BW 01/13 Onlinetextverarbeitung

Landesrundfunkanstalten der Arbeitsgemeinschaft der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten der BRD (ARD), das ZDF und das Deut

Die Landesrundfunkanstalten der Arbeitsgemeinschaft der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten der BRD (ARD), das ZDF und das Deutschlandradio, vertreten durch die Geschäftsführung des Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio beabsichtigt, die bisherige Host-orientierte und auf der Software „ASF“ basierende Online-Textverarbeitung des Beitragsservice durch ein marktgängiges Textverarbeitungssystem auf Basis einer Client-Server-Architektur abzulösen.
Hierzu sollen die entsprechenden Software-Lizenzen erworben und ein Wartungsvertrag (einschließlich kostenloser Software-Upgrades) mit einer Laufzeit von maximal fünf Jahren abgeschlossen werden. Die Einführung der neuen Software wird im Rahmen eines Projektes erfolgen. Hierbei muss Unterstützungsleistung zur Projektkonzeption, Projektdurchführung, Installation und Konfiguration der zu beschaffenden Software einschließlich der Implementation im Kundenumfeld (Integration in die technisch und fachlich bereits vorhandene Infrastruktur) eingebracht werden. Ferner soll Unterstützungsleistung im Rahmen der Migration bestehender Textbausteine beschafft und erbracht werden.
Die Anforderungen im Einzelnen:
1. Allgemeines
Gefordert werden:
a. Mandantenfähigkeit des Systems
b. Sicherstellung der Ordnungsmäßigkeit aller Prozesse der Briefentwicklung, Briefadministration, Brieferstellung, Briefaufbereitung durch dafür geeignete Software-Konstrukte.
Darüber hinaus muss sichergestellt werden, dass die zu beschaffende Software die Voraussetzungen zur ordnungsmäßigen Abwicklung des Drucks (einschließlich Kuvertierung und Postauflieferung) erfüllt.
c. Skalierbarkeit des Gesamtverfahrens (auf allen Verarbeitungsebenen).
2. Volumen / Mengengerüst / Anzahl Anwender
Im heutigen Online-Verfahren des Beitragseinzugsverfahrens werden täglich bis zu 50 000 Textbriefe mit dem vorhandenen Textverarbeitungssystem (zum Teil mit Beilagen / Anlagen) erstellt, gedruckt und ausgebracht (versandt).. Bei diesen Größen ist von steigender Tendenz im Zeitablauf auszugehen. Das bestehende System wird aktuell von ca. 1.900 Anwendern genutzt. Diese teilen sich auf in:
a. Anwender beim zentralen Standort Köln (Zentraler Beitragsservice)
b. Anwender der Abteilungen „Beitragsservice (regionaler Beitragsservice)“ der Landesrundfunkanstalten (NDR/RB, WDR, SWR/SR, BR, RBB, MDR, HR)
c. Anwender der so genannten externen Dienstleister.
Das heute betriebene System nutzt ca. 3 200 Textbausteine und ca. 650 Briefvorlagen.
3. Hardware / Betriebssystem / Datenbanksystem
Die zu beschaffende Software muss auf einem x86-basierten Serversystem betrieben werden. Die Standard-Laufzeitumgebung muss entweder SUSE Linux Enterprise oder Windows Server verwenden. Das Betriebssystem muss das aktuellste SUSE Linux (ab Version SLES 11) mit 64 Bit oder ab Windows Server 2008 R2 sein.. Das System (insbesondere Textverarbeitungssystem und gegebenenfalls OMS) muss auf genau einer dieser oben genannten Plattformen lauffähig sein.
Die zu beschaffende Server-Software muss ebenfalls auf VM-Ware ablauffähig sein (Version VM-Ware 4.x/5.x).
Die Sachbearbeitung des Beitragsservice arbeitet mit PCs folgender Ausstattung: „Rich-Client“, Windows 7 Enterprise, 4 GB RAM, 64 Bit).
Die Client-Software muss darüber hinaus als Client-Server-System unter Citrix/ Metaframe (Terminalserver) einsetzbar sein.
