Projektbegleitung für die Forschungsinfrastrukturen „European X-ray Free Electron Laser Facility (XFEL)“ Los 1 und “Facility for Antiproton and Ion Research (FAIR)” Los 2” des Bundesministeriums für Bildung und Forschung (BMBF)

Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF)

Gesucht wird ein Projektbegleiter, der für das BMBF die Aufgaben des Projektcontrollings entsprechend den Regelungen nach der DIN 69901 übernimmt und die zweckentsprechende Mittelverwendung überwacht. Das Projektcontrolling konzentriert sich darauf, zu prüfen, ob die Projektziele und die Projektkosten eingehalten werden und Effektivität und Effizienz des Projektes gewährleistet sind. Dabei sollen folgende Schwerpunkte berücksichtigt werden:
- Soll-Ist-Vergleich,
- Feststellung der Abweichungen,
- Bewerten der Konsequenzen und
- Vorschlagen von Korrekturmaßnahmen,
- Bewertung der Maßnahmenplanung und Kontrolle der Durchführung.
Ziel der gewünschten Projektbegleitung ist es, im Auftrag des BMBF und in Zusammenarbeit mit den für die Errichtung beauftragten Gesellschaften auf einen effizienten Ablauf der Errichtungsphase und das Erreichen der technischen Projektziele hinzuwirken. Der Projektbegleiter verfolgt den Verlauf der Projekte unter Verwendung anerkannter betriebswirtschaftlicher Methoden des Projektmonitorings und des Projektcontrollings. Er hat insbesondere die Kosten– und Terminpläne der Projekte zu überwachen und die damit verbundenen Risiken einzuschätzen sowie Instrumente für eine begleitende Kostenkontrolle zu erstellen. Dabei hat er die Anforderungen der unterschiedlich geförderten Projektteile zu berücksichtigen (z. B. Förderrichtlinien und Nebenbestimmungen, Zuordnung von Geräten). Er berät das BMBF auf der Basis seiner aus der Projektbegleitung gewonnenen Erkenntnisse und gibt Empfehlungen zur strategischen und forschungspolitischen Steuerung und Weiterentwicklung der Projekte und deren Management. Erwartet werden der Aufbau und die Überwachung einer regelmäßigen Trendanalyse, einer abgestimmten Meilensteinsetzung und eines funktionierenden Frühwarnsystems.
Bei der nach Fertigstellung der Anlagen durch das BMBF durchzuführenden Feststellung der Gesamtverwendungsnachweise nach den Vorgaben der Zuwendungsbescheide aus der institutionellen Förderung und der Projektförderung unterstützt der Projektbegleiter dahingehend, dass er die von den Forschungseinrichtungen aufgestellten Nachweise und Begründungen auf Richtigkeit und Plausibilität überprüft und dem BMBF Empfehlungen zur Entscheidungsfindung erteilt. Der Nachweis der zweckentsprechenden Mittelverwendung und die Gesamtkostenabrechnung werden dabei im Fokus stehen.
Zu Beginn erstellt der Projektbegleiter einen Statusbericht zu Kosten, Terminen, Projektstrukturen und Risiken. Dieser Bericht wird alle vier Monate aktualisiert und dem BMBF vorgelegt und präsentiert. Bei wichtigen Anlässen und Meilensteinen nimmt der Projektbegleiter zeitnah zusätzliche Evaluationen vor. Dabei werden auch Hinweise zur Verbesserung des Projektablaufs gegeben. In besonders begründeten Fällen legt der Projektbegleiter zeitnah zusätzliche Berichte vor.
Die zur Aufgabenerfüllung erforderlichen Informationen werden ihm vom den am Projekt beteiligten Einrichtungen und dem BMBF zur Verfügung gestellt.
Die Mitarbeiter des Projektbegleiters sind durchschnittlich an zehn Tagen im Monat bei den Einrichtungen vor Ort und monatlich einmal zu einem „Jour Fixe“ im BMBF präsent.
Die Amts- und Arbeitssprache ist Deutsch, im internationalen Umfeld Englisch.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-05-29. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-04-26.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• • Dornier Consulting GmbH
• • Drees & Sommer Infra Consult und Entwicklungsmanagement GmbH

Wer?

• • Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF)

Wie?

• • Beratung im Bereich Forschung und Entwicklung › Beratung im Bereich Forschung

Wo?

• • Deutschland