Offenes Verfahren zur Lieferung eines Computer Aided Facility Management Systems und zur Erbringung damit verbundener Dienstleistungen für Dienstliegenschaften in der Bewirtschaftung durch die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben - DOOP.O1081-599.1121 -

Bundesanstalt für Immobilienaufgaben

Gegenstand der Ausschreibung ist die sukzessive Einführung eines BImA-weiten CAFM-Systems zur modernen und effektiven Verwaltung und Bewirtschaftung ausgewählter Liegenschaften beginnend mit einer Pilotierung.
Zum Leistungsgegenstand gehören die nachfolgend einzeln dargestellten Leistungen:
1. CAFM-System für die Module/Funktionen (vgl. Abbildung 3 für die Phasen 1 und 2).
Zum Lieferumfang gehören sämtliche notwendige Lizenzen des CAFM-Systems für die in Kapitel 4.3 der Leistungsbeschreibung festgelegte Anzahl und Art der künftigen CAFM-Anwender/-innen.
Sofern die genannten Module/ Funktionen nicht integraler Bestandteil des CAFM-Systems sind, sind diese zu liefern und zu integrieren sowie entsprechend zu bepreisen.
2. Erstellung/Zuarbeit von Konzepten:
Technisches Feinkonzept,
Technisches Betriebskonzept,
Fachliches Feinkonzept,
Sicherheitskonzept (Zuarbeit),
Schnittstellenkonzept,
Schulungskonzept.
3. Installation und Konfiguration des gelieferten CAFM-Systems inkl. Customizing für Produktiv- und Testumgebung (Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Systems) gem. Kapitel 5.8.11 der Leistungsbeschreibung.
4. Erstellung der BImA-spezifischen rollenbasierten Schulungsunterlagen sowie Durchführung von Schulungen für die in Kapitel 5.1.4 der Leistungsbeschreibung festgelegten künftigen CAFM-Anwender/-innen und Administrator/-innen sowie Durchführung eines eintägigen Einweisungsworkshops.
5. Software-Pflege (z. B. regelmäßige neue Updates, Upgrades und Releases) für das gelieferte CAFM-System und dessen Integration (z. B. hinsichtlich Schnittstellen).
6. Software-Wartung für das gelieferte CAFM-System und dessen Integration (z. B. hinsichtlich Schnittstellen).
7. Single Point of Contact zur Entgegennahme von Anfragen des/der Auftraggebers/-in (z. B. Störungsmeldungen, Anforderungen, sonstige Rückfragen) gem. der in Kapitel 5.1.8 der Leistungsbeschreibung festgelegten Anforderungen.
8. Umsetzung von Schnittstellen gem. der in Kapitel 5.8.8 der Leistungsbeschreibung festgelegten Anforderungen.
9. Unterstützung bei der Datenaufbereitung und -übernahme gem. der in Kapitel 5.2.5 der Leistungsbeschreibung festgelegten Anforderungen.
10. Weiterentwicklung.
Erwartungsgemäß wird es erforderlich sein, das CAFM-System an die Belange der BImA anzupassen und entsprechend weiterzuentwickeln. Hiermit ist u. a. die Weiterwicklung im Sinne von Customizing, Schnittstellen, Anpassungen an geänderte Vorgaben (Gesetze und Normen) und Erweiterung um zusätzliche Module und Funktionen gemeint. Der/Die AN soll daher die Möglichkeit einer Weiterentwicklung sicherstellen.
11. Sonstige Dienstleistungen z. B. Fachberatung.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-11-04. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-09-16.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Loy & Hutz Solutions AG

Wer?

• Bundesanstalt für Immobilienaufgaben

Wie?

Wo?

