Externe Unterstützung zur Begleitung der Umsetzung von Maßnahmen zur Optimierung von Prozessen und Strukturen im Referat für Bildung und Sport (RBS)
Ausgangslage und Zielsetzungen.
Durch den Stadtrat der Landeshauptstadt München wurde 2012 beschlossen, ein externes Organisationsgutachten zu Optimierungsmöglichkeiten von Strukturen und Prozessen im Referat für Bildung und Sport (RBS) in Auftrag zu geben. Mit der externen Organisationsuntersuchung wurden die nachstehenden Zielsetzungen verfolgt:
— Stärkung der Wirksamkeit und höhere Wirtschaftlichkeit des Referates für Bildung und Sport.
— Prozessoptimierung (Beschleunigung der Verfahrensabläufe, optimaler Ressourceneinsatz, Reduzierung von Parallelstrukturen und Parallelarbeiten, Optimierung der Schnittstellen, Straffung von Kommunikationswegen).
— Analyse von möglichen Synergieeffekten zwischen den Abteilungen des Referates für Bildung und Sport sowie dem Referat für Bildung und Sport und anderen Organisationseinheiten der Landeshauptstadt München.
— Vermeidung von unnötigen Arbeitsbelastungen (mittel- und langfristig) für die Beschäftigten.
— Verbesserte Strukturen – bezogen auf die Struktur des Referates für Bildung und Sport insgesamt und ggf. ausgewählte Organisationseinheiten.
— Fertigstellung des Gutachtens bis Mitte 2013, um schnellstmögliche Konsequenzen zu ermöglichen.
Die beauftragte externe Beratungsfirma hat in ihrem Gutachten vom 18.7.2013 ausführlich die aktuelle Prozess- und Organisationsstruktur im Referat für Bildung und Sport analysiert, ausgewertet und beschrieben. Anhand von 36 ausgewählten sog. Schlüsselprozessen wurden knapp 100 prozessuale Handlungsempfehlungen und zehn übergreifende Optimierungsfelder vorgeschlagen. Darüber hinaus wurde ein Grundmodell in zwei Alternativen für eine optimierte Gesamtorganisationsstruktur benannt.
Das Referat für Bildung und Sport wird alle vom externen Gutachter benannten Verbesserungsvorschläge aufnehmen und bis 2015 umsetzen.
Dazu wurden die Handlungsempfehlungen und die übergreifenden Optimierungsfelder sowie zwei zusätzlich zum externen Gutachten zu bearbeitenden Organisationsentwicklungsmaßnahmen nach Themenstellung in sechs Arbeitspakete gebündelt:
1. Übergreifende Themen und Optimierungsfelder, insbesondere mit den Feldern Strategie, Steuerung und Planung.
2. Fachthemen Bildung und Sport, z. B. mit den Bereichen Münchner Serviceagentur für Ganztagsbildung, Übergangsmanagement und Qualitätsmanagement in den Einrichtungen.
3. Querschnittsthemen, mit Operativen Controlling, Personal, Finanzen, Organisation, Pädagogische Fort- und Weiterbildung, Beschlusswesen, Raumplanung in Einrichtungen (Kindertageseinrichtungen und Schulen) und IT.
4. Weitere Organisationsentwicklungsprojekte im Bereich des Referates für Bildung und Sport beim Zentralen Immobilienmanagement und im Sportamt.
5. Unternehmenskultur/Changemanagement – übergreifend und parallel zu allen Handlungsempfehlungen.
6. Führung/Changemanagement – übergreifend und parallel zu allen Handlungsempfehlungen.
Der gesamte Umsetzungsprozess muss mit einem wirkungsvollen Projektmanagement und ganzheitlichem Changemanagement sowie einer zielgerichteten Projektorganisation parallel zum regulären Dienstbetrieb unter Beteiligung der Belegschaft und der Personalvertretung erfolgen.
Rahmenbedingungen
Für die Realisierung des Veränderungsprozesses hat das Referat für Bildung und Sport eine Kombination aus externer Dienstleistung und stadtinterner Leistungen als erforderlich angesehen.
Die Umsetzung der Arbeitspakete erfolgt daher sowohl durch einen externen Organisations-spezialisten mit interner Koordination durch das Referat für Bildung und Sport als auch RBS-intern mit Unterstützung der Organisationsberatung des Personal- und Organisationsreferates der Landeshauptstadt München.
Das Referat für Bildung und Sport umfasst die vier Geschäftsfelder:
— Kindertageseinrichtungen (über 400 Einrichtungen, 33 000 Plätze, 6 200 Beschäftigte sowie Aufsicht über 800 Einrichtungen in freier Trägerschaft).
— Schulen (118 städtische Schulen (u. a. Berufliche Schulen, Gymnasien, Gymnasien des zweiten Bildungswegs, Schulen besonderer Art, Realschulen, Abendrealschule, Sing- und Musikschule, Schule der Phantasie), ca. 5 000 Dienstkräfte und Schulaufwandsträgerschaft für 218 staatliche Schulen mit insgesamt rd. 152 000 Schülerinnen und Schüler in München).
— Kommunales Bildungsmanagement (strategische Schwerpunktsetzungen, integrierte Bildungsstrategie, die städtische und nichtstädtische Akteure einbindet).
— Sport (600 Sport- und Mehrzweckhallen, 21 Bezirkssportanlagen, 2 Stadien, 32 Schulschwimmbäder und über 600 000 in Vereinen organisierten Münchnerinnen und Münchnern).
Gegenwärtig sind im Referat für Bildung und Sport insgesamt rd. 13 000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit der Erstellung der Produkte und Dienstleistungen beschäftigt. Das Haushaltsvolumen beträgt derzeit rd. 1,5 Milliarden EUR.
Auftragsgegenstand.
Auf Grundlage des vorliegenden externen Gutachtens und der Strukturierung sämtlicher Handlungsempfehlungen zur Optimierung der Prozesse und Strukturen im Referat für Bildung und Sport sind 37 individuelle (ggf. zuzüglich etwaiger gesonderter Prüfungsaufträge aus dem Stadtrat) und drei übergreifende Maßnahmen aus den Arbeitspakten Nr. 1, 2 und 3 sowie die Arbeitspakete Nr. 4, 5 und 6 unter Berücksichtigung der beschriebenen Ausgangslage, Zielsetzungen und Rahmenbedingungen umzusetzen.
Der Auftrag soll zum 30.6.2015 abgeschlossen sein.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-01-29.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-12-23.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2013-12-23
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Auftragsbekanntmachung
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| 2014-05-22
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Bekanntmachung über vergebene Aufträge
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