Rahmenvertrag für Kommunikations- und PR-Maßnahmen des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales

Bundesministerium für Arbeit und Soziales

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) sucht im Rahmen eines europaweiten Vergabeverfahrens drei geeignete PR-Agenturen, die sie bei der Konzeption, Entwicklung und Durchführung von Kommunikationsmaßnahmen und -kampagnen unterstützt und mit denen jeweils ein Rahmenvertrag abgeschlossen werden soll. Hierzu bedarf es eines besonderen kreativen Potentials auf Seiten der zu gewinnenden Agenturen, das im Rahmen des Verhandlungsverfahrens ausgelotet werden soll. Die gesuchten Agenturen verfügen über die notwendigen Kenntnisse, Erfahrungen, Strukturen und Kompetenzen für das folgende Leistungsspektrum:
A. Strategie und Konzeption:
Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer unterstützt das BMAS bei der Konzeption von PR- und Kommunikationsmaßnahmen im Hinblick auf Kernbotschaften, Kommunikationskanäle und Wordings. Die strategischen und konzeptionellen Vorschläge können die mittel- und langfristige Kommunikationsausrichtung des BMAS insgesamt umfassen, aber auch die kommunikative Begleitung und Unterstützung von Initiativen und Projekten, die durch das BMAS gesteuert werden oder punktuelle Einzelmaßnahmen.
B. Issue Management und Agenda Setting:
Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer baut zu spezifischen Schwerpunkten des BMAS ein aktives Themenmanagement auf, das folgende Leistungen umfasst:
— Gezieltes Monitoring der jeweiligen Themenfelder,
— Bewertung von ausgewählten Themen hinsichtlich ihrer kommunikativen Chancen und Risiken.
C. Presse- und Medienarbeit:
Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer unterstützt das BMAS bei der Auswahl geeigneter Kommunikationskanäle und -partner und entwickelt Vorschläge für mögliche PR-Kampagnen. Hierzu gehören auch:
— Planung und Durchführung von komplexen, crossmedialen PR-Kampagnen,
— Die Organisation und Durchführung von Pressekonferenzen,
— Das Erstellen von Pressematerialien (Pressemitteilungen, Hintergrundinformationen),
— Eine proaktive Medienansprache (Hörfunk, TV, Print, Online) zu vorab definierten Themen des Hauses,
— Das Aufbauen und Pflegen von zielgruppenspezifischen Medienverteilern sowie die Anbahnung von Medienkooperationen.
D. Text-, Redaktions- und Gestaltungsleistungen:
— Visuelle und redaktionelle Gestaltung von PR-Materialien aller Art,
— Konzeption, Redaktion und Gestaltung von Publikationen (Broschüren, Flyer etc.),
— Texten von allgemeinverständlichen zielgruppenorientierten Texten für unterschiedliche Medien auf Basis von im BMAS erstellten Fachtexten,
— Unterstützung der Online-Redaktion des BMAS insbesondere bei der Aufbereitung von Fachtexten für das Internet, dem Formulieren von Teasern, der Recherche von Bildern etc.,
— Texten von zielgruppenspezifischen Anschreiben z. B. für Direct-Mailings.
E. Tagungen und Kongresse:
— Unterstützung des BMAS bei der Konzeption und Gestaltung von Tagungen und Kongressen,
— Unterstützung bei der Durchführung von Veranstaltungen ggf. in Zusammenarbeit mit der Veranstaltungsagentur des BMAS.
F. Kontrolle und Analyse der Kommunikationswirkung:
Neben regelmäßigen Reportings über den Fortschritt und Erfolg laufender Projekte, wird eine Evaluation von Kommunikationsprojekten und -maßnahmen nach ihrem Abschluss bzw. (bei langfristigen Kampagnen) in regelmäßigen Abständen erwartet.
G. Allgemeine Aufgaben:
— Unterstützung bei der Vorbereitung von öffentlichen Terminen für die Leitung des Hauses,
— Vorbereitung und Teilnahme an regelmäßigen Jour-Fixe inkl. Dokumentation der Ergeb nisse in Besprechungs- und Statusberichten.
Das BMAS verfolgt die Ziele einer integrierten und dialogorientierten Kommunikation. Aus diesem Grund wird eine enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit weiteren Fach- und Spezialagenturen mit denen das BMAS zusammenarbeitet (z. B. aus den Bereichen Werbung, Internet und Event) vorausgesetzt.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-12-30. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-11-29.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer?

• Bundesministerium für Arbeit und Soziales

Wie?

• Unternehmens- und Managementberatung › Öffentlichkeitsarbeit

Wo?

