Dienstleistungskonzession zur Durchführung von Bestattungen und Nebenleistungen auf den kommunalen Friedhöfen der Stadt Landau in der Pfalz
Vertragsgegenstand:
Die Stadt überträgt dem Konzessionär das Recht und die Pflicht, die nachstehend, näher bezeichneten Aufgaben des Bestattungswesens in eigenem Namen und auf eigene Rechnung auf folgenden Friedhöfen der Stadt durchzuführen:
1. Hauptfriedhof Landau in der Pfalz, Zweibrücker Straße 33 einschließlich Ausländerfriedhof,
2. Stadtteilfriedhof Arzheim, Friedhofsweg 4,
3. Stadtteilfriedhof Dammheim, Speyerer Straße 35 a,
4. Stadtteilfriedhof Godramstein, Frankweilerstraße 31,
5. Stadtteilfriedhof Mörlheim, An der Herrenäckern 19,
6. Stadtteilfriedhof Mörzheim, Mörzheimer Hauptstraße 19 a,
7. Stadtteilfriedhof Nußdorf, Kirchhohl 18,
8. Stadtteilfriedhof Queichheim, Queichheimer Hauptstraße 75,
9. Stadtteilfriedhof Wollmesheim, Landauer Straße 2.
Übertragene Aufgaben:
1. Koordination aller Bestattungen, Exhumierungen und Umbettungen auf den genannten Friedhöfen.
2. Bereitstellung und Unterhaltung der Leichen- und Trauerhalle des Hauptfriedhofes.
3. Durchführung aller mit der Bestattung, Exhumierung oder Umbettung verbundenen Aufgaben.
4. Annahme und Zuführung von Verstorbenen in die Kühlräume, sofern erforderlich auch zur Nachtzeit oder an Sonn- und Feiertagen.
Im Einzelnen zu erbringende Dienstleistungen:
1. Anmeldung und Organisation aller Bestattungen auf den o. a. aufgelisteten Friedhöfe:
Die Terminplanung und Organisation obliegt dem Konzessionär. Hierbei hat er dafür Sorge zu tragen, dass der Sterbefall und die damit verbundenen Termine unverzüglich nach Bekanntwerden der Friedhofsverwaltung und den jeweiligen Ortsverwaltungen unter Beifügung der Sterbefallanzeige der Bestattungsinstitute mitgeteilt wird. In einzelnen von der Stadt benannten Todesfällen ist Einvernehmen herzustellen.
2. Annahme Verstorbener:
Der Konzessionär stellt sicher, dass Bestattern zu jeder Tages- und Nachtzeit Einlieferungen in die Leichenhalle des Hauptfriedhofes möglich sind. Er stellt sicher, dass die Kühlräume die erforderliche Temperatur aufweisen. In Absprache mit den Bestattern organisiert der Konzessionär die Aufbahrung Verstorbener auf allen Friedhöfen. Dazu wird der Sarg durch die Bestatter in die Kabine verbracht und sichergestellt, dass eine Zuordnung von Blumenschmuck und Kondolenzkarten möglich ist. Die Ausgestaltung der Aufbahrung ist Aufgabe des jeweiligen Bestatters, dem dafür freier Zugang zu gewähren ist. Nach Abschluss der Aufbahrung ist die Kabine zu reinigen und ggf. zu desinfizieren; Desinfektionsmaßnahmen sind zu dokumentieren.
Auf Anordnung der Staatsanwaltschaft eingelieferte Verstorbene bleiben dabei unantastbar bis zum Vorliegen einer behördlichen Freigabe.
3. Organisation und Durchführung aller mit der Beisetzung verbundenen Aufgaben:
a) Trauerfeiern:
Feierlichkeiten in der Trauerhalle des Hauptfriedhofes bzw. den Leichenhallen der Stadtteilfriedhöfe organisiert der Konzessionär in Absprache mit Bestattern und Pfarrern. Dabei ist auf die Wünsche der Hinterbliebenen besonders einzugehen.
