Leistungen für die Bearbeitung des zentralen Posteingangs (Inputmanagement)

Postbeamtenkrankenkasse

Die Postbeamtenkrankenkasse (PBeaKK oder Auftraggeberin) plant die Beschaffung von Leistungen für die Bearbeitung des zentralen Posteingangs.
Ziel ist es analoge Schriftstücke zu digitalisieren und als qualitativ hochwertige elektronische Datensätze für den weiteren Verarbeitungsprozess zu erzeugen.
In der vorliegenden Leistungsbeschreibung werden die durchzuführenden Prozessschritte beschrieben.
Der zu vergebende Auftrag beinhaltet:
- die Posteingangsbearbeitung
- die Postausgangsbearbeitung
- das Scannen
- die Nachbearbeitung von Daten
- die Belege- und Vordruckverwaltung

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-05-27. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-04-11.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2013-04-11 Auftragsbekanntmachung
2013-08-30 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2013-04-11)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Datenverarbeitung
Menge oder Umfang: gemäß Anlage 15 der Vergabeunterlagen.
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Datenverarbeitung 📦

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Postbeamtenkrankenkasse
Postanschrift: Maybachstraße 54/56
Postleitzahl: 70469
Postort: Stuttgart
Kontakt
Internetadresse: http://www.pbeakk.de 🌏
E-Mail: einkaufpbeakk@pbeakk.de 📧
Fax: +49 71113563392 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-04-11 📅
Einreichungsfrist: 2013-05-27 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-04-13 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 073-122141
ABl. S-Ausgabe: 73

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Die Postbeamtenkrankenkasse (PBeaKK oder Auftraggeberin) plant die Beschaffung von Leistungen für die Bearbeitung des zentralen Posteingangs.
Ziel ist es analoge Schriftstücke zu digitalisieren und als qualitativ hochwertige elektronische Datensätze für den weiteren Verarbeitungsprozess zu erzeugen.
In der vorliegenden Leistungsbeschreibung werden die durchzuführenden Prozessschritte beschrieben.
Der zu vergebende Auftrag beinhaltet:
- die Posteingangsbearbeitung
- die Postausgangsbearbeitung
- das Scannen
- die Nachbearbeitung von Daten
- die Belege- und Vordruckverwaltung
Beschreibung der Optionen: Vertragsverlängerungsoption.
Zahl der möglichen Verlängerungen: 2
Zeitlicher Rahmen für nachfolgende Aufträge: 12 Monate
Referenznummer: PE4-05/05/2013

