Offenes Verfahren zur Vergabe zentraler Erfassungsleistungen von kreditorischen Zahlungsbelegen (Los 1) sowie zur Beschaffung und Implementierung eines elektronischen Langzeitspeichers für digitalisierte Rechnungen und die SAP-Datenarchivierung (Los 2)

Bundesanstalt für Immobilienaufgaben

Bedingt durch die umfangreichen Aufgaben als Immobiliendienstleister des Bundes gehen bei der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben jährlich rund 400 000 Rechnungsbelege und Gutschriften mit steigender Tendenz ein. Die Bundesanstalt geht davon aus, dass das eingehende Belegvolumen sich bis zum Jahr 2014 auf rund 500 000 Belege erhöhen wird. Dieser Trend resultiert insbesondere aus der Übernahme der Liegenschaften der Bundeswehr, die mit dem 1.1.2013 in einer letzten Tranche in das Eigentum und in die Verwaltung der Bundesanstalt übergegangen sind.
Eingehende Belege werden außerdem für Dritte gebucht, deren Liegenschaften die Bundesanstalt bewirtschaftet. Für das Rechnungswesen kommt dabei ein zentrales SAP-System zum Einsatz. Grundsätzlich gehen Belege dezentral an über 400 Standorten ein und werden dort sachlich und rechnerisch geprüft sowie vorerfasst. Die Belege werden nachgelagert in der Kreditorenbuchhaltung gebucht. Die Bundesanstalt hat hohe Aufwände bei der Datenerfassung und der Belegverarbeitung. Außerdem können durch lange Belegdurchlaufzeiten Skontoerträge nicht erzielt werden. Mit der Einführung einer elektronischen Rechnungseingangsbearbeitung möchte die Bundesanstalt diese Abläufe optimieren.
Die Einführung der elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung macht den Einsatz eines Datenerfassungs-/Erkennungssystems und elektronischen Archivsystems notwendig. Im Rahmen des Projekts „elektronischer Rechnungseingang“ soll ein elektronischer Langzeitspeicher (Archivsystem) für digitalisierte Rechnungen sowie für die SAP-Datenarchivierung beschafft und implementiert werden.
Nach alledem werden die o. g. Leistungen in 2 Losen ausgeschrieben, Los 1 beinhaltet die Erfassungsleistungen und Los 2 den Langzeitspeicher.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-08-05. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-06-17.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer?

• Bundesanstalt für Immobilienaufgaben

Wie?

• Datenbankdienste › Datenverwaltung
• Dateneingabe › Datenaufbereitung
• Datenverarbeitung › Datenübertragung
• Mit der Datenverarbeitung verbundene Verwaltungsdienste › Dokumentenmanagement
• Systemdienstleistungen und Unterstützungsdienste › Datenarchivierung

Wo?

• Deutschland

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2013-06-17	Auftragsbekanntmachung
2013-07-29	Ergänzende Angaben
2013-11-12	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2013-06-17)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung
Menge oder Umfang: Siehe II. 1.5).
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung 📦

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für ein oder mehrere Los(e)
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Einrichtung des öffentlichen Rechts
Name des öffentlichen Auftraggebers: Bundesanstalt für Immobilienaufgaben
Postanschrift: Hohenzollernring 48
Postleitzahl: 48145
Postort: Münster
Kontakt
Internetadresse: http://www.bundesimmobilien.de 🌏
E-Mail: verdingung.dortmund@bundesimmobilien.de 📧
Fax: +49 25198168139 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-06-17 📅
Einreichungsfrist: 2013-08-05 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-06-19 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 117-200095
ABl. S-Ausgabe: 117
Zusätzliche Informationen

