Inszenierung, Organisation und Durchführung der Eröffnungsveranstaltung zum Stadtjubiläum Karlsruhe 2015

Stadtmarketing Karlsruhe GmbH

Im Jahr 2015 wird die Stadt Karlsruhe 300 Jahre alt. Zu diesem Anlass wird ein Festivalsommer veranstaltet, in dem das Jubiläum schwerpunktmäßig rund um das Schloss gefeiert werden soll: vom 17. Juni, dem Gründungsdatum der Stadt, bis zum 24. September, dem Jahrestag der Veröffentlichung des Karlsruher Privilegienbriefes. Karlsruhe ist eine junge Stadt, aus einer Idee geboren. Sie wird sich im Jubiläumsjahr als eine Stadt präsentieren, die die historische Innovationskraft sich bis in die Gegenwart und Zukunft mit Leben füllt. Die Eröffnungsveranstaltung ist hierzu der öffentliche Auftakt.
Am 20.6.2015 soll der Festivalsommer mit einer großen Eröffnungsfeier gefeiert werden. Die Veranstaltung soll Signalcharakter mit bundesweiter Wirkung haben. Dies betrifft sowohl den Aspekt der medialen Verwertung als auch die Ansprache der Zielgruppen. Es ist geplant, die Eröffnungsfeier auf dem Schlossplatz und als Open-Air-Show für bis zu 40 000 Besucher zu veranstalten. Das Schloss sowie der Schlossplatz sind ein Kulturdenkmal. Eine Abstimmung mit dem Denkmalschutz ist daher erforderlich.
Die Inszenierung und Umsetzung der Eröffnungsfeier ist Gegenstand dieser Ausschreibung, wobei die Eröffnungsfeier aus zwei Bestandteilen besteht. Der Prolog umfasst die Inszenierung des Weges von Durlach zum Schloss Karlsruhe und nimmt Bezug auf die Gründung der Stadt Karlsruhe vom ursprünglichen Markgrafensitz Durlach aus. Es wird erwartet, dass diese Inszenierung zeitlich vor der eigentlichen Eröffnung stattfindet. Die Eröffnung am Schloss soll sodann eine Länge von mindestens 60 Minuten haben und den Bogen von der Gründungsgeschichte bis zur Gegenwart (und Zukunft) Karlsruhes spannen.
Die Stadt Karlsruhe sucht vor diesem Hintergrund eine Veranstaltungsagentur („Durchführungsagentur“) zwecks Beauftragung der Entwicklung und Umsetzung eines künstlerischen Konzeptes und der damit verbundenen kompletten organisatorischen und technischen Planung sowie der Koordination, Vorbereitung und Begleitung der Durchführung der Veranstaltung in allen Leistungsphasen. Hierbei handelt es sich um: Ideen-, Vorbereitungs-, Planungs-, Umsetzungs- und Durchführungs-, Projekt- und Nachbereitungsphase. Aufgabe der Durchführungsagentur wird das gesamte Durchführungsmanagement sein. Hierzu zählen insbesondere hinsichtlich des von ihr erarbeiteten künstlerischen Konzeptes die Vorbereitung und Grundlagenermittlung (Gesamtkoordination ordnungsbehördlicher Genehmigungsverfahren, Berichts-, Protokoll- und Dokumentationswesens, Sicherheitskonzeption, Erstellung eines Projektgesamtkonzeptes etc.), die technische Planung (CAD-Planung, Detailplanung einzelner Gewerke etc.), die organisatorische Leitung (Koordination Auf- und Abbau, Proben, Security etc.) sowie die entsprechende Nachbereitung (Rechnungsprüfung, kaufmännische Abwicklung, Übergabe der vollständigen Dokumentation aller Leistungsphasen, Schadensregulierung etc.). Die Aufgaben der Durchführungsagentur inkludieren auch die Vergabe und finanziellen Leistungen aller für die Umsetzung der Veranstaltung benötigten Gewerke (Technik, Bühnen, Security, Absperrungen, Künstlercatering etc.), Künstler und Genehmigungen. Hinweis: Das Catering für die Besucher wird separat ausgeschrieben.
PR- und Kommunikationsmaßnahmen werden durch die Stadtmarketing Karlsruhe GmbH konzipiert, umgesetzt und separat finanziert. Die Kommunikation aller konzeptionellen Phasen der Projektierung der Veranstaltung ist in enger Abstimmung mit dem Stadtmarketing sowie in Absprache und Abstimmung mit Medienpartnern zu entwickeln (Ideengebung und Konzeptionierung, „Storytelling“). Zusätzlich sind die Partner und Sponsoren des Stadtmarketings Karlsruhe bei den zu entwickelnden Maßnahmen einzubinden.
Nach dem jetzigen Stand der Planungen ist davon auszugehen, dass die Eröffnungsfeier live im TV zu sehen sein wird. Eine eventuelle Koordination und Absprache mit dem übertragenden Fernsehsender ist daher Teil der Aufgabe der Durchführungsagentur.
Mit dieser Bekanntmachung startet der Teilnahmewettbewerb, weshalb auf die Ausführungen unter Ziffer VI.3 besonders hingewiesen wird.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-02-18. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-01-08.