Ca. 45 Minuten vor Beginn der Trauerfeier hat der Bestattungsordner die Trauerhalle aufzuschließen, Beleuchtung, Heizung, Musikwiedergabegeräte und Lautsprecheranlage ein- und nach Beendigung wieder auszuschalten. Sofern die Bestatter keine eigenen Kondolenzlisten bereithalten, sind diese anzufertigen und auszulegen.
Spätestens 15 Minuten vor Beginn der Trauerfeier ist der Sarg zu schließen, auf den Handleichenwagen umzusetzen und zusammen mit bereits angelieferten Blumengebinden und Kränzen in die Trauerhalle zu verbringen. Zwischen den einzelnen Trauerfeiern ist ein angemessener Zeitraum einzuhalten. Durch entsprechende eigene Dekoration (z. B. Lorbeerbäume) sorgt der Konzessionär für eine würdige Ausgestaltung des Raumes.
Die Abwicklung des Organistendienstes regelt der Konzessionär. Wahlweise können auf Wunsch der Hinterbliebenen auch der Würde des Friedhofes angemessenen Musikbeiträge gespielt werden. Der Konzessionär hält dafür die erforderlichen Abspielgeräte einschließlich der Beschallungsanlage bereit.
Bei Feuerbestattungen mit Sarg wird dieser nach Abschluss der Trauerfeier vom Handleichenwagen umgesetzt und in die Leichenhalle und ggf. Kühlung verbracht bis zur Abholung durch den Bestatter.
b) Grabaushub:
Nach Vorlage der Bestattungsgenehmigung durch die örtliche Ordnungsbehörde Landau darf mit den Grabarbeiten begonnen werden. Die Grabtiefe beträgt bei Erdgräbern 2,40 m bzw. 1,80 m und bei Urnengräbern 0,90 m. Die zur Durchführung dieser Arbeiten notwendigen Maschinen, Geräte und Materialen sind vom Konzessionär unter Berücksichtigung der von der Gartenbauberufsgenossenschaft (GBG) geforderten Eigenschaften selbst anzuschaffen.
Nach Abschluss der Erdarbeiten ist die ausgehobene Grabstelle mit Grasmatten und Laufrosten zu versehen. Der Erdcontainer ist ebenso mit Grasmatten abzudecken. Verschmutzungen an umliegenden Gräbern sind zu vermeiden bzw. sofort zu beseitigen.
Erdgräber dürfen über das Wochenende bzw. während gesetzlicher Wochenfeiertage nicht geöffnet sein.
Auf dem Stadtteilfriedhof Queichheim sind in den Belegfeldern „rechts“, „Mitte“, „Süd“ und „links“ Erdbestattungen teilweise nur durch Einbau sogenannter Grabhüllen möglich. Über den Einsatz entscheidet die Friedhofsverwaltung, diese stellt auch die Grabhüllen ohne Einbau zur Verfügung.
c) Trägerdienste:
Der Konzessionär stellt alle für die Abwicklung von Trauerfeiern und Beisetzungen erforderlichen Personen. Die Sargträger verbringen mittels Handleichenwagen den Sarg zur Grabstelle und lassen diesen würdig mit Seilen in das Grab ab. Der Trauerzug wird vom Bestattungsordner angeführt. Urnenbeisetzungen nimmt dieser in der gleichen Weise alleine wahr.
Das Bestattungspersonal kleidet sich dem Anlass entsprechend würdig (schwarze Dienstkleidung ist zu stellen) und muss sich in deutscher Sprache verständigen können. Die Mitarbeiter müssen als Ersthelfer laufend geschult sein.
Trägerdienste durch Vereine o. ä. sind im Rahmen der versicherungstechnischen Möglichkeiten zuzulassen.
d) Verfüllen und Herrichten des Grabes:
Unmittelbar nach der Bestattung hat die fachgerechte Verfüllung der Grabstätte zu erfolgen. Überschüssige Erde ist in vorhandenen Erdboxen oder dem Betriebshof zwischen zu lagern.
