EDV-Dienstleistungen zur Betreuung von SAP-Anwendungen in der Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft (SAP 2014)

Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.; Generalverwaltung, Finanzabteilung - Referat Einkauf und Versich

Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. (im Folgenden „MPG“ oder „Auftraggeber“ genannt) ist eine aus überwiegend öffentlichen Mitteln geförderte und gemeinnützige Forschungsorganisation mit dezentraler Struktur und ca. 80 Instituten und Einrichtungen. Der Generalverwaltung der MPG (im Folgenden „GV“ genannt) obliegen die allgemeinen administrativen Belange im Außenverhältnis mit den Zuwendungsgebern und im Innenverhältnis mit den Instituten und Einrichtungen.
Nähere Informationen sind unter http://www.mpg.de abrufbar.
Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Beschaffung von Beratungs-, Customizing-, Programmierungs-, Business-Prozess-Outsourcing-(BPO)- und Unterstützungsleistungen im Bereich SAP für die MPG. Der mit dem gegenständlichen Vergabeverfahren zu beschaffende Leistungsbedarf der MPG im SAP-Bereich ist in vier Lose aufgeteilt.
Der SAP-Basisbetrieb, Hosting- und Infrastrukturbetrieb sowie das Outputmanagement sind nicht Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung.
Die MPG betreibt im Haushalts- und Rechnungswesen und für die Personalverwaltung je ein zentrales SAP-System mit Releasestand ECC 6.05, ein Environ-ment, Health & Safety-System mit Releasestand ECC 6.0, ein zentrales eProcurement-System mit Releasestand SRM 7.0 und dem Katalogsystem SRM MDM 3.0 sowie ein BW-System im Releasestand 7.3 und einen SAP Solution Manager im Releasestand 7.1. Desweiteren ist ein NetWeaver Portal im Releasestand 7.01 im Einsatz.
Das Hosting und der Basis-Betrieb der oben genannten SAP-Systeme erfolgt seit mehreren Jahren im Outsourcing.
Insgesamt werden aktuell folgende Module/Komponenten eingesetzt:
1. Finanzbuchhaltung (FI),
2. Controlling (CO),
3. Projektsystem (PS),
4. Materialwirtschaft (MM),
5. Darlehensverwaltung (TR),
6. Business Warehouse (BW),
7. Human Capital Management (HCM),
8. Supplier Relationship Management (SRM),
9. SRM MDM Katalog (SRM MDM),
10. Environment Health & Safety (EH&S),
11. SAP Learning Solution (LSO),
12. NetWeaver Portal (EP),
13. Solution Manager (SM) und
14. SAP Business Connector (SAP BC)
Die MPG sucht Unterstützung bei den Aufgaben der laufenden Betreuung der eingesetzten SAP-Anwendungen, die bedarfsbezogen in Anspruch genommen werden kann und kurzfristig zur Verfügung gestellt werden soll. Die Tätigkeitsfelder beinhalten Beratungs-, Konzeptions- und Implementierungsarbeiten. Die MPG stützt sich auf die spezifischen und qualifizierten Kenntnisse des Auftragnehmers.
Mit diesem Vergabeverfahren soll losweise der wirtschaftlichste Auftragnehmer gefunden werden, der die notwendigen SAP-Dienstleistungen übernimmt.
Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Unterstützung des SAP Kompetenzzentrums der MPG GV gemäß eines Dienstleistungsvertrages auf Basis der Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von SAP-Dienstleistungen (EVB-IT Dienstleistung) in der Implementierung anhand der Qualifikationen wie in Kapitel 1.18 der Vergabeunterlage beschrieben.
Die Hauptaufgaben der IT-Mitarbeiter der Generalverwaltung der MPG umfassen insbesondere die Steuerung der IT-Dienstleister, die Leistungsüberwachung sowie die strategische Weiterentwicklung, Planung und Steuerung der IT.
Die Aufgaben des Auftragnehmers „EDV-Dienstleistungen zur Betreuung von SAP-Anwendungen in der Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft“ umfassen dabei insbesondere:
— Unterstützung bei der Störungsbehebung im Rahmen des 2nd und 3rd Level Support; es werden keine zugesicherten Reaktions- und Bearbeitungszeiten gefordert, außer bei Los 3 - Personal (siehe Kapitel 5.3 der Vergabeunterlage )
— Unterstützung bei Wartung und Pflege der eingesetzten SAP-Anwendungen; Definition: Unter „Wartung“ ist nicht das technische Ein-spielen von Software-Updates zu verstehen. Vielmehr sind Tätigkeiten der Wartung die Konzepterstellung für Patch- und Releasewechselprojekte, Test und Störungsbehebung sowie Erstellung/Anpassung von Dokumentation.
