Rahmenvertrag über die Lieferung von Papier, Briefhüllen und Versandtaschen sowie Büroverbrauchsmaterial
Der Auftrag umfasst einen Rahmenvertrag für die unmittelbare niedersächsische Landesverwaltung über die Lieferung von Papier (Los 1), Briefhüllen und Versandtaschen (Los 2) und Büroverbrauchsmaterial (Los 3) mit einer Preisbindung von 12 Monaten sowie optional einer einseitigen Vertragsverlängerung zu höchstens 12 weiteren Monaten in Form einer Rahmenvereinbarung mit jeweils einem Unternehmen (§ 4 Abs. 1 Satz 1 VOL/A-EG).
Nähere Einzelheiten sind den Angebotsvordrucken inkl. Leistungsbeschreibung – Technischer Teil (Teil B) zu den Losen 1 bis 3 zu entnehmen.
Ob der Auftraggeber sein einseitiges Optionsrecht zur einmaligen Vertragsverlängerung um höchstens 12 weitere Monate ausüben wird, wird dem jeweiligen Auftragnehmer spätestens bis 30. Juni 2014 schriftlich mitgeteilt.
Für Los 3 Büroverbrauchsmaterial strebt der Auftraggeber eine Rahmenvertragsvereinbarung mit einem Auftragnehmer an, der sowohl das Kernsortiment (siehe Angebotsvordruck) als auch ein Randsortiment liefern soll.
Das Kernsortiment besteht aus den 50 umsatzstärksten Produkten. Der Umsatz basiert auf den Auswertungen des Jahres 2012.
Über das Kernsortiment hinaus wird der Auftraggeber auch die weiteren erforderlichen Büroverbrauchsmaterialien (Randsortiment) über den neuen Rahmenvertragspartner beschaffen. Aus diesem Grund wird auf den Händlerkatalog (Nettopreisangaben) ein einheitlicher Rabattsatz für alle im Händlerkatalog angegebenen Büroverbrauchmateria-lien abgefragt. Der Rabattsatz gilt für alle Artikel in den nachfolgend genannten Waren-gruppen.
Unter der Bezeichnung Büroverbrauchsmaterial werden nur Artikel der folgenden Warengruppen verstanden:
- Ordnung und Registratur;
- Ordner;
- Ordnerzubehör;
- Hefter;
- Mappen;
- Prospekte und Aktenhüllen;
- Register/Trennmittel;
- Ordnungszubehör;
- Gummibänder;
- Blöcke/Hefter/Kladden;
- Folien;
- Haftnotizen;
- Schreiben und Korrektur;
- Rund um den Schreibtisch (Heftgeräte, Enthefter, Locher, Schreibunterlage, Pa-pierkörbe usw.);
- Etiketten, Beschilderung, Kennzeichnung;
- Zeichenbedarf;
- Moderationsbedarf;
- Präsentationsbedarf;
- Klebeartikel;
- Stempelzubehör;
- Pilotenkoffer, Aktenkoffer;
- Versandmittel (Packbänder, Abroller usw. ausgenommen Briefhüllen und Ver-sandtaschen).
Alle anderen Warengruppen, die üblicherweise dem Büroartikelbereich zugeordnet werden, sind von dieser Ausschreibung ausgenommen. Entweder wurden diese bereits in der Vergangenheit gesondert ausgeschrieben (z.B. Möbel, Büromaschinen, Diktiergeräte usw.) oder werden dies in Kürze.
Es handelt sich hierbei ausschließlich um Standard Büroartikel, keinesfalls um Luxuslinien. Sollten Artikel solcher Produktlinien beschafft werden müssen, erfolgt dieses durch Einzelvergabe.
Das Randsortiment wird nach Zuschlagserteilung zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer abgestimmt.
Die Vergabestelle hat sich entschlossen, bei der Zusammenstellung des Kernsortimentes für Los 3 langjährige Erfahrungswerte einfließen zu lassen, was schließlich dazu geführt hat, dass hier Markenprodukte genannt werden. Das von der Vergabestelle über einen Zeitraum von vier Jahren beobachtete Kaufverhalten der Dienststellen der unmittelbaren niedersächsischen Landesverwaltung, lässt eindeutig den Schluss zu, dass Markenprodukte insbesondere in Bezug auf die Vermeidung von zeitaufwändigen Reklamationsprozessen und Gleichwertigkeitsdiskussionen eine nachhaltig wirtschaftlichere Beschaffung sicher stellen werden.
Die angebotenen Preise (Händlerkatalogpreise inkl. Rabattsatz) haben eine Gültigkeit von 12 Monaten. Nach den ersten 12 Monaten kann der Auftraggeber den Vertrag 1 x um bis zu 12 Monate verlängern. Der in der Ausschreibung angebotene Rabattsatz bleibt auch bei einer Anpassung des Katalogpreises gültig.
Um das Kalkulationsrisiko für beide Parteien gering zu halten, werden Preiserhöhungen der Katalogpreise grundsätzlich nur wie folgt während der Vertragslaufzeit akzeptiert:
Die Angebotspreise gelten für 12 Monate. 6 Monate vor Vertragsende können neue Preise für die Artikel angeboten werden – Basis hierfür ist der dann aktuelle Händlerkatalog.
Der Auftraggeber muss den Preisänderungen zustimmen. Erfolgt eine Zustimmung auch nach Gesprächen mit dem Rahmenvertragspartner nicht, endet der Vertrag zum Ende der vereinbarten Vertragslaufzeit.
Muster für Los 1 Papier. Vor Zuschlagserteilung wird eine Bemusterung durchgeführt. Dazu sind nach Aufforderung durch die Vergabestelle an max. 12 Dienststellen in Hannover innerhalb von drei Werktagen jeweils 2.500 Blatt der im Angebotsvordruck gekennzeichneten Positionen des angebotenen Papiers kostenfrei zu Testzwecken sowie zur Bewertung zu liefern. Die Dienststellen werden in dem Aufforderungsschreiben noch benannt.
Muster für Los 2 Briefhüllen und Versandtaschen. Pro Sorte und Format aller angebotenen Briefhüllen und Versandtaschen ist je ein Musterexemplar dem Angebot beizulegen, welche nicht Testzwecken zugedacht sind, sondern lediglich der Verifizierung dienen.
Sämtliche Muster sind mit dem Bieternamen zu beschriften und der entsprechenden Positionsnummer zu versehen.
Die Muster sind dem LZN unentgeltlich zur Verfügung zu stellen. Die gesamte Teststellung ist für den Auftraggeber kostenfrei.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-08-30.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-07-19.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2013-07-19
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Auftragsbekanntmachung
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| 2013-07-23
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Ergänzende Angaben
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| 2013-12-10
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Ergänzende Angaben
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| 2013-12-10
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Bekanntmachung über vergebene Aufträge
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