Bereitstellung und Einführung von CAFM Software

KID Magdeburg GmbH

Die KID Magdeburg GmbH (KID) ist Dienstleister der Genossenschaft KITU Kommunale IT-Union eG (KITU) und beabsichtigt, für sich und ihre Kunden, insbesondere für die Mitglieder der KITU, einen Rahmenvertrag mit einem Dienstleister über die Bereitstellung und Einführung eines Facility Managementsystems abzuschließen. Neben dem Erwerb der Lizenz ist die Beschaffung von Integrations-, Dienst- und Schulungsleistungen an maximal drei Standorten durch den Auftragnehmer geplant. Diese Einführungs- und Umsetzungsphase wird dann durch die KID bei der Einführung und Umsetzung des Facility Managementsystems an weiteren Standorten selbst übernommen. Ausgeschrieben werden neben dem Lizenzeinkauf des FM je nach Bedarf der Vergabestelle die erforderlichen Einführungs- und Schulungsleistungen. Die bereitzustellende Software soll auf Basis eines geeigneten Lizenzmodells für die Kunden der KID, insbesondere für die Mitglieder der KITU, von der KID gehostet werden.
Der Auftragnehmer soll die KID bei dem Vertrieb unterstützen und ein Marketing- und Vertriebskonzept in Abstimmung mit der KID erarbeiten, das eine bestmögliche Vermarktung sicherstellt. Den Vertrieb selbst wird die KID übernehmen. Aufgabenbestandteil des späteren Auftragnehmers ist daher auch die Unterstützung bei Vertrieb und Marketing des entsprechenden FM-Produktes.
Ziel der Ausschreibung ist der Abschluss eines Rahmenvertrages über den Verkauf von Lizenzen eines Facility Managementsystems nach Bedarf einschließlich der Nutzungs- und Vertriebsrechte, die Einführung und Umsetzung an maximal drei Standorten einschließlich der zur erfolgreichen Einführung und Umsetzung eines Facility Managementsystems erforderlichen Anwenderbetreuung (Integrations-, Dienst- und Schulungsleistungen) sowie der Abschluss eines Kooperations- und Vertriebspartnerschaftsvertrages im Bereich Facility Managementsysteme.
Das anzubietende Facility Managementsystem (FM) muss folgende Kernanforderungen erfüllen:
— Offene Software- und Schnittstellenarchitektur;
— Hoher Automatisierungsgrad;
— Flexibilität und schnelle Umsetzbarkeit neuer Anforderungen;
— hohe und umfangreiche Modalität sowie Anpass- und Erweiterungsmöglichkeiten;
— Import- und Exportfunktionen über Standard-Formulare für Massentransfers aus anderen Systemen (z. B. EXCEL, Text, XML, SQL-Datenbanken);
— Schnittstellen zu folgenden Fachanwendungen: CIP, nsys, Autodesk;
— Webservice-Schnittstellen;
— Integrierte Workflowunterstützung mit umfangreicher Möglichkeit der Prozessmodellierung;
— Support, Beratung, Handbücher, Systemhilfen, Systemmasken, Schulungen in deutscher Sprache;
— Eigenständige Administration, Rollen-, Rechteverwaltung, Lizenzverwaltung, Systemkonfiguration;
— Flexibel gestaltbare und skalierbare Rollenzuweisungen;
— Benutzerfreundliche, flexible, webfähige Frontend Technologie/Oberfläche;
— Linux, Windows, Citrix und Cloud-Technolgien müssen unterstützt werde;
Folgende Funktionalitäten müssen im CAFM bereitgestellt werden:
— Grundsystem,
— Inventarisierung,
— Instandsetzung,
— Lagerverwaltung,
— Schlüsselmanagement,
— Energiemanagement,
— Vertragsmanagement,
— Budget,
— Kosten,
— Betriebskostenabrechnung,
— Technische Anlagen,
— Fahrzeugverwaltung,
— Reinigung,
— Reservierung,
— Umzug,
— Liegenschaften.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-01-10. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-11-15.