Wer?

• Stadtmarketing Karlsruhe GmbH

Wie?

• Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen › Event-Organisation

Wo?

• Karlsruhe › Karlsruhe, Stadtkreis

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2013-01-08	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2013-01-08)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Event-Organisation
Menge oder Umfang: 1 200 000
Gesamtwert des Auftrags: 1 200 000 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Event-Organisation 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadtmarketing Karlsruhe GmbH
Postanschrift: Kaiserstraße 142-144
Postleitzahl: 76133
Postort: Karlsruhe
Kontakt
Internetadresse: http://www.karlsruhe2015.de/ 🌏
E-Mail: eroeffnung@stadtmarketing-karlsruhe.de 📧
Telefon: +49 7213523645 📞
Fax: +49 7213523620 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-01-08 📅
Einreichungsfrist: 2013-02-18 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-01-11 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 008-009531
ABl. S-Ausgabe: 8
Zusätzliche Informationen

1. Das vom Auftraggeber gewählte Verfahren ist ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb nach Maßgabe der VOL/A (vgl. § 3 Abs. 3 lit. c) EG VOL/A). Die vergaberechtlichen Grundsätze der Transparenz des Verfahrens und der Gleichbehandlung aller Bieter werden im gesamten Verfahren streng beachtet. 2. Diese Bekanntmachung leitet den vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb ein. Dies bedeutet, dass die Bewerber in einem ersten Schritt aufgerufen sind, einen Teilnahmeantrag einzureichen und nicht sogleich gehalten sind, ein Angebot abzugeben. 3. Die für den Teilnahmeantrag erforderlichen Formulare und Vordrucke (siehe Ziff. II.1.1 bis II.1.3) sind per schriftlicher Anfrage (Email ausreichend!) bei der unter Ziff. I.1 genannten Kontaktstelle des Auftraggebers zu erhalten. 4. Die Teilnahmeanträge sind bis zum 18.2.2013, 12:00 Uhr, in einem verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift "Ausschreibung der Stadtmarketing Karlsruhe GmbH/ Eröffnungsveranstaltung/Teilnahmeantrag" bei der unter Ziff. I.1 genannten Stelle als Original und mit zwei Kopien einzureichen. Eine Verspätung führt zum Ausschluss. 5. Die Ausgestaltung des Verfahrens und die zu erwartenden Bewerbungen bedeuten einen erheblichen Aufwand bei der Auftraggeberin. Dies beschränkt die Zahl der im zweiten Verfahrensschritt zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bieter anhand der unter Ziff. IV.1.2 aufgezeigten Wertung der Eignungsnachweise. 6. Im Anschluss an den Teilnahmewettbewerb erhalten die ausgewählten Bewerber die Vergabeunterlagen mit der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes. Mit den Vergabeunterlagen werden den Bietern weitere Projektinformationen und die Zuschlagskriterien mitgeteilt. 7. Nach Angebotsabgabe erhalten die Bieter die Möglichkeit, ihr Angebot vor Ort in einer Präsentation vorzustellen. Sodann werden mit den Bietern Verhandlungsgespräche geführt, auf deren Grundlage die Bieter aufgefordert werden, letztverbindliche Angebote zu einem für sämtliche Bieter gleichlautenden Termin abzugeben. Die Auftraggeberin behält sich vor, den Bieterkreis während des Verfahrens einzuschränken. 8. Auskunftsersuchen des Interessenten/Bewerbers zum Teilnahmewettbewerb sind ausschließlich per E-Mail oder schriftlich an die unter Ziff. I.1 genannte Kontaktstelle des Auftraggebers zu richten.

