Lizenzen, Einführung, Migration und Softwarepflege für ein ERP-System inkl. DMS für die Bitmarck Unternehmensgruppe

BITMARCK Holding GmbH

Die Bitmarck Unternehmensgruppe besteht aus einer Holding und fünf operativen Tochtergesellschaften, jeweils in der Rechtsform einer GmbH, wie folgt:
— Bitmarck Vertriebs- und Projekt GmbH,
— Bitmarck Software GmbH,
— Bitmarck Technik GmbH,
— Bitmarck Beratung GmbH,
— Bitmarck Service GmbH,
— Bitmarck Holding GmbH.
Zu den Aufgaben der Bitmarck gehören insbesondere die Entwicklung, Wartung, Überlassung und Betreuung von Informationssystemen in der gesetzlichen Krankenversicherung sowie der Betrieb verschiedener Rechenzentren für gesetzliche Krankenkassen.
Die Bitmarck Holding GmbH erbringt im Rahmen von Shared Services Leistungen im kaufmännischen Bereich (u. a. Finanzen, Controlling, Personal, Vertragsmanagement) für ihre Tochtergesellschaften.
Die Hauptstandorte der Bitmarck Unternehmensgruppe sind Essen, München und Hamburg.
Inhalt der Ausschreibung sind die Anforderungen der Bitmarck Unternehmensgruppe an ein Enterprise-Resource-Planning System (ERP-System) und ein Dokumentenmanagement-System (DMS), an das damit verbundene Umsetzungsprojekt, an Leistungen zur Systempflege und an den Support. Die Leistungen werden durch die Bitmarck Holding GmbH für den unternehmensweiten, internen Einsatz bei den Bitmarck-Gesellschaften ausgeschrieben.
Für die folgenden aufgeführten Unternehmensbereiche sollen durch das neue ERP-System Funktionen zur Darstellung, Optimierung und Unterstützung der Geschäftsprozesse inklusive der Datenanalyse und Berichterstattung bereitgestellt werden:
— Personal,
— Vertrieb (inkl. CRM),
— Einkauf,
— Rechnungswesen mit Finanzbuchhaltung und
— Controlling.
Das DMS dient zudem zur Ablage und Verwaltung von elektronischen Dokumenten und soll vollumfänglich in das ERP-System integriert werden. Das System muss mit einem integrierten Workflow-System Antragsstellungen und Prozesse, insbesondere im Personal- und Beschaffungsbereich, zum Teil für alle Mitarbeiter bereitstellen können.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-11-13. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-10-14.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• WILKEN GmbH

Wer?

• BITMARCK Holding GmbH

Wie?

• Softwarepaket und Informationssysteme › Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe

Wo?

• Deutschland

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2013-10-14	Auftragsbekanntmachung
2013-12-20	Ergänzende Angaben
2014-04-30	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2013-10-14)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe
Menge oder Umfang:

Die Leistung umfasst Lizenzen (Miete oder Kauf) für eine ERP-Software (einschl. Personal- und DMS-Funktionalitäten) für ca. 100 User sowie die Nutzungsberechtigung von etwaigen Workflows für ca. 1 300 Mitarbeiter. Ebenfalls Teil der Ausschreibung sind Dienstleistungen zur Einführung, Migration und Anpassung der Software sowie Softwarepflege. Die Vertragslaufzeit beträgt 36 Monate ab Zuschlagserteilung zzgl. Verlängerungsoptionen. Weitere Einzelheiten sind in den Ausschreibungsunterlagen enthalten, die den ausgewählten Bietern nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs zugehen.Es handelt sich hierbei um ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb, in dem die vorherige Festlegung eines Gesamtpreises gem. § 3 Abs. 3 b) EG VOL/A für den Auftrag nicht möglich ist.

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Lieferungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Bitmarck Holding GmbH
Postanschrift: Brunnenstr. 15-17
Postleitzahl: 45128
Postort: Essen
Kontakt
Internetadresse: http://www.bitmarck.de 🌏
E-Mail: zam@bitmarck.de 📧
Fax: +49 20189069157 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-10-14 📅
Einreichungsfrist: 2013-11-13 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-10-16 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 201-347352
ABl. S-Ausgabe: 201
Zusätzliche Informationen

