Rahmenvertrag zur Unterstützung der politikbegleitenden Öffentlichkeitsarbeit des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend

Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend

Das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend beabsichtigt, innerhalb eines Rahmenvertrages eine Leadagentur zur strategischen Kommunikationsberatung, Entwicklung von Kommunikationskonzepten und Unterstützung in der Durchführung von Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit zu beauftragen.
Der Vertrag soll zunächst für 3 Jahre mit einem Sonderkündigungsrecht für die Auftraggeberin geschlossen werden. Die Auftraggeberin behält sich das Optionsrecht einer Vertragsverlängerung um ein weiteres Jahr vor.
Gegenstand des Rahmenvertrages ist die Unterstützung des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend bei der Umsetzung der Maßnahmen im Bereich der zielgruppen-adäquaten, politikbegleitenden Öffentlichkeitsarbeit in allen Politikfeldern des Ministeriums.
Gesucht wird eine Full-Service-Agentur, die vor dem Hintergrund tagesaktueller politischer Diskussionen in der Lage ist, in erster Linie folgende Leistungen zu erbringen:
- Kontinuierliche strategische Kommunikationsberatung im Bereich der politischen Schwerpunktthemen des BMFSFJ im Sinne der integrierten Kommunikation (vor allem Weiterführung der Dachkommunikation, Profilbildung, Unterstützung der kommunikativen Planung),
- Konzeption und Betreuung sowohl themenübergreifender als auch themenspezifischer Informationsaktivitäten oder auch –kampagnen des Ministeriums
- Unterstützung im Bereich Konzeption und Umsetzung von Veranstaltungen sowie Messeauftritten und Veranstaltungsmanagement
- Bei Bedarf Betreuung von Kommunikationsmaßnahmen des Ministeriums, die beispielsweise über Dritte (in der Regel fachliche Zuwendungsempfänger) realisiert werden,
- nach Bedarf Unterstützung in allen anderen Bereichen der Öffentlichkeitsarbeit, wie Erstellung und Produktion von Gestaltungselementen für die Öffentlichkeitsarbeit, Redaktion von Texten für Broschüren und Veröffentlichungen – Print und Online, bei der Beteiligung des BMFSFJ an öffentlichkeitswirksamen Aktionen der Bundesregierung (wie z.B. Tag der offenen Tür, Tag der Deutschen Einheit).
Eine Beauftragung der Einzelaufträge erfolgt nur bei Bedarf der Auftraggeberin.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-02-04. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-01-02.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

Wer? Wie? Wo?
Geschichte der Beschaffung
Datum Dokument
2013-01-02 Auftragsbekanntmachung
2013-05-16 Bekanntmachung über vergebene Aufträge
Auftragsbekanntmachung (2013-01-02)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Öffentlichkeitsarbeit
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Öffentlichkeitsarbeit 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Ministerium oder sonstige zentral- oder bundesstaatliche Behörde
Name des öffentlichen Auftraggebers: Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend
Postanschrift: Glinkastr. 24
Postleitzahl: 10117
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: http://www.bmfsfj.de 🌏
E-Mail: zentrale-beschaffung@bafza.bund.de 📧
Telefon: +49 22136734267 📞
Fax: +49 22136734664 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-01-02 📅
Einreichungsfrist: 2013-02-04 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-01-04 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 003-003304
ABl. S-Ausgabe: 3
Zusätzliche Informationen