• Deutschland

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2013-09-16	Auftragsbekanntmachung
2013-10-11	Ergänzende Angaben
2014-02-05	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2013-09-16)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Menge oder Umfang: Siehe II. 1.5).
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Bundesanstalt für Immobilienaufgaben
Postanschrift: Hohenzollernring 48
Postleitzahl: 48145
Postort: Münster
Kontakt
Internetadresse: http://www.bundesimmobilien.de 🌏
E-Mail: verdingung.dortmund@bundesimmobilien.de 📧
Fax: +49 25198168139 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-09-16 📅
Einreichungsfrist: 2013-11-04 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-09-17 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 180-310942
ABl. S-Ausgabe: 180
Zusätzliche Informationen

Die Vergabeunterlagen müssen bis zum 4.11.2013, 13.59 Uhr schriftlich und unter Angabe des Geschäftszeichen: DOOP.O1081-599.1121 bei der Verdingungsstelle in Münster angefordert werden. Bei der Anforderung der Vergabeunterlagen ist eine personenbezogene E-Mail-Adresse anzugeben, weil die Vergabeunterlagen grundsätzlich kostenlos per E-Mail versandt werden. Alternativ besteht die Möglichkeit, bis zum 4.11.2013, 13.59 an der elektronischen Vergabe über die e-Vergabe-Platform des Bundes (www.evergabe-online.de) teilzunehmen. Vergabeunterlagen können dort bis zum vorgenannten Termin heruntergeladen und Angebote bis zum Ende der Angebotsfrist in elektronischer Form abgegeben werden. Unter der Rubrik „Registrierung für Bieter“ finden Sie zudem Informationen zur vereinfachten Anforderung von Vergabeunterlagen. Bieter, die sich die Vergabeunterlagen anderweitig beschaffen, werden nicht zum Verfahren zugelassen. Ende der Anforderungsfrist für zusätzliche Auskünfte ist der 22.10.2013.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Zum Leistungsgegenstand gehören die nachfolgend einzeln dargestellten Leistungen:

1. CAFM-System für die Module/Funktionen (vgl. Abbildung 3 für die Phasen 1 und 2).

Zum Lieferumfang gehören sämtliche notwendige Lizenzen des CAFM-Systems für die in Kapitel 4.3 der Leistungsbeschreibung festgelegte Anzahl und Art der künftigen CAFM-Anwender/-innen.

Sofern die genannten Module/ Funktionen nicht integraler Bestandteil des CAFM-Systems sind, sind diese zu liefern und zu integrieren sowie entsprechend zu bepreisen.

2. Erstellung/Zuarbeit von Konzepten:

Technisches Feinkonzept,

Technisches Betriebskonzept,

Fachliches Feinkonzept,

Sicherheitskonzept (Zuarbeit),

Schnittstellenkonzept,

Schulungskonzept.

3. Installation und Konfiguration des gelieferten CAFM-Systems inkl. Customizing für Produktiv- und Testumgebung (Herbeiführung der Betriebsbereitschaft des Systems) gem. Kapitel 5.8.11 der Leistungsbeschreibung.

4. Erstellung der BImA-spezifischen rollenbasierten Schulungsunterlagen sowie Durchführung von Schulungen für die in Kapitel 5.1.4 der Leistungsbeschreibung festgelegten künftigen CAFM-Anwender/-innen und Administrator/-innen sowie Durchführung eines eintägigen Einweisungsworkshops.

5. Software-Pflege (z. B. regelmäßige neue Updates, Upgrades und Releases) für das gelieferte CAFM-System und dessen Integration (z. B. hinsichtlich Schnittstellen).

6. Software-Wartung für das gelieferte CAFM-System und dessen Integration (z. B. hinsichtlich Schnittstellen).

7. Single Point of Contact zur Entgegennahme von Anfragen des/der Auftraggebers/-in (z. B. Störungsmeldungen, Anforderungen, sonstige Rückfragen) gem. der in Kapitel 5.1.8 der Leistungsbeschreibung festgelegten Anforderungen.

8. Umsetzung von Schnittstellen gem. der in Kapitel 5.8.8 der Leistungsbeschreibung festgelegten Anforderungen.

9. Unterstützung bei der Datenaufbereitung und -übernahme gem. der in Kapitel 5.2.5 der Leistungsbeschreibung festgelegten Anforderungen.

10. Weiterentwicklung.

Erwartungsgemäß wird es erforderlich sein, das CAFM-System an die Belange der BImA anzupassen und entsprechend weiterzuentwickeln. Hiermit ist u. a. die Weiterwicklung im Sinne von Customizing, Schnittstellen, Anpassungen an geänderte Vorgaben (Gesetze und Normen) und Erweiterung um zusätzliche Module und Funktionen gemeint. Der/Die AN soll daher die Möglichkeit einer Weiterentwicklung sicherstellen.