1. Das vom Auftraggeber gewählte Verfahren ist ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb nach Maßgabe der VOL/A (vgl. § 3 Abs. 3 lit. b) und c) EG VOL/A). Die vergaberechtlichen Grundsätze der Transparenz des Verfahrens und der Gleichbehandlung aller Bieter werden im gesamten Verfahren streng beachtet. 2. Diese Bekanntmachung leitet den vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb ein. Die Ausgestaltung des Verfahrens und die zu erwartenden Bewerbungen bedeuten einen erheblichen Aufwand bei dem Auftraggeber. Dies beschränkt die Zahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bieter anhand der unter Ziff. IV.1.2 aufgezeigten Wertung der Eignungsnachweise. 3. Die für den Teilnahmeantrag erforderlichen Formulare und Vordrucke (siehe Ziff. III.2.1 bis III.2.3) sind per schriftlicher Anfrage/E-Mail bei der unter Ziff I.1. genannten Kontaktstelle des Auftraggebers zu erhalten. Die Unterlagen werden elektronisch (per E-Mail) an den Interessenten/Bewerber versandt. 4. Die Teilnahmeanträge sind bis zum 13.11.2013, 12.00 Uhr (Eingang!) abzugeben und in einem verschlossenen Umschlag mit dem vorgesehenen Kennzettel (ebenfalls bei der unter Ziff. I.1. genannten Stelle erhältlich) und dieser erneut in einem weiteren Umschlag unter Berücksichtigung der Aufschrift „BM2013006ERP“ an die unter I.1. genannte Kontaktstelle als Original zu versenden. Eine Verspätung führt zum Ausschluss. 5. Im Anschluss an den Teilnahmewettbewerb erhalten die ausgewählten Bewerber auf der zweiten Stufe des Verfahrens, dem eigentlichen Angebots- und Verhandlungsverfahren, die Vergabeunterlagen mit der Aufforderung zur Abgabe eines ersten, indikativen Angebotes. Teil des indikativen Angebots ist eine Präsentation. 6. Im Anschluss erfolgen Verhandlungen über die Angebote sowie eine Aufforderung des Auftraggebers zur Abgabe verbindlicher, finaler Angebote an drei ausgewählte Bieter. Der Auftraggeber behält sich vor, bei Bedarf weitere Verhandlungsrunden durchzuführen und weitere indikative Angebote abzufragen. Teil des finalen Angebots wird erneut eine Präsentation sein. 7. Näheres regeln die Vergabeunterlagen, die den ausgewählten Bietern nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs übersandt werden. 8. Mit den Vergabeunterlagen werden den Bietern weitere Projektinformationen und die Zuschlagskriterien mitgeteilt. 9. Der Auftraggeber weist bereits jetzt daraufhin, dass die ausgewählten Bewerber vor Erhalt der Vergabeunterlagen eine vorformulierte Geheimhaltungserklärung zur Unterschrift und Rückversand vom Auftraggeber erhalten. Die Unterschrift der Geheimhaltungserklärung ist Voraussetzung für den Versand der Vergabeunterlagen. 10. Auskunftsersuchen des Interessenten/Bewerbers zum Teilnahmewettbewerb sind ausschließlich per E-Mail oder schriftlich an die unter Ziff. I.1. genannte Kontaktstelle des Auftraggebers zu richten.

Zusätzliche Informationen

1. Das vom Auftraggeber gewählte Verfahren ist ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb nach Maßgabe der VOL/A (vgl. § 3 Abs. 3 lit. b) und c) EG VOL/A). Die vergaberechtlichen Grundsätze der Transparenz des Verfahrens und der Gleichbehandlung aller Bieter werden im gesamten Verfahren streng beachtet.

2. Diese Bekanntmachung leitet den vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb ein. Die Ausgestaltung des Verfahrens und die zu erwartenden Bewerbungen bedeuten einen erheblichen Aufwand bei dem Auftraggeber. Dies beschränkt die Zahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bieter anhand der unter Ziff. IV.1.2 aufgezeigten Wertung der Eignungsnachweise.

3. Die für den Teilnahmeantrag erforderlichen Formulare und Vordrucke (siehe Ziff. III.2.1 bis III.2.3) sind per schriftlicher Anfrage/E-Mail bei der unter Ziff I.1. genannten Kontaktstelle des Auftraggebers zu erhalten. Die Unterlagen werden elektronisch (per E-Mail) an den Interessenten/Bewerber versandt.

4. Die Teilnahmeanträge sind bis zum 13.11.2013, 12.00 Uhr (Eingang!) abzugeben und in einem verschlossenen Umschlag mit dem vorgesehenen Kennzettel (ebenfalls bei der unter Ziff. I.1. genannten Stelle erhältlich) und dieser erneut in einem weiteren Umschlag unter Berücksichtigung der Aufschrift „BM2013006ERP“ an die unter I.1. genannte Kontaktstelle als Original zu versenden. Eine Verspätung führt zum Ausschluss.

5. Im Anschluss an den Teilnahmewettbewerb erhalten die ausgewählten Bewerber auf der zweiten Stufe des Verfahrens, dem eigentlichen Angebots- und Verhandlungsverfahren, die Vergabeunterlagen mit der Aufforderung zur Abgabe eines ersten, indikativen Angebotes. Teil des indikativen Angebots ist eine Präsentation.

6. Im Anschluss erfolgen Verhandlungen über die Angebote sowie eine Aufforderung des Auftraggebers zur Abgabe verbindlicher, finaler Angebote an drei ausgewählte Bieter. Der Auftraggeber behält sich vor, bei Bedarf weitere Verhandlungsrunden durchzuführen und weitere indikative Angebote abzufragen. Teil des finalen Angebots wird erneut eine Präsentation sein.

7. Näheres regeln die Vergabeunterlagen, die den ausgewählten Bietern nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs übersandt werden.

8. Mit den Vergabeunterlagen werden den Bietern weitere Projektinformationen und die Zuschlagskriterien mitgeteilt.

9. Der Auftraggeber weist bereits jetzt daraufhin, dass die ausgewählten Bewerber vor Erhalt der Vergabeunterlagen eine vorformulierte Geheimhaltungserklärung zur Unterschrift und Rückversand vom Auftraggeber erhalten. Die Unterschrift der Geheimhaltungserklärung ist Voraussetzung für den Versand der Vergabeunterlagen.