Die Vergabeunterlagen müssen bis zum 5.8.2013, 15:59 Uhr schriftlich und unter Angabe des Geschäftszeichen: DOOP.O1081-570.1121 bei der Verdingungsstelle in Münster angefordert werden. Bei der Anforderung der Vergabeunterlagen ist eine personenbezogene E-Mail-Adresse anzugeben, weil die Vergabeunterlagen grundsätzlich kostenlos per E-Mail versandt werden. Alternativ besteht die Möglichkeit, bis zum 5.8.2013 15:59 an der elektronischen Vergabe über die e-Vergabe-Platform des Bundes (www.evergabe-online.de) teilzunehmen. Vergabeunterlagen können dort bis zum vorgenannten Termin heruntergeladen und Angebote bis zum Ende der Angebotsfrist in elektronischer Form abgegeben werden. Unter der Rubrik „Registrierung für Bieter“ finden Sie zudem Informationen zur vereinfachten Anforderung von Vergabeunterlagen. Bieter, die sich die Vergabeunterlagen anderweitig beschaffen, werden nicht zum Verfahren zugelassen. Ende der Anforderungsfrist für zusätzliche Auskünfte ist der 23.7.2013.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Eingehende Belege werden außerdem für Dritte gebucht, deren Liegenschaften die Bundesanstalt bewirtschaftet. Für das Rechnungswesen kommt dabei ein zentrales SAP-System zum Einsatz. Grundsätzlich gehen Belege dezentral an über 400 Standorten ein und werden dort sachlich und rechnerisch geprüft sowie vorerfasst. Die Belege werden nachgelagert in der Kreditorenbuchhaltung gebucht. Die Bundesanstalt hat hohe Aufwände bei der Datenerfassung und der Belegverarbeitung. Außerdem können durch lange Belegdurchlaufzeiten Skontoerträge nicht erzielt werden. Mit der Einführung einer elektronischen Rechnungseingangsbearbeitung möchte die Bundesanstalt diese Abläufe optimieren.

Die Einführung der elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung macht den Einsatz eines Datenerfassungs-/Erkennungssystems und elektronischen Archivsystems notwendig. Im Rahmen des Projekts „elektronischer Rechnungseingang“ soll ein elektronischer Langzeitspeicher (Archivsystem) für digitalisierte Rechnungen sowie für die SAP-Datenarchivierung beschafft und implementiert werden.

Nach alledem werden die o. g. Leistungen in 2 Losen ausgeschrieben, Los 1 beinhaltet die Erfassungsleistungen und Los 2 den Langzeitspeicher.

Losnummer: 1
Bezeichnung des Loses: Zentrale Erfassungsleistungen
Kurze Beschreibung:

Ziel dieses Vergabeverfahrens ist es, ein Unternehmen zu finden,…

… das— die zentralen Erfassungsdienstleistungen im Auftrag der Bundesanstalt durchführt,— die erfassten Dokumente vollständig und gesichert an die Bundesanstalt überträgt,— die Dokumente in einem definierten Zeitraum lagert sowie— die Vernichtung der Dokumente und Datenträger durch einen Fachbetrieb sicherstellt.

… das

— die zentralen Erfassungsdienstleistungen im Auftrag der Bundesanstalt durchführt,

— die erfassten Dokumente vollständig und gesichert an die Bundesanstalt überträgt,

— die Dokumente in einem definierten Zeitraum lagert sowie

— die Vernichtung der Dokumente und Datenträger durch einen Fachbetrieb sicherstellt.

Dauer: 48 Monate
Losnummer: 2
Bezeichnung des Loses: Langzeitspreicher
Kurze Beschreibung:

Gegenstand des Loses ist die Lizenzierung der für die Langzeitspeicherlösung erforderlichen Softwareprogramme, deren Implementierung in die Systemumgebung der Bundesanstalt bzw. ihrer Vertragspartner sowie Softwarepflege und Serviceleistungen.

Beschreibung der Optionen:

Los 1: Einmalige Verlängerungsoption um ein Jahr;

Los 2: Einmalige Verlängerungsoption um ein Jahr.

Zahl der möglichen Verlängerungen: 1
Referenznummer: DOOP.O1081-570.1121
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Deutschland.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1. Unternehmensdarstellung (Name, Anschrift, Rechtsform, organisatorische Gliederung, Leistungsspektrum, Gründungsdatum, Niederlassungen, evtl. Gesellschafterverhältnisse).

2. Nachweis darüber, dass der Bewerber in ein Berufs- oder Handelsregister oder ein vergleichbares Register eines anderen EU-Mitgliedstaates eingetragen ist. Bitte legen Sie einen entsprechenden Auszug bei.

3. Eigenerklärung zur Zuverlässigkeit (Es ist der den Vergabeunterlagen beigefügte Vordruck zu verwenden).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

4. Eigenerklärung über das Bestehen einer marktüblichen Industriehaftpflichtversicherung oder einer vergleichbaren Versicherung aus einem Mitgliedstaat der EU zum Vertragsbeginn unter Nennung des (vorgesehenen) Versicherungsgebers sowie der Deckungssummen für Personenschäden, Sachschäden und Vermögensschäden.