Wer?

• KID Magdeburg GmbH

Wie?

• Datenverarbeitungsdienste › Mit der Datenverarbeitung verbundene Verwaltungsdienste

Wo?

• Sachsen-Anhalt › Sachsen-Anhalt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2013-11-15	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2013-11-15)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Mit der Datenverarbeitung verbundene Verwaltungsdienste
Menge oder Umfang: Vgl. Ziffer II.1.4) und Ziffer II.1.5).
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Mit der Datenverarbeitung verbundene Verwaltungsdienste 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: KID Magdeburg GmbH
Postanschrift: Alter Markt 15
Postleitzahl: 39104
Postort: Magdeburg
Kontakt
Internetadresse: http://www.kid-magdeburg.de 🌏
E-Mail: ausschreibung@kid-magdeburg.de 📧
Telefon: +49 39124464120 📞
Fax: +49 39124464400 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-11-15 📅
Einreichungsfrist: 2014-01-10 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-11-16 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 223-387939
ABl. S-Ausgabe: 223
Zusätzliche Informationen

Die Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb sind bei der Vergabestelle anzufordern. Die Formblätter sind auszufüllen und mit den weiteren geforderten Unterlagen bei der Vergabestelle einzureichen. Im ersten Verfahrensabschnitt werden die Interessenten zur Abgabe eines Teilnahmeantrags nebst Beifügung der geforderten Erklärungen und Unterlagen nach Maßgabe dieser Bieterinformation aufgefordert. Im Anschluss daran prüft die Vergabestelle die Eignung der Bewerber anhand der eingereich-ten Nachweise. Sodann werden die Bewerber ausgewählt, die eingeladen werden, die ersten indikativen Angebote einzureichen, über die dann verhandelt wird. Die Zahl der Bieter/Bietergemeinschaften, die im Verhandlungsverfahren teilnehmen werden, wird auf maximal 3 begrenzt. Die Auswahl erfolgt im Anschluss an die Eignungsprüfung. Nach Abschluss der Verhandlungsphase fordert die Vergabestelle die Bieter zur Abgabe verbindlicher Angebote auf und teilt im Rahmen der Angebotsaufforderung die Zuschlagskriterien, nach denen die Angebote bewertet werden, mit. Die Vergabestelle behält sich vor, im Rahmen der Verhandlungen Konkretisierungen und/oder Modifikationen an den Vergabeunterlagen vorzunehmen. Diese werden den Bietern mitgeteilt, ehe eine Aufforderung zur Abgabe eines verbindlichen Angebots erfolgt.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Geschätzter Wert ohne MwSt: 100 000 💰
1 000 000 💰
Kurze Beschreibung:

Der Auftragnehmer soll die KID bei dem Vertrieb unterstützen und ein Marketing- und Vertriebskonzept in Abstimmung mit der KID erarbeiten, das eine bestmögliche Vermarktung sicherstellt. Den Vertrieb selbst wird die KID übernehmen. Aufgabenbestandteil des späteren Auftragnehmers ist daher auch die Unterstützung bei Vertrieb und Marketing des entsprechenden FM-Produktes.

Ziel der Ausschreibung ist der Abschluss eines Rahmenvertrages über den Verkauf von Lizenzen eines Facility Managementsystems nach Bedarf einschließlich der Nutzungs- und Vertriebsrechte, die Einführung und Umsetzung an maximal drei Standorten einschließlich der zur erfolgreichen Einführung und Umsetzung eines Facility Managementsystems erforderlichen Anwenderbetreuung (Integrations-, Dienst- und Schulungsleistungen) sowie der Abschluss eines Kooperations- und Vertriebspartnerschaftsvertrages im Bereich Facility Managementsysteme.