10. Auskunftsersuchen des Interessenten/Bewerbers zum Teilnahmewettbewerb sind ausschließlich per E-Mail oder schriftlich an die unter Ziff. I.1. genannte Kontaktstelle des Auftraggebers zu richten.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Bitmarck Unternehmensgruppe besteht aus einer Holding und fünf operativen Tochtergesellschaften, jeweils in der Rechtsform einer GmbH, wie folgt:

— Bitmarck Vertriebs- und Projekt GmbH,

— Bitmarck Software GmbH,

— Bitmarck Technik GmbH,

— Bitmarck Beratung GmbH,

— Bitmarck Service GmbH,

— Bitmarck Holding GmbH.

Zu den Aufgaben der Bitmarck gehören insbesondere die Entwicklung, Wartung, Überlassung und Betreuung von Informationssystemen in der gesetzlichen Krankenversicherung sowie der Betrieb verschiedener Rechenzentren für gesetzliche Krankenkassen.

Die Bitmarck Holding GmbH erbringt im Rahmen von Shared Services Leistungen im kaufmännischen Bereich (u. a. Finanzen, Controlling, Personal, Vertragsmanagement) für ihre Tochtergesellschaften.

Die Hauptstandorte der Bitmarck Unternehmensgruppe sind Essen, München und Hamburg.

Inhalt der Ausschreibung sind die Anforderungen der Bitmarck Unternehmensgruppe an ein Enterprise-Resource-Planning System (ERP-System) und ein Dokumentenmanagement-System (DMS), an das damit verbundene Umsetzungsprojekt, an Leistungen zur Systempflege und an den Support. Die Leistungen werden durch die Bitmarck Holding GmbH für den unternehmensweiten, internen Einsatz bei den Bitmarck-Gesellschaften ausgeschrieben.

Für die folgenden aufgeführten Unternehmensbereiche sollen durch das neue ERP-System Funktionen zur Darstellung, Optimierung und Unterstützung der Geschäftsprozesse inklusive der Datenanalyse und Berichterstattung bereitgestellt werden:

— Personal,

— Vertrieb (inkl. CRM),

— Einkauf,

— Rechnungswesen mit Finanzbuchhaltung und

— Controlling.

Das DMS dient zudem zur Ablage und Verwaltung von elektronischen Dokumenten und soll vollumfänglich in das ERP-System integriert werden. Das System muss mit einem integrierten Workflow-System Antragsstellungen und Prozesse, insbesondere im Personal- und Beschaffungsbereich, zum Teil für alle Mitarbeiter bereitstellen können.

Menge oder Umfang:

Es handelt sich hierbei um ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb, in dem die vorherige Festlegung eines Gesamtpreises gem. § 3 Abs. 3 b) EG VOL/A für den Auftrag nicht möglich ist.

Dauer: 36 Monate
Referenznummer: BM2013006ERP
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Essen, Hamburg.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Die unter III.2.1) genannten Erklärungen und Nachweise sind vom Bewerber bzw. den Mitgliedern einer Bewerbergemeinschaft jeweils gesondert durch Ausfüllen des Formulars 2 Eigenerklärung_Grundeignung, das bei der unter I.1. genannten Kontaktstelle zu erhalten ist, nebst den darin genannten eigenständig beizufügenden Nachweisen und Erklärungen zu erbringen, siehe zum Erhalt des Formulars auch Ziff. VI.3. Das Formular 2 Eigenerklärung_Grundeignung ist am Ende zu unterschreiben. Die Unterschrift gilt für sämtliche Angaben und Erklärungen in diesem Formular. Ausländische Bewerber haben gleichwertige Nachweise der für sie zuständigen Behörde/Institution ihres Heimatlandes beizubringen. Diese sind zusätzlich ins Deutsche zu übersetzen.

1. Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit, die Angaben zum Nichtvorliegen der Ausschlussgründe gem. § 6 Abs. 4 und Abs. 6 EG VOL/A enthält, inklusive der Bestätigung des Bewerbers/des Mitglieds der Bewerbergemeinschaft, die Erklärung auch von Nachunternehmern/Nachunternehmerinnen zu fordern und vor Vertragsschluss bzw. spätestens vor Zustimmung der Auftraggeberin zur Weiterbeauftragung vorzulegen. Von Nachunternehmern, auf deren technische Leistungsfähigkeit sich der Bewerber/das Mitglied der Bewerbergemeinschaft in seinem Teilnahmeantrag beruft, ist die vorstehende Eigenerklärung der Nachunternehmer bereits mit dem Teilnahmeantrag einzureichen.

