Rahmenvereinbarung - Abteilungsdrucker für die Generalverwaltung, Institute und Einrichtungen der Max-Planck-Gesellschaft (Abteilungsdrucker 2013)

Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.; Generalverwaltung, Finanzabteilung - Referat Einkauf und Versich

Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. (im Folgenden „MPG“) ist eine aus überwiegend öffentlichen Mitteln geförderte, unabhängige gemeinnützige Forschungsorganisation mit dezentraler Struktur und ca. 80 Instituten und Einrichtungen. Der Generalverwaltung der MPG (im Folgenden „GV“) obliegen die allgemeinen administrativen Belange im Außenverhältnis mit den Zuwendungsgebern und im Innenverhältnis mit den Instituten und Einrichtungen. Nähere Informationen sind unter http://www.mpg.de abrufbar.
Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die „Full-Service“ Miete von Abteilungsdruckern (siehe Kapitel 1.4 des anzufordernden Eignungskatalogs) mittels Rahmenvereinbarung mit einem (1) Wirtschaftsteilnehmer (im Folgenden „Auftragnehmer“).
Durch das vorliegende Vergabeverfahren werden in großem Umfang überregional gemeinsame Bedarfe institutsübergreifend gebündelt in den Wettbewerb gestellt und in Form von Abrufverträgen für spätere Institutsabrufe auf der gemeinsamen SRM-Plattform allen Nutzern zugänglich gemacht. Dies soll über die Anbindung der Online-Shop-Lösung des mit diesem Vergabeverfahren gesuchten Auftragnehmers geschehen. Die Online-Shop-Lösung wird dazu in den Beschaffungsworkflow der MPG integriert.
Das bedeutet, dass die Produktsuche und die Zusammenstellung eines Warenkorbs in dem Online-Shop des Auftragnehmers geschehen und dieser Warenkorb dann an das SRM-System der MPG zur Abwicklung weiterer interner Prozesse (z.B. Genehmigung) übergeben wird. Die Bestellung erfolgt dann aus dem SAP-System der jeweiligen Einrichtung der MPG.
Der Datenaustausch zwischen dem Online-Shop des Auftragnehmers und dem eProcurement-System der MPG erfolgt über die SAP-Standard-Schnittstelle OCI (Open Catalog Interface). Das eProcurement-System der MPG nutzt die OCI-Version 4.0 (siehe Kapitel 5 des anzufordernden Eignungskatalogs).
Die Teilnehmer am Vergabeverfahren müssen daher über Erfahrungen bzgl. der Anbindung und des Datenaustausches mit OCI-fähigen Online-Shops sowie Bestellungen über SAP Business Connector verfügen.
Vor dem Hintergrund der bestehenden heterogenen Systemlandschaften in den unterschiedlichen Instituten und Einrichtungen schreibt die MPG unter Wahrung der vergaberechtlichen Vorgaben eine Rahmenvereinbarung mit einem Vertragspartner aus. Dabei muss das von der MPG benötigte Produktportfolio des Auftragnehmers über eine Anbindung der Online-Shops an das SRM-System der MPG abrufbar sein.
Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die „Full-Service“ Miete von sogenannten Abteilungsdruckern, die zentral aufgestellt, über ein Netzwerk angeschlossen, meist über einen zentralen Druckserver angesteuert und üblicherweise von mehreren Mitarbeitern genutzt werden. Zu den Abteilungsdruckern zählen insbesondere auch Multifunktionsgeräte mit Druck-, Kopier-, Scan- und evtl. Faxfunktion. Leasingverträge sind ausdrücklich nicht Gegenstand dieses Vergabeverfahrens.
Die Abteilungsdrucker werden abgegrenzt von Arbeitsplatzdruckern, deren Beschaffung nicht Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung ist, da diese von einer anderen Rahmenvereinbarung abgedeckt werden. Als Arbeitsplatzdrucker werden Geräte verstanden, die typischerweise direkt am Arbeitsplatz (auf oder in unmittelbarer Nähe zum Schreibtisch) von einem Einzelanwender genutzt werden und hinsichtlich ihrer Größe (Dimensionen) und Emissionswerte (Geräuschentwicklung, Schadstoffemission) dafür vorgesehen und geeignet sind.