Gefordert wird das Datenbank-System DB2 unter z/OS oder die Datenbanksysteme Oracle oder MSSQL für die Haltung der sogenannten Metadaten im Repository des neuen Textverarbeitungssystems. Die Datenhaltung des jetzigen Beitragseinzugsverfahrens mit den Daten der Rundfunkbeitragszahler (Daten des Beitragseinzugsverfahrens ) erfolgt unter DB2 z/OS. Die zu erstellenden Briefe müssen unter DB2 z/OS abgelegt werden.
Alle neu zu beschaffenden Systeme und Systemkomponenten im Online-Bereich des Verfahrens unterliegen der Anforderung nach Hochverfügbarkeit : Gefordert wird die HRG-Klasse AEC3 (Fault Resilient).
4. Middleware
Der Application-Server ist (falls vorhanden) zu benennen. Aktuell im Einsatz für die Fachanwendungen ist der WebSphere Application-Server der Firma IBM.
5. Lizenzmodell / Systemumgebungen
Es sind Softwarelizenzen anzubieten für Entwicklung und Betrieb auf folgenden Systemumgebungen (in Klammern: Mindest-Anzahl der benötigten Systemumgebungen je Funktionsbereich). Insgesamt sind mindestens sieben Umgebungen erforderlich. Das angebotene Lizenzmodell für die benötigten Software-Komponenten ist je Komponente in Bezug auf Anzahl Server, Anzahl CPUs, Anzahl Umgebungen, Anzahl User und Anzahl erstellter Briefe /Dokumente je Periode zu beschreiben und zu erläutern. Folgende Systemumgebungen sind erforderlich:
a. Produktion (1)
b. Produktionsreferenz (1)
c. Abnahme und Test (2)
d. Entwicklung (3)
6. Schnittstellen und Integration
Es sind Schnittstellen und die Integration in das bestehende Online-Verfahren des Beitragseinzugssystems (Fachanwendungen) zu berücksichtigen. Gefordert ist eine Integration der Textverarbeitung in die im Rahmen des Beitragseinzugsverfahrens bestehenden Anwendungen unter Nutzung entsprechender API und sonstiger Schnittstellen:
a. Integration: JAVA – API (Version >= 6)
b. UAM (Datendienst LDAP) als Grundlage zur Verwaltung und zum Einsatz von Daten zu Rollen und Berechtigungen.
c. Beim Zentralen Beitragsservice bereits vorhandenes Archivsystem
d. Zurzeit werden als Outputmanagement–Systeme DocBridge Pilot und POSY eingesetzt. Dem Bewerber bleibt es vorbehalten, auch ein anderes Output-Management-System anzubieten, das die unten aufgeführten Output-Management-Funktionen erfüllt.
7. Druck- / Archivierungsformate / Ausgabeformate
Gefordert werden die Druckformate AFP (einschließlich NOP), PCL und PDF/A-1b. Das Archivierungsformat ist PDF/A-1b. Es sind alle gängigen Druckertypen zu unterstützen.
In den NOP-Inhalten des AFP-Formats sind ggf. Archivierungsschlüssel und sonstige kundenindividuelle Informationen abzulegen. Die Bereitstellung des Druckdatenstroms für das Druckzentrum des Zentralen Beitragsservice erfolgt über den Host als AFP.
An Ausgabeformaten sind vorzusehen die genannten Druckformate sowie Fax (TIFF) und
E-Mail.
8. Gleichartige Verarbeitung unabhängig vom Eingangskanal
Das neue Textsystem muss Briefe, die im Online-Betrieb sowohl mit als auch ohne Einfluss des Sachbearbeiters erzeugt werden, verarbeiten. Der zur Aufbereitung dieser Briefe notwendige Rendering- und Formatierungsprozess ist auf beide Brieftypen anzuwenden. Unabhängig vom Eingangskanal muss immer die gleiche Kernverarbeitung des einzelnen Briefes angestoßen werden (unterschiedliche Eingangskanäle dürfen nicht zur Erhöhung von Administrations- und Programmieraufwand führen).