2. Allgemeine Darstellung des Bewerbers bzw. des Mitglieds der Bewerbergemeinschaft mit den jeweiligen Geschäftsbereichen und ggf. der vorgesehenen Nachunternehmen, auf deren technische Leistungsfähigkeit sich der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft beruft. Die Unternehmensdarstellung muss mindestens die folgenden Aspekte beinhalten:

— Allgemeine Daten und Fakten zum Unternehmen (Hauptsitz, Standort etc.),

— Geschäftsfelder und Darstellung der Unternehmenstätigkeiten,

— Anzahl Mitarbeiter und Entwicklung der Mitarbeiterzahlen im Bereich des Ausschreibungsgegenstandes in den letzten 5 Jahren,

— Größe des Softwareentwicklungsbereichs,

— Softwareentwicklungsmethoden und ggf. Zertifizierungen,

— Kundenservicestrukturen (z. B. sp. Anzahl und Standort von Supportcentern).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Die unter III.2.2) genannten Erklärungen und Nachweise sind vom Bewerber bzw. den Mitgliedern einer Bewerbergemeinschaft jeweils gesondert durch Ausfüllen des Formulars 2 Eigenerklärung_Grundeignung, das bei der unter I.1. genannten Kontaktstelle zu erhalten ist, nebst den darin genannten eigenständig beizufügenden Nachweisen und Erklärungen zu erbringen, siehe zum Erhalt des Formulars auch Ziff. VI.3. Das Formular 2 Eigenerklärung_Grundeignung ist am Ende zu unterschreiben. Die Unterschrift gilt für sämtliche Angaben und Erklärungen in diesem Formular. Ausländische Bewerber haben gleichwertige Nachweise der für sie zuständigen Behörde/Institution ihres Heimatlandes beizubringen. Diese sind zusätzlich ins Deutsche zu übersetzen.

Geforderte Erklärungen/Nachweise sind:

1. Nachweis einer aktuellen, branchenüblichen Betriebshaftpflichtversicherung, die auch die Risiken der Verletzung datenschutzrechtlicher Bestimmungen, insbesondere den Verlust von Daten, mit einschließt und eine angemessene Deckungssumme beinhaltet (Kopie der Versicherungsbestätigung genügt). Bei Bewerbergemeinschaften genügt es, wenn der Nachweis von dieser als solcher erbracht wird.

2. Angabe des Gesamtumsatzes in EURO jeweils bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (2010, 2011, 2012) sowie des mit dem Auftragsgegenstand vergleichbaren Umsatzes diese Zeitraums, eingeteilt in Lizenzen/Wartung einerseits und Dienstleistungen andererseits. Sofern das Geschäftsjahr 2012 noch nicht abgeschlossen wurde, sind die Angaben für die Geschäftsjahre 2009, 2010 und 2011 zu erbringen. Bei Bewerbergemeinschaften ist der Umsatz je Mitglied der Bewerbergemeinschaft anzugeben.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Die unter III.2.3) genannten Erklärungen und Nachweise sind vom Bewerber bzw. der Bewerbergemeinschaft als solcher jeweils gesondert durch Ausfüllen des Formulars 2 Eigenerklärung_Grundeignung, das bei der unter I.1. genannten Kontaktstelle zu erhalten ist, nebst den darin genannten eigenständig beizufügenden Nachweisen und Erklärungen zu erbringen, siehe zum Erhalt des Formulars auch Ziff. VI.3. Das Formular 2 Eigenerklärung_Grundeignung ist am Ende zu unterschreiben. Die Unterschrift gilt für sämtliche Angaben und Erklärungen in diesem Formular. Ausländische Bewerber haben gleichwertige Nachweise der für sie zuständigen Behörde/Institution ihres Heimatlandes beizubringen. Diese sind zusätzlich ins Deutsche zu übersetzen.

Geforderte Erklärungen/Nachweise sind:

1. Nachweis bzw. Beschreibung eines Qualitätsmanagementsystems gemäß EN ISO 9001 - Zertifizierung oder vergleichbarem Zertifikat bzw. Qualitätsmanagementsystem (Kopie des Zertifikats genügt; bitte als Anlage beifügen). Bei Vorlage eines vergleichbaren Zertifikatsnachweises ist außerdem eine Beschreibung beizufügen, aus der die Vergleichbarkeit erkennbar ist. Sofern kein Zertifikat vorgelegt werden kann, Beschreibung, wie und durch welche Methoden das Qualitätsmanagement sichergestellt wird.

2. Nachweis bzw. Beschreibung der Erfüllung der IT-Sicherheitsstandards gemäß EN ISO 27001 - Zertifizierung oder vergleichbare Zertifikate bzw. IT-Sicherheitsstandards (Kopie des Zertifikats genügt; bitte als Anlage beifügen). Bei Vorlage eines vergleichbaren Zertifikatsnachweises ist außerdem eine Beschreibung beizufügen, aus der die Vergleichbarkeit erkennbar ist. Sofern kein Zertifikat vorgelegt werden kann, Beschreibung, wie und durch welche Methoden die IT-Sicherheitsstandards sichergestellt werden. Sowohl in der Beschreibung der Vergleichbarkeit zur ISO-Zertifizierung, als auch bei einer alternativen Beschreibung muss im Text mind. auf die folgenden 8 Punkte eingegangen werden:

— Zutrittskontrolle,

— Zugangskontrolle,

— Zugriffskontrolle,

— Weitergabekontrolle,

— Eingabekontrolle,

— Auftragskontrolle,

— Verfügbarkeitskontrolle,

— Trennungskontrolle.

