Lieferung und Einrichtung von Kopier- und Drucksystemen

Kurze Beschreibung

Der Auftrag betrifft den vollständigen Service und die Lieferung der Verbrauchsmaterialien für derzeit über 1 300 Drucker des Auftraggebers. Die Drucker sind im gesamten Verwaltungs- und Klinikbereich des Auftraggebers installiert und stehen im Eigentum der e- dox GmbH Berlin.

Beschreibung der Beschaffung

Der Auftrag betrifft den vollständigen Service und die Lieferung der Verbrauchsmaterialien für derzeit über 1 300 Drucker des Auftraggebers. Die Drucker sind im gesamten Verwaltungs- und Klinikbereich des Auftraggebers installiert und stehen im Eigentum der e- dox GmbH Berlin.

Beschreibung der Optionen

Der Auftraggeber hat das Recht, die Laufzeit des Vertrags zweimal, um jeweils 12 Monate zu verlängern (Optionsrecht). Die Ausübung des Optionsrechts hängt jeweils davon ab, ob nach der Wirtschaftlichkeits- und Nachhaltigkeitsuntersuchung des Auftraggebers ein wirtschaftlicher und nachhaltiger Betrieb der Drucker während des Optionszeitraums gewährleistet ist. Der Auftrag hat eine Laufzeit von 36 Monaten (zzgl. der Optionszeiträume).

Verhandlungsverfahren ohne vorherige Veröffentlichung (Erläuterung)

Die Vergabe des Auftrags im Wege eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb mit einem Unternehmen ist gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. c VgV zulässig, da die Leistungen Drucker betreffen, die zwar im Verwaltungs- und Klinikbereich des Auftragsgebers installiert sind, jedoch im Eigentum der e- dox GmbH Berlin stehen.Die über 1 300 Drucker wurden im Zuge eines vorangegangenen Auftrags von der e-dox GmbH installiert. Dieser Vertrag sah keine Eigentumsübertragung an den Auftraggeber vor.
Die Servicedienstleistungen sind für einen befristeten Zeitraum vereinbart worden, welcher demnächst abläuft. Die Drucker sind nach Wirtschaftlichkeits- und Nachhaltigkeitsuntersuchung des Auftraggebers in einem technischen Zustand, welcher einen wirtschaftlichen und nachhaltigen Fortbetrieb für einen
Zeitraum von mindestens 36 Monaten gewährleistet. Der Auftraggeber hat vorab erfolglos die Bereitschaft der e-dox GmbH Berlin erfragt, der Erbringung der Servicedienstleistungen durch Dritte zuzustimmen. Die Servicedienstleistungen können daher aus rechtlichen Gründen (Eigentum gemäß § 903 BGB) nur von der e-dox GmbH Berlin erbracht werden. Ein Austausch der Drucker kommt für den Auftraggeber ausfolgenden Gründen nicht in Betracht:
— Das Festhalten am Druckerbestand ist aus Wirtschaftlichkeits- und Nachhaltigkeitsgesichtspunkten geboten. Die Drucker sind in einem technischen Zustand, der einen Fortbetrieb über mindestens 36 Monate gewährleistet. Die Kosten für die Neubeschaffung von Druckern einschließlich Servicedienstleistungen würden die Kosten des Fortbetriebs überschreiten. Hinzukommen Kosten für die Mitarbeiterschulung zur Einweisung in die neuen Systeme. Ein Austausch des Druckerbestands verursacht zudem erhebliche Emissionen im Zusammenhang mit der Ab- und Anlieferung. Es entstehen unnötige Abfälle, welche bei einem Fortbetrieb
Bestandsdrucker nicht anfallen. Der Fortbetrieb der Bestandsdrucker ist nachhaltiger. Der Auftraggeber verfolgt das Ziel einer nachhaltigen Beschaffung und wählt die nachhaltigste Form der Beschaffung. Deshalb erfolgt kein derzeit unnötiger Austausch der funktionierenden und abgestimmten Systeme.
— Ein Druckeraustausch ist aufgrund der aktuellen Pandemielage nicht durchführbar. Ein Austausch setzt den Zugang von externen Fachkräften zu sämtlichen Stationen/Standorten der Systeme sowohl im Verwaltungs- als auch im Klinikbereich des Auftraggebers voraus. Dies ist aufgrund der pandemiebedingten Überlastung nicht zu gewährleisten. Dies würde einen Eingriff in den Klinikbetrieb bedingen, der gegenwärtig nicht hinzunehmen ist. Hierüber hinaus ist bereits die Planung für die Neugestaltung von Integrationsprozessen für neue Druckersysteme aufgrund der derzeit gestiegenen Hygienebedingungen nicht möglich. Gleiches gilt für sämtliche Arbeiten im Zusammenhang mit einem Druckeraustausch, welche einen händischen Zugriff bei der Deinstallation/Installation in den Räumen des Auftraggebers erfordern. Sämtliche dieser Prozessschritte müssen von externen Fachleuten vorgenommen werden, welche im gegenwärtigen Klinikbetrieb ein erhöhtes Hygienerisiko darstellen. Ein solches Risiko ist in Anbetracht der aktuellen Pandemielage nicht hinzunehmen. Die aktuelle Überlastung erfordert zudem ein perfektes Funktionieren sämtlicher Systeme und Mitarbeiter im Krankenhausbetrieb. Ein Geräteaustausch würde voraussetzen, dass die Mitarbeiter des Auftraggebers für den Betrieb der neuen Systeme geschult werden müssen. Zudem sind Neuinstallationen erfahrungsgemäß mit anfänglichen Startschwierigkeiten verbunden und stellen auch vor diesem Hintergrund einen Eingriff in den funktionierenden Klinikbetrieb dar. Es ist auch nicht hinreichend sicher absehbar, wann eine Änderung dieses Zustands erfolgt. Der Auftraggeber ist jedoch auf die Nutzung von Druckern angewiesen. Er kann daher nicht interimistisch gänzlich auf die Nutzung von Druckern verzichten und erst nach Wegfall der Pandemielage gänzlich neue Geräte beschaffen.