Vom Auftraggeber sind je Einzelmietvertrag für einen Abteilungsdrucker der monatliche Mietpreis für den Abteilungsdrucker und das zugehörige Zubehör zu zahlen. Verbrauchsmaterial (z.B. Toner, Heftklammern) und Verschleißteile werden pauschal über die Klickkosten abgerechnet (worin z.B. Material, Arbeitszeit für fachgerechten Aus- und Einbau, Fahrtkosten enthalten sind). Die Klickkosten pro Seite, unterscheiden sich zum einen nach schwarz / weiß und zum anderen nach Farbe für Drucken und Kopieren.
Das von der Max-Planck-Gesellschaft benötigte und vom Auftragnehmer anzubietende Produktportfolio an Abteilungsdruckern wird durch folgende Geräteklassen charakterisiert:
- Geräteklasse 1: Abteilungsdrucker A4 s/w
- Geräteklasse 2: Abteilungsdrucker A4 Farbe
- Geräteklasse 3: Abteilungsdrucker Multifunktional A4 s/w
- Geräteklasse 4: Abteilungsdrucker Multifunktional A4 Farbe
- Geräteklasse 5: Abteilungsdrucker Multifunktional A3 s/w
- Geräteklasse 6: Abteilungsdrucker Multifunktional A3 Farbe
- Geräteklasse 7: Abteilungsdrucker Multifunktional A3 Farbe Professional
mit jeweils marktüblichen Anforderungen und Ausstattungsmerkmalen. Diese Abteilungsdrucker müssen im Online-Shop des Auftragnehmers frei auswählbar und konfigurierbar sein.
Der Vergabegegenstand wird nicht in Lose aufgeteilt.
Der Leistungsumfang setzt sich aus folgenden Komponenten zusammen:
1. Bereitstellung, Anbindung und Betrieb eines Online-Shops für die MPG (siehe Kapitel 1.2 des anzufordernden Eignungskatalogs); Bestandteil des Online-Shops ist eine Online-Plattform mit entsprechenden aktuellen Inhalten, insbesondere Dokumentationen (u.a. Benutzer- und Administrationshandbücher, Beschreibung der Konfiguration und Inbetriebnahme) und Downloads (u.a. aktuelle Treiber, etc.);
2. „Full-Service“ Vermietung und Lieferung von Abteilungsdruckern und Abteilungsdrucker-Zubehör (wobei das Zubehör ggf. auch nachträglich anmietbar ist) sowie Einbindung und Konfiguration der Abteilungsdrucker in das bestehende Netzwerk; Aufrechterhaltung der Betriebs- / Nutzungsbereitschaft durch Wartung (z.B. Reparatur oder Austausch, falls Gerät irreparabel ist); fachgerechter Ein- und Ausbau von Verschleißteilen;
3. Nach Aufwand vergütete Beratungs- und Unterstützungsleistungen, z.B. zur Optimierung der Druckerlandschaft in MPG-Instituten sowie zum Druckermanagement (Abrechnung auf Stundenbasis viertelstundengenau);
4. Ergänzende Leistungen:
a. Einweisung in die Nutzung des Abteilungsdruckers und seines Zubehörs (z.B. Finisher);
b. Ständig verfügbare Anlaufstelle für Serviceanfragen (z.B. Störungsmeldung, erste Störungsdiagnose);
c. Berichtswesen (z.B. über Einzelmietverträge, vereinbartes Sortiment).
Im Online-Shop muss für die berechtigten Bedarfsträger der MPG die Möglichkeit bestehen, zugehöriges Zubehör eigenständig innerhalb eines vorab vereinbarten Sortiments auszuwählen und mit- oder nachzubestellen, so zum Beispiel:
- Anschlusskabel (z.B. Ethernet, USB) in verschiedenen Ausführungen und Längen
- WLAN-Printserver
- Speichererweiterung
- Finisher (z.B. für Sortieren, Heften, Lochen)
- Zusatz-Papierkassette
- Software / Hardware Lösungen (z.B. verschlüsselte Datenübertragung, verursachergerechte Druckkostenabrechnung, Drucken an jedem Endgerät, vertrauliches Drucken oder Systemmanagement-Funktionen)
Diese Liste ist nicht abschließend.
Die Abteilungsdrucker und das Abteilungsdrucker-Zubehör müssen eigenständig von den Bedarfsträgern der MPG im Online-Shop des Auftragnehmers innerhalb eines vorab vereinbarten Sortiments auswählbar sein. Soweit der jeweilige Abteilungsdrucker konfigurierbar ist (z.B. hinsichtlich der Speicherausstattung oder des Papiervorrats), muss auch die Konfiguration im Online-Shop vom jeweiligen Bedarfsträger vorgenommen werden können.
