Rahmenvereinbarung - Arbeitsplatzdrucker für die Generalverwaltung, Institute und Einrichtungen der Max-Planck-Gesellschaft (Arbeitsplatzdrucker 2013)

Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.; Generalverwaltung, Finanzabteilung - Referat Einkauf und Versich

Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. (im Folgenden „MPG“) ist eine aus überwiegend öffentlichen Mitteln geförderte, unabhängige gemeinnützige Forschungsorganisation mit dezentraler Struktur und ca. 80 Instituten und Einrichtungen. Der Generalverwaltung der MPG (im Folgenden „GV“) obliegen die allgemeinen administrativen Belange im Außenverhältnis mit den Zuwendungsgebern und im Innenverhältnis mit den Instituten und Einrichtungen. Nähere Informationen sind unter http://www.mpg.de abrufbar.
Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Beschaffung von Arbeitsplatzdruckern (im Folgenden „Drucker“) verschiedener Hersteller mittels Rahmenvereinbarung mit einem (1) Wirtschaftsteilnehmer (im Folgenden „Auftragnehmer“).
Durch das vorliegende Vergabeverfahren werden in großem Umfang überregional gemeinsame Bedarfe institutsübergreifend gebündelt in den Wettbewerb gestellt und in Form von Abrufverträgen für spätere Institutsabrufe auf der gemeinsamen SRM-Plattform allen Nutzern zugänglich gemacht. Dies soll über die Anbindung der Online-Shop-Lösung des mit diesem Vergabeverfahren gesuchten Auftragnehmers geschehen. Diese Online-Shop-Lösung wird dazu in den Beschaffungsworkflow der MPG integriert.
Das bedeutet, dass die Produktsuche und die Zusammenstellung eines Warenkorbs in dem Online-Shop des Auftragnehmers geschehen und dieser Warenkorb dann an das SRM-System der MPG zur Abwicklung weiterer interner Prozesse (z.B. Genehmigung) übergeben wird. Die Bestellung erfolgt dann aus dem SAP-System der jeweiligen Einrichtung der MPG.
Der Datenaustausch zwischen dem Online-Shop des Auftragnehmers und dem eProcurement-System der MPG erfolgt über die SAP-Standard-Schnittstelle OCI (Open Catalog Interface). Das eProcurement-System der MPG nutzt die OCI-Version 4.0 (siehe Kapitel 5 des anzufordernden Eignungskatalogs).
Die Teilnehmer am Vergabeverfahren müssen daher über Erfahrungen bzgl. der Anbindung und des Datenaustausches mit OCI-fähigen Online-Shops sowie Bestellungen über SAP Business Connector verfügen.
Für den Auftraggeber ist die Herstellervielfalt des angebotenen Druckersortiments des Auftragnehmers wesentlich.
Vor dem Hintergrund der bestehenden heterogenen Systemlandschaften in den unterschiedlichen Instituten und Einrichtungen schreibt die MPG unter Wahrung der vergaberechtlichen Vorgaben eine Rahmenvereinbarung mit einem (1) Vertragspartner aus. Dabei muss das von der MPG benötigte Produktportfolio des Auftragnehmers über eine Anbindung des Online-Shops an das SRM-System der MPG abrufbar sein.
Der Vergabegegenstand wird nicht in Lose aufgeteilt.
Der Vergabegegenstand beinhaltet die Beschaffung sowie Wartung und Support von Arbeitsplatzdruckern zuzüglich Zubehör sowie Ersatz- und Verschleißteile aus einem vielfältigen Sortimentsangebot von mehreren Druckerherstellern.
Das von der Max-Planck-Gesellschaft benötigte und vom Auftragnehmer anzubietende Produktportfolio lässt sich durch folgende Geräteklassen charakterisieren:
- Geräteklasse 1: Tintendrucker Farbe Basis
- Geräteklasse 2: Tintendrucker Farbe Multifunktion Basis
- Geräteklasse 3: Tintendrucker Farbe Multifunktion Business
- Geräteklasse 4: Fotoelektrischer Drucker schwarz / weiß Basis
- Geräteklasse 5: Fotoelektrischer Drucker Farbe Basis
- Geräteklasse 6: Fotoelektrischer Drucker schwarz / weiß Multifunktion Basis
- Geräteklasse 7: Fotoelektrischer Drucker Farbe Multifunktion Basis
- Geräteklasse 8: Fotoelektrischer Drucker Farbe Multifunktion Business
mit jeweils marktüblichen Anforderungen und Ausstattungsmerkmalen. Die Drucker, das jeweils zugehörige Zubehör sowie Ersatz- und Verschleißteile müssen im Online-Shop des Auftragnehmers frei auswählbar und, soweit beim jeweiligen Drucker herstellerseitig möglich, konfigurierbar sein.
