Lieferung, Installation, Einrichtung und Betrieb eines Enterprise-Resource-Planning (ERP) Systems für die Bereiche Einkauf, Finanzen, Personal, Vertragsmanagement, umfassendes und bereichsübergreifendes Berichtswesen, Dokumentenmanagementsystem sowie optional Facility Management, inkl. Raumbuch

Leibniz-Institut für Altersforschung - FLI e.V.

Lieferung, Installation, Einrichtung und Betrieb eines Enterprise-Resource-Planning (ERP) Systems für die Bereiche Einkauf, Finanzen, Personal, Vertragsmanagement, umfassendes und bereichsübergreifendes Berichtswesen, Dokumentenmanagementsystem sowie optional Facility Management, inkl. Raumbuch als intergriertes System.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-03-22. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-02-04.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• GISA GmbH

Wer?

• Leibniz-Institut für Altersforschung - FLI e.V.

Wie?

Wo?

• Thüringen › Jena, Kreisfreie Stadt

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2013-02-04	Auftragsbekanntmachung
2013-03-25	Ergänzende Angaben
2013-09-20	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2013-02-04)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Systemverwaltungssoftwarepaket
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Systemverwaltungssoftwarepaket 📦

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Leibniz-Institut für Altersforschung - FLI e.V.
Postanschrift: Beutenbergstraße 11
Postleitzahl: 07745
Postort: Jena
Kontakt
Internetadresse: http://fli-leibniz.de 🌏
E-Mail: uroth@fli-leibniz.de 📧
Telefon: +49 3641656366 📞
Fax: +49 3641656372 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-02-04 📅
Einreichungsfrist: 2013-03-22 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-02-08 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 028-043413
ABl. S-Ausgabe: 28
Zusätzliche Informationen
Die Unterlagen werden per E-Mail ab 11.2.2013 an die Bewerber versandt.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Es werden Varianten akzeptiert ✅
Beschreibung der Optionen: Entsprechend den Angaben in den Vergabeunterlagen.
Referenznummer: AS 01 / 2013
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Leibniz-Institut für Altersforschung FLI e.V., Beutenbergstraße 11, 07745 Jena, Deutschland.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

- Eigenerklärung, dass das Unternehmen seinen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen nachgekommen ist

- Liste der Umsätze in den letzten drei Jahren für analoge Leistungen für vergleichbare wissenschaftliche Einrichtungen

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Liste der wesentlichen in den letzten Jahren erbrachten analogen Leistungen für vergleichbare wissenschaftliche Einrichtungen mit Bezeichnung und Umfang der Leistung sowie Leistungszeitraum und Ansprechpartner (mit Kontaktdaten).

Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien: Entsprechend den Angaben in den Vergabeunterlagen.
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:

Einführungsstrategie

Das Lastenheft dient der Beschaffung eines entsprechenden ERP-Systems, das die hier definierten Prozesse und Aufgaben entsprechend unterstützen soll.

Für die Einführung des ERP-Systems soll ein dreistufiges Verfahren angewendet werden. Das dreistufige Verfahren sieht folgendes Vorgehen vor:

In Stufe 1 werden die folgenden Funktionalitäten zum 1.1.2014 produktiv gesetzt:

- Einkauf

– Beschaffung

– Lagerverwaltung

- Finanzen

– Finanzbuchhaltung (Kreditorenbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Mittelkontrolle und Mittelbindung)

– Drittmittelmanagement

– Haushaltsplanung

– Debitorenbuchhaltung

– Realisierung einer Übergangs-Schnittstelle zwischen DATEV und ERP-NEU

- Kontierungsobjekte für alle Module

Das Ziel der 1. Stufe ist es, die Basisfunktionalitäten in den zwei Kernprozessen Einkauf und Finanzen zum 1.1.2014 bereitzustellen. insbesondere die Zahlungsfähigkeit des FLI hinsichtlich von Eingangsrechnungen muss zwingend gewährleistet sein.

In Stufe 2 werden die folgenden Funktionalitäten zum 30.6.2014 produktiv gesetzt:

– Katalogsystem (optional, sofern beauftragt)

– Kosten- und Leistungsrechnung (Einrichtung der Verrechnungsschritte)

– Scansoftware

- Personalmanagement

– Personalverwaltung mit Personalakte

– Stellenmanagement

– Bewerbermanagement

– Personalkostencontrolling

– Ausfallzeitenverwaltung

– Personalentwicklung

– Reisekostenmanagement (optional, sofern beauftragt)

- Vertragsmanagement

- Berichtswesen/ BI für Einkauf und Finanzen

- Dokumenten-Management-System für definierte Themen der Priorität 1 in den Bereichen Einkauf und Finanzen

Das Ziel der 2. Stufe ist es, sämtliche Funktionalitäten der Kernprozessen Einkauf und Finanzen final bereitzustellen sowie das Personalmanagement produktiv zu setzen. Darüber hinaus gehört die Abbildung von Workflows und des Berichtswesens dazu.

In Stufe 3 sollen sämtliche weiteren Funktionalitäten für den Kernprozess Personal sowie für die weiteren Themen bis zum 1.1.2015 final produktiv gesetzt werden.