9. Zentraler Druck und Kuvertierung der Briefe, Druckzentrum und Output-Management (Output-Management-System)
Alle zu erstellenden Briefe werden zurzeit im Druckzentrum des Zentralen Beitragsservice in Köln gedruckt, kuvertiert und postaufgeliefert. Es muss optional möglich sein, diese Funktionen auch bei einem externen Druckdienstleister durchführen zu lassen. Für das Output-Management der Briefe sind folgende Funktionen zu erfüllen.
a. Möglichkeit der Vorgabe: Endlos- / Einzelblattdrucker je Druckdatenstrom
b. Es ist eine Anwendung bereitzustellen zur Sichtbarmachung der Briefe im Druckdatenstrom (Wiederaufsetzverfahren im Fehlerfall beim Drucken).
c. Aufbringung von OMR-Code (Strichcodes), EAN-Barcode und einer D2-Matrix auf Briefe zur Steuerung von Kuvertiermaschinen im Druckzentrum des Zentralen Beitragsservice.
d. Postgebührenabrechnung / Postentgeltabrechnung einschl. der Anwendung von Premium-Adress bzw. eines analogen Produktes eines vergleichbaren Postdienstleisters; hierbei Berücksichtigung von zugefügten Beilagen bei der Portoermittlung- und –abrechnung.
e. Erstellen aller erforderlichen Abrechnungsunterlagen (Papier und elektronisch) zur Postgebühren- / Postentgeltabrechnung für unterschiedliche Postdienstleister. Realisierung einer genauen Zuordnungsmöglichkeit von Briefstapeln zu Abrechnungsunterlagen über die Vergabe geeigneter Zuordnungsbegriffe.
f. Berücksichtigung der Briefsortier-/ Briefverteilkriterien unterschiedlicher Postdienstleister.
g. Beilagen- und Anlagenzusteuerung zu Briefen je Brieftyp, Menge, Ort und sonstigen individuellen Briefdaten.
h. Paginierung aller Briefseiten, auch derjenigen Seiten von evtl. beigefügten, im Druckdatenstrom befindlichen Anlagen, hierbei Sicherstellung einer fortlaufenden Nummerierung.
i. Änderungsmöglichkeit der Brief-Reihenfolge des Drucks und der Kuvertierung („A->Z, Z-> A“).
j. Stapelbildung nach verschiedenen Ordnungsbegriffen (z.B. Papiertyp, PLZ, Porto, Brieftyp, Briefgewicht, Briefgröße, Typ des Kuverts, Beilagen) und nach dem Kriterium „manuelle / maschinelle“ Kuvertierung.
k. Einfügen von Trennblättern / Deckblättern/ Start- und Ende-Blättern (aus separaten Papierfächern der Einzelblattdrucker) zur optischen Kennzeichnung von Stapelbeginn und Stapelende sowie nach vorgegebenen Ordnungskriterien (konfigurierbar) .
l. Berücksichtigung verschiedener Ausgabekanäle: Brief, Fax, E-Mail.
m. Berücksichtigung weiterer, noch vorzugebender Schriftarten (einschl. Lizenzierung) und Steuerinformationen für Trennblätter bei Endlosdruckern.
n. Verwendung von Reprint-Listen (Dateien) zur automatisierten Reproduktion fehlerhaft kuvertierter Briefe (so genannte Closed-Loop-Produktion).
o. Ordnungsgemäße Aufbereitung der Briefdaten für die Archivierung aus dem Druckdatenstrom.
10. Dezentraler (lokaler) Druck
Es ist über den zentralen Druck hinaus erforderlich, dass ein dezentraler Druck für alle Briefe erfolgen kann.
11. Datenschutz und Datensicherheit
Der Zentrale Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio ist zertifiziert gemäß ISO27001. Die Bewerber haben sich an diesem Standard auszurichten und zu orientieren. Dies gilt für alle gelieferten Komponenten, für alle Vertragsbestandteile und für den Mitarbeitereinsatz innerhalb und außerhalb des Zentralen Beitragsservice im Rahmen der Durchführung des Projektes sowie für die Software und die Tätigkeiten im Rahmen eines abzuschließenden Wartungsvertrages.