- Kosten für die Bewerbung, Angebotserstellung und eventuelle Präsentation werden nicht erstattet - Ergänzende Unterlagen können bei der genannten Kontaktstelle Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, Frau Claßen-Sielaff, Sibille-Hartmann-Str. 2-8, 50969 Köln schriftlich - auch per E-Mail oder Fax - angefordert werden - Fragen können bis zum 29.1.2013 bei der genannten Kontaktstelle schriftlich, per Fax oder per E-Mail an zentrale-beschaffung@bafza.bund.de gestellt werden. Die Fragen werden schriftlich beantwortet. Soweit die Beantwortung ergänzende oder berichtigende Angaben für die Ausschreibung enthält, werden sie als Ergänzungen zur Ausschreibung im EU-Supplement sowie auf der Internetseite www.bund.de bekannt gemacht - Der Teilnahmeantrag ist zu unterschreiben (keine digitale, gescannte oder gefaxte Unterschrift) - Senden Sie den Teilnahmeantrag zweifach (Original und eine Kopiervorlage) in einem verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift "Nicht öffnen! Teilnahmeantrag Rahmenagentur ÖA" an die genannte Kontaktstelle: Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, Frau Claßen-Sielaff, Sibille-Hartmann-Str. 2-8, 50969 Köln - Der Teilnahmeantrag ist ausschließlich auf dem Post- bzw. Botenweg einzureichen - Maßgeblich ist der Eingangsstempel der Poststelle des Bundesamtes für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben bzw. die Eingangsbestätigung bei persönlicher Übergabe oder Übergabe durch Boten. Der/Die Bewerber/in hat sicherzustellen, dass über Zustell- oder Kurierdienste versendete Teilnahmeanträge innerhalb der Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge bei der genannten Kontaktstelle eingehen. Ein Verschulden der Zustell- oder Kurierdienste wird dem/der Bewerber/in zugerechnet. - Teilnahmeanträge, die per E-Mail oder Fax eingehen, müssen ausgeschlossen werden. - Mit Abgabe des Teilnahmeantrages unterliegen nicht berücksichtigte Bewerber den Bestimmungen des § 22 EG VOL/A.
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Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:
Das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend beabsichtigt, innerhalb eines Rahmenvertrages eine Leadagentur zur strategischen Kommunikationsberatung, Entwicklung von Kommunikationskonzepten und Unterstützung in der Durchführung von Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit zu beauftragen.
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Der Vertrag soll zunächst für 3 Jahre mit einem Sonderkündigungsrecht für die Auftraggeberin geschlossen werden. Die Auftraggeberin behält sich das Optionsrecht einer Vertragsverlängerung um ein weiteres Jahr vor.
Gegenstand des Rahmenvertrages ist die Unterstützung des Bundesministeriums für Familie, Senioren, Frauen und Jugend bei der Umsetzung der Maßnahmen im Bereich der zielgruppen-adäquaten, politikbegleitenden Öffentlichkeitsarbeit in allen Politikfeldern des Ministeriums.
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Gesucht wird eine Full-Service-Agentur, die vor dem Hintergrund tagesaktueller politischer Diskussionen in der Lage ist, in erster Linie folgende Leistungen zu erbringen:
- Kontinuierliche strategische Kommunikationsberatung im Bereich der politischen Schwerpunktthemen des BMFSFJ im Sinne der integrierten Kommunikation (vor allem Weiterführung der Dachkommunikation, Profilbildung, Unterstützung der kommunikativen Planung),
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- Konzeption und Betreuung sowohl themenübergreifender als auch themenspezifischer Informationsaktivitäten oder auch –kampagnen des Ministeriums
- Unterstützung im Bereich Konzeption und Umsetzung von Veranstaltungen sowie Messeauftritten und Veranstaltungsmanagement
- Bei Bedarf Betreuung von Kommunikationsmaßnahmen des Ministeriums, die beispielsweise über Dritte (in der Regel fachliche Zuwendungsempfänger) realisiert werden,
- nach Bedarf Unterstützung in allen anderen Bereichen der Öffentlichkeitsarbeit, wie Erstellung und Produktion von Gestaltungselementen für die Öffentlichkeitsarbeit, Redaktion von Texten für Broschüren und Veröffentlichungen – Print und Online, bei der Beteiligung des BMFSFJ an öffentlichkeitswirksamen Aktionen der Bundesregierung (wie z.B. Tag der offenen Tür, Tag der Deutschen Einheit).
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Eine Beauftragung der Einzelaufträge erfolgt nur bei Bedarf der Auftraggeberin.