5. Eigenerklärung über die Gesamtzahl der festen Mitarbeiter Ihres Unternehmens der letzten drei Jahre.

Los 1:

6. Eigenerklärungen über den Gesamtumsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre sowie über den Umsatzanteil, der innerhalb dieses Zeitraums mit vergleichbaren Leistungen erbracht wurde.

Los 2:

6. Eigenerklärungen über den Gesamtumsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre sowie über den Umsatzanteil, der innerhalb dieses Zeitraums mit vergleichbaren Leistungen erbracht wurde. Unter Umsätze mit vergleichbaren Leistungen sind die Umsätze je Jahr getrennt aufzuführen, die im Zusammenhang mit TR-ESOR konformen Langzeitspeicherprojekten für Dienstleistungen sowie Lizenzerlöse (TR-ESOR konforme Lösung, keine weiteren Lizenzkosten) erzielt wurden.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Los 1:

7. Referenzliste der wesentlichen innerhalb der letzten drei Jahre erbrachten Leistungen, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind unter Angabe des Rechnungswerts, des Leistungsorts, der Leistungszeit sowie dem Kunden und einem dortigen Ansprechpartner nebst Kontaktdaten zur evtl. Überprüfung der Referenz. Gehen Sie bitte kurz auf die jeweiligen Besonderheiten des Projektes und die daraus resultierenden Erfahrungen mit den auftragsgegenständlichen Leistungen ein.

Es sind mindestens zwei Referenzprojekte zu belegen.

8. Darlegung, ob und inwieweit das Unternehmen bereits Rechnungsdaten mit Bestellbezug (Positionsdaten) für andere Referenzkunden mit einem SAP ERP System verarbeitet hat.

9. Beschreibung der technischen Ausrüstung, insb. vorhandene(s) Rechenzentrum/Rechenzentren und Scanner sowie der Maßnahmen des Unternehmens zur Gewährleistung der Qualität.

10. Darstellung Qualifikationsprofil des vorgesehen Projektleiters, welcher für die Projektumsetzung geplant ist. Dieses muss mindestens Angaben zu den folgenden Punkten enthalten:

— Ausbildung,

— Werdegang,

— projektrelevante Erfahrungen und Kenntnisse (Referenzprojekte),

— geplante Rolle im Projekt.

Der Projektleiter muss die deutsche Sprache fließend in Wort und Schrift beherrschen (mindestens entsprechend CEFR Stufe 1)

11. Eigenerklärung darüber, dass spätestens ab Leistungsbeginn ausreichende Servicemitarbeiter zur Verfügung stehen, die Deutsch fließend in Wort und Schrift beherrschen (mind. CEFR Stufe C1).

12. Erläuterung auf 2-3 Seiten (Arial, 11 Punkte 1,5-zeilig), ob und inwieweit der Bieter mit der Verarbeitung personenbezogener Daten für öffentliche Auftraggeber bereits Erfahrungen gesammelt hat.

Los 2:

7. Referenzliste der wesentlichen innerhalb der letzten fünf Jahre erbrachten Leistungen, die mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sind unter Angabe des Rechnungswerts, des Leistungsorts, der Leistungszeit sowie dem Kunden und einem dortigen Ansprechpartner nebst Kontaktdaten zur evtl. Überprüfung der Referenz. Gehen Sie bitte kurz auf die jeweiligen Besonderheiten des Projektes und die daraus resultierenden Erfahrungen mit den auftragsgegenständlichen Leistungen ein.

Dabei sind folgende Bedingungen zu bestätigen:

a) Es wurde innerhalb der letzten 5 Jahre mindestens für drei Anwender ein den Anforderungen der „Technischen Richtlinie 03125 Beweiserhaltung kryptographisch signierter Dokumente“ des BSI entsprechendes System für die elektronische Langzeitspeicherung geliefert und auf vorhandener Hardware des Anwenders installiert, konfiguriert und in den Betrieb überführt.

