Neue Verwaltungssteuerung – Unternehmensberatung

Menge oder Umfang

Das Hessische Competence Center -Zentrale Beschaffung- hat für das Hessische Ministerium der Finanzen die Rahmenvereinbarung zur Geschäftsprozess- und Managementberatung bezogen auf die im Land Hessen im Rahmen der „neuen Verwaltungssteuerung“ eingeführten verschiedenen SAP-Anwendungen zu vergeben.Die vorhandenen Geschäftsprozesse des Landes gilt es zu optimieren und auch neue Geschäftsprozesse zu etablieren. Dabei sind sowohl die Neu- und Weiterentwicklungen im SAP-Umfeld zu berücksichtigen als auch die Einflüsse aus den Non-IT-Bereichen.Die bereits landesseitig vorhandene Kompetenz soll bedarfsbezogen durch externe Beratungsleistungen diese Optimierungsansprüche unterstützen. Damit eine zielgerichtete Beratung erfolgen kann, müssen die einzusetzenden Berater in der Lage sein, sich schnellst möglich in die Prozesse des Rechnungswesens und dessen Umfeld einzuarbeiten. Eine Grundlage dafür ist insbesondere eine langjährige Erfahrung beim Umgang mit SAP-ERP Financials.Die hierbei zu erbringenden Beratungs-Leistungen können sich dabei sowohl auf strategische Themen als auch auf die Unterstützung bei Planung, Durchführung und dem Controlling von konkreten Maßnahmen beziehen.Von dem Auftragnehmer werden Beratungsleistungen im Bereich der Geschäftsprozess- (ca. 4/5 der Gesamtleistung) und Managementberatung (ca. 1/5 der Gesamtleistung) gefordert.1. GeschäftsprozessberatungHierbei sind insbesondere folgende Leistungen zur Unterstützung des Auftraggebers zu erbringen:— Analyse der Geschäftsprozesse (insbesondere des Produkthaushalts, des Rechnungswesens sowie der Beschaffung und des Einkaufs).— Empfehlung zur Optimierung bereits ausgeprägter Prozesse insbesondere des Produkthaushalts (hierbei besonders im Fördermittelbereich und beim Haushaltsplanungsprozess), des Rechnungswesens sowie der Beschaffung und des Einkaufs, mit dem Ziel einer einheitlichen IT-Nutzung, Sicherstellung funktionsbereichsübergreifender Prozessketten, Reduzierung der Fehleranfälligkeit, Erhöhung der Prozesssicherheit und Prozessgeschwindigkeit sowie Reduzierung von Prozesskosten.— Beratung und Unterstützung bei der Neukonzeption von Geschäftsprozessen insbesondere des Produkthaushalts (hierbei besonders im Fördermittelbereich und beim Haushaltsplanungsprozess), des Rechnungswesens, der Beschaffung und des Einkaufs, sowie auch bei künftigen Themenfeldern, mit dem Ziel einer einheitlichen IT-Nutzung, Sicherstellung funktionsbereichsübergreifender Prozessketten, Reduzierung der Fehleranfälligkeit, Erhöhung der Prozesssicherheit und Prozessgeschwindigkeit sowie Reduzierung von Prozesskosten.— Empfehlung zu zentralen Fragestellungen im Haushaltsbereich (u. a. zum Produkthaushaltscontrolling, zur Verknüpfung der Jahresplanung mit der mittelfristigen Finanzplanung sowie des Berichtswesens).— Empfehlung hinsichtlich der Möglichkeit der Übertragung von Erfahrungen aus internen und externen Benchmarking-Projekten und -Prozessen auf die Gegebenheiten in Hessen.— Know how Transfer der genannten Aufgabenfelder auf Landesmitarbeiter.2. ManagementberatungZur Unterstützung der Steuerung und Überwachung von Maßnahmen im NVS-Umfeld auf Ebene des HMdF sind insbesondere folgende Leistungen zu erbringen:— mündliche und schriftliche Empfehlungen zur Steuerung einzelner Projekte und zur Multiprojektsteuerung,— Unterstützung der Projektverantwortlichen (Projektleiter, Projektpaten) bei der Planung, der Berichterstattung und beim Controlling ihrer Projekte,Hierbei:— Überprüfung der Projektunterlagen (Planung, Projektvereinbarung und Statusberichte),— Empfehlungen an Projektverantwortliche zur Projektdurchführung,— Unterstützung der anfragenden, fachlich verantwortlichen Bereiche des HMdF durch regelmäßige Informationen aus dem Controlling einzelner Projekte (Monatsberichte, lfd. Maßnahmenplanung),— Review der von Projekten erstellten Konzepten im Hinblick auf fachliche Richtigkeit und Wirtschaftlichkeit auf Anfrage der fachlich verantwortlichen Bereiche des HMdF,— allgemeine Empfehlungen zur effizienten Steuerung und Berichterstattung der Projekte sowie Anpassung und/oder Verbesserung der verwendeten Vorlagen (Projektvereinbarung, Projekt-Planungs- und Steuerungs-Tool, Abschlussunterlagen),— Vermittlung für das Controlling relevanten Kenntnissen durch Know how Transfer.Der Auftraggeber beabsichtigt nach dem derzeitigen Planungsstand während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung Einzelaufträge mit einer Summe von 160 Personentagen innerhalb von 12 Monaten zu erteilen.Es besteht jedoch keine Abnahmeverpflichtung seitens des Auftraggebers.Die Anzahl der zeitweise gleichzeitig anwesenden Berater beträgt maximal 3 Personen.Die zu erbringenden Beraterleistungen setzen aufgrund ihres sehr komplexen Charakters sehr hohe Anforderungen an das Beraterprofil. Dies auch deshalb, da bereits landesseitig hohe Kompetenz vorhanden ist und damit an die externe Unterstützung/Beratung eine sehr hohe – weit über übliche Beratungsleistungen hinausgehende – vertiefte fachliche Beratung verlangt ist.Es besteht die Möglichkeit einer 3-maligen Verlängerung der Vertragslaufzeit um jeweils 12 Monate.

Zusätzliche Informationen

Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform des Landes Hessen (www.vergabe.hessen.de) zur Verfügung gestellt.

Mit der Hergabe des Angebotes ist sowohl ein Konzept einzureichen als auch eine schriftliche Empfehlung zu der in den Vergabeunterlagen aufgezeigten Aufgabenstellungen. Das Konzept als auch ein Teilbereich der schriftlichen Empfehlung sind in einem gesonderten Termin in Wiesbaden zu präsentieren.

Der Termin findet voraussichtlich in der 5. Kalenderwoche 2014 (27.1-31.1.2014) statt.

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll

Arbeitsgemeinschaft in Form einer BGB-Gesellschaft oder einer dieser nach ausländischem Recht vergleichbaren Rechtsform mit federführendem Mitglied und gesamtschuldnerischer Haftung. Die Bewerbergemeinschaft hat mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung abzugeben, in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfall erklärt ist, in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des Vertrags bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist, dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt, dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften.

Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren

Es wird im Zusammenhang mit den Bieterrügen auf § 107 Abs. 3 S. 1 Nr. 4 GWB hingewiesen. Danach ist ein Antrag auf Nachprüfung unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Dies gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 101 b Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 101 a Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.