Als Arbeitsplatzdrucker werden Geräte verstanden, die typischerweise von nur einer Person direkt am Arbeitsplatz (auf oder in unmittelbarer Nähe zum Schreibtisch) genutzt werden, und hinsichtlich ihrer Größe (Dimensionierung) und Emissionswerte (z.B. Geräuschentwicklung, Schadstoffemission, Strahlung) dafür vorgesehen und geeignet sind. Arbeitsplatzdrucker werden abgegrenzt von sog. Abteilungsdruckern, die typischerweise zentral aufgestellt werden, über ein Netzwerk angeschlossen und meist über einen zentralen Druckserver angesteuert werden; Abteilungsdrucker werden üblicherweise von mehreren Mitarbeitern genutzt. Die Beschaffung von Abteilungsdruckern ist nicht Gegenstand der vorliegenden Ausschreibung, da diese von einer anderen Rahmenvereinbarung abgedeckt wird.
Der Leistungsumfang setzt sich aus folgenden Leistungskomponenten zusammen:
1. Bereitstellung, Anbindung und Betrieb eines Online-Shops für die MPG (siehe Kapitel 1.2 des anzufordernden Eignungskatalogs);
2. Verkauf und Lieferung von Druckern verschiedener Hersteller inklusive zugehörigem Drucker-Zubehör sowie von Ersatz- und Verschleißteilen (wobei Zubehör sowie Ersatz- und Verschleißteile isoliert bestellbar sein müssen);
3. Ergänzende Leistungen:
a. Wartungsleistungen (z.B. Austausch, falls Gerät irreparabel);
b. Bereitstellung einer Online-Plattform mit entsprechenden aktuellen Inhalten, insbesondere Dokumentationen (u.a. Benutzer- und Administrationshandbücher, Beschreibung der Konfiguration und Inbetriebnahme) sowie Downloads (u.a. aktuelle Treiber);
c. Ständig verfügbare Anlaufstelle (gemäß Kapitel 3.3.6 des anzufordernden Eignungskatalogs) für Serviceanfragen (z.B. Störungsmeldung, erste Störungsdiagnose).
Die Drucker, das Drucker-Zubehör sowie Ersatz- und Verschleißteile müssen dabei eigenständig von den Bedarfsträgern der MPG im vom Auftragnehmer erstellten Online-Shop innerhalb des vertraglich vereinbarten Sortiments auswählbar sein. Soweit der jeweilige Drucker konfigurierbar ist (z.B. hinsichtlich der Speicherausstattung oder des Papiervorrats), muss auch die Konfiguration im Online-Shop vom Bedarfsträger vorgenommen werden können.
Die Beschaffung von Toner und Tinte ist Gegenstand eines gesonderten Rahmenvertrags und daher nicht Gegenstand der vorliegenden Rahmenvereinbarung. Der gesonderte Rahmenvertrag beinhaltet die Beschaffung von Original-Tinte und -Toner verschiedener Hersteller.
Neben den funktionalen Vorgaben zu den Geräteklassen sind generell folgende Aspekte von Bedeutung:
- Energieverbrauch
- Niedrige Geräuschemission
- Umwelteigenschaften, wie z.B.:
o niedriege Schadstoffemission
o umweltverträgliche Entsorgungs- bzw. Verwertungsmöglichkeiten
o Verzicht auf Quecksilber-, Cadmium-, Blei- und Chrom-VI-Verbindungen in Tonern und Tinten
o Verzicht auf den Einsatz von Azo-Farbmitteln (Farbstoffe oder Farbpigmente), die krebserzeugende aromatische Amine freisetzen können, die in der Liste aromatischer Amine in der EG-Richtlinie 2002/61/EG genannt sind).
Im Online-Shop muss der Auftragnehmer die Aspekte Energieverbrauch, Geräuschemission und Umwelteigenschaften bei den einzelnen Produkten entsprechend kennzeichnen.
Üblicherweise werden bei den Bedarfsträgern Microsoft Windows-Betriebssysteme, Apple MacOS X, Linux oder andere Unix-basierende Betriebssysteme eingesetzt. Die entsprechende Kompatibilität der im Sortiment des Online-Shops des Anbieters angebotenen Drucker muss im Online-Shop deutlich gekennzeichnet werden.
Im Online-Shop muss zudem die Möglichkeit bestehen, zugehöriges Zubehör sowie Ersatz- und Verschleißteile mit- oder nachzubestellen, so zum Beispiel:
- Belichtungseinheit
- Bildtrommel
- Fixiereinheit
- Transferrolle
- Transferband
- Einzugsrollen für Vorlageneinzug
- Druckkopf für Tintendrucker, soweit von den Tintenpatronen getrennt
- Anschlusskabel (z.B. Ethernet, USB) in verschiedenen Ausführungen und Längen
- Wireless LAN-Printserver
- Duplexeinheit
- Speichererweiterung
Diese Liste ist nicht abschließend.
Zu den Druckern muss optional eine 36 Monate Vor-Ort-Garantie im Online-Shop auswählbar sein. Der Kauf ohne Wartungsleistungen (aber mit der gesetzlichen Gewährleistung) ist für jeden Drucker vorausgewählt zu hinterlegen.