— Modulberatung und Konzeption,
— Implementierung durch Customizing und Programmierung (ABAP, ABAP Objects, WebDynpro4ABAP, Workflow, SAP Script, SmartForms),
— SAP-Technologie- und -Architekturberatung,
— Losspezifisches Projektmanagement,
— Business Process Outsourcing (BPO) Katalogmanagement (dies gilt nur bei Los 1 - Einkauf).
Die Details werden in Kapitel 3 bis 6 der Vergabeunterlage dargestellt.
Die Leistungserbringung per Remote ist nicht zulässig; dies gilt auch für die Leistungen des BPO Katalogmanagements des Loses 1 - Einkauf; einzige Ausnahme ist die Unterstützung in der Störfallbeseitigung außerhalb der Standard-Arbeitszeiten für Los 3 - Personal gemäß Kapitel 5.3 der Vergabeunterlage.
Der Auftragnehmer wird der MPG die geleisteten Arbeitsstunden durch geeignete auftragsbezogene, prüfbare und vom Auftraggeber gegengezeichnete Tätigkeitsberichte nachweisen. Die Details hierzu sind im Vertrag in § 12 festgelegt.
Die Leistungen werden grundsätzlich in zwei verschiedene Leistungsarten unterschieden:
a) Anpassungen, welche im Hinblick auf Zeitplanung und Durchführung Projektcharakter aufweisen (im Folgenden Betriebsanpassungen genannt).
b) Kleinere ad-hoc-Anforderungen, die auf dringenden Änderungsbedarf, z. B. akute Störfalle, zurückzuführen sind (im Folgenden Support-Aufträge genannt).
Für Betriebsanpassungen wird zwischen MPG und dem Auftragnehmer ein eigener Prozess vereinbart, welcher die folgenden Merkmale aufweist und während der Vertragslaufzeit einvernehmlich weiter detailliert werden kann:
Die MPG legt in einer rollierenden Planung monatlich (bei Bedarf auch in kürzeren Zeitabständen) eine Liste der für den Folgemonat zu erwartenden Anpassungsanforderungen mit den für eine Aufwandsschätzung notwendigen Spezifikationen vor. Diese wird vom Auftragnehmer innerhalb einer Arbeitswoche mit einer detaillierten verbindlichen Aufwandsschätzung und Terminplanung für die Durchführung der Anpassung beantwortet. Wird diese Planung von der MPG akzeptiert, wird sie den Auftragnehmer mit der Durchführung der Leistungen gemäß Planung beauftragen; die Abnahme der fertiggestellten Anpassung wird durch eine spezifische, vom Auftraggeber unterzeichnete Abnahmeerklärung oder – im Falle von Programmanpassungen – implizit durch die Übernahme des angepassten Programms in die Produktivumgebung des Auftraggebers erklärt.
Für die Supportaufträge erfolgt wöchentlich in gemeinsamer Absprache zwischen der MPG und dem Auftragnehmer die Festlegung der wöchentlichen Supportthemen und -termine sowie der Mitarbeiter zur Leistungserbringung. Darin eingeschlossen ist auch die Unterstützung in der Störungsbehebung, die folgender allgemeinen Abwicklung unterliegt (Ausnahme Störfallbeseitigung im Los 3 - Personal):
Zunächst werden alle Störungen am Helpdesk im 1st Level Support des Auftraggebers gemeldet und eine Lösung gesucht. Probleme, die nicht durch das Helpdesk behoben werden können, werden an die Koordination des 2nd und 3rd Level Supports des Auftraggebers weitergeleitet.
Der Auftragnehmer muss in der Lage sein, auf vorübergehende erhöhte Bedarfe an Leistungen kurzfristig mit dem Einsatz einer höheren Anzahl qualifizierter Mitarbeiter reagieren zu können. Ein solcher erhöhter Bedarf kann sich auch aus der Art und Umfang der erforderlichen Leistung ergeben beispielsweise durch die Behebung von Störungen oder in der Startphase des Vertragsverhältnisses.
Bei Urlaubsantritt durch einen Mitarbeiter muss eine Vertretung vergleichbarer (beruflicher und fachlicher) Qualifikation vom Auftragnehmer gewährleistet werden. Eine etwaig notwendige Einarbeitung des Vertreters muss vom Auftragnehmer kostenlos getragen werden.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-01-14. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-10-15.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• • CSC Deutschland Solutions GmbH
• • Informatik DV GmbH
• • IT2 Solutions AG
• • Steria Mummert Consulting GmbH
• • ZALARIS AG

Wer?

• • Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.; Generalverwaltung, Finanzabteilung - Referat Einkauf und Versich

Wie?

• • IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

Wo?

• • Oberbayern › München, Kreisfreie Stadt