3. Erklärung, dass ein deutschsprachiger Support vorhanden ist.

4. Angabe, wie viele aktuelle Kunden (d. h. Kunden mit einem laufenden Softwarepflegevertrag) des Bewerbers in der jeweiligen Größenklasse (definiert durch die aktive Anzahl an Usern) die ERP-Software im Einsatz haben, aufgeteilt nach Größenklassen.

Die Größenklasse setzen sich wie folgt zusammen:

1 = 1-50 User; 2 = 51-100 User; 3 = 101-500 User; 4 = 501-1 000 User; 5= > 1 000 User.

Zur Feststellung der Größenklasse des Kunden ist die User-Anzahl der aktiven User beim Kunden zum Zeitpunkt der Einführung des jeweiligen Systems oder dem letzten Versionswechsel zugrundezulegen. Heranzuziehen sind ausschließlich Kunden, bei denen die Einführung oder der Versionswechsel in den letzten 3 Jahren ab dem Datum der Bekanntmachung dieser Ausschreibung erfolgte. Sofern keine Zahlen zu den aktiven Usern vorliegen oder die Software mit einem Concurrent-User-Lizenzmodell oder einer Unternehmenslizenz in bestimmten Abrechnungsgrößen ausgeliefert wurde/wird, ist eine ordentliche Schätzung der zum Zeitpunkt der Einrichtung oder des letzten Versionswechsels bekannten User-Anzahl auf Basis der gelieferten Lizenzen durchzuführen.

Im Fall einer Bewerbergemeinschaft ist die Angabe zur Anzahl Kunden nur von dem Mitglied der Bewerbergemeinschaft auszufüllen, das Softwareleistungen bzgl. des ERP-Systems erbringt. Sollten mehrere Mitglieder einer Bietergemeinschaft diese Leistung gemeinsam erbringen, sind die Angaben von den jeweiligen Mitgliedern gesondert vorzunehmen. Der Auftraggeber wird die entsprechenden Angaben mitteln.

5. Nennung von mind. 3 Referenzen mit vergleichbarer Art und Größenordnung der hier ausgeschriebenen Leistungen. Werden mehr als drei Referenzen eingereicht, werden nur die ersten drei Referenzen, entsprechend der Reihenfolge im Teilnahmeantrag, für die Wertung der Eignung herangezogen. Zum Zwecke der Vergleichbarkeit sind mindestens folgende Angaben im Formular 2 Eigenerklärung_Grundeignung zu erbringen:

— Auftraggeber (soweit zulässig, mit Angabe des Namens, der Anschrift und des Ansprechpartners mit den entsprechenden Kontaktdaten, Anschrift, Telefon- und Faxnummer sowie Emailadresse),

— Branche des Referenzgebers, Unternehmensgröße des Referenzgebers (bspw. Mitarbeiteranzahl, sofern zulässig),

— Größe der Nutzung des Systems (bspw. User-Anzahl, Lizenzanzahl),

— Beschreibung der Tätigkeiten (Einführung eines ERP-Systems und Wartung/Betreuung und Support),

— Inhaltlicher Umfang des ERP-Einsatzes, vergleichbar mit ausgeschriebenem Leistungsgegenstand,

— Leistungszeitraum, nicht älter als 5 Jahre, Auftrag besteht mindestens seit 12 Monaten,

— Auftragswert über die gesamte Laufzeit des Projektes,

— Rolle der Bewerberin/des Bewerbers im Projekt,

— Prozentualer Leistungsanteil des Bewerbers am Projekt.

Bei Bewerbergemeinschaften genügt es, wenn die Referenzen von dieser als solcher eingereicht werden.

6. Mindestens drei Skill-Profile potentieller Projektleiter/-innen, die für das Einführungsprojekt vorgesehen sind. Die Skill-Profile müssen mindestens Informationen zu Name, beruflicher Ausbildung, Vorprojekte im ERP-Umfeld (mit Zeiträumen und Angaben zu Projektleitertätigkeiten) sowie fachliche Qualifikationen beinhalten. Werden mehr als drei Skill-Profile eingereicht, werden nur die ersten drei Skill-Profile, entsprechend der Reihenfolge im Teilnahmeantrag, für die Wertung der Eignung herangezogen.

Bei Bewerbergemeinschaften genügt es, wenn die Skill-Profile von dieser als solcher eingereicht werden.

7. Nachweis der Qualifikation des Datenschutzbeauftragten gem. § 4 f Abs. 2 BDSG (Zeugnis, Zertifikat o. ä. Nachweis des Datenschutzbeauftragten) (Kopie genügt) sowie Angaben zu den gem. Ziff 7. des Formulars 2 Grundeignung_Eigenerklärung gestellten, folgenden Anforderungen:

(1) Datenschutz beim Bewerber

1.1 Ein Datenschutzbeauftragter ist schriftlich bestellt.

1.2 Der Datenschutzbeauftragte ist der Geschäftsleitung direkt unterstellt.

1.3 Folgende Nachweise des Datenschutzbeauftragten liegen vor:

— Fachkundenachweise,

— Aufgabenbeschreibung und Ressourcenzuteilung.

1.4 Nachweise über durchgeführte Mitarbeiterschulungen/Sensibilisierungsmaßnahmen zum Datenschutz liegen vor.

1.5 Auditierungen durch den Datenschutzbeauftragten umfassen insb:

— Nachweis durchgeführter Auditierungen (Protokolle),

— Prüfkatalog/-material für Audits,

— Nachweis identifizierter Abweichungen,

— Nachweis der Behebung und Nachverfolgung von Abweichungen.

