Rahmenvereinbarung: Unterstützung bei der Einführung von VoIP und Videokonferenzsystemen in der Generalverwaltung, den Instituten und den Einrichtungen der Max-Planck-Gesellschaft (VoIP-DL 2014)

Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.; Generalverwaltung, Finanzabteilung – Referat Einkauf und Versich

Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. (im Folgenden „MPG“) ist eine aus überwiegend öffentlichen Mitteln geförderte, unabhängige gemeinnützige Forschungsorganisation mit dezentraler Struktur (ca. 80 Institute). Der Generalverwaltung der MPG (im Folgenden „GV“) obliegen die allgemeinen administrativen Belange im Außenverhältnis mit den Zuwendungsgebern und im Innenverhältnis mit den Instituten.
Nähere Informationen sind unter http://www.mpg.de abrufbar.
Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Beschaffung von Unterstützungsleistungen im Umfeld des VoIP-und Videokonferenzprojektes im Sinne einer umfassenden Projektunterstützung mit verschiedenen Rollen (vgl. Kapitel 2 der Vergabeunterlage mittels Rahmenvereinbarung mit einem (1) Wirtschaftsteilnehmer (im Folgenden „Auftragnehmer“).
Die MPG sucht zur Entlastung ihrer IT-Mitarbeiter in der GV externe Unterstützung durch IT-Berater. Dadurch sollen die IT-Mitarbeiter der GV im Rahmen des VoIP- und Videokonferenzprojektes im Sinne einer umfassenden Projektunterstützung entlastet werden. Ein Schwerpunkt der ausgeschriebenen IT-Beratungs- und Unterstützungsleistung besteht darin, das interne Projektteam hinsichtlich der Steuerung, Qualitätssicherung und Projektkommunikation und Beschaffung zu verstärken und ein Projektmarketing einzuführen. Darüber hinaus sind lösungsspezifische Betriebsprozesse zu strukturieren, zu optimieren und zu dokumentieren. Die erforderlichen Beratungsleistungen, die mit der vorliegenden Ausschreibung gedeckt werden sollen, umfassen ein weites Spektrum von der Unterstützung auf strategischer und steuernder Ebene bis hin zur Lösung konkreter IT-technischer Fragestellungen in den beiden Technologiebereichen VoIP und Videokonferenzen wie in Kapitel 2 der Vergabeunterlage visuell dargestellt.
Vom Auftragnehmer ist daher ein Kontingent von Beratungstagen bereitzustellen, aus dem die MPG bedarfsweise und auch kurzfristig Beratungsleistungen abruft. Für die Leistungserbringung sind Kompetenzen und Qualifikationen sowohl auf Consultant-, Senior Consultant- als auch auf Principal-Consultant-Ebene erforderlich und anzubieten; im Detail werden die erforderlichen Qualifikationen in Kapitel 1.19.4 beschrieben.
Die Leistungen werden bedarfsbezogen abgerufen (siehe Kapitel 1.3 der Vergabeunterlagen) und müssen – vorbehaltlich abweichender Vereinbarungen – innerhalb von spätestens 2 Wochen nach Einzelabruf zur Verfügung gestellt werden (Leistungsbeginn).
Vor Abschluss eines Einzelvertrages richtet der Auftraggeber an den Auftragnehmer schriftlich (auch per Mail) eine “Abrufanfrage” (Einzelabruf). Die “Abrufanfrage” enthält Angaben zum Leistungsgegenstand und zum angestrebten Leistungsergebnis des geplanten Abrufs, den dafür maßgeblichen Termin oder Leistungszeitraum sowie die erforderliche Qualifikation der einzusetzenden Berater, insbesondere das erwartete Qualifikationsniveau (Consultant, Senior- oder Principle-Consultant) nach Anteilen.
Der Auftragnehmer teilt dem Auftraggeber unverzüglich nach Einzelabruf
— die Anzahl der aus Sicht des Auftragnehmers erforderlichen und die vorgesehenen Berater,
— die kalkulatorisch berücksichtigten Tätigkeiten sowie,
— die hierfür erforderlichen Beratertage mit.
Der Einzelvertrag kommt nach schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers zu dem Vertragsangebot des Auftragnehmers und durch den Abruf der Leistung durch den Auftraggeber zustande (siehe zu den Einzelheiten Vertragsbedingungen in Kapitel 1.2.1 und § 5 der Rahmenvereinbarung).
Der Vergabegegenstand setzt sich aus folgenden Leistungskomponenten (Rollen) zusammen:
1. Rolle „Projektleiter“: Projektleitung als übergreifendes Projektmanagement und Gesamtberatung für verschiedene Leistungspakete im Rahmen des VoIP-Roll-Out-Projektes der GV sowie als Leitungsfunktion gegenüber den anderen Rollen.