Zusätzliche Informationen

1. Das vom Auftraggeber gewählte Verfahren ist ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb nach Maßgabe der VOL/A (vgl. § 3 Abs. 3 lit. c) EG VOL/A). Die vergaberechtlichen Grundsätze der Transparenz des Verfahrens und der Gleichbehandlung aller Bieter werden im gesamten Verfahren streng beachtet.

2. Diese Bekanntmachung leitet den vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb ein. Dies bedeutet, dass die Bewerber in einem ersten Schritt aufgerufen sind, einen Teilnahmeantrag einzureichen und nicht sogleich gehalten sind, ein Angebot abzugeben.

3. Die für den Teilnahmeantrag erforderlichen Formulare und Vordrucke (siehe Ziff. II.1.1 bis II.1.3) sind per schriftlicher Anfrage (Email ausreichend!) bei der unter Ziff. I.1 genannten Kontaktstelle des Auftraggebers zu erhalten.

4. Die Teilnahmeanträge sind bis zum 18.2.2013, 12:00 Uhr, in einem verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift "Ausschreibung der Stadtmarketing Karlsruhe GmbH/ Eröffnungsveranstaltung/Teilnahmeantrag" bei der unter Ziff. I.1 genannten Stelle als Original und mit zwei Kopien einzureichen. Eine Verspätung führt zum Ausschluss.

5. Die Ausgestaltung des Verfahrens und die zu erwartenden Bewerbungen bedeuten einen erheblichen Aufwand bei der Auftraggeberin. Dies beschränkt die Zahl der im zweiten Verfahrensschritt zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bieter anhand der unter Ziff. IV.1.2 aufgezeigten Wertung der Eignungsnachweise.

6. Im Anschluss an den Teilnahmewettbewerb erhalten die ausgewählten Bewerber die Vergabeunterlagen mit der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes. Mit den Vergabeunterlagen werden den Bietern weitere Projektinformationen und die Zuschlagskriterien mitgeteilt.

7. Nach Angebotsabgabe erhalten die Bieter die Möglichkeit, ihr Angebot vor Ort in einer Präsentation vorzustellen. Sodann werden mit den Bietern Verhandlungsgespräche geführt, auf deren Grundlage die Bieter aufgefordert werden, letztverbindliche Angebote zu einem für sämtliche Bieter gleichlautenden Termin abzugeben. Die Auftraggeberin behält sich vor, den Bieterkreis während des Verfahrens einzuschränken.

8. Auskunftsersuchen des Interessenten/Bewerbers zum Teilnahmewettbewerb sind ausschließlich per E-Mail oder schriftlich an die unter Ziff. I.1 genannte Kontaktstelle des Auftraggebers zu richten.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Am 20.6.2015 soll der Festivalsommer mit einer großen Eröffnungsfeier gefeiert werden. Die Veranstaltung soll Signalcharakter mit bundesweiter Wirkung haben. Dies betrifft sowohl den Aspekt der medialen Verwertung als auch die Ansprache der Zielgruppen. Es ist geplant, die Eröffnungsfeier auf dem Schlossplatz und als Open-Air-Show für bis zu 40 000 Besucher zu veranstalten. Das Schloss sowie der Schlossplatz sind ein Kulturdenkmal. Eine Abstimmung mit dem Denkmalschutz ist daher erforderlich.