• Deutschland

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2013-11-29	Auftragsbekanntmachung
2014-05-08	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2013-11-29)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Öffentlichkeitsarbeit
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Öffentlichkeitsarbeit 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Ministerium oder sonstige zentral- oder bundesstaatliche Behörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Bundesministerium für Arbeit und Soziales
Postanschrift: Wilhelmstr. 49
Postleitzahl: 10117
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: http://www.bmas.de 🌏
E-Mail: ks3@bmas.bund.de 📧
Telefon: +49 228995272153 📞
Fax: +49 288995272254 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-11-29 📅
Einreichungsfrist: 2013-12-30 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-12-03 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 234-406415
ABl. S-Ausgabe: 234
Zusätzliche Informationen

Die Zuschlagserteilung steht unter dem Vorbehalt, dass die benötigten Haushaltsmittel zur Verfügung stehen. Anträge auf Teilnahme dürfen ausschließlich schriftlich eingereicht werden. Anträge per E-Mail, Fax oder ähnlichen Übertragungswegen werden ausgeschlossen. Für die Anträge sind vom Bewerber Formblätter auszufüllen, die bei der unter I.1 genannten Stelle angefordert werden können. Dafür genügt eine kurze E-Mail. Die Verwendung der Formblätter dient der besseren Vergleichbarkeit der Anträge auf Teilnahme und soll dem Auftraggeber die Auswahl vereinfachen. Sollte ein Bewerber einen Antrag auf Teilnahme ohne die Formblätter einreichen, führt dieses Fehlen zum Ausschluss des Bewerbers. Information zur Form des Teilnahmeantrages: Um die Vertraulichkeit des Teilnahmeantrages sicherzustellen soll der Antrag als solches gekennzeichnet und in einem fest verschlosssenen Umschlag oder Karton zugestellt und mit folgender Aufschrift versehen werden: Bundesministerium für Arbeit und Soziales. Referat KS 3, Wilhelmstraße 49, 10117 Berlin, Nicht öffnen – Teilnahmeantrag zum Vergabeverfahren Rahmenagentur PR.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

A. Strategie und Konzeption:

Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer unterstützt das BMAS bei der Konzeption von PR- und Kommunikationsmaßnahmen im Hinblick auf Kernbotschaften, Kommunikationskanäle und Wordings. Die strategischen und konzeptionellen Vorschläge können die mittel- und langfristige Kommunikationsausrichtung des BMAS insgesamt umfassen, aber auch die kommunikative Begleitung und Unterstützung von Initiativen und Projekten, die durch das BMAS gesteuert werden oder punktuelle Einzelmaßnahmen.

B. Issue Management und Agenda Setting:

Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer baut zu spezifischen Schwerpunkten des BMAS ein aktives Themenmanagement auf, das folgende Leistungen umfasst:

— Gezieltes Monitoring der jeweiligen Themenfelder,

— Bewertung von ausgewählten Themen hinsichtlich ihrer kommunikativen Chancen und Risiken.

C. Presse- und Medienarbeit:

Die Auftragnehmerin/der Auftragnehmer unterstützt das BMAS bei der Auswahl geeigneter Kommunikationskanäle und -partner und entwickelt Vorschläge für mögliche PR-Kampagnen. Hierzu gehören auch:

— Planung und Durchführung von komplexen, crossmedialen PR-Kampagnen,

— Die Organisation und Durchführung von Pressekonferenzen,

— Das Erstellen von Pressematerialien (Pressemitteilungen, Hintergrundinformationen),

— Eine proaktive Medienansprache (Hörfunk, TV, Print, Online) zu vorab definierten Themen des Hauses,

— Das Aufbauen und Pflegen von zielgruppenspezifischen Medienverteilern sowie die Anbahnung von Medienkooperationen.

D. Text-, Redaktions- und Gestaltungsleistungen:

— Visuelle und redaktionelle Gestaltung von PR-Materialien aller Art,

— Konzeption, Redaktion und Gestaltung von Publikationen (Broschüren, Flyer etc.),

— Texten von allgemeinverständlichen zielgruppenorientierten Texten für unterschiedliche Medien auf Basis von im BMAS erstellten Fachtexten,

— Unterstützung der Online-Redaktion des BMAS insbesondere bei der Aufbereitung von Fachtexten für das Internet, dem Formulieren von Teasern, der Recherche von Bildern etc.,

— Texten von zielgruppenspezifischen Anschreiben z. B. für Direct-Mailings.

E. Tagungen und Kongresse:

— Unterstützung des BMAS bei der Konzeption und Gestaltung von Tagungen und Kongressen,

— Unterstützung bei der Durchführung von Veranstaltungen ggf. in Zusammenarbeit mit der Veranstaltungsagentur des BMAS.