Im Falle einer Reparatur werden defekte Geräte aufgrund interner Datenschutzbestimmungen der MPG – soweit technisch möglich und soweit beim jeweiligen Drucker eine Festplatte verbaut ist – ohne Festplatte eingesandt. Der vorherige fachmännische Ausbau der Festplatte darf zu keiner Einschränkung der Wartungsleistung führen.
Über die Laufzeit der Rahmenvereinbarung werden sich die technologischen Gegebenheiten durch Fortentwicklungen ändern. Das Spektrum des anzubietenden Sortiments ist deshalb vom Auftragnehmer während der Laufzeit der Rahmenvereinbarung auf dem aktuellen Stand der Technik zu halten.
Die Preise für Drucker und Drucker-Zubehör sowie Ersatz- und Verschleißteile müssen sich dabei an den Marktpreisen orientieren. Im Rahmen der Angebotsbewertung wird auch berücksichtigt, in welcher Beziehung die Angebotspreise des Bieters zu den im Markt gebildeten Preisen stehen.
Die MPG weiß sich gegenüber den Mindeststandards folgender IAO-Kernarbeitsnormen verpflichtet:
dem Übereinkommen Nr. 29 über Zwangs- oder Pflichtarbeit vom 28.6.1930 (BGBl. 1956 II S. 641),
dem Übereinkommen Nr. 87 über die Vereinigungsfreiheit und den Schutz des Vereinigungsrechtes vom 9.7.1948 (BGBl. 1956 II S. 2073),
dem Übereinkommen Nr. 98 über die Anwendung der Grundsätze des Vereinigungsrechtes und des Rechtes zu Kollektivverhandlungen vom 1.7.1949 (BGBl. 1955 II S. 1123),
dem Übereinkommen Nr. 100 über die Gleichheit des Entgelts männlicher und weiblicher Arbeitskräfte für gleichwertige Arbeit vom 29.6.1951 (BGBl. 1956 II S. 24),
dem Übereinkommen Nr. 105 über die Abschaffung der Zwangsarbeit vom 25.6.1957 (BGBl. 1959 II S. 442),
dem Übereinkommen Nr. 111 über die Diskriminierung in Beschäftigung und Beruf vom 25.6.1958 (BGBl. 1961 II S. 98),
dem Übereinkommen Nr. 138 über das Mindestalter für die Zulassung zur Beschäftigung vom 26.6.1973 (BGBl. 1976 II S. 202), und
dem Übereinkommen Nr. 182 über das Verbot und unverzügliche Maßnahmen zur Beseitigung der schlimmsten Formen der Kinderarbeit vom 17.6.1999 (BGBl. 2001 II S. 1291).
Da die MPG zur Beachtung der genannten IAO-Kernarbeitsnormen beitragen möchte, werden den Zuschlag nur solche Unternehmen erhalten, die bei der Herstellung bzw. beim eigenen Erwerb des vertragsgegenständlichen Produktes auf die Beachtung dieser Normen hingewirkt haben bzw. hinwirken werden. Die zum Angebot aufzufordernden Unternehmen werden sich daher bereits bei Einreichung des Angebots auf die Akzeptierung der Vertragsbedingungen verpflichten müssen. Auf die Vertragsbedingungen wird gesondert in den Vergabeunterlagen hingewiesen.
Die Unternehmen werden insbesondere eine verbindliche Erklärung abgeben müssen, dass sie für ihr Unternehmen, ihre Lieferanten und gegenüber dem Hersteller wirksame Maßnahmen zur Beachtung der oben aufgeführten IAO-Kernarbeitsnormen bezogen auf die Herstellung und Lieferung des vertragsgegenständlichen Produktes ergriffen haben, wobei die Maßnahmen im Angebot näher darzulegen sind und zu erklären ist, dass sie auch und gerade bei den konkret zu liefernden Produkten wirksam geworden sind bzw. werden.
Verstößt der Auftragnehmer bei der Auftragsausführung gegen die im vorherigen Absatz ausgeführte Vorgabe, wirksame Maßnahmen zur Beachtung der IAO-Kernarbeitsnormen zu ergreifen, so hat er dem Auftraggeber eine Vertragsstrafe in Höhe von 5 % der seit Abschluss der Rahmenvereinbarung bis zum Zeitpunkt der Kenntnis des Auftraggebers von diesem Verstoß in Rechnung gestellten Kaufpreise (ohne Umsatzsteuer) sämtlicher in diesem Zeitraum gelieferter Artikel zu zahlen. Im Falle des wiederholten Verstoßes bemisst sich die Vertragsstrafe ab dem Zeitpunkt der Kenntnis des vorhergehenden Verstoßes.
Bei einem solchen Verstoß handelt es sich im Übrigen um eine erhebliche Pflichtverletzung des Auftragnehmers, so dass der Auftraggeber den Vertrag kündigen und Schadensersatz verlangen kann. Weitere gesetzliche Ansprüche bleiben unberührt.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-04-05. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-03-05.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• • Bechtle AG

Wer?

• • Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.; Generalverwaltung, Finanzabteilung - Referat Einkauf und Versich

Wie?

• • Peripheriegeräte › Drucker und Plotter

Wo?

• • Oberbayern › München, Kreisfreie Stadt