Davon mindestens eine Referenz mit Anbindung an SAP über Archive-Link.

b) Es wurden innerhalb der letzten 5 Jahre bei mindestens drei Anwender Service- und Unterstützungsleistungen für den Betrieb eines den Anforderungen der „Technischen Richtlinie 03125 Beweiserhaltung kryptographisch signierter Dokumente“ des BSI entsprechenden elektronischen Langzeitspeichers (insbes. Störungsmanagement u. Softwarepflegeleistungen) über einen Zeitraum von mindestens 1 Jahr erbracht.

c) Es wurde innerhalb der letzten 5 Jahre für mindestens 3 Auftraggeber ein systemtechnisches Realisierungskonzept für ein den Anforderungen der „Technischen Richtlinie 03125 Beweiserhaltung kryptographisch signierter Dokumente“ des BSI entsprechendes System für die elektronische Langzeitspeicherung ausgearbeitet und umgesetzt.

8. Darstellung der Anzahl der fest angestellten Mitarbeiter in den letzten 3 Jahren je Jahr und kumuliert. Bitte weisen Sie die Anzahl der Mitarbeiter, die SAP-Archive-Link Projekterfahrungen haben je Jahr und kumuliert gesondert aus.

9. Darstellung Qualifikationsprofil des vorgesehen Projektleiters, welcher für die Projektumsetzung geplant ist. Dieses muss mindestens Angaben zu den folgenden Punkten enthalten:

10. Eigenerklärung darüber, dass spätestens ab Leistungsbeginn ausreichende Servicemitarbeiter zur Verfügung stehen, die Deutsch fließend in Wort und Schrift beherrschen (mind. CEFR Stufe C1).

11. Erläuterung auf 2-3 Seiten (Arial, 11 Punkte 1,5-zeilig), ob und inwieweit der Bieter mit der Verarbeitung personenbezogener Daten für öffentliche Auftraggeber bereits Erfahrungen gesammelt hat.

Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien: Keine.
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln: § 17 VOL/B i.V.m. dem jeweiligen Vertrag.
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Bietergemeinschaften und andere gemeinschaftliche Bieter haften gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der angebotenen Leistungen und haben in den Angeboten sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft zu benennen sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigten Vertreter für das Vergabeverfahren, den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu bezeichnen. Die geforderten Nachweise und Erklärungen zur Zuverlässigkeit sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erbringen.

Im Angebot sind die Gründe zur Bildung der Bietergemeinschaft darzulegen.

Verfahren
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2014-02-28 📅
Datum der Angebotseröffnung: 2013-08-06 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Verdingungsstelle Münster
Viktoria Antoni
Internetadresse: www.bundesimmobilien.de 🌏

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: DOOP.O1081-570.1121
Zusätzliche Informationen

Ende der Anforderungsfrist für zusätzliche Auskünfte ist der 23.7.2013.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes, Bundeskartellamt
Postanschrift: Villemombler Str. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 22894990 📞
Internetadresse: www.bundeskartellamt.de 🌏
Fax: +49 2289499163 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ein Nachprüfungsantrag bei der o. g. Stelle ist nach § 107 Abs. 3 Satz 1 GWB unzulässig, soweit

— der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat,

— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens mit Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

— Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens mit Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden.

Ein Nachprüfungsantrag ist ebenfalls unzulässig, soweit der Bieter diesen nicht innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer zuvor erhobenen Rüge des Bieters nicht abhelfen zu wollen, gestellt wird.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Name: Bundesanstalt für Immobilienaufgaben, Stabsbereich Einkauf, Abtlg. 2 (Vergabe)
Postanschrift: Hohenzollernring 48
Postort: Münster
Postleitzahl: 48145
Quelle: OJS 2013/S 117-200095 (2013-06-17)

Ergänzende Angaben (2013-07-29)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Ergänzende Angaben

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-07-29 📅
Einreichungsfrist: 2013-08-12 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-08-02 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 149-259163
Verweist auf Bekanntmachung: 2013/S 117-200095
ABl. S-Ausgabe: 149
Quelle: OJS 2013/S 149-259163 (2013-07-29)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2013-11-12)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Gesamtwert des Auftrags: 643 510 💰
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-11-12 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-11-14 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 221-385385
ABl. S-Ausgabe: 221

Auftragsvergabe

1️⃣
Datum des Vertragsabschlusses: 2013-10-07 📅
Name: DMI GmbH & Co. KG
Land: Deutschland 🇩🇪

2️⃣
Datum des Vertragsabschlusses: 2013-11-04 📅
Name: bremen online services Entwicklungs- u. Betriebsgesellschaft mbH & Co. KG
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 3
Quelle: OJS 2013/S 221-385385 (2013-11-12)

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