Inszenierung, Organisation und Durchführung der Eröffnungsveranstaltung zum Stadtjubiläum Karlsruhe 2015
Im Jahr 2015 wird die Stadt Karlsruhe 300 Jahre alt. Zu diesem Anlass wird ein Festivalsommer veranstaltet, in dem das Jubiläum schwerpunktmäßig rund um das Schloss gefeiert werden soll: vom 17. Juni, dem Gründungsdatum der Stadt, bis zum 24. September, dem Jahrestag der Veröffentlichung des Karlsruher Privilegienbriefes. Karlsruhe ist eine junge Stadt, aus einer Idee geboren. Sie wird sich im Jubiläumsjahr als eine Stadt präsentieren, die die historische Innovationskraft sich bis in die Gegenwart und Zukunft mit Leben füllt. Die Eröffnungsveranstaltung ist hierzu der öffentliche Auftakt.
Am 20.6.2015 soll der Festivalsommer mit einer großen Eröffnungsfeier gefeiert werden. Die Veranstaltung soll Signalcharakter mit bundesweiter Wirkung haben. Dies betrifft sowohl den Aspekt der medialen Verwertung als auch die Ansprache der Zielgruppen. Es ist geplant, die Eröffnungsfeier auf dem Schlossplatz und als Open-Air-Show für bis zu 40 000 Besucher zu veranstalten. Das Schloss sowie der Schlossplatz sind ein Kulturdenkmal. Eine Abstimmung mit dem Denkmalschutz ist daher erforderlich.
Die Inszenierung und Umsetzung der Eröffnungsfeier ist Gegenstand dieser Ausschreibung, wobei die Eröffnungsfeier aus zwei Bestandteilen besteht. Der Prolog umfasst die Inszenierung des Weges von Durlach zum Schloss Karlsruhe und nimmt Bezug auf die Gründung der Stadt Karlsruhe vom ursprünglichen Markgrafensitz Durlach aus. Es wird erwartet, dass diese Inszenierung zeitlich vor der eigentlichen Eröffnung stattfindet. Die Eröffnung am Schloss soll sodann eine Länge von mindestens 60 Minuten haben und den Bogen von der Gründungsgeschichte bis zur Gegenwart (und Zukunft) Karlsruhes spannen.
Die Stadt Karlsruhe sucht vor diesem Hintergrund eine Veranstaltungsagentur („Durchführungsagentur“) zwecks Beauftragung der Entwicklung und Umsetzung eines künstlerischen Konzeptes und der damit verbundenen kompletten organisatorischen und technischen Planung sowie der Koordination, Vorbereitung und Begleitung der Durchführung der Veranstaltung in allen Leistungsphasen. Hierbei handelt es sich um: Ideen-, Vorbereitungs-, Planungs-, Umsetzungs- und Durchführungs-, Projekt- und Nachbereitungsphase. Aufgabe der Durchführungsagentur wird das gesamte Durchführungsmanagement sein. Hierzu zählen insbesondere hinsichtlich des von ihr erarbeiteten künstlerischen Konzeptes die Vorbereitung und Grundlagenermittlung (Gesamtkoordination ordnungsbehördlicher Genehmigungsverfahren, Berichts-, Protokoll- und Dokumentationswesens, Sicherheitskonzeption, Erstellung eines Projektgesamtkonzeptes etc.), die technische Planung (CAD-Planung, Detailplanung einzelner Gewerke etc.), die organisatorische Leitung (Koordination Auf- und Abbau, Proben, Security etc.) sowie die entsprechende Nachbereitung (Rechnungsprüfung, kaufmännische Abwicklung, Übergabe der vollständigen Dokumentation aller Leistungsphasen, Schadensregulierung etc.). Die Aufgaben der Durchführungsagentur inkludieren auch die Vergabe und finanziellen Leistungen aller für die Umsetzung der Veranstaltung benötigten Gewerke (Technik, Bühnen, Security, Absperrungen, Künstlercatering etc.), Künstler und Genehmigungen. Hinweis: Das Catering für die Besucher wird separat ausgeschrieben.
PR- und Kommunikationsmaßnahmen werden durch die Stadtmarketing Karlsruhe GmbH konzipiert, umgesetzt und separat finanziert. Die Kommunikation aller konzeptionellen Phasen der Projektierung der Veranstaltung ist in enger Abstimmung mit dem Stadtmarketing sowie in Absprache und Abstimmung mit Medienpartnern zu entwickeln (Ideengebung und Konzeptionierung, „Storytelling“). Zusätzlich sind die Partner und Sponsoren des Stadtmarketings Karlsruhe bei den zu entwickelnden Maßnahmen einzubinden.
Nach dem jetzigen Stand der Planungen ist davon auszugehen, dass die Eröffnungsfeier live im TV zu sehen sein wird. Eine eventuelle Koordination und Absprache mit dem übertragenden Fernsehsender ist daher Teil der Aufgabe der Durchführungsagentur.
Mit dieser Bekanntmachung startet der Teilnahmewettbewerb, weshalb auf die Ausführungen unter Ziffer VI.3 besonders hingewiesen wird.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-02-18.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-01-08.
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
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Dokument |
| 2013-01-08
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Auftragsbekanntmachung
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