11. Sonstige Dienstleistungen z. B. Fachberatung.

Zahl der möglichen Verlängerungen: 2
Zeitlicher Rahmen für nachfolgende Aufträge: 12 Monate
Dauer: 48 Monate
Referenznummer: DOOP.O1081-599.1121
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Deutschland.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1. Unternehmensdarstellung auf max. 2 DIN A4-Seiten (Name, Anschrift, Rechtsform, organisatorische Gliederung, Gründungsdatum, Niederlassungen, evtl. Gesellschafterverhältnisse, Leistungsspektrum insbesondere in Bezug auf die Lieferung und Einführung eines CAFM-Systems vergleichbar zum Ausschreibungsgegenstand und Auftraggeber/-in).

2. Nachweis darüber, dass der/die Bieter/-in in ein Berufs- oder Handelsregister oder ein vergleichbares Register eines anderen EU-Mitgliedstaates eingetragen ist. Bitte legen Sie einen entsprechenden Auszug bei.

3. Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit (Vordruck gemäß Anhang 20 der Vergabeunterlagen ist zu verwenden).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

4. Eigenerklärungen über den Gesamtumsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre sowie über den Umsatzanteil, der innerhalb dieses Zeitraums mit vergleichbaren Leistungen erbracht wurde. Unter Umsätze mit vergleichbaren Leistungen sind die Umsätze je Jahr getrennt aufzuführen, die im Zusammenhang mit der Lieferung und Einführung von CAFM-Systemen erzielt wurden.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

5. Referenzliste der wesentlichen innerhalb der letzten 3 Jahre erbrachten Leistungen, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind unter Angabe des Auftragswertes, des Leistungsorts, der Leistungszeit sowie dem/der Kunden/-in und einem dortigen Ansprechpartner nebst Kontaktdaten zur evtl. Überprüfung der Referenz, Größe des Referenzkunden (Anzahl Mitarbeiter/-innen und Nutzer/-innen des Systems sowie Anzahl Gebäude, Anzahl Standorte), Aufgabengebiete des Referenzkunden/-in, Schnittstellen des Systems (insbesondere zu ERP und CAD) etc. Nutzen Sie hierfür den Vordruck gemäß Anhang 5 der Vergabeunterlagen.

6. Darstellung der Anzahl der fest angestellten Mitarbeiter/-innen in den letzten 3 Jahren je Jahr und kumuliert.

7. Darstellung des Qualifikationsprofils der vorgesehenen Rollen, die für die Projektumsetzung geplant sind:

a) Rolle Projektleitung (2 Profile – 1 Projektleitung sowie 1 stellv. Projektleitung):

— mind. 5 Jahre Berufserfahrung, vorzugsweise in der öffentlichen Verwaltung. Der/Die Projektleiter/-in koordiniert und überwacht alle zur Erreichung des Vertragszwecks erforderlichen Aktivitäten der Mitglieder/-innen des Projektteams des/der AN.

b) Rolle Fachberater/-in (2 Profile – Verantwortliche/r Berater/-in sowie Vertretung):

— mind. 5 Jahre Berufserfahrung, vorzugsweise in der öffentlichen Verwaltung im CAFM-Umfeld.

c) Rolle Entwickler/-in (2 Profile):

— mind. 2 Jahre Erfahrung, vorzugsweise in der öffentlichen Verwaltung in der Softwareentwicklung.

d) Beschreiben Sie bitte auf dem beigefügten Formblatt in Anhang 6 die Qualifikationen, Erfahrungen und Kenntnisse im Vergleich zum Ausschreibungsgegenstand. Folgende Angaben müssen mindestens vorgenommen werden:

— Ausbildung, Studium, Titel,

— projektrelevante Erfahrungen und Kenntnisse (Referenzprojekte).

Stellen Sie ferner die Vergleichbarkeit zum hiesigen Ausschreibungsgegenstand dar. Die fachlichen Anforderungen an die Rollen finden sich in Anhang 7 der Vergabeunterlagen.

8. Darstellung, wie Sie sicherstellen, dass die eingesetzten Mitarbeiter/-innen für den Ausschreibungsgegenstand ausreichend qualifiziert sind. Geben Sie ggf. vorhandene Zertifizierungen an.