Die Inszenierung und Umsetzung der Eröffnungsfeier ist Gegenstand dieser Ausschreibung, wobei die Eröffnungsfeier aus zwei Bestandteilen besteht. Der Prolog umfasst die Inszenierung des Weges von Durlach zum Schloss Karlsruhe und nimmt Bezug auf die Gründung der Stadt Karlsruhe vom ursprünglichen Markgrafensitz Durlach aus. Es wird erwartet, dass diese Inszenierung zeitlich vor der eigentlichen Eröffnung stattfindet. Die Eröffnung am Schloss soll sodann eine Länge von mindestens 60 Minuten haben und den Bogen von der Gründungsgeschichte bis zur Gegenwart (und Zukunft) Karlsruhes spannen.

Die Stadt Karlsruhe sucht vor diesem Hintergrund eine Veranstaltungsagentur („Durchführungsagentur“) zwecks Beauftragung der Entwicklung und Umsetzung eines künstlerischen Konzeptes und der damit verbundenen kompletten organisatorischen und technischen Planung sowie der Koordination, Vorbereitung und Begleitung der Durchführung der Veranstaltung in allen Leistungsphasen. Hierbei handelt es sich um: Ideen-, Vorbereitungs-, Planungs-, Umsetzungs- und Durchführungs-, Projekt- und Nachbereitungsphase. Aufgabe der Durchführungsagentur wird das gesamte Durchführungsmanagement sein. Hierzu zählen insbesondere hinsichtlich des von ihr erarbeiteten künstlerischen Konzeptes die Vorbereitung und Grundlagenermittlung (Gesamtkoordination ordnungsbehördlicher Genehmigungsverfahren, Berichts-, Protokoll- und Dokumentationswesens, Sicherheitskonzeption, Erstellung eines Projektgesamtkonzeptes etc.), die technische Planung (CAD-Planung, Detailplanung einzelner Gewerke etc.), die organisatorische Leitung (Koordination Auf- und Abbau, Proben, Security etc.) sowie die entsprechende Nachbereitung (Rechnungsprüfung, kaufmännische Abwicklung, Übergabe der vollständigen Dokumentation aller Leistungsphasen, Schadensregulierung etc.). Die Aufgaben der Durchführungsagentur inkludieren auch die Vergabe und finanziellen Leistungen aller für die Umsetzung der Veranstaltung benötigten Gewerke (Technik, Bühnen, Security, Absperrungen, Künstlercatering etc.), Künstler und Genehmigungen. Hinweis: Das Catering für die Besucher wird separat ausgeschrieben.

PR- und Kommunikationsmaßnahmen werden durch die Stadtmarketing Karlsruhe GmbH konzipiert, umgesetzt und separat finanziert. Die Kommunikation aller konzeptionellen Phasen der Projektierung der Veranstaltung ist in enger Abstimmung mit dem Stadtmarketing sowie in Absprache und Abstimmung mit Medienpartnern zu entwickeln (Ideengebung und Konzeptionierung, „Storytelling“). Zusätzlich sind die Partner und Sponsoren des Stadtmarketings Karlsruhe bei den zu entwickelnden Maßnahmen einzubinden.

Nach dem jetzigen Stand der Planungen ist davon auszugehen, dass die Eröffnungsfeier live im TV zu sehen sein wird. Eine eventuelle Koordination und Absprache mit dem übertragenden Fernsehsender ist daher Teil der Aufgabe der Durchführungsagentur.

Mit dieser Bekanntmachung startet der Teilnahmewettbewerb, weshalb auf die Ausführungen unter Ziffer VI.3 besonders hingewiesen wird.