12. Change Management / Problemmanagement der eingesetzten Software
Es ist darzulegen, in welcher Weise das Change – und Problemmanagement (siehe auch Support) der eingesetzten Software durchgeführt wird und in welcher Weise der Einsatz und die Bedienung firmeneigener Tracker- und Fehlerverfolgungssysteme von Mitarbeitern des Zentralen Beitragsservice erwartet wird.
13. Freigabe und Deployment
Alle Objekte und Komponenten des Verfahrens sind durch ein ordnungsmäßiges und jederzeit zu verfolgendes Deployment –und Freigabeverfahren unter Einhaltung eines Versions- und Paketierungskonzeptes in die Produktionsumgebung und in vorgelagerte Entwicklungs- und Abnahmeumgebungen zu überstellen. Falls hierzu separate Software-Komponenten notwendig sind, sind diese zu beschreiben und müssen im Angebot enthalten sein.
14. Betrieb und Betriebskonzept (technisch)
a. Zur Erreichung der notwendigen Performance des Systems (siehe dazu weiter unten) ist ein entsprechendes Serverkonzept zusammen mit den (evtl.) notwendigen Lastverteilungsmechanismen darzustellen.
b. Das System ist hochverfügbar auszulegen (siehe oben).
c. Für den Fehlerfall im Online-Betrieb und im nachgelagerten Batch-Betrieb - (Return-Code-Steuerung) sind automatisierte Wiederanlaufverfahren und Wiederaufsetzverfahren vorzusehen. Gleichzeitig ist ein detailliertes Logging- und Protokollierungsverfahren für jeden Verarbeitungsschritt vorzuhalten, das eine schnelle und komfortable Fehleranalyse zulässt. Es wird ein entsprechendes Monitoring-Verfahren des laufenden Betriebes erwartet. Es sind Schwellenwerte zu berücksichtigen, die zulassen, dass im Fehlerfall bei Nicht-Erreichen eines Schwellenwertes die Verarbeitung dennoch fortgesetzt bzw. bei Überschreiten des Wertes die Verarbeitung abgebrochen wird.
d. Im Fehlerfall ist ein strukturierter, gestufter Support vorzusehen. Der Support (auch eine Hotline) muss deutschsprachig sein. Die angebotenen Supportlevel sind zu beschreiben. Die Online-Zeit des Beitragsservice ist von 6:30 Uhr bis 19:00 Uhr. Erwartet wird die detaillierte Angabe von Supportzeiten (generell), von Reaktionszeiten auf Fehlermeldungen und von Fehlerbehebungszeiten.
e. Gefordert wird die Mitarbeit und umfassende Unterstützung bei der Erstellung eines detaillierten Betriebskonzeptes des neuen Textverarbeitungssystems unter Berücksichtigung der Integrationsanforderungen bezüglich des Beitragseinzugsverfahrens.
f. Gefordert wird die Vorlage eines Konzeptes zur produktiven Einführung des Systems. Die Produktionseinführung hat schrittweise zu erfolgen
15. Betrieb: Briefentwicklung / Briefadministration
Erwartet wird eine dialogorientierte Entwicklungsanwendung für die Briefentwicklung und Briefadministration unter Einbindung und Beachtung des Rollen- und Berechtigungskonzeptes auf Entwickler-/ Administrator-Ebene und auf Ressourcenebene (Textbausteine, Briefgerüste, Briefvorlagen) zur Realisierung eines gestuften Rollen- und Berechtigungskonzeptes mit Login-Funktion(siehe oben) ). Berücksichtigt werden müssen hierbei Konfigurations- und Administrationsmöglichkeiten zur Einhaltung vorgegebener CD-/CI-Regeln.
Innerhalb der Entwicklungsanwendung ist es erforderlich, zur Testunterstützung und zur Fehlersuche jederzeit entsprechende Debug- und Tracemöglichkeiten oder andere zusätzliche Testunterstützungsanwendungen zu aktivieren. Funktional müssen alle Anwendungen zum Design, Layout, zum Einsatz von Druckressourcen und zur Verwaltung unterschiedlicher Briefe einschließlich aller Komponenten und Objekte vorhanden sein.