Im Anschluss an diese Arbeiten sind alle Kränze und Gestecke u. ä. auf dem Grab abzulegen.
e) Abräumen und Anlegen der Grabstätte:
Die Grabstätte ist nach einem Zeitraum von maximal sechs Wochen bzw. in Absprache mit den Nutzungsberechtigten abzuräumen. Die dabei anfallenden Grün- und sonstigen Abfälle sind auf Kosten des Konzessionärs zu entsorgen. Das Abfallsystem der Friedhöfe darf dabei nicht genutzt werden.
Anschließend ist die Grabstelle pflanzfertig herzurichten (1. Auffüllung). Auf Wunsch des Nutzungsberechtigten ist in der Folge kostenfrei eine zweite Auffüllung der Grabstelle durchzuführen.
Sofern nicht ausreichend Erde vorhanden ist, beschafft der Konzessionär auf eigene Rechnung geeigneten Mutterboden.
Eine mietweise Überlassung firmeneigener Holzeinfassungen an Nutzungsberechtigte ist zulässig.
4. Schließdienst:
Der Konzessionär führt auf eigene Rechnung den Schließdienst auf dem Hauptfriedhof durch; Subunternehmer sind zugelassen.
Die Tore sind offenzuhalten:
— während der Winterzeit von 7.00 bis 18.00 Uhr,
— während der Sommerzeit von 6.30 bis 20.00 Uhr.
Die Stadt behält sich vor, bei Glätte, Unwettermeldungen oder Schadensereignissen den Friedhof ganz oder teilweise geschlossen zu halten.
5. Geschäfts- und Betriebsräume:
Für den Konzessionär besteht Residenzpflicht. Gegen Nutzungsentgelt stehen Büro- und Sozialräume im Gebäude der Friedhofsverwaltung und eine Gerätehalle zur Unterbringung des Machinenparks auf dem Friedhofsgelände zur Verfügung. Darüber hinaus kann ein angrenzender Betriebshof als Lagerfläche für Materialien gegen zusätzliches Entgelt genutzt werden.
6. Instandhaltung von Räumlichkeiten, Verkehrssicherungspflicht:
Die Leichenhalle mit dem Sektionsraum, der Kühlung und die Aufbahrungsräume sowie die Trauerhalle des Hauptfriedhofes sind in einem ordnungsgemäßen, den allgemeinen Hygienevoirschriften entsprechenden Zustand zu halten. Bei Verstorbenen mit ansteckenden Krankheiten sind Desinfektionsmaßnahmen durchzuführen und zu dokumentieren.
Die übertragenen Räumlichkeiten und Gebäude einschließlich des vorhandenen Inventars sind pfleglich zu behandeln und in einem stets ordnungsgemäßen und verkehrssicheren Zustand zu halten. Der Konzessionär hat die Pfeifenorgel einer regelmäßigen, mindestens einmal jährlichen Wartung durch einen Orgelbauer zu unterziehen.
Alle Betriebsmittel (Strom, Gas, Wasser, Leuchtmittel, Seife, Desinfektionsmittel, Handtuchpapier u. a.) sowie Unterhaltung und Wartung der Mikrophon- und Beschallungsanlage sowie der Pfeifenorgel gehen zu Lasten des Konzessionärs.
7. Abrechnung aller erbrachten Leistungen:
Die Abrechnung aller vom Konzessionär erbrachten Leistungen hat ausschließlich privatrechtlich mit dem Nutzungsberechtigten bzw. Auftraggeber zu erfolgen. Eine Haftung der Stadt Landau ist ausgeschlossen, sofern sie nicht selbst Auftraggeber ist.
Der Konzessionär setzt die Leistungsentgelte unter Beachtung der lt. Leistungsverzeichnis/Preisliste vorgegebenen Höchstbeträge fest. Die Leistungen sind nach diesen Entgelten anzubieten. Bei wesentlicher Veränderung kostenbegründeter Umsätze werden die Parteien Verhandlungen über etwaige Veränderungen führen.
