. Die Umstellung im Klinikum ist nahezu abgeschlossen. Somit ist der Zuwachs an konventionellen Patientenakten eher gering.
Patientenakten werden seit ca. 2004 als sogenannte „Präsenzakten“ geführt, die nach Besuchs- bzw. stationärem Behandlungsende zur Digitalisierung weitergegeben werden. Die Scanndienstleistung erfolgt über Inhouse-Verarbeitung durch einen externen Scanndienstleister.
Im Anschluss an die Digitalisierung werden die Akten mikroverfilmt und 12 Wochen nach digitaler Archivierung vernichtet.
Seither werden auch sukzessive zahlreiche Subsysteme an das digitale Archiv angebunden.
Die Abteilung „Zentrales Aktenmanagement“ (ZAM) des Zentrums für Informations- und Medizintechnik (ZIM) ist für die Abläufe vor, während und nach der Digitalisierung von Patientenunterlagen zuständig.
Weiterführende Informationen entnehmen Sie bitte folgender Website:
http://www.klinikum.uni-heidelberg.de/Zentrales-Aktenmanagement.118865.0.html
Zentrale Altarchive in Wieblingen und Kirrlach.
Das Universitätsklinikum betreibt 2 Zentrale Altarchive mit je 2 Hallen im näheren Umkreis von Heidelberg. Die Lagerkapazität beträgt hier insgesamt 30 000 laufende Meter und ist vollständig erschöpft.
Neben ambulanten und stationären Patientenakten aus verschiedenen Kliniken sind dort auch administrative Unterlagen aus dem Verwaltungsbereich (Rechnungen, Belege, Personalakten, Eingangspost…), Studienunterlagen, Unterlagen aus Instituten (z. B. Institut für Rechtsmedizin), Röntgenunterlagen (Restbestand Tüten mit Bestrahlungsplanungen = BPL ) eingelagert.
Die Vernichtungsfristen entnehmen Sie bitte der Anlage 6.3.
Dezentrale Klinikarchive:
Dezentrale Patientenaktenarchive werden noch in folgenden Altbauten geführt:
— Chirurgische Klinik,
— Zentrum für Psychosoziale Medizin (Psychosomatik & Kinder- & Jugendmedizin),
— Orthopädische Klinik,
— Alte Kinderklinik,
— Tochterkliniken: Thoraxklinik und KKH Heppenheim.
Auch hier sind die Lagerkapazitäten erschöpft.
Röntgenunterlagen:
Radiologische Unterlagen (Bilder, Befunde von CT, MRT, Neuro-Rad, BPL) wurden bis zum klinikumsweiten PACS-Rollout ab 2003 produziert und müssen für 10 bzw. 30 Jahre konventionell archiviert werden. Ein Großteil dieser radiologischen Unterlagen wurde bereits an einen externen Dienstleister ausgelagert.
Gesamtbetrachtung der Archivierung.
Noch wenige klinische Bereiche am Universitätsklinikum erzeugen konventionelle Patientenunterlagen.
Die jährlich zu erwartende Auslagerungsmenge beträgt ca. 75 Paletten (zw. 450 bis 600 lfd. m), davon entfallen ca. 55 Paletten allein nur auf Studienunterlagen (*siehe 2.3).
Dagegen wuchs das Digitale Archiv in den letzten 4 Jahren von 2009 – 2012 durchschnittlich um ca. 9 899 899 elektronische Seiten an.
Die Anzahl der elektronischen Seiten im Digitalen Archiv in 2012 liegt bei 76.409.019.
Projekte zur digitalen Archivierung.
Studienakten:
Präsenzakten mit studienrelevanten Quelldokumenten sind Patientenakten von Studienteilnehmern. Diese werden zunächst wie normale Präsenzakten behandelt, aber deren papierbasierte Behandlungsunterlagen müssen nach dem Digitalisierungsvorgang für spätere Monitorings weiterhin in Papierform verfügbar sein, um auch hierfür die vom Studiengeber geforderte rechtssichere und GCP-konforme Archivierung zu gewährleisten.
Daher müssen diese Papierakten momentan ebenfalls konventionell aufbewahrt werden.
Ebenfalls werden in den Altarchiven Studiendokumentationen von abgeschlossenen Studien, die keine studienrelevanten Patientenunterlagen beinhalten, aufbewahrt.
Leistungen
Im Rahmen des Verfahrens sollen zunächst die folgenden Dienstleistungen beauftragt werden:
1. Komplettauslagerung: bzw. Teilauslagerung von Archivgut (ca. 33 km) lt. Anlage 6.1 Ausfassen von Archivgut aus Regalanlagen, Verpacken und Palettieren & Übernahme von Kartons auf Paletten aus Hochregalen bzw. Hallen ggf. Umverpacken von beschädigten Kartons in neue Kartons Bereitstellen von Archivkartons, Verpackungsmaterial und Europaletten, wo nötig Gesicherter Transport zum externen Auslagerungsort
2. Einlagerung: Einlagerung der Kartons gemäß Sicherheits- und Datenschutzanforderungen für Patientenunterlagen.
3. Bereitstellung von Akten-Anforderungen: konventionell, postalischer Versand oder Expressversand binnen 2 Werktagen nach Anforderungseingang.
4. Vernichtung: Datenschutzgerechte Vernichtung nach Freigabe durch AG nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.
5. Bestandsverzeichnis: Initiale elektronische Bestandserfassung auf Karton-/ggf. Palettenebene mit elektronischer Übergabe an den AG Regelmäßige Aktualisierung des Verzeichnisses zum Gesamtbestand bzgl. entsorgter/digitalisierter Mengen mit elektronischer Übergabe an den AG.
Optional:
Digitale Verarbeitung der Patientenakten bei Anforderung durch den AG (z. B. Scannen on Demand) und Bereitstellung auf elektronischem Wege.
Nur Scannen mit 200 dpi:
— als TIF/JPG (Einzelseiten),
— alternativ als PDF (Gesamtakte),
— elektronischer Versand über gesicherten VPN-Tunnel.
Optional: elektronischer und konventioneller Versand/Expressversand.
Im Anschluss an die Erbringung der Dienstleistungen sind ggf. weitere Auslagerungen als Folgeaufträge in den nächsten Jahren nach dem oben beschriebenen Verfahren zu erbringen (z. B.: Chirurgische Klinik, Orthopädische Klinik, Klinik für Kinder- und Jugendpsychiatrie, Thoraxklinik, KKH Heppenheim).
6. Räumliche Archivierung
— Es wird vorausgesetzt, das das Archivgut des Univ. Klinikums Heidelberg in separat abgeschlossenen Arealen gelagert werden.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-10-28.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-09-19.
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2013-09-19
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Auftragsbekanntmachung
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