Transformation der IT Architektur Bau in der Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft

Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.; Generalverwaltung, Finanzabteilung - Referat Einkauf und Versich

Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. (im Folgenden „MPG“ genannt) ist eine aus überwiegend öffentlichen Mitteln geförderte und gemeinnützige Forschungsorganisation mit dezentraler Struktur (ca. 80 Instituten). Der Generalverwaltung der MPG (im Folgenden „GV“ genannt) obliegen die allgemeinen administrativen Belange im Außenverhältnis mit den Zuwendungsgebern und im Innenverhältnis mit den Instituten. Nähere Informationen sind unter http://www.mpg.de abrufbar.
Die MPG und ihre Institute beauftragen eigenständig Bauvorhaben. Insbesondere anlässlich von Berufungen werden Neubauten, Umbauten, Erweiterungen und bauerhaltenden Maßnahmen geplant und realisiert.
Die durch die Bauvorhaben entstehenden Kosten müssen haushaltstechnisch abgebildet werden und in den Gesamthaushalt der MPG einfließen. Durch den oft mehrjährigen Berufungs- und Bauprozess ist es erforderlich, die Kosten über mehrere Jahre zu verteilen, sie in das jeweils laufende Haushaltsjahr zu integrieren und den weiteren Verlauf realistisch zu prognostizieren.
Zusammen mit den spezifischen Anforderungen des Bauwesens ist der Lebenszyklus eines Bauvorhabens ein komplexer Prozess. Die den Bauprozess der MPG unterstützende IT-Landschaft besteht derzeit aus einer relativ hohen Anzahl heterogener Systeme, mit z.T. redundantem Funktionsumfang und Daten.
In einer Ist-Analyse wurde die bestehende IT-Architektur des Bauprozesses der MPG mit einem Fokus auf die Planung und Erfassung von Kosten untersucht. Neben der Systemarchitektur wurde das Datenmodell mit seinen Entitäten, das die begriffliche Grundlage zur Formulierung der Systeme und Prozesse bildet, aufgenommen und ein Objektmodell mit seinen Beziehungen formuliert. Dieses Objektmodell kann Ausgangspunkt für ein verbessertes Datenmodell sein.
Die bestehenden baufachlichen Prozessabläufe von der Berufungsplanung bis zur Bewirtschaftung des Gebäudes werden derzeit von einem externen Beratungsunternehmen zusammen mit den baufachlichen Spezialisten in der GV erstellt. Darauf aufbauend sollen die baufachlichen Zielprozesse entwickelt werden.
Basierend auf den bestehenden und in Abstimmung mit den zu optimierenden baufachlichen Anforderungen ist eine harmonisierte, integrierte und effiziente IT-Sollarchitektur zu entwickeln. Mit einer „Due Diligence“ sind eine Migrationsstrategie und der Ressourcenbedarf für die Implementierung und den IT Betrieb der Zielarchitektur aufzuzeigen (Los 1).
Neben und in enger Abstimmung mit der Entwicklung einer strategischen IT-Zielarchitektur sind in einem zweiten Leistungspaket die dringendsten Systemoptimierungen zu identifizieren (Los 2). Außer dem operativen Tagesgeschäft erfordern neue fachliche Anforderungen eine Unterstützung bei Spezifikation und Implementierung von kurzfristigen Optimierungsmaßnahmen, damit die baufachlichen Spezialisten ihrem Auftrag entsprechend handlungs- und auskunftsfähig sind. Entsprechend der jeweiligen Maßnahmen können diese in konkrete Umsetzungsprojekte münden.
Aus oben genannten Gründen ist es erforderlich, für Los 1 und Los 2 externe Beratungs- und Projektmanagementunterstützung in Anspruch zu nehmen.
Mit dem Vergabeverfahren gilt es einen oder mehrere Bieter zu finden, die die notwendigen Anforderungen für oben genannte Aufgaben erfüllen und die internen Ansprechpartner ggf. nach Bedarf auch weiter unterstützen.
Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Unterstützung der IT-Organisationseinheit der GV auf Basis eines EVB-IT Dienstleistungsvertrages für die Transformation der IT Architektur Bau. Die genaue Abstimmung der Themen und Aufgaben wird nach Zuschlagserteilung zwischen dem/den Bieter/n und den zuständigen Ansprechpartnern der MPG erfolgen.
Das Projektmanagement der MPG ist ausgerichtet nach Ansätzen von Prince2 als wesentlicher Projektmanagementmethode für IT-Umsetzungsprojekte.
Nicht zum Leistungsumfang des hier gegenständlichen Vergabeverfahrens gehören Support, Betrieb und Administrationsleistungen. Diese Leistungen sind an andere Dienstleister vergeben.
Für jedes viertel Jahr erfolgt im Voraus durch den Ansprechpartner auf Seiten der Max-Planck-Gesellschaft e. V. eine gemeinsame Festlegung der wöchentlichen Termine, sowie zu den Details der Tätigkeiten. Diese Details enthalten Angaben zum Leistungsgegenstand und zum angestrebten Leistungsergebnis sowie die erforderliche Qualifikation der/des einzusetzenden Berater/Beraters.
Der Auftragnehmer teilt dem Auftraggeber unverzüglich nach Festlegung der Leistungserbringung den/die vorgesehenen Berater mit. Die Anzahl der Tage pro Woche, die der Berater beim Auftraggeber vor Ort zu erbringen hat, werden zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer abgestimmt.
Die Details der Leistungserbringung werden zwischen dem Auftragnehmer und dem Ansprechpartner auf Seiten der Max-Planck-Gesellschaft e. V. im Zuge des Abschlusses des Dienstleistungsvertrages einvernehmlich festgelegt. Zu den Details der Leistungserbringung im weiteren Sinne gehören:
— Festlegung des Leistungsgegenstandes, d. h. der vom Auftragnehmer im Einzelnen zu erbringenden Leistungen sowie Tätigkeiten.
— Bezeichnung etwaiger bereits feststehender gewünschter Leistungsergebnisse.
— Bezeichnung etwaiger bereits feststehender Termine und Fristen für die Leistungserbringung.
— Etwaige weitere Details der zu erbringenden Tätigkeiten.
Die Parteien werden sich während der Vertragslaufzeit alle drei Monate darüber abstimmen, ob Veränderungen beim Leistungsgegenstand eingetreten sind. Wenn dies der Fall ist, werden die Parteien einvernehmlich eine entsprechende Anpassung des Dienstleistungsvertrages vornehmen.
Im Rahmen der Festlegung der Leistungserbringung teilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber auch den für die Leistungserbringung voraussichtlichen Arbeitsaufwand (Stunden pro Woche) mit.
Der Bieter wird für die Leistungserbringung das in diesem Wettbewerb benannte und vereinbarte Personal kontinuierlich über die gesamte Vertragslaufzeit einsetzen, außer soweit ihm dies unmöglich oder unzumutbar wird.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-09-12. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-07-22.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• • Q_PERIOR AG

Wer?

• • Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e. V.; Generalverwaltung, Finanzabteilung - Referat Einkauf und Versich

Wie?

• • IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung

Wo?

• • Oberbayern › München, Kreisfreie Stadt