Beschreibung der Optionen: Verlängerung um 1 (ein) Jahr
Zahl der möglichen Verlängerungen: 1
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Berlin, Deutschland.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:
Der/Die Bewerber/in hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen walten zu lassen. Hinweis für Bietergemeinschaften: Die geforderten Nachweise sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erbringen. Sofern sich ein/e Bewerber/in zum Nachweis seiner/ihrer Eignung auf die Kapazitäten eines Unterauftragnehmens beruft, hat er/sie die geforderten Nachweise auch für das betreffende Unternehmen vorzulegen.
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Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.
Fehlende Unterlagen können zum Ausschluss führen.
a) Darstellung der Eigentümerstruktur (oder vergleichbare Angaben bzw. Unterlagen)
b) Darstellung der Personalstruktur (fest Angestellte, befristet Beschäftigte, freie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter)
c) Nennung der für das Unternehmen/die Institution verantwortlichen Personen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:
Der/Die Bewerber/in hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen walten zu lassen. Hinweis für Bietergemeinschaften: Die geforderten Nachweise sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erbringen. Sofern sich ein/e Bewerber/in zum Nachweis seiner/ihrer Eignung auf die Kapazitäten eines Unterauftragnehmens beruft, hat er/sie die unter Punkt a) –d) geforderten Nachweise auch für das betreffende Unternehmen vorzulegen.
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Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.
Fehlende Unterlagen können zum Ausschluss führen.
a) Mitteilung des Gründungsjahrs und Darstellung der Geschäftsentwicklung der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre
b) Eigenerklärung, dass sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet, dass nicht über das Vermögen das Insolvenzverfahren oder ein vergleichbares gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder dieser Antrag mangels Masse abgelehnt wurde
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c) Eigenerklärung, dass ordnungsgemäße Zahlungen von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung erfolgt sind
d) Eigenerklärung, dass nachweislich keine schweren Verfehlungen begangen wurden, die die Zuverlässigkeit in Frage stellen
e) Nachweis über Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherungsdeckung
Technische und berufliche Fähigkeiten:
Der/Die Bewerber/in hat besondere Sorgfalt bei der Erstellung der Unterlagen walten zu lassen.
Die vorgegebene Reihenfolge soll eingehalten werden.
a) Der/Die Bewerber/in hat Art und Umfang der Leistungen anzugeben, die er an Unterauftragnehmer übertragen will und diese spätestens vor Zuschlagserteilung namentlich zu benennen
b) Angabe bei Bietergemeinschaften, welcher Partner welche Aufgaben und Themenstellungen übernimmt sowie wer als zentrale Ansprechperson fungiert
c) Erklärung, dass alle Leistungsbestandteile aus einer Hand erbracht werden.
d) Bestätigung, dass das Angebot, die eventuelle Präsentation und die Auftragsleistung in deutscher Sprache erfolgen
e) Übersicht über die in den letzten 3 Jahren geleisteten wesentlichen Arbeiten (und Aktivitäten) mit Angaben des Auftragsgegenstandes, des Auftragswertes, der Leistungszeit und der Angabe der öffentlichen und privaten Auftraggeber
f) Angabe der Namen und der beruflichen Qualifikation der Personen, die im Falle eines Zuschlags für den Auftrag zuständig sein werden unter Angabe des Namens, des Werdegangs und sonstiger Qualifikationsmerkmale, warum sich die zu benennenden Personen, als Teammitglieder empfehlen. Es ist auf die einzelnen Aufgabengebiete der Leistungsbeschreibung einzugehen.
