Druckoutputmanagement Leasingvertrag über Multifunktionsgeräte
1. Gegenstand des Projektes
Gegenstand dieser Ausschreibung ist ein Leasing-Vertrag über die Lieferung, Aufstellung, Installation,
Inbetriebnahme und den Service inkl. Wartung und die Lieferung von Verbrauchsmaterialien (außer Papier) von multifunktionalen Systemen und Druckern für die IDG mbH.
Das Projekt „Druck Output Management“ (nachfolgend „DOM“ genannt) bei der IDG (AG) ist darauf ausgerichtet, die gesamte Dokumentenverarbeitungsinfrastruktur – bestehend aus Druckern, Kopierern, Faxgeräten und Scannern und den damit verbundenen Lieferungen und Leistungen – ganzheitlich neu zu organisieren und wirtschaftlich zu optimieren.
Die IDG plant, den gesamten Betrieb der Dokumentenverarbeitungssysteme durch einen externen Dienstleister (AN) im Rahmen eines vertraglichen Betriebsmodells erbringen zu lassen. Hierbei wird von der IDG die Idee des Outtasking und nicht des Outsourcing verfolgt.
Die Zielsetzung ist, ein einheitliches und qualitativ hochwertiges Dokumentenverarbeitungssystem für die Mitarbeiter der IDG zu erhalten und gleichzeitig eine nachhaltige Reduzierung der Kosten für die Infrastrukturen und den Betrieb der Systeme zu erreichen.
Der Umfang des Projektes betrifft alle folgenden Standorte der ENERVIE-Gruppe:
Standort Plz Ort Straße Hausnummer
Enervie Zentrale Hagen Haßleyer Insel
Garenfeld 58099 Hagen-Garenfeld Treibweg 30
Wasserwerk Hengstey 58089 Hagen Seestr. 62
Kraftwerk Herdecke 58313 Herdecke Wetterstr. 111
Hasper Talsperre 58256 Ennepetral Talsperrenweg
Pumpspeicherwerk Rönkhausen 57413 Finnentrop Glinge 91
Kraftwerk Werdohl 58791 Werdohl Auf der Mark 1
Bezirksstelle Lenne 58791 Werdohl Bahnhofsplatz 8a
Bezirksstelle Volme 58579 Schalksmühle Klagebach 3
Heizkraftwerk Emst 58093 Hagen Haßleyer Str. 52
Heizkraftwerk Hagen-Kabel 58099 Hagen Hohensyburgstraße 55
Forum Herdecke 58313 Herdecke Wetterstr. 2
Forum Halver 58553 Halver Thomasstr. 11
Forum Altena 58762 Altena Am Markaner 1
Forum Meinerzhagen 58540 Meinerzhagen Bahnhofstr. 17
Forum Plettenberg 58840 Plettenberg Umlauf 22a
Forum Werdohl 58791 Werdohl Eggenpfad 1
Lüdenscheid Hauptverwaltung 58507 Lüdenscheid Lennestr. 2
Lager Lüdenscheid 58511 Lüdenscheid Aßmannstr. 9
Saunadorf 58515 Lüdenscheid Am Nattenberg 2
Freibad Nattenberg 58515 Lüdenscheid Talstr. 2
Energietreff Lüdenscheid 58507 Lüdenscheid Rathausplatz 21
Wasserwerk Treckinghausen 58513 Lüdenscheid Platehostr. 100
Voraussichtlich werden insgesamt 112 Geräte benötigt. Das Druckvolumen finden Sie in der Tabelle unten.
Aktuelle Kennzahlen / 4 Jahre / pro Monat
S/ W / 15.422.000 / 335.261
Farbe / 5.630.000 / 122.391
DIN A3 / 405.000 / 8.804
2. Umfang des Projektes
Der Umfang des Projektes unterliegt den nachfolgend beschriebenen Erwartungen:
- Fokussierung der Office Umgebung / dezentraler Druck
- Bereitstellung von Geräten für den Druck-, Kopie-, Fax- und Scan-Bedarf
- Realisierung eines Betriebsmodells: Lieferung von Verbrauchsmaterial (ohne Papier) und Erbringung sämtlicher Leistungen zur Aufrechterhaltung eines kontinuierlich und durch Service – Level definierten Betriebs inkl. Service Management
- Bereitstellen eines Online-Tools zum Zwecke des Reportings und Monitorings
- Verursachergerechte Kostenverrechnung auf System- und Kostenstellenbasis
- Alle zu erbringenden Leistungen und bereitzustellenden Prozesse sind unter Maßgabe höchster Produktivität und größtmöglicher Automatisierung zu realisieren
Neben der Lieferung der Gerätschaften, sind folgende Dienstleistungen Bestandteil des Leistungsumfangs:
- Support; Reparatur- und Wartungsdienste
- Portalzugriff zum Monitoring (Reparatur, Störungsmeldung, Tonerlieferung, Reaktionszeiten, Einhaltung SLA, Historie) durch AN
- Zentrale Administration durch AN
- Automatisierte Verbrauchsmaterialversorgung
- Einheitliche Abrechnung aller Lieferungen und Leistungen
- Verursachergerechte Kostenzuordnung auf Kostenstellenbasis und pro Gerät
- Berichtswesen (Tages-, Monats-, Jahres-Reports der Klicks auf Kostenstellen- und Gerätebasis) durch AN
Nachfolgende Leistungsbereiche sind vom Anbieter nicht zu berücksichtigen:
- Analyse und Optimierung der Infrastruktur
- Zentraler Druck / Produktionsdruck
- Workflow – Optimierung
3. Teststellung
Vom Anbieter sind zur technischen Prüfung alle angefragten Systeme und Softwaremodule (Admintool, Accounting, Portalzugänge, usw.) für die Dauer von mindestens sechs Wochen kostenfrei zur Verfügung zu stellen und im Systemumfeld des Auftraggebers betriebsbereit zu installieren. Die Teststellung muss durch den Auftragnehmer selbstständig in Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber durchgeführt werden.
Die geforderten Funktionen sind im Rahmen eines Probebetriebes nachzuweisen.
Der Auftragnehmer muss die betriebsbereite Installation der Geräte zum 1.3.2014 gewährleisten. Der tatsächliche Abruf/Roll-Out erfolgt nach einem Projektplan, der zwischen dem AG und dem AN abgestimmt wird. Bei dem Roll-out handelt es sich um eine standortbezogene Umsetzung.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-06-17.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-05-29.
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2013-05-29
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Auftragsbekanntmachung
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