BASYS 2 (B+E) – Konsolidierung und Implementierung

Bundesarchiv

Das Bundesarchiv strebt den Abschluss eines EVB-IT-Erstellungsvertrages über die Erstellung einer Archivverwaltungssoftware zur Unterstützung der Übernahme, Bewertung, Erschließung und Klassifikation verschiedener Unterlagenarten an (Teilanwendung BASYS 2 (B+E).
I.) Erstellung:
Die Anwendung ist anhand eines vorhandenen DV-Konzeptes zu realisieren. Durch die neu zu realisierende Teilanwendung BASYS 2 (B+E) müssen 2 Altanwendungen abgelöst werden, die neue Teilanwendung muss dabei an ihrer Stelle vollständig in die Gesamtanwendung BASYS 2 integriert werden, d.h. BASYS 2 (B+E) muss erstellt und mit einer anzupassenden Version von BASYS 2 verbunden werden. In einer der Implementierung vorangestellten Konsolidierungsphase sowie im Zuge der Erstellung eines Prototypen muss das vorliegende DV-Konzept ergänzt und aktualisiert werden. Alle Daten sind aus dem alten in das neue Datenmodell zu migrieren.
Alle zur Erstellung und Einführung der Anwendung sowie zur Migration der Daten erforderlichen Dienstleistungen (Beratung, Workshops, Konsolidierung des DV-Konzeptes, Erstellung eines Prototypen, Implementierung, Datenmigration, Systemtests, Unterstützung der Wirkbetriebsaufnahme, Anwenderschulung, Erstellung von Handbuch und Hilfesystem, sowie Systemserviceleistungen nach Abnahme des Systems) werden beauftragt. Workshops, Beratungs- und Implementierungsleistungen werden in Koblenz erwartet.
II.) Pflege der Systeme:
Bereits ab 1.2015 bis zur Übernahme der angepassten und um BASYS 2 (B+E) erweiterten Gesamtanwendung BASYS 2 muss die Wartung für die Teilanwendungen BASYS 2 (B+M), BASYS 2 (S) sowie BASYS 2 (P) übernommen werden. Sie beinhaltet Pflege-, Support-, Anpassungs- sowie Planungs- und Erstellungsleistungen an den genannten Teilanwendungen nach Beauftragung durch den Auftraggeber. Hierfür wird zusätzlich ab 1.1.2015 ein gesonderter Vertrag abgeschlossen.
Vorhaben:
Das Bundesarchiv arbeitet im Bereich der Archivierung von Schriftgut derzeit mit drei verschiedenen Teilanwendungen, die alle auf eine Datenbank zugreifen: Kern der derzeit in Betrieb befindlichen Anwendungen ist BASYS 2 (B+M). Diese Teilanwendung umfasst Funktionskreise für Archivische Bearbeitung (derzeit nur mit dem Modul „VS-Datenpflege“) Bestandserhaltung, Magazinverwaltung, Benutzungswesen, Statistik und Stammdaten (Organisationsunterlagen, Standorte und Magazinräume, Tektonik) sowie die Systemadministration (mit Rechteverwaltung, Schlüsseltabellen und Parameterverwaltung). Sie gibt auch Gestaltung und Benutzerführung für die zukünftige Gesamtanwendung vor. Daneben ist BASYS 2 (S) für die Erschließung von Sachakten in Betrieb. BASYS 2 (P) wird für die Erschließung von Unterlagen mit Personenbezug eingesetzt. Die 3 Teilanwendungen basieren alle auf demselben Datenmodell. Daneben steht BASYS 2 – Invenio als Recherchewerkzeug zur Verfügung.
Um den Prozess der Integration der Archivverwaltungssoftware fortzusetzen, soll nun von BASYS 2 (B+E) das Teilsystem für die Bewertung und Erschließung von Sachakten mit und ohne Personenbezug, Personalakten, Strafprozessakten, sonstigen Prozessakten, Karten und Plänen sowie weiterer Archivaliengattungen erstellt und in die Gesamtanwendung BASYS 2 integriert werden. BASYS 2 (B+E) wird damit BASYS 2 (S) und BASYS 2 (P) ablösen. Anpassungen von BASYS 2 (B+M) sind ebenfalls gemäß der im DV-Konzept getroffenen Festlegungen erforderlich.

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-10-07. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-08-12.

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• • ISB AG

• • Bundesarchiv

• • IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

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