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g) Zusicherung, dass es bei Zuschlag eine feste Ansprechperson gibt und dass diese Person kontinuierlich zur Verfügung steht und bei personellen Veränderungen keine inhaltlichen und zeitlichen Probleme im Rahmen der Unterstützung entstehen. Es ist diese Person namentlich zu benennen unter Angabe des Werdegangs und sonstiger Qualifikationsmerkmale, warum sich die zu benennende Person, als zentrale Ansprechperson empfiehlt
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h) Bestätigung, dass zur Leistungserbringung vor Ort genügend Personal zur Verfügung gestellt wird, um für den Auftraggeber eine schnelle und direkte Kommunikation zu ermöglichen
i) Erfüllungsort ist Berlin. Es ist darzulegen, wie die schnelle Leistungserbringung gesichert wird, ggf. muss ein Servicebüro in Berlin eingerichtet werden.
j) Mindestens drei Nachweise über Erfahrungen in der bundesweiten Kommunikation im gesellschaftspolitischen Bereich in den letzten 5 Jahren für Oberste Bundesbehörden. Es ist darzulegen, wie die Erfahrungen in die Arbeit eingebracht und die Vielfalt der Themen des BMFSFJ abgedeckt werden können
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k) Nachweis über Kenntnisse des Styleguides der Bundesregierung sowie Kenntnisse hinsichtlich Barrierefreiheit (gemäß BITV)
l) Bestätigung, dass Gender Mainstreaming als durchgängiges Prinzip eingehalten wird
m) Es wird weiter vorausgesetzt, dass der Auftragnehmer/die Auftragnehmerin über Erfahrungen in der politischen bzw. in der gesellschaftspolitischen Kommunikation verfügt sowie konzeptionelle Kreativität besitzt und das Corporate-Design der Bundesregierung eingehalten wird sowie textliche Umsetzung und zielgruppengerechte Ansprache leisten kann und wird. Gender Mainstreaming ist als durchgängiges Prinzip einzuhalten. Deshalb unterbreiten Sie bitte einen Vorschlag für einen Jahreskalender, der im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit des BMFSFJ eingesetzt werden kann. Skizzieren Sie dafür bitte zwei verschiedene inhaltliche Ideen und erstellen Sie dazu je einen kompletten Entwurf des Titelblatts, des Januarkalenderblatts und des Ietzten Kalernderblatts. Der Kalender soll sich an die interessierte Öffentlichkeit richten. Sofern Ihnen die Schrift der Bundesregierung nicht anderweitig zur Verfügung steht, können Sie auch die Typen "Arial Narrow" oder "Times" verwenden. Das Format kann von Ihnen empfohlen werden. Mit den vorgelegten Ideen und Entwürfen zum Kalender möchte die Auftraggeberin Ihre Kreativität, Ihren Umgang mit dem Corporate Design der Bundesregierung und auch Ihre Herangehensweise an die breiten Themen des Ministeriums erkennen.
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Auftragsausführung
Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:
Bietergemeinschaften haben in dem Antrag sämtliche Mitglieder der Bietergemeinschaft sowie einen bevollmächtigten Vertreter/eine bevollmächtigte Vertreterin zu benennen. Im Falle der Auftragsvergabe haften die Bietergemeinschaften gesamtschuldnerisch. Der Auftraggeber erwartet auch im Fall einer Bietergemeinschaft die geschlossene Erbringung der Leistung aus einer Hand. Die unter Punkt III.2.1 und III.2.2 geforderten Nachweise sind für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft zu erbringen.
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Verfahren
Laufzeit der Rahmenvereinbarung in Jahren: 3
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Auswahlkriterien:
- Wie in der Bekanntmachung- Klarheit und Verständlichkeit der Bewerbung- Qualifikation der z.Β. Teamleitung und des Teams- Umsetzung der Leistungsaufgabe - Die Bewerber, die sich im Teilnahmewettbewerb behaupten konnten, werden zur schriftlichen Angebotsabgabe aufgefordert, die u.a. die Leistungsaufgabe der Erstellung eines Kommunikationskonzeptes zum Gegenstand haben wird (weitere Informationen hierzu kommen mit der Angebotsaufforderung). Die Konzepte, die überzeugen konnten, werden in einer Präsentation in den Räumlichkeiten des BMFSFJ vorgestellt. Die Kosten für die Bewerbung, die Angebotsabgabe und die eventuelle Präsentation werden nicht erstattet.