Die Vergabe des Auftrags im Wege eines Verhandlungsverfahrens ohne Teilnahmewettbewerb mit einem Unternehmen ist gemäß § 14 Abs. 4 Nr. 2 lit. c VgV zulässig, da die Leistungen Drucker betreffen, die zwar im Verwaltungs- und Klinikbereich des Auftragsgebers installiert sind, jedoch im Eigentum der e- dox GmbH Berlin stehen. Die über 1 300 Drucker wurden im Zuge eines vorangegangenen Auftrags von der e-dox GmbH installiert. Dieser Vertrag sah keine Eigentumsübertragung an den Auftraggeber vor.
Die Servicedienstleistungen sind für einen befristeten Zeitraum vereinbart worden, welcher demnächst abläuft. Die Drucker sind nach Wirtschaftlichkeits- und Nachhaltigkeitsuntersuchung des Auftraggebers in einem technischen Zustand, welcher einen wirtschaftlichen und nachhaltigen Fortbetrieb für einen
Zeitraum von mindestens 36 Monaten gewährleistet. Der Auftraggeber hat vorab erfolglos die Bereitschaft der e-dox GmbH Berlin erfragt, der Erbringung der Servicedienstleistungen durch Dritte zuzustimmen. Die Servicedienstleistungen können daher aus rechtlichen Gründen (Eigentum gemäß § 903 BGB) nur von der e-dox GmbH Berlin erbracht werden. Ein Austausch der Drucker kommt für den Auftraggeber ausfolgenden Gründen nicht in Betracht:
— Das Festhalten am Druckerbestand ist aus Wirtschaftlichkeits- und Nachhaltigkeitsgesichtspunkten geboten. Die Drucker sind in einem technischen Zustand, der einen Fortbetrieb über mindestens 36 Monate gewährleistet. Die Kosten für die Neubeschaffung von Druckern einschließlich Servicedienstleistungen würden die Kosten des Fortbetriebs überschreiten. Hinzukommen Kosten für die Mitarbeiterschulung zur Einweisung in die neuen Systeme. Ein Austausch des Druckerbestands verursacht zudem erhebliche Emissionen im Zusammenhang mit der Ab- und Anlieferung. Es entstehen unnötige Abfälle, welche bei einem Fortbetrieb
Bestandsdrucker nicht anfallen. Der Fortbetrieb der Bestandsdrucker ist nachhaltiger. Der Auftraggeber verfolgt das Ziel einer nachhaltigen Beschaffung und wählt die nachhaltigste Form der Beschaffung. Deshalb erfolgt kein derzeit unnötiger Austausch der funktionierenden und abgestimmten Systeme.
— Ein Druckeraustausch ist aufgrund der aktuellen Pandemielage nicht durchführbar. Ein Austausch setzt den Zugang von externen Fachkräften zu sämtlichen Stationen/Standorten der Systeme sowohl im Verwaltungs- als auch im Klinikbereich des Auftraggebers voraus. Dies ist aufgrund der pandemiebedingten Überlastung nicht zu gewährleisten. Dies würde einen Eingriff in den Klinikbetrieb bedingen, der gegenwärtig nicht hinzunehmen ist. Hierüber hinaus ist bereits die Planung für die Neugestaltung von Integrationsprozessen für neue Druckersysteme aufgrund der derzeit gestiegenen Hygienebedingungen nicht möglich. Gleiches gilt für sämtliche Arbeiten im Zusammenhang mit einem Druckeraustausch, welche einen händischen Zugriff bei der Deinstallation/Installation in den Räumen des Auftraggebers erfordern. Sämtliche dieser Prozessschritte müssen von externen Fachleuten vorgenommen werden, welche im gegenwärtigen Klinikbetrieb ein erhöhtes Hygienerisiko darstellen. Ein solches Risiko ist in Anbetracht der aktuellen Pandemielage nicht hinzunehmen. Die aktuelle Überlastung erfordert zudem ein perfektes Funktionieren sämtlicher Systeme und Mitarbeiter im Krankenhausbetrieb. Ein Geräteaustausch würde voraussetzen, dass die Mitarbeiter des Auftraggebers für den Betrieb der neuen Systeme geschult werden müssen. Zudem sind Neuinstallationen erfahrungsgemäß mit anfänglichen Startschwierigkeiten verbunden und stellen auch vor diesem Hintergrund einen Eingriff in den funktionierenden Klinikbetrieb dar. Es ist auch nicht hinreichend sicher absehbar, wann eine Änderung
Dieses Zustands erfolgt. Der Auftraggeber ist jedoch auf die Nutzung von Druckern angewiesen. Er kann daher nicht interimistisch gänzlich auf die Nutzung von Druckern verzichten und erst nach Wegfall der Pandemielage gänzlich neue Geräte beschaffen.