Das anzubietende Facility Managementsystem (FM) muss folgende Kernanforderungen erfüllen:

— Offene Software- und Schnittstellenarchitektur;

— Hoher Automatisierungsgrad;

— Flexibilität und schnelle Umsetzbarkeit neuer Anforderungen;

— hohe und umfangreiche Modalität sowie Anpass- und Erweiterungsmöglichkeiten;

— Import- und Exportfunktionen über Standard-Formulare für Massentransfers aus anderen Systemen (z. B. EXCEL, Text, XML, SQL-Datenbanken);

— Schnittstellen zu folgenden Fachanwendungen: CIP, nsys, Autodesk;

— Webservice-Schnittstellen;

— Integrierte Workflowunterstützung mit umfangreicher Möglichkeit der Prozessmodellierung;

— Support, Beratung, Handbücher, Systemhilfen, Systemmasken, Schulungen in deutscher Sprache;

— Eigenständige Administration, Rollen-, Rechteverwaltung, Lizenzverwaltung, Systemkonfiguration;

— Flexibel gestaltbare und skalierbare Rollenzuweisungen;

— Benutzerfreundliche, flexible, webfähige Frontend Technologie/Oberfläche;

— Linux, Windows, Citrix und Cloud-Technolgien müssen unterstützt werde;

Folgende Funktionalitäten müssen im CAFM bereitgestellt werden:

— Grundsystem,

— Inventarisierung,

— Instandsetzung,

— Lagerverwaltung,

— Schlüsselmanagement,

— Energiemanagement,

— Vertragsmanagement,

— Budget,

— Kosten,

— Betriebskostenabrechnung,

— Technische Anlagen,

— Fahrzeugverwaltung,

— Reinigung,

— Reservierung,

— Umzug,

— Liegenschaften.

Beschreibung der Optionen:

Evtl. Verlängerung der Laufzeit des Rahmenvertrages um 12 Monate nach Ablauf der Grundlaufzeit.

Vorläufiger Zeitplan für die Nutzung von Optionen: 48 Monate
Zahl der möglichen Verlängerungen: 1
Zeitlicher Rahmen für nachfolgende Aufträge: 12 Monate
Dauer: 48 Monate
Referenznummer: KID_FM_2013
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: DEE0.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Von allen Bewerbern, Mitgliedern von Bewerbergemeinschaften und Dritten, auf deren Eignung sich ein Bewerber bezieht, sind einzureichen:

a) Angaben zum Firmenprofil, zur Unternehmensgröße, zur Service- und Vertriebsstruktur sowie zum Personalbestand insgesamt sowie dessen beruflicher Qualifikation und dem Unternehmenskonzept gemäß Formblatt F3.

b) Nachweis über Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindesthaftsumme von 1 Million EUR für Sach-, Personen- und Vermögensschäden. Es genügt eine verbindliche Erklärung, dass eine entsprechende Versicherung im Auf-tragsfall abgeschlossen wird sowie die Bestätigung eines zugelassenen Versicherungsunternehmens, dass es bereit ist, eine entsprechende Versicherung im Auftragsfall mit dem Bewerber abzuschliessen.

c) Aktueller Handelsregisterauszug, nicht älter als 6 Monate.

d) Erklärung über Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gemäß § 6 Abs. 4 a) - g) EG VOL/A und § 6 Abs. 6 a) - e) EG VOL/A (Formblatt F5).

e) Eigenerklärungen zu §§ 10, 12, 13 Landesvergabegesetz Sachsen-Anhalt (LVG LSA) und ergänzende Vertragsbedingungen zu §§ 12, 17, 18 LVG LSA gemäß Formblatt F10.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

a) Vorlage von Jahresabschlüssen oder Bilanzen des Unternehmens für die letzten 3 Geschäftsjahre pro Jahr.

b) Angaben über die Gesamtumsätze der letzten drei Geschäftsjahre und der Umsätze der letzten 3 Geschäftsjahre, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind (Formblatt F6).