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
1) Berufs-/Handelsregisterauszug als Nachweis darüber, dass der Bieter im Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem er ansässig ist, eingetragen ist
2) Darstellung des Unternehmens (Gesellschaftsform; Leistungsportfolio; Standorte; Standortorganisation; Spezialgebiete / Schwerpunkte; Gesamtzahl des Personals in Europa / Qualifikation; Zahl der Kunden, für die vergleichbare Leistungen, wie sie in dieser Ausschreibung gefordert werden, erbracht wurden)
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3) Erklärung, dass im Zuschlagsfall eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckung von 1.000.000 EUR für Sachschäden und 500.000 EUR für Vermögensschäden abgeschlossen wird, die auch die Verletzung von Vorschriften zum Datenschutz (einschließlich Sozialdaten) umfasst
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4) Erklärung über den Gesamtumsatz des Unter-nehmens sowie den Umsatz bezüglich der besonderen Leistungsart, die Gegenstand der jetzigen Vergabe ist (bezogen auf die letzten drei Geschäftsjahre)
Mindeststandards:
zu 1) Kopie (Nachweis darf zum Ende der Angebotsfrist (27.5.2013, 12:00 Uhr) nicht älter als 12 Monate sein) oder Eigenerklärung
zu 2) Eigenerklärung
zu 3) Eigenerklärung
zu 4) Aus der Erklärung muss sich ergeben, dass der Bieter in jedem der letzten drei Jahre Umsätze mit den angegebenen, hier nachgefragten Leistungen erzielt hat.
Technische und berufliche Fähigkeiten:
5) Beschreibung der generellen Maßnahmen zur Qualitätssicherung; Nachweis über die Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 oder einem vergleichbaren Qualitätssystem
6) Darstellung der Erfahrungen im Inputmanagement durch Referenzen
7) Vorlage eines Musters der Verpflichtungserklärung nach § 5 BDSG (Bundesdaten-schutzgesetz) oder vergleichbarer Verpflichtungserklärungen (ggf. einschließlich datenschutzrechtlicher Merkblätter für die Mitarbeiter des Unternehmens)
8) Vorlage des
a. Datenschutzkonzeptes, des Datenschutzhandbuches, der Richtlinien zur Daten-schutzorganisation (je nach Bezeichnung) des Unternehmens und - soweit vorhanden - der Datenschutzauditierungen (Zertifikate) und
b. produktionsstättenbezogene ausgefüllte Datenschutzvereinbarung
9) Vorlage des IT-Sicherheitskonzeptes (ggf. inkl. der Kopien von entsprechenden Zertifikaten) für alle Standorte, an denen personen-bezogene Daten oder sonstige Informationen verarbeitet werden und technische Einrichtungen/Geräte, die für die Erbringung der Dienstleistung vorhanden sind und genutzt werden
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10) Bietererklärung zur Zuverlässigkeit gemäß Anlage 3 der Vergabeunterlagen
Mindeststandards:
zu 5) Eigenerklärung
zu 6) Aktuelle Referenzliste (nicht älter als 3 Jahre) über Aufträge für den Leistungsabschnitt „Postbearbeitung“, die nach Art, Umfang und Schwierigkeitsgrad dem ausgeschriebenen Auftrag vergleichbar sind. Es ist eine hinreichend detaillierte Beschreibung der erbrachten Leistungen vorzunehmen und anzugeben, wann diese erbracht wurden; zwingend sind Angaben zu Referenzansprechpartnern (inkl. Telefon-nummer). Referenzen sind in der Form der Anlage 2.1 „Referenzblatt“ einzureichen.
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Aktuelle Referenzliste (nicht älter als 3 Jahre) über Aufträge für den Leistungs-abschnitt "Nacherfassung" im Krankenversicherungswesen mit Angaben zur täglichen Bearbeitungsmenge (durchschnittlich und maximal) und der nach-erfassten Inhalte (Feldtypen); Es ist eine hinreichend detaillierte Beschreibung der erbrachten Leistungen vorzunehmen und anzugeben, wann diese erbracht wurden; zwingend sind Angaben zu Referenzansprechpartnern (inkl. Telefonnummer). Referenzen sind in der Form der Anlage 2.1 „Referenzblatt“ einzureichen.
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zu 7) Vorlage des Musters
zu 8) zu a: Vorlage der Dokumente
zu b:
Ausgefüllte Anlage 16 (Datenschutz-vereinbarung) pro geplanter Produktions-stätte. Ggfs auf getrennten Blättern, die klar als Anlagen zur Datenschutzvereinbarung gekennzeichnet sind.
zu 9) Vorlage der Dokumente
zu 10) Unterschriebenes Formblatt nach Anlage 3 der Vergabeunterlagen
Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien: gemäß Vergabeunterlagen.
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: gemäß Vergabeunterlagen.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll: Bietergemeinschaft mit gesamtschuldnerischer Haftung.
Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅

Verfahren
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2013-08-31 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Jens Walter

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2014-01-01 📅
Datum des Endes: 2016-12-31 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: PE4-05/05/2013

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Bundeskartellamt - Vergabekammer des Bundes
Postanschrift: Villemombler Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Quelle: OJS 2013/S 073-122141 (2013-04-11)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2013-08-30)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 2 459 887,50 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt
Vergabekriterien
Unbestimmt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-08-30 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-08-31 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 169-293765
Verweist auf Bekanntmachung: 2013/S 73-122141
ABl. S-Ausgabe: 169

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2013-06-25 📅
Name: Deutsche Post E-Post Solutions GmbH
Postanschrift: Moltkestraße 14
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53173
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Quelle: OJS 2013/S 169-293765 (2013-08-30)
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