Referenznummer: 02/2012

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Die unter III.2.1) geforderten Nachweise sind von dem Bewerber bzw. den jeweiligen Mitgliedern einer Bewerbergemeinschaft jeweils gesondert vorzulegen. Alle Nachweise sind mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen; fehlende Nachweise können vom Auftraggeber nachgefordert werden. Eine Vorlage der Nachweise in Kopie ist ausreichend. Geforderte Nachweise sind:

a) Aktueller Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Herkunftslandes;

b) Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit, die Angaben zum Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gemäß § 6 Abs.4 und Abs. 6 EG VOL/A enhält. Hierzu ist das Formular II zu verwenden, das bei dem Auftraggeber erhältlich ist, siehe auch Ziff. VI.3.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Die unter III.2.2) geforderten Nachweise sind von dem Bewerber bzw. den jeweiligen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft jeweils gesondert vorzulegen. Alle Nachweise sind mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen; fehlende Nachweise können vom Auftraggeber nachgefordert werden. Eine Vorlage der Nachweise in Kopie ist ausreichend. Geforderte Nachweise sind:

a) Eigenerklärung, dass der Bewerber eine Betriebshaftpflichtversicherung für Personen- und Sachschäden hat bzw. im Auftragsfall unverzüglich abschließen wird. Auf die Mindeststandards zur Höhe der Deckungssummen der Betriebshaftpflichtversicherung wird hingewiesen. Hierzu ist das Formular III zu verwenden, das bei dem Auftraggeber erhältlich ist, siehe auch Ziff. VI.3;

b) Erklärung über den Gesamtumsatz in den letzten 5 Geschäftsjahren und über den Umsatz im Bereich der ausgeschriebenen Aufgabenbereiche (Veranstaltungen im öffentlichem Raum) in den letzten 5 Geschäftsjahren. Auf die Mindeststandards wird hingewiesen. Hierzu ist das Formular IV zu verwenden, das bei dem Auftraggeber erhältlich ist, siehe auch Ziff. VI.3.

Mindeststandards:

a) Die Mindestdeckungssummen der bestehenden oder noch abzuschließenden Betriebshaftpflichtversicherung für Personen- und Sachschäden müssen mindestens 2 Mio. Euro betragen.

b) Der Gesamtumsatz des Bewerbers/der Bewerbergemeinschaft muss in den letzten 3 Geschäftsjahren in mindestens einem Geschäftsjahr 300.000 EUR betragen haben.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Die unter III.2.3) geforderten Nachweise sind von dem Bewerber bzw. den jeweiligen Mitgliedern der Bewerbergemeinschaft jeweils gesondert vorzulegen. Alle Nachweise sind mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen; fehlende Nachweise können vom Auftraggeber nachgefordert werden.

Soweit ein Bewerber Subunternehmer einsetzen will, hat er diese unter Angabe der jeweiligen Teilleistungen zu benennen. Hierfür ist das Formular V zu verwenden, das bei dem Auftraggeber erhältlich ist, siehe auch Ziff.VI.3.

Beruft sich der Bewerber darüber hinaus auch auf Erklärungen/Nachweise des Subunternehmers, um seine Eignung nach diesem Abschnitt III.2.3 nachzuweisen, sind diese zusätzlich gesondert für den Subunternehmer beizufügen.

Geforderte Nachweise sind:

a) Benennung eines voraussichtlichen Projektteams mit Darlegung der angedachten Teamstruktur in einem Organigramm. Das Organigramm des voraussichtlichen Projektteams muss einen Regisseur/Kreativ Direktor und einen organisatorischen Projektleiter ausweisen. Auf die Mindeststandards wird hingewiesen;

b) Für den Regisseur/Kreativ Direktor und den organisatorischen Projektleiter sind Erklärungen zur beruflichen Befähigung mit berufsbezogenen Lebensläufen und eine persönliche Referenzliste vorzulegen. Auf die Mindeststandards wird hingewiesen. Für die Angabe der Referenzen des Regisseurs/Kreativ Direktors ist das Formular VI zu verwenden, das bei dem Auftraggeber erhältlich ist, siehe auch Ziff. VI.3. Für die Angabe der Referenzen des organisatorischen Projektleiters ist das Formular VII zu verwenden, das bei dem Auftraggeber erhältlich ist, siehe auch Ziff. VI.3;