- Gehaltsabrechnung

- Berichtswesen/ BI für Personal und Gehalt

- Dokumenten-Management-System für definierte Themen der Priorität 1 im Bereich Personal

- Portale für die Bereiche Einkauf, Finanzen und Personal

- Schnittstelle zwischen FACT Science und ERP-NEU

- Schnittstelle Zeiterfassung (sofern beauftragt)

- Projektsteuerung (z.B. für Baumaßnahmen) (optional, sofern beauftragt)

- Facility Management (optional, sofern beauftragt)

Das Ziel der 3. Stufe ist es, sämtliche Funktionalitäten in den Kernprozessen Personal zum 01.01.2015 final bereitzustellen, insbesondere die Zahlungsfähigkeit des FLI hinsichtlich von Gehältern muss zwingend gewährleistet sein.

Zahlungsplan

Der folgende Zahlungsplan wird Bestandteil des Vertrages. Die Termine ergeben sich aus der Projektplanung.

Nr. Bezeichnung der Leistung Zahlung

1. Teilabnahme der Konzepte (ohne Kapitel Personal im IT-Konzept) 10 %(mit Vorlage Bankbürgschaft)

2. Teilabnahme des ERP-System für die Bereiche Einkauf und Finanzen 30 %

3. Teilabnahme des IT-Konzeptes, Kapitel Personal 5 % (mit Vorlage Bankbürgschaft)

4. Teilnahme des ERP-System für den Bereich Personalmanagement 15 %

5. Teilnahme des ERP-System für den Bereich Gehaltsabrechnung 10 %

6. Gesamtabnahme des ERP-Systems 20 %

7. 12 Monate nach Gesamtabnahme des ERP-Systems 10 %

Die konkreten Termine zur Zahlung ergeben sich aus der Projektplanung

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll: Bietergemeinschaften sind ausgeschlossen
Sonstige besondere Bedingungen: AGB des EVB-IT

Verfahren
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2013-05-31 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Other
Kontakt
Kontaktperson: Administration / Einkauf
Herrn Roth
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: einkauf@fli-leibniz.de 📧

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2013-05-31 📅
Datum des Endes: 2015-01-30 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: AS 01 / 2013

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer beim Thüringer Landesverwaltungsamt Weimar
Postanschrift: Weimarplatz 4
Postort: Weimar
Postleitzahl: 99423
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@tlvwa.thueringen.de 📧
Telefon: +49 36137737254 📞
Fax: +49 36137739354 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Rügen der Bieter, in welchen diese einen Verstoß gegen die Vorschriften im Vergabeverfahren vortragen, sind ausnahmslos (per Fax oder E-Mail) an folgende Adresse zu richten: siehe Pkt. VI.4.3)

Hilft die benannte Stelle der Rüge nicht ab, wird mit Eingang des entsprechenden Antwortschreibens der Administration / Einkauf, eine Frist von 15 Kalendertagen in Gang gesetzt (§ 107 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB), innerhalb derer der Bieter einen etwaigen Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer einreichen kann.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Leibniz-Institut für Altersforschung FLI e.V. / Adminstartion / Einkauf
Postanschrift: Beutenbergstraße 11
Postort: Jena
Postleitzahl: 07745
Telefon: +49 3641656366 📞
Fax: +49 3641656372 📠
Quelle: OJS 2013/S 028-043413 (2013-02-04)

Ergänzende Angaben (2013-03-25)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-03-25 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-03-27 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 061-101286
Verweist auf Bekanntmachung: 2013/S 28-043413
ABl. S-Ausgabe: 61
Quelle: OJS 2013/S 061-101286 (2013-03-25)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2013-09-20)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren ohne Aufruf zum Wettbewerb
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Leibniz-Institut für Altersforschung – FLI e. V.

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-09-20 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-09-21 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 184-317439
ABl. S-Ausgabe: 184
Zusätzliche Informationen

Die Vergabe erfolgte auf der Grundlage der VOL/A, § 3 EG, Abs. 4. lit. a) im Verhandlungsverfahren ohne öffentlichen Wettbewerb.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Referenznummer: AS 09/2013
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort:

Leibniz-Institut für Altersforschung FLI e. V.,

Beutenbergstraße 11,

07745 Jena.

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Bewertungskriterien in den Vergabeunterlagen (100)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2013-08-02 📅
Name: GISA GmbH
Postanschrift: Leipziger Chaussee 191a
Postort: Halle/Saale
Postleitzahl: 06112
Land: Deutschland 🇩🇪
Internetadresse: www.gisa.de 🌏
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 5

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Herrn Uwe Roth

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Freistaates Thüringen beim Thüringer Landesverwaltungsamt, Referat 250
Telefon: +49 36137737276 📞
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Rügen der Bieter, in welchen diese einen Verstoß gegen die Vorschriften im Vergabeverfahren vortragen, sind ausnahmslos (per Fax oder E-Mail) an die unter VI.4.3 benannte Stelle zu richten.

Hilft die benannte Stelle der Rüge nicht ab, wird mit dem Eingang des entsprechenden Antwortschreibens der Adminstration/Einkauf, eine Frist von 15 Kalendertagen in Gang gesetzt (§ 107 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB), innerhalb derer der Bieter einen etwaigen Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer einreichen kann.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Leibniz-Institut für Altersforschung FLI e. V. Adminstration/Einkauf
Telefon: +49 3641656336 📞
Quelle: OJS 2013/S 184-317439 (2013-09-20)

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