Weitere Leistungen wie z. B. Umbettungen oder Exhumierungen von Leichen werden dem Auftraggeber nach Aufwand berechnet.
8. Nutzung, Bereitstellung und Unterhaltung der Friedhofsgebäude:
(1) Der Konzessionär übernimmt entgeltlich die nachstehend bezeichneten Gebäude und Räume im städtischen Anwesen Zweibrücker Straße 33 (Hauptfriedhof):
a) Leichenhalle einschließlich Kühl- und Sektionsraum,
b) Trauerhalle,
c) Pfarrzimmer im Erdgeschoß des Verwaltungsgebäudes,
d) Büroraum im Erdgeschoß des Verwaltungsgebäudes,
e) Sozialräume im Kellergeschoß des Verwaltungsgebäudes,
f) Fahrzeug- und Gerätehalle.
Bei Bedarf können gegen zusätzliches Entgelt zur Verfügung gestellt werden:
— Weitere Büroräume im Obergeschoß des Verwaltungsgebäudes,
— Mitnutzung des Betriebshofes westlich des Hauptfriedhofes.
(2) Die Unterhaltung und bauliche Instandhaltung der ihm zur Nutzung überlassenen Räume und Gebäude sowie der vorhandenen Einrichtungen (Anlage 2) hat der Konzessionär auf eigene Kosten zu gewährleisten. Hierzu zählen:
— Reinigung,
— Desinfektion der Leichenhalle mit Kühl- und Sektionsraum,
— Bagatellfälle und Schönheitsreparaturen aller Art,
— Wartung und Unterhaltung aller Maschinen und Geräte wie Kühlaggregat, Mikrophon- und Beschallungsanlage, Pfeifenorgel u. a.,
— Ersatz der Leuchtmittel und Schließanlage (natürlicher Verschleiß),
— Kleinere Reparaturen am Dach wie Ersatz einzelner Dachziegeln und jährliche Reinigung der Dachrinnen,
— Alle Betriebsmittel wie Strom, Gas, Wasser, Abwasser, Müllbeseitigung, Seife, Desinfektionsmittel, Handtuchpapier u. a.,
— Alle Heizkosten (Gas) – die Stadt übernimmt die Kosten für Wartung der Heizanlage,
— Grundbesitzabgaben.
Ersatz, Änderungen und Neubeschaffungen von Geräten und Maschinen bedürfen der vorherigen Zustimmung der Stadt. Alle vom Konzessionär eingebrachten Arbeiten, Sachen und ersetzten Gegenstände gehen bei Vertragsende entschädigungslos in das Vermögen der Stadt über. Ausnahme: Eigenes Gerät, z. B. Bagger, Fahrzeuge, Werkzeuge.
(3) Um- und Ausbauten in den genutzten Gebäuden bedürfen der vorhergehenden Zustimmung der Stadt. Dabei sind die Belange des Denkmalschutzes zu beachten.
(4) Der Konzessionär hat dafür Sorge zu tragen, dass die Friedhofsgebäude uneingeschränkt für die vorgesehene Nutzung zur Verfügung stehen. Eine anderweitige Nutzung ist nicht zulässig. Bestattungsunternehmern ist in Ausübung ihrer Tätigkeit ein ungehinderter und diskriminierungsfreier Zugang zu Leichen- und Trauerhallen zu gewähren, soweit sie im Auftrag von Hinterbliebenen tätig sind.
(5) Dem Konzessionär obliegt analog der städtischen Satzung über die Reinigung der öffentlichen Straßen die Verpflichtung zur Beseitigung von Schnee und Eis sowie das Bestreuen mit abstumpfenden Mitteln auf den Geh- und Zufahrtswegen vom Haupteingang Zweibrücker Straße bis zur Leichen- und Trauerhalle und bis zum Beginn der Friedhofswege.
(6) Das Gelände des Betriebshofes ist sauber und befahrbar zu halten.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-12-04.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-08-29.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2013-08-29
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Auftragsbekanntmachung
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| 2014-03-07
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Bekanntmachung über vergebene Aufträge
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