c) Vorlage von Agenturreferenzen über in den letzten 5 Jahren erbrachte vergleichbare Leistungen mit Bezug auf die hier ausgeschriebenen Aufgabenbereiche (Eröffnungs- oder Abschlussveranstaltungen, Stadioninszenierungen, Parkfeste, inszenierte Bühnenveranstaltungen) mit kurzer textlicher Beschreibung der Veranstaltung, Angabe des Rechnungswertes, der Leistungszeit sowie des Auftraggebers unter Benennung eines Ansprechpartners (Anschrift, Telefonnummer). Referenzen, die älter sind als 5 Jahre, werden nicht gewertet. Auf die Mindeststandards wird hingewiesen. Für die Angabe der Referenzen ist das Formular VIII zu verwenden, das bei dem Auftraggeber erhältlich ist, siehe auch Ziff. VI.3.

Mindeststandards:

a) Das Organigramm des voraussichtlichen Projektteams muss einen Regisseur/Kreativ Direktor und einen organisatorischen Projektleiter ausweisen;

b) Aus den persönlichen Referenzen des Regisseurs/Kreativ Direktors muss sich ergeben, dass dieser Verantwortung für mindestens eine umgesetzte künstlerische Konzeption einer vergleichbaren Veranstaltung im öffentlichen Raum (Eröffnungs- oder Abschlussveranstaltungen, Stadioninszenierungen, Parkfeste, inszenierte Bühnenveranstaltungen) vorweisen kann;

c) Aus den Referenzen des organsatorischen Projektleiters muss sich ergeben, dass dieser Verantwortung für mindestens eine vergleichbare Veranstaltung im öffentlichen Raum (Eröffnungs- oder Abschlussveranstaltungen, Stadioninszenierungen, Parkfeste, inszenierte Bühnenveranstaltungen) mit mindestens 20 000 Zuschauern/Teilnehmern vorweisen kann;

d) Aus den Referenzen des Bewerbers (Agenturreferenzen) muss sich ergeben, dass diese eine vergleichbare Veranstaltung im öffentlichen Raum (Eröffnungs- oder Abschlussveranstaltungen, Stadioninszenierungen, Parkfeste, inszenierte Bühnenveranstaltungen) für mindestens 20.000 Zuschauern/Teilnehmern organisiert und durchgeführt hat;

e) Aus den Referenzen des organisatorischen Projektleiters oder des Bewerbers (Agenturreferenzen) muss sich ergeben, dass Erfahrung in der Verwaltung eines Gesamtbudgets von über 500 000 EUR sowie in der Zusammenarbeit mit TV-Sendern oder sonstige live Übertragungen besteht. Es ist ausreichend. dass entweder der organisatorische Projektleiter oder der Bewerber (Agentur) über die Mindeststandards dieses Buchstaben e) verfügt.

Auftragsausführung
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:

Beabsichtigt ist die Anforderung eines Angebotes mit Ausweisung eines Pauschalhonorars, das alle Projektphasen und auch sämtliche Abstimmungstermine, Meetings, Reisekosten sowie Fremdleistungen beinhaltet. Seitens der Stadtmarketing Karlsruhe GmbH ist vorgesehen, in regelmäßigen Abständen bzw. nach Erbringung einzelner Teilleistungen Abschlagszahlungen vorzunehmen.

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Gesamtschuldnerisch haftend unter Benennung eines vertretungsberechtigten Mitglieds. Hierfür ist das Formular I zu verwenden, das bei dem Auftraggeber erhältlich ist, siehe auch Ziff. VI.3.

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 6
Objektive Auswahlkriterien:

Die Ausgestaltung des Verfahrens und die zu erwartenden Bewerbungen bedeuten einen erheblichen Aufwand bei der Auftraggeberin. Dies beschränkt die Zahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bieter..Die eingereichten Referenzen des Bewerbers (Agenturreferenzen), die persönlichen Referenzen des benannten Regisseurs/Kreativ Direktors und die persönlichen Referenzen des benannten organisatorischen Projektleiters werden daher unter den generell geeigneten Bewerbern nochmals auf einer Skala von 0 - 5 Punkten bewertet (0 Punkte ungenügend, 1 Punkt mangelhaft, 2 Punkte ausreichend, 3 Punkte zufriedenstellend, 4 Punkte überdurchschnittlich, 5 Punkte besonders gut). Die für Referenzen vorgenommene Bepunktung wird sodann mit der dem Kriterium nachstehend zugewiesenen Gewichtung multipliziert, woraus sich die für die jeweiligen Referenzen erzielte Punktzahl ergibt.

