Offenes Verfahren zur Vergabe zentraler Erfassungsleistungen von kreditorischen Zahlungsbelegen (Los 1) sowie zur Beschaffung und Implementierung eines elektronischen Langzeitspeichers für digitalisierte Rechnungen und die SAP-Datenarchivierung (Los 2)

Bundesanstalt für Immobilienaufgaben

Bedingt durch die umfangreichen Aufgaben als Immobiliendienstleister des Bundes gehen bei der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben jährlich rund 400 000 Rechnungsbelege und Gutschriften mit steigender Tendenz ein. Die Bundesanstalt geht davon aus, dass das eingehende Belegvolumen sich bis zum Jahr 2014 auf rund 500 000 Belege erhöhen wird. Dieser Trend resultiert insbesondere aus der Übernahme der Liegenschaften der Bundeswehr, die mit dem 1.1.2013 in einer letzten Tranche in das Eigentum und in die Verwaltung der Bundesanstalt übergegangen sind.
Eingehende Belege werden außerdem für Dritte gebucht, deren Liegenschaften die Bundesanstalt bewirtschaftet. Für das Rechnungswesen kommt dabei ein zentrales SAP-System zum Einsatz. Grundsätzlich gehen Belege dezentral an über 400 Standorten ein und werden dort sachlich und rechnerisch geprüft sowie vorerfasst. Die Belege werden nachgelagert in der Kreditorenbuchhaltung gebucht. Die Bundesanstalt hat hohe Aufwände bei der Datenerfassung und der Belegverarbeitung. Außerdem können durch lange Belegdurchlaufzeiten Skontoerträge nicht erzielt werden. Mit der Einführung einer elektronischen Rechnungseingangsbearbeitung möchte die Bundesanstalt diese Abläufe optimieren.
Die Einführung der elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung macht den Einsatz eines Datenerfassungs-/Erkennungssystems und elektronischen Archivsystems notwendig. Im Rahmen des Projekts „elektronischer Rechnungseingang“ soll ein elektronischer Langzeitspeicher (Archivsystem) für digitalisierte Rechnungen sowie für die SAP-Datenarchivierung beschafft und implementiert werden.
Nach alledem werden die o. g. Leistungen in 2 Losen ausgeschrieben, Los 1 beinhaltet die Erfassungsleistungen und Los 2 den Langzeitspeicher.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-08-05. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-06-17.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• • bremen online services Entwicklungs- u. Betriebsgesellschaft mbH & Co. KG
• • DMI GmbH & Co. KG

Wer?

• • Bundesanstalt für Immobilienaufgaben

Wie?

• • Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste › Datenarchivierung
• • Dateneingabe › Datenaufbereitung
• • Datenverarbeitung › Datenübertragung
• • Datenbankdienste › Datenverwaltung
• • Mit der Datenverarbeitung verbundene Verwaltungsdienste › Dokumentenmanagement

Wo?

• • Deutschland