F. Kontrolle und Analyse der Kommunikationswirkung:

Neben regelmäßigen Reportings über den Fortschritt und Erfolg laufender Projekte, wird eine Evaluation von Kommunikationsprojekten und -maßnahmen nach ihrem Abschluss bzw. (bei langfristigen Kampagnen) in regelmäßigen Abständen erwartet.

G. Allgemeine Aufgaben:

— Unterstützung bei der Vorbereitung von öffentlichen Terminen für die Leitung des Hauses,

— Vorbereitung und Teilnahme an regelmäßigen Jour-Fixe inkl. Dokumentation der Ergeb nisse in Besprechungs- und Statusberichten.

Das BMAS verfolgt die Ziele einer integrierten und dialogorientierten Kommunikation. Aus diesem Grund wird eine enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit weiteren Fach- und Spezialagenturen mit denen das BMAS zusammenarbeitet (z. B. aus den Bereichen Werbung, Internet und Event) vorausgesetzt.

Dauer: 48 Monate
Referenznummer: KS 3 - 08507-2
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Berlin.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1) Agenturprofil:

Es ist anzugeben: Agenturname, Anschrift und ggfs. Agenturstandorte, Gegründet, Mitarbeiterzahl, Arbeitsbereiche der Agentur, Spezialisierungsbereiche der Agentur, Angabe der Qualifizierung der für die Leistung verantwortlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Falle einer Zuschlagserteilung (bitte durch Eigenerklärung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter belegen).

2) Angabe einer Kontaktperson mit den entsprechenden Kontaktdaten (Name, Anschrift, Rufnummer, E-Mail-Adresse).

3) Aktuelles Organigramm des Bewerbers.

4) Erklärung des Bewerbers, dass:

4.1) über sein Vermögen weder das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet noch die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist;

4.2) er sich nicht in Liquidation befindet;

4.3) keine Person, deren Verhalten dem Bewerber zuzurechnen ist wegen der in § 6 Abs. 4 Buchstabe a) bis g) VOL/A-EG genannten Verstöße oder wegen gleichgesetzten Verstößen anderer Staaten rechtskräftig verurteilt ist:

4.4) er seine Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt;

4.5) er allen eventuell bestehenden Pflichten gegenüber Berufsgenossenschaft, Handwerkskammer, IHK oder anderen Körperschaften des öffentlichen Rechtes nachkommt.

Der Bewerber muss sämtliche Angaben zu 1) und 4) zwingend auf Formblättern machen, die von ihm bei der unter I.1 genannten Stelle angefordert werden können. Dafür genügt eine kurze E-Mail. Die Verwendung der Formblätter dient der besseren Vergleichbarkeit der Anträge auf Teilnahme und soll dem Auftraggeber die Auswahl vereinfachen. Sollte ein Bewerber einen Antrag auf Teilnahme ohne die Formblätter einreichen, führt dieses Fehlen von Unterlagen zum Ausschluss des Bewerbers. Die ausgefüllten Formulare dürfen nicht per E-Mail zurückgeschickt werden – siehe auch unter VI. 3).

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Erklärung über die Bruttoumsätze aus den letzten 2 Jahren (2012 und 2013). Jeweils getrennte Angabe nach öffentlichen und privaten Auftraggebern.

Der Bewerber muss seine Angaben zwingend auf den Formblättern machen, die von ihm bei der unter I.1 genannten Stelle angefordert werden können. Dafür genügt eine kurze E-Mail.

Die Verwendung der Formblätter dient der besseren Vergleichbarkeit der Anträge auf Teilnahme und soll dem Auftraggeber die Auswahl vereinfachen. Sollte ein Bewerber einen Antrag auf Teilnahme ohne die Formblätter einreichen, führt dieses Fehlen von Unterlagen zum Ausschluss des Bewerbers. Die ausgefüllten Formulare dürfen nicht per E-Mail zurückgeschickt werden – siehe auch unter VI. 3).

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1) Referenzliste öffentliche Auftraggeber, für die seit 2011 Kommunikations- und PR-Maßnahmen konzipiert und durchgeführt worden sind.

2) Referenzliste privater Auftraggeber, für die seit 2011 Kommunikations- und PR-Maßnahmen konzipiert und durchgeführt worden sind.

3) Beschreibung von 2 Kommunikations- und PR-Maßnahmen, die seit 2011 konzipiert und durchgeführt worden sind.

Hierzu gehört eine Kurzdarstellung des Auftrags sowie die folgenden Angaben: Thematik, Zielgruppe, Budget, eine Kurzbeschreibung über max. 2 Seiten DIN A4 über Maßnahmen und Strategie, Ziele, Instrumente und Wirkungen, Zeitraum, Auftraggeber sowie die Angabe einer Kontaktperson beim Auftraggeber inkl. Kontaktdaten.