9. Eigenerklärung darüber, dass spätestens ab Leistungsbeginn ausreichende Servicemitarbeiter/-innen für den zentralen Support während der Kernarbeitszeit der BImA werktags außer samstags und sonntags von 8.30 Uhr bis 15.30 Uhr zur Verfügung stehen und diese deutsch fließend in Wort und Schrift beherrschen (mind. CEFR Stufe C1).

10. Eigenerklärung darüber, dass ausschließlich deutschsprachige Mitarbeiter/-innen für die BImA eingesetzt werden.

11. Erklärung zur Bereitschaft, dass sich Ihr Unternehmen einer Geheimschutzbetreuung und Ihre Mitarbeiter/-innen (mind. die direkt an der Umsetzung beteiligten Mitarbeiter/-innen) einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung (gemäß § 9 Abs. 1 Nr. 3 SÜG) unterziehen, wenn nach Zuschlag das Erfordernis besteht.

12. Darstellung darüber, dass Sie über ein unternehmensinternes Qualitätsmanagement (z. B. ISO-9001-Zertifizierung oder vergleichbar) verfügen.

13. Erklärung darüber, dass Sie einen/eine entscheidungsbefugte/n Ansprechpartner/-in und einen/eine Vertreter/-in für alle Belange der Projektarbeit („Projekt-Ansprechpartner“) benennen.

14. Erklärung über Nachunternehmerleistungen (Vordruck gemäß Anhang 18 der Vergabeunterlagen ist zu verwenden), wenn Nachunternehmer/-innen eingesetzt werden sollen. Nachunternehmer/-innen sind auch freiberufliche Mitarbeiter/-innen oder sonst nicht beim Bieter/bei der Bieterin fest angestellte Mitarbeiter/-innen. Beachten Sie auch die Bewerbungsbedingungen.

15. Verpflichtungserklärung Nachunternehmer/-in auf Anforderung des/der Auftraggebers/-in noch vor Zuschlagsfrist (Vordruck gemäß Anhang 19 der Vergabeunterlagen ist zu verwenden).

16. Bietergemeinschaftserklärungen (Vordruck gemäß Anhang 17 der Vergabeunterlagen ist zu verwenden), wenn als Bietergemeinschaft angeboten wird.

Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien: Keine.
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: § 17 VOL/B i.V.m. dem jeweiligen Vertrag.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Bietergemeinschaftserklärungen (Vordruck gemäß Anhang 17 der Vergabeunterlagen ist zu verwenden), wenn als Bietergemeinschaft angeboten wird.

Verfahren
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2014-03-31 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2013-11-05 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Verdingungsstelle Münster
Viktoria Antoni
Internetadresse: www.bundesimmobilien.de 🌏

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: DOOP.O1081-599.1121
Zusätzliche Informationen

Ende der Anforderungsfrist für zusätzliche Auskünfte ist der 22.10.2013.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes, Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemombler Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 22894990 📞
Internetadresse: www.bundeskartellamt.de 🌏
Fax: +49 2289499163 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ein Nachprüfungsantrag bei der o. g. Stelle ist nach § 107 Abs. 3 Satz 1 GWB unzulässig, soweit:

— der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat,

— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens mit Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens mit Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden.

Ein Nachprüfungsantrag ist ebenfalls unzulässig, soweit der Bieter diesen nicht innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer zuvor erhobenen Rüge des Bieters nicht abhelfen zu wollen, gestellt wird.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Bundesanstalt für Immobilienaufgaben, Stabsbereich Einkauf, Abtlg. 2 (Vergabe)
Postanschrift: Ellerstraße 56
Postleitzahl: 53119
Quelle: OJS 2013/S 180-310942 (2013-09-16)

Ergänzende Angaben (2013-10-11)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-10-11 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-10-15 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 200-346039
Verweist auf Bekanntmachung: 2013/S 180-310942
ABl. S-Ausgabe: 200
Quelle: OJS 2013/S 200-346039 (2013-10-11)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2014-02-05)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 2 407 920 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-02-05 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-02-07 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 027-043675
ABl. S-Ausgabe: 27

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2013-12-30 📅
Name: Loy & Hutz Solutions AG
Postanschrift: Emmy-Noether-Str. 2
Postort: Freiburg
Postleitzahl: 79110
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 9
Quelle: OJS 2014/S 027-043675 (2014-02-05)

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