Vergleichbar sind Umsätze aus Projekten, die mit der Einführung und Umset-zung sowie dem Lizenzvertrieb von Facility Managementsystemen zusammenhängen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

a) Referenzliste des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft und Drittunternehmen, auf deren Eignung sich der Bewerber bezieht:

Einzureichen ist eine Referenzliste des Bewerbers bzw. der Bewerbergemeinschaft bzw. einbezogener Drittunternehmen, auf deren Eignung sich der Bewerber bezieht. Die Referenzliste muss sich auf die wesentlichen, in den letzten 3 Jahren (vollständig) erbrachten Leistungen erstrecken, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind, unter Angabe der Projektbezeichnung, des Projektvolumens, der Leistungszeit, der eigenen Leistungsinhalte sowie Nennung des Auftraggebers (Formblatt F7) inkl. Ansprechpartner mit Telefonnummer.

Die Charakteristika der ausgeschriebenen Leistung sind in der Auftragsbekanntmachung bzw. in der Bewerberinformation beschrieben. Vergleichbar mit der ausge-schriebenen Leistung sind erbrachte und abgeschlossene Leistungen, die sich auf den Vertrieb eines Facility Managementsystems einschließlich der Anpassung und Umsetzung sowie der Anwenderbetreuung beziehen. Die Verknüpfung des Vertriebs der FM-Software mit einer Vertriebspartnerschaft ist keine Voraussetzung der Vergleichbarkeit.

b) Nachweis zur Kundenzufriedenheit

Die Eignung wird weiter geprüft anhand von Nachweisen zur Kundenzufriedenheit. Die Kundenzufriedenheit ist durch Ausfüllung des beigefügten Formblattes F 9 zu dokumentieren.

c) Zusammensetzung und Referenzliste des Bewerbers

Der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft hat insbesondere die Kompetenz und Erfahrung in folgenden Bereichen darzulegen:

— Einsatz von FM-Lösungen bei Kommunen mit weniger als 10 000 Einwohner, mehr als 10 000 Einwohner, kreisangehörigen und kreisfreien Kommunen,

— Einbindung von FM-Lösungen in eine Rechenzentrumsinfrastruktur und Nut-zung der Lösung durch bis zu 50 Kommunen auf der Basis der Rechenzentrumsinfrastruktur.

Nachzuweisen sind Kenntnisse und Erfahrungen in folgenden Bereichen:

— Implementierung, Customizing, Einführung und Betrieb von FM;

— Projektplanung und Projektmanagement in der öffentlichen Verwaltung;

— Schulung und Anwenderbetreuung von FM-Produkten;

— Fachverfahrensintegration.

Der Nachweis über die Erfüllung dieser Voraussetzungen ist anhand geeigneter Referenzen mit den o. g. Anforderungen bzw. anhand des ausgefüllten Formblattes F9 zu erbringen.

d) Mindestvoraussetzungen an die Bewerber/Bewerbergemeinschaften,

Zwingend nachzuweisen ist die Erfüllung folgender Mindestvoraussetzungen:

Mindeststandards:

d) Mindestvoraussetzungen an die Bewerber/Bewerbergemeinschaften,

Zwingend nachzuweisen ist die Erfüllung folgender,

Mindestvoraussetzungen:

aa)

— Einsatz von FM-Lösungen bei Kommunen mit weniger als 10 000 Einwohner, mehr als 10 000 Einwohner, kreisangehörigen und kreisfreien Kommunen,

— Einbindung von FM-Lösungen in eine Rechenzentrumsinfrastruktur und Nutzung der Lösung durch bis zu 50 Kommunen auf der Basis der Rechenzentrumsinfrastruktur.

bb) die erfolgreiche Durchführung vergleichbarer Projekte in öffentlichen Einrichtungen mit folgenden Anforderungen:

— mind. 5 verschiedene öffentliche Einrichtungen

— mind. 5 Schulungstage;

— Integration in kommunale Finanzverfahren

cc) die Einreichung von mind. zwei (2) ausgefüllten und durch Kunden des Bewer-bers/der Bewerbergemeinschaft ausgefüllten Formblättern gem. Formblatt F9 zur Kundenzufriedenheit;

dd) ferner ist mindestens eine mindestens 2 Jahre andauernde Vertriebspartnerschaft mit einer öffentlichen Stelle oder deren Einrichtung über den Vertrieb von IT spezifischen Anwendungen nachzuweisen.