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Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Kontakt
Kontaktperson: Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, 50969 Köln
Frau Claßen-Sielaff
Internetadresse: www.bmfsfj.de 🌏
Name: Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ
Postanschrift: Sibille-Hartmann-Str. 2-8
Postort: Köln
Postleitzahl: 50969

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2013-06-01 📅
Datum des Endes: 2016-05-31 📅
Zusätzliche Informationen
- Kosten für die Bewerbung, Angebotserstellung und eventuelle Präsentation werden nicht erstattet
- Ergänzende Unterlagen können bei der genannten Kontaktstelle Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, Frau Claßen-Sielaff, Sibille-Hartmann-Str. 2-8, 50969 Köln schriftlich - auch per E-Mail oder Fax - angefordert werden
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- Fragen können bis zum 29.1.2013 bei der genannten Kontaktstelle schriftlich, per Fax oder per E-Mail an zentrale-beschaffung@bafza.bund.de gestellt werden. Die Fragen werden schriftlich beantwortet. Soweit die Beantwortung ergänzende oder berichtigende Angaben für die Ausschreibung enthält, werden sie als Ergänzungen zur Ausschreibung im EU-Supplement sowie auf der Internetseite www.bund.de bekannt gemacht
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- Der Teilnahmeantrag ist zu unterschreiben (keine digitale, gescannte oder gefaxte Unterschrift)
- Senden Sie den Teilnahmeantrag zweifach (Original und eine Kopiervorlage) in einem verschlossenen Umschlag mit der Aufschrift "Nicht öffnen! Teilnahmeantrag Rahmenagentur ÖA" an die genannte Kontaktstelle: Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, Frau Claßen-Sielaff, Sibille-Hartmann-Str. 2-8, 50969 Köln
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- Der Teilnahmeantrag ist ausschließlich auf dem Post- bzw. Botenweg einzureichen
- Maßgeblich ist der Eingangsstempel der Poststelle des Bundesamtes für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben bzw. die Eingangsbestätigung bei persönlicher Übergabe oder Übergabe durch Boten. Der/Die Bewerber/in hat sicherzustellen, dass über Zustell- oder Kurierdienste versendete Teilnahmeanträge innerhalb der Frist zur Einreichung der Teilnahmeanträge bei der genannten Kontaktstelle eingehen. Ein Verschulden der Zustell- oder Kurierdienste wird dem/der Bewerber/in zugerechnet.
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- Teilnahmeanträge, die per E-Mail oder Fax eingehen, müssen ausgeschlossen werden.
- Mit Abgabe des Teilnahmeantrages unterliegen nicht berücksichtigte Bewerber den Bestimmungen des § 22 EG VOL/A.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Bundeskartellamt, Vergabekammer des Bundes
Postanschrift: Villemomblerstr. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:
Gemäß § 107 Absatz 3 GWB müssen erkannte Verstöße gegen Vergabevorschriften unverzüglich beim Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, Sibille-Hartmann-Str. 2-8, 50969 Köln gerügt werden. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die sich aus diesem Bekanntmachungstext ergeben, müssen innerhalb der Bewerbungsfrist gerügt werden. Hilft das Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, Zentrale Vergabestelle des BMFSFJ der Rüge nicht ab, kann ein Antrag auf Nachprüfung beim Bundeskartellamt unter der o.g. Anschrift innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben, zentrale Vergabestelle des BMFSFJ, der Rüge nicht abhelfen zu wollen, gestellt werden.
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Quelle: OJS 2013/S 003-003304 (2013-01-02)
Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2013-05-16)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt
Vergabekriterien
Unbestimmt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-05-16 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-05-18 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 096-163171
Verweist auf Bekanntmachung: 2013/S 3-003304
ABl. S-Ausgabe: 96

Objekt
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Berlin.

Auftragsvergabe
Name: neues handeln GmbH
Postanschrift: Luisenstr. 46
Postort: Berlin
Postleitzahl: 10117
Land: Deutschland 🇩🇪
Quelle: OJS 2013/S 096-163171 (2013-05-16)
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