Neben den funktionalen Vorgaben zu den Geräteklassen sind generell folgende Aspekte von Bedeutung:
- Energieeffizienz
- Niedrige Geräuschemission
- Umwelteigenschaften, wie z.B.:
o niedrige Schadstoffemission
o umweltverträgliche Entsorgungs- bzw. Verwertungsmöglichkeiten
o Verzicht auf Quecksilber-, Cadmium-, Blei- und Chrom-VI-Verbindungen in Tonern und Tinten
o Verzicht auf den Einsatz von Azo-Farbmitteln (Farbstoffe oder Farbpigmente), die krebserzeugende aromatische Amine freisetzen können, die in der Liste aromatischer Amine in der EG-Richtlinie 2002/61/EG genannt sind).
Im Online-Shop müssen die jeweiligen Auftragnehmer die Aspekte Energieeffizienz, Geräuschemission und Umwelteigenschaften bei den einzelnen Produkten entsprechend kennzeichnen.
Üblicherweise werden bei den Bedarfsträgern Microsoft Windows-Betriebssysteme, Apple MacOS X, Linux oder andere Unix-basierende Betriebssysteme auf den Einzelplatzrechnern eingesetzt. Die Abteilungsdrucker sollen über eine Ethernet-Schnittstelle mit dem Netzwerk verbunden werden. Die Anbindung der Abteilungsdrucker an Microsoft Active Directory über LDAP muss möglich sein.
Zu allen Geräteklassen müssen im späteren Sortiment für die MPG grundsätzlich auch Geräte lieferbar sein, die mit einem Kartenlesegerät ausgestattet werden können zur Benutzerauthentifizierung und etwaiger Abrechnung (Kostenstellenzuordnung). Aufgrund der technischen Heterogenität der Institute und Einrichtungen der MPG ergeben sich die konkreten Anforderungen allerdings erst bei einer jeweiligen Einzelbeschaffung im Dialog mit dem Auftragnehmer.
Die „Full-Service“ Miete von Abteilungsdruckern umfasst die Bereitstellung, die Wartung, den Austausch von Verschleißteilen und die Lieferung von Verbrauchsmaterial (z.B. Toner). Die Füllstände des Verbrauchsmaterials werden seitens des Auftragnehmers überwacht. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass Verbrauchsmaterial (mit Ausnahme von Papier) rechtzeitig geliefert wird. Das Nachfüllen des Verbrauchsmaterials erfolgt durch den Auftraggeber.
Als Wiederherstellungszeit gilt bei Wartungsleistungen der nächste Werktag (Montag bis Freitag) bei sämtlichen deutschen Standorten der Generalverwaltung, Instituten und Einrichtungen der Max-Planck-Gesellschaft.
Die Wiederherstellung erfolgt entweder durch telefonischen Support oder durch Vor-Ort Leistungen, z.B. fachmännischer Tausch von Teilen.
Sofern die Reparatur nicht vor Ort erfolgen kann, werden defekte Geräte aufgrund interner Datenschutzbestimmungen der MPG – soweit technisch möglich und beim jeweiligen Gerät vorhanden – ohne Festplatte durch den Auftragnehmer eingesendet. Der vorherige fachmännische Ausbau der Festplatte darf zu keiner Einschränkung der Wartungsleistung führen. Die von der MPG einbehaltene Festplatte ist vom Auftragnehmer nach Reparatur des defekten Abteilungsdruckers unverzüglich wieder in diesen einzubauen. Ist der Ausbau der Festplatte technisch nicht möglich bzw. der hierfür erforderliche Aufwand nicht zu vertreten, so ist vor Mitnahme eines defekten Gerätes sicherzustellen, dass eine Festplattenüberschreibung stattgefunden hat, sofern dies bei dem defekten Gerät noch möglich ist. Der Techniker muss sich von dem betreffenden Institut schriftlich bestätigen lassen, dass eine Festplattenüberschreibung stattgefunden hat bzw. nicht möglich war. Sollte die Festplattenüberschreibung aufgrund des Defekts nicht möglich gewesen sein, so ist diese zum frühestmöglichen Zeitpunkt nach der Reparatur nachzuholen, damit die Festplatte zumindest vor dem Rücktransport des Geräts überschrieben ist.
