Auswahl und Einführung eines Dokumenten Management Systems mit elektronischer Archivierung

Stadt Cuxhaven

Die Stadt Cuxhaven plant für das 1. Halbjahr 2014 die Einführung eines hausweiten Dokumenten-Management Systems (DMS) zur Optimierung der Verwaltungsprozesse. Die Beschaffung und Einrichtung soll in mehreren Schritten erfolgen. In einem ersten Schritt soll für 50 Mitarbeiter unterschiedlicher Ämter (u. a. Steueramt, Stadtkasse, allgemeine Verwaltung) eine DMS-Ausstattung erfolgen.
Gegenstand der Vergabe ist in diesem ersten Schritt die Beschaffung von Software-Nutzungslizenzen, Integrations- und Serviceleistungen. Die Serviceleistungen sollen die Schulung, Pflege, Wartung und den Support beinhalten.
Die Einführung eines Dokumenten-Management Systems verlangt aufgrund der besonderen Komplexität spezifische Fachkunde des Bieters. So ist es u. a. erforderlich, dass die Lösung in die EDV-Infrastruktur, in die MS-Office-Umgebung und in die H & H ProDoppik-Anwendung integriert wird. Der Bieter muss daher bereits über Erfahrung bei der Einführung vergleichbarer Lösungen in vergleichbaren Umgebungen verfügen.
Zusätzlich sollen im Rahmen des vorgesehenen Ausbaus der DMS-Anwendung in den Folgejahren bis zu ca. 330 weitere Mitarbeiter an das System angeschlossen werden können. Für den Abruf der dafür notwendigen DMS-Lizenzen, Integrations- und Serviceleistungen soll im Rahmen dieser Ausschreibung eine entsprechende Rahmenvereinbarungen ohne feste Abnahmegarantie mit einer Laufzeit von 4 Jahren geschlossen werden.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-01-06. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-11-15.

Wer?

• Stadt Cuxhaven

Wie?

Wo?

• Lüneburg › Cuxhaven

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2013-11-15	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2013-11-15)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenverwaltungssystem
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenverwaltungssystem 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Regional- oder Kommunalbehörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadt Cuxhaven
Postanschrift: Rathausplatz 1
Postleitzahl: 27472
Postort: Cuxhaven
Kontakt
Internetadresse: http://www.cuxhaven.de 🌏
E-Mail: christian.berg@cuxhaven.de 📧
Fax: +49 4721700901 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-11-15 📅
Einreichungsfrist: 2014-01-06 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-11-19 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 224-389463
ABl. S-Ausgabe: 224

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Gegenstand der Vergabe ist in diesem ersten Schritt die Beschaffung von Software-Nutzungslizenzen, Integrations- und Serviceleistungen. Die Serviceleistungen sollen die Schulung, Pflege, Wartung und den Support beinhalten.

Die Einführung eines Dokumenten-Management Systems verlangt aufgrund der besonderen Komplexität spezifische Fachkunde des Bieters. So ist es u. a. erforderlich, dass die Lösung in die EDV-Infrastruktur, in die MS-Office-Umgebung und in die H & H ProDoppik-Anwendung integriert wird. Der Bieter muss daher bereits über Erfahrung bei der Einführung vergleichbarer Lösungen in vergleichbaren Umgebungen verfügen.

Zusätzlich sollen im Rahmen des vorgesehenen Ausbaus der DMS-Anwendung in den Folgejahren bis zu ca. 330 weitere Mitarbeiter an das System angeschlossen werden können. Für den Abruf der dafür notwendigen DMS-Lizenzen, Integrations- und Serviceleistungen soll im Rahmen dieser Ausschreibung eine entsprechende Rahmenvereinbarungen ohne feste Abnahmegarantie mit einer Laufzeit von 4 Jahren geschlossen werden.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Cuxhaven.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1. Eigenerklärung, dass eine Berufshaftpflichtversicherung oder eine ähnlich vergleichbare Versicherung mit der geforderten Mindestdeckungssumme von 1,5 Mio. EUR spätestens bis zur Angebotsabgabe abgeschlossen wird oder der Bewerber bereits jetzt über eine Berufshaftpflichtversicherung mit der geforderten Mindestdeckungssumme verfügt.

Soweit nicht von der Präqualifikation abgedeckt, hat der Bewerber mit seinem Teilnahmeantrag die nachfolgenden Eigenerklärungen abzugeben und die Richtigkeit der Angaben zu versichern:

2. Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister.

3. Über das Vermögen des Unternehmens ist kein Insolvenzverfahren oder vergleichbares gesetzliches geregeltes Verfahren eröffnet, beantragt oder mangels Masse abgelehnt worden.

4. Das Unternehmen befindet sich nicht in Liquidation.

5. Es liegt kein Ausschlussgrund von der Teilnahme am Wettbewerb nach § 6 EG Abs. 4, 6 VOL/A vor.

6. Steuern und Abgaben sowie Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung wurden ordnungsgemäß abgeführt.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1. Darstellung des Gesamtumsatz und der DMS-Umsätze, jeweils bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1. Nachweis über Projekt und Implementierungserfahrungen mit DMS Produkten in Jahren.

2. Anzahl der Mitarbeiter des Herstellers der DMS-Lizenzen, die ausschließlich im Geschäftsbereich von DMS-Lizenzprodukte tätig sind.

3. Jedenfalls drei Referenzen der letzten 3 Jahre aus der kommunalen Verwaltung (Städte oder Landkreise/Kreise) mit > 100 Beschäftigten, die mindestens ein Fachverfahren integriert haben.

Verfahren
Laufzeit der Rahmenvereinbarung in Jahren: 4
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Auswahlkriterien:

Vergleichbarkeit der angebotenen Referenzen mit der für die Stadt Cuxhaven zu erfüllenden Aufgabe (s. Ziffer II.1.5).

Datum der Absendung der Aufforderungen: 2014-01-17 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Nationale Registrierungsnummer: 03352011
Kontakt
Kontaktperson: Abteilung 1.3 – Elektronische Datenverarbeitung
Herrn Christian Berg
Postanschrift: Rathausplatz 1
Postort: Cuxhaven
Postleitzahl: 27472
Land: Deutschland 🇩🇪
Kontaktperson: Christian Berg
Fax: +49 04721700901 📠
URL für weitere Informationen: http://www.cuxhaven.de 🌏
URL der Dokumente: http://www.cuxhaven.de 🌏

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2014-05-01 📅
Datum des Endes: 2018-04-30 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-11-07 📅
2013-10-30 📅
2013-10-23 📅
Kennungen
Nummer der Bekanntmachung im Amtsblatt S: 2013/S 216-375950
2013/S 211-366051
2013/S 206-357530
2013/S 211-366720

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Niedersachsen beim Nds. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Verkehr
Postanschrift: Auf der Hude 2
Postort: Lüneburg
Postleitzahl: 21339
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 4131150 📞
Internetadresse: http://www.mw.niedersachsen.de/portal/live.php?navigation_id=27364&article_id=93032&_psmand=18 🌏
Fax: +49 4131152943 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 101 a GWB informiert.

Voraussetzung für ein Nachprüfungsverfahren ist, dass der Verstoß gegenüber der Vergabestelle gerügt wird. Ein Bieter kann seine Nichtberücksichtigung im Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer überprüfen lassen.

Der Nachprüfungsantrag ist gemäß § 107 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit:

1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat,

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 101b Abs. 1 Nr. 2. § 101a Abs. 1 Satz 2 bleibt unberührt.

Quelle: OJS 2013/S 224-389463 (2013-11-15)

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