1.6 Der Bewerber verpflichtet für das Projekt eingesetztes Personal auf das Datengeheimnis § 5 BDSG sowie § 35 SGB I bei Sozialdatenverarbeitung (Sofern eine Verpflichtung auf die o.g. Sozialgesetzgebung noch nicht erfolgt ist, muss der Bewerber sich unter Punkt 6 bereit erklären, die am Projekt beteiligten Mitarbeiter ggf. auf die o. g. Sozialgesetzgebung im Zuschlagsfall zu verpflichten).

1.7 Die Verpflichtungserklärungen sind vollständig und aktuell.

1.8 Ein regelmäßig aktualisiertes Datenschutzkonzept liegt vor.

1.9 Falls relevant sind Verfahren zur automatisierten Verarbeitung von personenbezogenen Daten oder Sozialdaten ordnungsgemäß dokumentiert, vollständig und aktuell.

1.10 Die Aufbewahrung erzeugter Protokolle zur Datenschutzkontrolle ist geregelt.

1.11 Etwaige Verstöße zum Datenschutz werden unverzüglich dem Auftraggeber gemeldet.

1.12 Datenschutz- oder Sicherheitsvorkommnisse insbesondere im Rahmen von Auftragsdatenverarbeitungen wurden bislang nicht festgestellt.

1.13 Es finden keine Verarbeitungsprozesse für den Auftraggeber seitens des Bewerbers i.S. eines Cloud Computing statt.

(2) Datenschutz beim Nachunternehmer (sofern vorgesehen):

2.1 Beim Nachunternehmen gelten bzgl. Datenschutz die gleichen Anforderungen, die für den Bewerber gelten.

2.2 Der Bewerber überprüft regelmäßig den Nachunternehmer auf die Einhaltung der Datenschutzanforderungen. Eine Dokumentation bzgl. Prüfungsinhalte und –ergebnisse erfolgt und kann vorgelegt werden.

(3) Technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz von personenbezogenen Daten oder Sozialdaten nach § 9 BDSG bzw. § 78a SGB X (I):

3.1 Der Bewerber bestätigt, dass er die technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz von personenbezogenen Daten oder Sozialdaten nach § 9 BDSG bzw. § 78a SGB X beachtet und einhält (Sofern eine Verpflichtung auf die o. g. Sozialgesetzgebung noch nicht erfolgt ist, muss der Bewerber sich unter Punkt 6 bereit erklären, diese im Zuschlagsfall ggf. zu unterzeichnen).

3.2 Der Bewerber bestätigt, dass er die technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz von personenbezogenen Daten oder Sozialdaten nach § 9 BDSG bzw. § 78a SGB X bei von ihm eingesetzten Nachunternehmen beachtet und einhält (nur wenn vorgesehen). (Sofern eine Verpflichtung auf die o.g. Sozialgesetzgebung noch nicht erfolgt ist, muss der Bewerber sich unter Punkt 6 bereit erklären, diese im Zuschlagsfall ggf. zu unterzeichnen).

(4) Nachweisführung:

4.1 Die vorliegenden Informationen können auf Nachfrage des Auftraggebers geeignet belegt werden.

(5) Zusätzliche Angaben des Bewerbers/der Bewerberin (nicht zwingend).

(6) Verpflichtungserklärung, sämtliche der im Formular 2 Eigenerklärung_Grundeignung Ziff.7 aufgezeigten Maßnahmen und Vorkehrungen im Zuschlagsfall zu treffen und diese auf Verlagen der Auftraggeberin nachzuweisen. (Nur auszufüllen, wenn die unter Ziff 1) bis 4) abgefragten Maßnahmen gem. Formular 2 Eigenerklärung_Grundeignung nicht vollständig mit „Ja“ beantwortet wurden).

Bei Bewerbergemeinschaften genügt es, wenn die Erklärung von dieser als solcher ausgefüllt wird.

8. Soweit sich ein Bewerber bzw. eine Bewerbergemeinschaft für den Nachweis der technischen Leistungsfähigkeit auf Nachweise von Nachunternehmern beruft, sind die entsprechenden Teilleistungen und Name und Anschrift der Nachunternehmer zu benennen. Hierfür ist das Formular 4 Nachunternehmererklärung zu verwenden, das bei der unter I.1. genannten Kontakstelle zu erhalten ist (siehe auch Ziff. VI.3). Zugleich ist für das jeweilige Nachunternehmen in diesem Fall gesondert das Formular 2 Eigenerklärung_Grundeignung beizufügen, das ebenfalls bei der unter I.1. genannten Kontaktstelle erhältlich ist. Auf die Angaben zum Umsatz und zur Betriebshaftpflicht kann seitens des jeweiligen Nachunternehmers verzichtet werden.

Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien: Siehe Vergabeunterlagen.
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: Siehe Vergabeunterlagen.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Gesamtschuldnerisch haftend unter Benennung eines vertretungsberechtigten Mitglieds. Hierfür ist das Formular 3 Bewerbergemeinschaftserklärung zu verwenden, das bei der unter I.1 genannten Kontaktstelle zu erhalten ist, siehe auch Ziff. VI.3. Die Beteiligung eines Unternehmens in verschiedenen Bewerbergemeinschaften ist unzulässig. Die Beteiligung eines Unternehmens sowohl als Bewerber oder als Mitglied einer Bewerbergemeinschaft wie auch als Nachunternehmer eines anderen Bewerbers ist ebenfalls unzulässig, wenn der Bewerber/die Bewerbergemeinschaft nicht spätestens mit seinem/ihrem Angebot nachweisen kann, dass er/sie keine Kenntnis von dem Angebotspreis oder der Angebotskalkulation des jeweiligen anderen Bewerbers bzw. der anderen Bewerbergemeinschaft hat.

Verfahren
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Auswahlkriterien:

Unter den geeigneten Bewerbern wählt der Auftraggeber bis zu max. 5 Bewerber anhand folgender Kriterien aus, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden:

1. Anzahl Kunden im ERP-Segment bezogen auf die Größenklasse (Anzahl aktiver User) (Gewichtung: 10 %),

2. Unternehmensreferenzen (Gewichtung: 60 %), davon Vergleichbarkeit der vorgelegten Referenzen im Hinblick auf Projektumfang und das erfasste inhaltliche Leistungsspektrum (30 %) (Referenz 1 = 10 %, Referenz 2 = 10 %, Referenz 3 = 10 %) und Leistungsanteil des betreffenden Unternehmens an den Referenzprojekten (30 %),

3. Qualifikation des Projektleiters (Gewichtung: 30 %) (Projektleiter 1 = 10%, Projektleiter 2 = 10%, Projektleiter 3 = 10%)/

(A) Bewertung Kriterium 1: Hinsichtlich des Kriteriums 1 „Anzahl Kunden im ERP-Segment bezogen auf die Größenklasse (Anzahl aktiver User)“ wird die Anzahl der aktiven Kunden in der jeweiligen Größenklasse mit den nachfolgend zugewiesenen Bewertungspunkten multipliziert (Größenklasse 1 = 1 Bewertungspunkt, Größenklasse 2 = 2 Bewertungspunkte, Größenklasse 3 = 3 Bewertungspunkte, Größenklasse 4 = 4 Bewertungspunkte, Größenklasse 5 = 5 Bewertungspunkte). Die Summe aller Bewertungspunkte ergibt die Anzahl der Leistungspunkte. Derjenige Bewerber mit der höchsten Leistungspunktzahl gemäß o. a. Rechenmodell erhält die volle Punktzahl von 5 Punkten für die Gesamtbewertung. Die Punkte für die übrigen Bewerber werden dazu ins Verhältnis gestellt.

(B) Bewertung Kriterium 2: Hinsichtlich des Kriteriums 2 „Unternehmensreferenzen“ werden nur die ersten 3 Referenzen, entsprechend der Reihenfolge im Teilnahmeantrag, herangezogen, auch wenn der Bewerber mehr als 3 Referenzen eingereicht hat. Diese werden in Bezug auf die Vergleichbarkeit anhand einer Skala von 0-5 Punkten bewertet (ungenügend = 0 Punkte, mangelhaft = 1 Punkt, ausreichend = 2 Punkte, befriedigend = 3 Punkte, gut = 4 Punkte, sehr gut = 5 Punkte). Die für das jeweilige Kriterium vorgenommene Bewertung wird sodann mit der dem Kriterium zugewiesenen Gewichtung multipliziert. Daraus ergeben sich die Leistungspunkte..Bezüglich des Leistungsanteils an Referenzprojekten wird ein Durchschnittsanteil aus den ersten drei Referenzen des jeweiligen Bewerbers ermittelt. Die volle Punktzahl (5 Punkte) erhält der Bewerber, der den höchsten Durchschnittsanteil an den Referenzprojekten hat. Die Punkte für die übrigen Bewerber werden dazu ins Verhältnis gestellt.

(C) Bewertung Kriterium 3: Hinsichtlich des Kriteriums 3 „Projektleiterqualifikationen“ werden nur die ersten drei Skill-Profile, entsprechend der Reihenfolge im Teilnahmeantrag, herangezogen, auch wenn der Bewerber mehr als 3 Skill-Profile eingereicht hat. Diese werden in Bezug auf die Vergleichbarkeit anhand einer Skala von 0-5 Punkten bewertet (ungenügend = 0 Punkte, mangelhaft = 1 Punkt, ausreichend = 2 Punkte, befriedigend = 3 Punkte, gut = 4 Punkte, sehr gut = 5 Punkte).

Die für das jeweilige Kriterium vorgenommene Bewertung wird sodann mit der dem Kriterium zugewiesenen Gewichtung multipliziert. Daraus ergeben sich die für das jeweilige Kriterium erzielten Leistungspunkte.

Aus der Gesamtpunktzahl wird ein Ranking der Bewerber gebildet. Die Bewerber auf den Rankingplätzen 1-5 werden zur Abgabe eines Angebotes gem. des unter VI.3. beschriebenen Verfahrensablaufs aufgefordert. Bei gleicher Punktzahl entscheidet die höchste Punktzahl bei dem Kriterium „Unternehmensreferenzen“.

Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Other
Kontakt
Kontaktperson: Kristina Meckbach

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: BM2013006ERP
Zusätzliche Informationen

2. Diese Bekanntmachung leitet den vorgeschalteten Teilnahmewettbewerb ein. Die Ausgestaltung des Verfahrens und die zu erwartenden Bewerbungen bedeuten einen erheblichen Aufwand bei dem Auftraggeber. Dies beschränkt die Zahl der zur Angebotsabgabe aufzufordernden Bieter anhand der unter Ziff. IV.1.2 aufgezeigten Wertung der Eignungsnachweise.

3. Die für den Teilnahmeantrag erforderlichen Formulare und Vordrucke (siehe Ziff. III.2.1 bis III.2.3) sind per schriftlicher Anfrage/E-Mail bei der unter Ziff I.1. genannten Kontaktstelle des Auftraggebers zu erhalten. Die Unterlagen werden elektronisch (per E-Mail) an den Interessenten/Bewerber versandt.

4. Die Teilnahmeanträge sind bis zum 13.11.2013, 12.00 Uhr (Eingang!) abzugeben und in einem verschlossenen Umschlag mit dem vorgesehenen Kennzettel (ebenfalls bei der unter Ziff. I.1. genannten Stelle erhältlich) und dieser erneut in einem weiteren Umschlag unter Berücksichtigung der Aufschrift „BM2013006ERP“ an die unter I.1. genannte Kontaktstelle als Original zu versenden. Eine Verspätung führt zum Ausschluss.

5. Im Anschluss an den Teilnahmewettbewerb erhalten die ausgewählten Bewerber auf der zweiten Stufe des Verfahrens, dem eigentlichen Angebots- und Verhandlungsverfahren, die Vergabeunterlagen mit der Aufforderung zur Abgabe eines ersten, indikativen Angebotes. Teil des indikativen Angebots ist eine Präsentation.

6. Im Anschluss erfolgen Verhandlungen über die Angebote sowie eine Aufforderung des Auftraggebers zur Abgabe verbindlicher, finaler Angebote an drei ausgewählte Bieter. Der Auftraggeber behält sich vor, bei Bedarf weitere Verhandlungsrunden durchzuführen und weitere indikative Angebote abzufragen. Teil des finalen Angebots wird erneut eine Präsentation sein.

7. Näheres regeln die Vergabeunterlagen, die den ausgewählten Bietern nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs übersandt werden.

8. Mit den Vergabeunterlagen werden den Bietern weitere Projektinformationen und die Zuschlagskriterien mitgeteilt.

9. Der Auftraggeber weist bereits jetzt daraufhin, dass die ausgewählten Bewerber vor Erhalt der Vergabeunterlagen eine vorformulierte Geheimhaltungserklärung zur Unterschrift und Rückversand vom Auftraggeber erhalten. Die Unterschrift der Geheimhaltungserklärung ist Voraussetzung für den Versand der Vergabeunterlagen.

10. Auskunftsersuchen des Interessenten/Bewerbers zum Teilnahmewettbewerb sind ausschließlich per E-Mail oder schriftlich an die unter Ziff. I.1. genannte Kontaktstelle des Auftraggebers zu richten.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemomblerstraße 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53113
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: info@bundeskartellamt.bund.de 📧
Telefon: +49 22894990 📞
Internetadresse: http://www.bundeskartellamt.de 🌏
Fax: +49 2289499400 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Verstöße gegen Vergabebestimmungen sind gegenüber dem Auftraggeber unverzüglich zu rügen: bei Verstößen, die aufgrund der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen für den Teilnahmewettbewerb erkennbar sind, bis spätestens zum Ablauf der Teilnahmefrist (§ 107 Abs. 3 Nr. 2 GWB); bei Verstößen gegen Vergabevorschriften, die erst in den weiteren Vergabeunterlagen erkennbar sind, bis spätestens zum Tag der Angebotsfrist (§ 107 Abs. 3 Nr. 3 GWB). Ergeht eine Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, kann der Bewerber wegen Nichtbeachtung der Vergabevorschriften ein Nachprüfungsverfahren nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers vor der Vergabekammer schriftlich beantragen. Nach Ablauf dieser Frist in der Antrag unzulässig (§ 107 Abs. 3 Nr. 4 GWB).

Quelle: OJS 2013/S 201-347352 (2013-10-14)

Ergänzende Angaben (2013-12-20)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-12-20 📅
Einreichungsfrist: 2014-01-08 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-12-24 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 249-434600
Verweist auf Bekanntmachung: 2013/S 201-347352
ABl. S-Ausgabe: 249
Quelle: OJS 2013/S 249-434600 (2013-12-20)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2014-04-30)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: BITMARCK Holding GmbH

Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-04-30 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-05-03 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 086-150144
ABl. S-Ausgabe: 86

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Preis (50)
2. Qualität (50)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2014-04-07 📅
Name: Wilken GmbH
Postanschrift: Hörvelsinger Weg 29-31
Postort: Ulm
Postleitzahl: 89081
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 2

Referenz
Kennungen
Nummer der Bekanntmachung im Amtsblatt S: 2013/S 249-434600

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Postleitzahl: 53123
Fax: +49 2289499163 📠
Quelle: OJS 2014/S 086-150144 (2014-04-30)

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