Der Nachweis über die Erfüllung dieser Voraussetzungen ist anhand geeigneter Referenzen mit den o.g. Anforderungen bzw. anhand des ausgefüllten Formblattes F9 zu erbringen.

Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien: keine.
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:

Verhandlungsgegenstand, Gegenstand der Verhandlungen ist der Abschluss eines Rahmenvertrags auf Grundlage EVB-IT Systemliefervertrages.

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll: Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter.

Verfahren
Laufzeit der Rahmenvereinbarung in Monaten: 48
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 3
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Other
Kontakt
Kontaktperson: Herrn Pelikan
Internetadresse: www.kid-magdeburg.de 🌏

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: KID_FM_2013
Zusätzliche Informationen

Die Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb sind bei der Vergabestelle anzufordern. Die Formblätter sind auszufüllen und mit den weiteren geforderten Unterlagen bei der Vergabestelle einzureichen.

Im ersten Verfahrensabschnitt werden die Interessenten zur Abgabe eines Teilnahmeantrags nebst Beifügung der geforderten Erklärungen und Unterlagen nach Maßgabe dieser Bieterinformation aufgefordert. Im Anschluss daran prüft die Vergabestelle die Eignung der Bewerber anhand der eingereich-ten Nachweise.

Sodann werden die Bewerber ausgewählt, die eingeladen werden, die ersten indikativen Angebote einzureichen, über die dann verhandelt wird.

Die Zahl der Bieter/Bietergemeinschaften, die im Verhandlungsverfahren teilnehmen werden, wird auf maximal 3 begrenzt. Die Auswahl erfolgt im Anschluss an die Eignungsprüfung.

Nach Abschluss der Verhandlungsphase fordert die Vergabestelle die Bieter zur Abgabe verbindlicher Angebote auf und teilt im Rahmen der Angebotsaufforderung die Zuschlagskriterien, nach denen die Angebote bewertet werden, mit. Die Vergabestelle behält sich vor, im Rahmen der Verhandlungen Konkretisierungen und/oder Modifikationen an den Vergabeunterlagen vorzunehmen. Diese werden den Bietern mitgeteilt, ehe eine Aufforderung zur Abgabe eines verbindlichen Angebots erfolgt.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer beim Landesverwaltungsamt
Postanschrift: Ernst-Kamieth-Str. 2
Postort: Halle (Saale)
Postleitzahl: 06112
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 3455141529 📞
Fax: +49 345514115 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Der Auftraggeber weist daraufhin, dass ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens gemäß § 107 Abs. 3 Nr. 4 GWB unzulässig ist, wenn nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen (Nichtabhilfeentscheidung), mehr als 15 Kalendertage vergangen sind. Der Auftraggeber weist ferner auf die übrigen Präklusionsvorschriften des § 107 Abs. 3 Nr. 1-3 GWB hin, nach denen ein etwaiger Antrag nach § 107 Abs. 1 GWB bereits unzulässig ist.

Die Vergabestelle informiert gemäß § 101a Abs. 1 GWB 10 Tage vor dem Vertragsschluss per Fax oder EMail die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens,

dessen Angebot angenommen werden soll und über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihrer Angebote sowie über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses in Textform. Mit der Abgabe des Angebotserklärt sich der Bieter damit einverstanden, dass nicht berücksichtigten Bietern der Name des erfolgreichen Bieters mitgeteilt wird.

Es wird darauf hingewiesen, dass der Bieter mit der Abgabe seines Angebots auch den Bestimmungen über nicht berücksichtigte Angebote (§ 22 EG VOL/A) unterliegt.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: siehe Ziffer VI. 4.1
Quelle: OJS 2013/S 223-387939 (2013-11-15)

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