Es muss die Möglichkeit vorhanden sein, Textbausteine und Briefgerüste mit formalen und inhaltlichen Plausibilitätsprüfungen zu versehen. Fachlogiken müssen auch auf Baustein-Ebene abgebildet werden können. Die Möglichkeit, formale und/oder inhaltlich nicht korrekte Dokumente zu erstellen, muss hierdurch minimiert werden können.
Darüber hinaus müssen Referenzanalysen auf Baustein –und Parameterebene möglich sein.
16. Fachlicher Betrieb: Textverarbeitungssystem und Beitragseinzugsverfahren (System „RUBIN“)
Beim fachlichen Betrieb des neuen Textverarbeitungssystems ist die Realisierung des integrativen Ansatzes erforderlich. Hierbei wird von einer Integration der Textverarbeitungsanwendung in das bestehende und in Bezug auf das Textverarbeitungssystem führende Beitragseinzugsverfahren ausgegangen (Beitragseinzugsverfahren = System „RUBIN“ = Rundfunkbeitragsinformationssystem) unter Nutzung entsprechender Schnittstellen und API bei der Datenversorgung der Textverarbeitung (Realisierung des Push – und Pull-Prinzips bei der Datenversorgung).
Im laufenden Betrieb des Verfahrens sind Rollen- und Berechtigungsdaten des hauseigenen UAM einschließlich eines gestuften Zugriffskonzeptes auf Ebene der Endanwender, auf Brief- und Textbausteinebene (Beachtung schutzwürdiger Bereiche in den Briefen und Textbausteinen ) und auch auf Ebene der Briefweiterverarbeitung zu berücksichtigen.
Es muss technisch sichergestellt werden, dass bei der Brieferstellung die hauseigenen CD-/CI-Regeln eingehalten werden.
Bei der Brieferstellung und zur Unterstützung der Sachbearbeitung sind folgende Funktionen anzubieten:
a. Rechtschreibprüfung / Silbentrennung
b. Thesaurus
c. WYSIWYG-Funktion (Bearbeitungs- und Preview-Funktion – „What you see is what you get”)
d. Texteditor mit der Berücksichtigung geschützter Bereiche im Brief/Baustein und der Möglichkeit, die Eingabe interner (Dokument-) Steuerbefehle zu verhindern
e. Vollformatierung aller Briefe
f. Volltextsuche in Textbausteinen
g. Dynamische Aufbereitung von Briefen je nach Länge des Briefinhalts auch über mehrere Seiten
h. Tabellenfunktionen
i. Unterstützung aller marktgängigen Schriften
j. Schwarz-weiß- und Farbdruck
k. Einbindung von graphischen Elementen
l. „Un-Do“-Funktion
m. Zwischenspeicherung von Briefen
n. Wiederaufrufen / Löschen von Briefen
o. Faksimile-Unterschriften gemäß Rollenkonzept
p. Auswahl verschiedener Ausgabekanäle (Brief, Fax, E-Mail)
q. Optionale Beilagenzusteuerung
r. Online-Hilfe in deutscher Sprache
s. „automatisiertes“ Texthandbuch („Bausteinkatalog“) generiert aus den Repository-Daten des Textverarbeitungssystems mit entsprechenden Volltextsuchfunktionen.
Es ist die Möglichkeit eines Workflows vorzusehen, der weitere Arbeits-, Prüf-- und Kontrollinstanzen unterstützt (Stichwort: Qualitätssicherung der Brieferstellung). Hierbei darf das schon vorhandene Workflow Konzept der Anwendungen des Beitragseinzugsverfahrens nicht verletzt werden. Dies gilt auch für die Berücksichtigung des Rollen- und Berechtigungskonzeptes.
Alle im Rahmen der Sachbearbeitung erstellten und versandten Briefe müssen archiviert werden (Format siehe oben).