Über die Laufzeit der Rahmenvereinbarung werden sich die technologischen Gegebenheiten durch Fortentwicklungen ändern. Das Spektrum des anzubietenden Sortiments ist deshalb vom jeweiligen Auftragnehmer während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung auf dem aktuellen Stand der Technik zu halten.
Der Bewerber hat sich bereits mit Abgabe des Teilnahmeantrags bindend auf einen Hersteller festzulegen (siehe Kapitel 2.1 des anzufordernden Eignungskatalogs).
Die MPG weiß sich gegenüber den Mindeststandards folgender IAO-Kernarbeitsnormen verpflichtet:
dem Übereinkommen Nr. 29 über Zwangs- oder Pflichtarbeit vom 28.6.1930 (BGBl. 1956 II S. 641),
dem Übereinkommen Nr. 87 über die Vereinigungsfreiheit und den Schutz des Vereinigungsrechtes vom 9.7.1948 (BGBl. 1956 II S. 2073),
dem Übereinkommen Nr. 98 über die Anwendung der Grundsätze des Vereinigungsrechtes und des Rechtes zu Kollektivverhandlungen vom 1.7.1949 (BGBl. 1955 II S. 1123),
dem Übereinkommen Nr. 100 über die Gleichheit des Entgelts männlicher und weiblicher Arbeitskräfte für gleichwertige Arbeit vom 29.6.1951 (BGBl. 1956 II S. 24),
dem Übereinkommen Nr. 105 über die Abschaffung der Zwangsarbeit vom 25.6.1957 (BGBl. 1959 II S. 442),
dem Übereinkommen Nr. 111 über die Diskriminierung in Beschäftigung und Beruf vom 25.6.1958 (BGBl. 1961 II S. 98),
dem Übereinkommen Nr. 138 über das Mindestalter für die Zulassung zur Beschäftigung vom 26.6.1973 (BGBl. 1976 II S. 202), und
dem Übereinkommen Nr. 182 über das Verbot und unverzügliche Maßnahmen zur Beseitigung der schlimmsten Formen der Kinderarbeit vom 17.6.1999 (BGBl. 2001 II S. 1291).
Da die MPG zur Beachtung der genannten IAO-Kernarbeitsnormen beitragen möchte, wird den Zuschlag nur ein Unternehmen erhalten, welches bei der Herstellung oder beim eigenen Erwerb des vertragsgegenständlichen Produktes auf die Beachtung dieser Normen hingewirkt hat bzw. hinwirken wird. Die zum Angebot aufzufordernden Unternehmen werden sich daher bereits bei Einreichung des Angebots auf die Akzeptierung der Vertragsbedingungen verpflichten müssen. Auf die Vertragsbedingungen wird gesondert in den Vergabeunterlagen hingewiesen.
Die Unternehmen werden insbesondere eine verbindliche Erklärung abgeben müssen, dass sie für ihr Unternehmen, ihre Lieferanten und gegenüber dem Hersteller wirksame Maßnahmen zur Beachtung der oben aufgeführten IAO-Kernarbeitsnormen bezogen auf die Herstellung und Lieferung des vertragsgegenständlichen Produktes ergriffen haben, wobei die Maßnahmen im Angebot näher darzulegen sind und zu erklären ist, dass sie auch und gerade bei den konkret zu liefernden Produkten wirksam geworden sind bzw. werden.
Verstößt der Auftragnehmer bei der Auftragsausführung gegen die im vorherigen Absatz ausgeführte Vorgabe, wirksame Maßnahmen zur Beachtung der IAO-Kernarbeitsnormen zu ergreifen, so hat er dem Auftraggeber eine Vertragsstrafe in Höhe von 10 % des in Rechnung gestellten jährlichen Gesamt-Mietpreises des betreffenden Einzelauftrags (ohne Umsatzsteuer) zu zahlen. Betrifft der Verstoß nur einen Teil der Leistung, so fällt die Vertragsstrafe anteilig an.
Bei einem solchen Verstoß handelt es sich im Übrigen um eine erhebliche Pflichtverletzung des Auftragnehmers, so dass der Auftraggeber den Vertrag kündigen und Schadensersatz verlangen kann. Weitere gesetzliche Ansprüche bleiben unberührt.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-04-05. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-03-05.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• • CHG-Meridian AG

Wer?

• • Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.; Generalverwaltung, Finanzabteilung - Referat Einkauf und Versich

Wie?

• • Peripheriegeräte › Drucker und Plotter

Wo?

• • Oberbayern › München, Kreisfreie Stadt