2. Rolle „Marketing Experte“: Projekt-Marketing zur Etablierung und Fortführung einer Strategie für Projektkommunikation vor allem im Hinblick auf die Einführung von Unified Communication & Collaboration und Videokonferenz bei den Endanwendern.
3. Rolle „Betriebskonzeptionsexperte“: Betriebskonzeption im Rahmen des Roll-Out-Fortschritts bei weiteren Instituten der MPG sowie hinsichtlich der Einführung weiterer Mehrwertapplikationen.
4. Rolle „Technischer Berater“: Technisches Consulting zur fachlichen Unterstützung der Konzeption und dessen Umsetzung durch externe Dienstleister sowie zur Qualitätssicherung.
5. Rolle „Technischer Projektleiter“: Technische Teilprojektleitung für konkrete Roll-Out-Situationen des VoIP-Projektes an Institutsstandorten im gesamten Bundesgebiet.
6. Rolle „Konzept Berater“: Konzeptionelle Unterstützung der technischen Leistungsbeschreibung bei Vergabeverfahren sowie Weiterbeauftragung externer Dienstleister für die Lieferung von Systemkomponenten und Dienstleistungen für die konkrete Projektumsetzung einzelner Institute.
Die Details der Leistungserbringung werden zwischen dem Auftragnehmer und dem Ansprechpartner auf Seiten der Max-Planck-Gesellschaft e. V. im Zuge des Abschlusses des Dienstleistungsvertrages einvernehmlich festgelegt. Zu den Details der Leistungserbringung in diesem Sinne gehören insbesondere:
— Festlegung des Leistungsgegenstandes, d. h. der vom Auftragnehmer im Einzelnen zu erbringenden Leistungen sowie Tätigkeiten,
— Bezeichnung etwaiger bereits feststehender gewünschter Leistungsergebnisse,
— Bezeichnung etwaiger bereits feststehender Termine und Fristen für die Leistungserbringung,
— Etwaige weitere Details der zu erbringenden Tätigkeiten.
Im Rahmen der Festlegung der Leistungserbringung teilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber auch den für die Leistungserbringung voraussichtlichen Arbeitsaufwand (Personentage pro Zeiteinheit, i. d. R. pro Woche) mit.
Wenn dem Auftragnehmer der Einsatz eines eingesetzten Beraters unmöglich oder unzumutbar wird, kann ein Austausch des eingesetzten Beraters/der eingesetzten Berater erfolgen.
Ein Austausch eingesetzter Mitarbeiter erfolgt unter den folgenden Voraussetzungen:
a. Wenn dem Auftragnehmer der Einsatz eines eingesetzten Mitarbeiters unmöglich oder unzumutbar wird.
b. Wenn der Auftraggeber dies wünscht und er für diesen Wunsch einen wichtigen Grund hat. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn der Mitarbeiter der Aufgabenstellung aus fachbezogenen oder persönlichen Gründen nicht gerecht wird und die diesbezüglichen Bedenken von dem Auftragnehmer nicht ausgeräumt werden können oder wenn ein Mitarbeiter wiederholt oder schwerwiegend gegen vertragliche Pflichten des Auftragnehmers gegenüber dem Auftraggeber verstößt.
c. Wenn der Auftraggeber dies aus anderen sachlichen Gründen wünscht.
Der Auftraggeber ist berechtigt, den Einsatz eines Mitarbeiters durch den Auftragnehmer im Rahmen des Vertrages schriftlich zurückzuweisen, wenn ein wichtiger Grund vorliegt.
In den Fällen von 1.6. lit. a und lit. b hat der Austausch des betreffenden Mitarbeiters innerhalb von fünf (5) Werktagen zu erfolgen, in den Fällen von 1.6. lit. c innerhalb von zwei (2) Wochen, jeweils gerechnet ab dem Tag, an dem das Austauschverlangen der anderen Partei gegenüber schriftlich kommuniziert wird.
Die Qualifikation und Berufserfahrung des neuen Mitarbeiters muss mindestens den Anforderungen bezüglich der entsprechenden Rolle in dieser Ausschreibung genügen.
Im Falle eines Mitarbeiteraustausches hat der Auftragnehmer die Pflicht, den neuen Mitarbeiter auf seine Kosten einzuarbeiten. Soweit möglich, soll die Einarbeitung parallel zur Tätigkeit des ausscheidenden Mitarbeiters erfolgen.

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-01-10. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-11-12.

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• • ICB GmbH

• • Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.; Generalverwaltung, Finanzabteilung – Referat Einkauf und Versich

• • IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

• • Oberbayern › München, Kreisfreie Stadt