1. Auswahlkriterium: „Referenzen des Bewerbers (Agenturreferenzen)“: 40 %. 2. Auswahlkriterium: „persönliche Referenzen des benannten Regisseurs/Kreativdirektors“: 30%. 3. Auswahlkriterium: „persönliche Referenzen des benannten organisatorischen Projektleiters“: 30%.

Datum der Absendung der Aufforderungen: 2013-02-28 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Other
Kontakt
Kontaktperson: Stadtmarketing Karlsruhe GmbH
Frau Angela Pfenninger
URL der Dokumente: http://web1.karlsruhe.de/download/stama/eroeffnung 🌏

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2013-06-16 📅
Datum des Endes: 2015-06-30 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: 02/2012
Zusätzliche Informationen

2. Diese Bekanntmachung leitet den vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb ein. Dies bedeutet, dass die Bewerber in einem ersten Schritt aufgerufen sind, einen Teilnahmeantrag einzureichen und nicht sogleich gehalten sind, ein Angebot abzugeben.

3. Die für den Teilnahmeantrag erforderlichen Formulare und Vordrucke (siehe Ziff. II.1.1 bis II.1.3) sind per schriftlicher Anfrage (Email ausreichend!) bei der unter Ziff. I.1 genannten Kontaktstelle des Auftraggebers zu erhalten.

4. Die Teilnahmeanträge sind bis zum 18.2.2013, 12:00 Uhr, in einem verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift "Ausschreibung der Stadtmarketing Karlsruhe GmbH/ Eröffnungsveranstaltung/Teilnahmeantrag" bei der unter Ziff. I.1 genannten Stelle als Original und mit zwei Kopien einzureichen. Eine Verspätung führt zum Ausschluss.

5. Die Ausgestaltung des Verfahrens und die zu erwartenden Bewerbungen bedeuten einen erheblichen Aufwand bei der Auftraggeberin. Dies beschränkt die Zahl der im zweiten Verfahrensschritt zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bieter anhand der unter Ziff. IV.1.2 aufgezeigten Wertung der Eignungsnachweise.

6. Im Anschluss an den Teilnahmewettbewerb erhalten die ausgewählten Bewerber die Vergabeunterlagen mit der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes. Mit den Vergabeunterlagen werden den Bietern weitere Projektinformationen und die Zuschlagskriterien mitgeteilt.

7. Nach Angebotsabgabe erhalten die Bieter die Möglichkeit, ihr Angebot vor Ort in einer Präsentation vorzustellen. Sodann werden mit den Bietern Verhandlungsgespräche geführt, auf deren Grundlage die Bieter aufgefordert werden, letztverbindliche Angebote zu einem für sämtliche Bieter gleichlautenden Termin abzugeben. Die Auftraggeberin behält sich vor, den Bieterkreis während des Verfahrens einzuschränken.

8. Auskunftsersuchen des Interessenten/Bewerbers zum Teilnahmewettbewerb sind ausschließlich per E-Mail oder schriftlich an die unter Ziff. I.1 genannte Kontaktstelle des Auftraggebers zu richten.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Postanschrift: Karl-Friedrich-Str. 17
Postort: Karlsruhe
Postleitzahl: 76133
Land: Deutschland 🇩🇪
Fax: +49 7219263985 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Es wird darauf hingewiesen, dass nach § 107 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB ein Nachprüfungsantrag spätestens 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, gestellt werden muss. Im Übrigen wird auf die in Ziffer VI.4.3) angegebene Stelle verwiesen, von der weitere Auskünfte zur Einlegung von Rechtsbehelfen angefordert werden können.

Quelle: OJS 2013/S 008-009531 (2013-01-08)

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