17. Performance und Sizing
Der Anbieter ist aufgefordert, ein Server-Konzept einschließlich der notwendigen Sizing-Angaben (Hardware) zu erstellen, das in der Lage ist, die Performance-Anforderungen des Beitragsservice zu erreichen.
Im Online-Bereich werden bei der Brieferstellung in allen Dialog-Schritten Antwortzeiten von unter 1 Sekunde (davon müssen ca. 90 % kleiner gleich 200 Millisekunden sein) erwartet . Täglich müssen insgesamt ca. 40 000 Briefe innerhalb einer Stunde als kompletter Druckdatenstrom aufbereitet sein
1. Migration
Eine weitere zentrale Anforderung ist, dass alle im bisherigen System angelegten Textbausteine und Briefgerüste in das vom neuen Textverarbeitungssystem benötigte Format migriert werden. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass ein Großteil der vorhandenen Textbausteine Plausibilitätsprüfungen formeller und inhaltlicher Art enthält, die verhindern, dass unkorrekte Briefe den Beitragsservice verlassen. Diese Prüfalgorithmen müssen ebenfalls migriert werden.
2. Schulung und Knowhow-Transfer Schulung und Knowhow-Transfer ist auf allen beteiligten System- und Fachebenen und für alle zu beschaffenden Software-Komponenten notwendig und zwar für:
a. Rechenzentrumsbetrieb (Produktion)
b. Systemkonfiguration und System-Maintenance
c. Change-und Problemmanagement
d. Briefentwicklung und Briefadministration
e. Sachbearbeiter (Endanwender für alle Rollen und Berechtigungen)
f. Outputmanagement und Druckzentrum
Der Bewerber ist aufgefordert, ein Schulungskonzept und ein Konzept zum umfangreichen und qualitativ einwandfreien Knowhow-Transfer zu entwickeln und hierbei auch den Einsatz entsprechenden Personals vor Ort vorzusehen und sicherzustellen. Die Qualität des hierzu eingesetzten Personals ist mit geeigneten Unterlagen nachzuweisen. Alle Schulungsunterlagen müssen deutschsprachig sein.
3. Konzeptionierung
In der Projektphase ist zusammen mit dem Projektteam des Beitragsservice ein Konzept (einschließlich Meilensteinen und Zeitplan) zur Implementation, Einführung und Betrieb des neuen Textverarbeitungssystems zu erstellen. Die Inbetriebnahme des neuen Systems muss sich an diesem Konzept orientieren.
4. Dokumentation
Es ist eine umfassende Dokumentation des Textverarbeitungssystems (Handbücher für alle Systemebenen Deutsch oder Englisch) zu liefern und zusätzlich eine Dokumentation des Projektverlaufs (Deutsch) zu erstellen. Alle Dokumentationsunterlagen müssen in elektronischer Form vorliegen.
5. Statistiken
Es sind Statistiken vorzuhalten, die über den Einsatz des Textverarbeitungssystems Auskunft geben, wie z.B. Änderungshäufigkeit und Nutzung von Briefen / Textbausteinen im Zeitablauf, Fehlerhäufigkeit, Nutzung von Beilagen, Aufbereitungszeiten, gegebenenfalls auch anonymisierte Statistiken über das Nutzungsverhalten der Endanwender, etc.
6. Sonstiges
Der Bewerber ist aufgefordert sicherzustellen, dass über den gesamten Projektverlauf die notwendigen Ressourcen zur Erfüllung der genannten Aufgaben zur Verfügung stehen. Darüber hinaus ist er aufgefordert, den prozessualen Reifegrad seines Unternehmens (z.B. CMM/ CMMI-Reifegrad) zu nennen.

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-02-25. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-01-18.

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• • Icon Systemhaus GmbH

• • Landesrundfunkanstalten der Arbeitsgemeinschaft der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten der BRD (ARD), das ZDF und das Deut

• • Softwareprogrammierung und -beratung › Dienstleistungen in Verbindung mit Software
• • Softwareprogrammierung und -beratung › Entwicklung von kundenspezifischer Software
• • Softwareprogrammierung und -beratung › Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste

• • Deutschland