Der Bewerber muss seine Angaben zu Nr. 3) zwingend auf den Formblättern machen, die von ihm bei der unter I.1 genannten Stelle angefordert werden können. Dafür genügt eine kurze E-Mail.

4) Erstellung eines kurzen Strategiepapiers (max. 2 Seiten DIN A4), das beispielhaft die wesentlichen Leitgedanken für die kommunikative Positionierung des BMAS für die nächsten 12 Monate zusammenfasst und begründet.

5) Die für die Leistung verantwortlichen Personen müssen über mindestens zwei Jahre praktische Erfahrung in den unter II 1.5 beschriebenen Bereichen verfügen. Bitte belegen Sie dies durch entsprechende Eigenerklärungen.

Auftragsausführung
Sonstige besondere Bedingungen:

Verdingungsordnung für Leistungen – ausgenommen Bauleistungen – Teil B. Allgemeine Bedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/A bzw. VOL/A-EG und VOL/B) und die Verordnung PR Nr. 30/53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen.

Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅

Verfahren
Zahl der Wirtschaftsteilnehmer der Rahmenvereinbarung: 3
Laufzeit der Rahmenvereinbarung in Monaten: 48
Mindestzahl der Bewerber: 5
Höchstzahl der Bewerber: 10
Objektive Auswahlkriterien:

Die Auswahl richtet sich nach den Kriterien Erfahrung, Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit, wobei diese Aufzählung keine Angabe irgendeiner Gewichtung der einzelnen Eignungskriterien bedeutet. Zur Beurteilung der Fachkunde, Erfahrung und Zuverlässigkeit wird auf die bisher durchgeführten Kommunikations- und PR-Maßnahmen, das Agenturprofil (insbesondere Spezialisierungsbereiche des Bewerbers, Qualifizierung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Bewerbers) abgestellt. Positiv wird dabei beurteilt, wenn der Bewerber Erfahrungen mit komplexen mittel- und langfristigen Kommunikationsstrategien und -Konzepten sowie PR-Maßnahmen für öffentliche und private Auftraggeber hat. Für die Beurteilung der Leistungsfähigkeit wird auf das zu erstellende Strategiepapier (siehe III 2.3 Ziffer 4) abgestellt.

Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Referat Öffentlichkeitsarbeit und Internet (KS 3)
Heike Becker
Adresse des Käuferprofils: http://www.bmas.de 🌏

Referenz
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: KS 3 - 08507-2
Zusätzliche Informationen

Information zur Form des Teilnahmeantrages:

Um die Vertraulichkeit des Teilnahmeantrages sicherzustellen soll der Antrag als solches gekennzeichnet und in einem fest verschlosssenen Umschlag oder Karton zugestellt und mit folgender Aufschrift versehen werden:

Bundesministerium für Arbeit und Soziales.

Referat KS 3,

Wilhelmstraße 49,

10117 Berlin,

Nicht öffnen – Teilnahmeantrag zum Vergabeverfahren Rahmenagentur PR.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Bundeskartellamt – Vergabekammer des Bundes
Postanschrift: Villemomblerstr. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Fax: +49 2289499163 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Für Nachprüfungsverfahren gelten die Fristen gemäß §§ 101a und 107 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen.

Quelle: OJS 2013/S 234-406415 (2013-11-29)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2014-05-08)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
E-Mail: lk6@bmas.bund.de 📧

Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-05-08 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-05-13 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 091-160151
Verweist auf Bekanntmachung: 2013/S 234-406415
ABl. S-Ausgabe: 91

Objekt
Umfang der Beschaffung
Referenznummer: LK6-08507-2

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. PR-Strategie für die Jahre 2014-2016 (20)
2. Konzeption und Umsetzung einer PR-Kampgane zur Einführung des Mindestlohns (15)
3. Gestaltung eines langfristig angelegten Dialogprozesses zur Zukunft der Arbeitswelt, der Arbeitsgesellschaft und zur „Guten Arbeit“ (2014-2017) (20)
4. Entwicklung einer Social-Media-Konzeption zur verstärkten Flankierung der BMAS-Kommunikation im Internet (15)
5. Preise (30)

Auftragsvergabe

1️⃣
Datum des Vertragsabschlusses: 2014-04-22 📅
Name: neues handeln GmbH
Postanschrift: Luisenstraße 46
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10117
Land: Deutschland 🇩🇪

2️⃣
Name: Johanssen + Kretschmer GmbH
Postanschrift: Berliner Freiheit 2
Postleitzahl: 10785

3️⃣
Name: ressourcenmangel GmbH und 365 Sherpas GmbH (Bietergemeinschaft)
Postanschrift: Schlesische Straße 26 (C 4)
Postleitzahl: 10997
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 9
Quelle: OJS 2014/S 091-160151 (2014-05-08)

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