Transformation der IT Architektur Bau in der Generalverwaltung der Max-Planck-Gesellschaft

… Leistungen:— Durchführung einer „IT Due Diligence“Auf Basis einer Ist-Analyse ist für eine eingehendere Ermittlung der Kompatibilität und Zukunftssicherheit der IT-Systeme eine „Due Diligence“ durchzuführen. Dabei sollen die Prozesse, technologischen Aspekte und Daten auf ihre Chancen und Risiken hin detailliert und systematisch analysiert und bewertet werden. Auch sollen eventuell notwendige Ersatz- oder Neuinvestitionen aufgezeigt werden. Bei der Bewertung der finanziellen Auswirkungen sind verdeckte Folgekosten zu berücksichtigen.Der Dienstleister übernimmt in dieser Phase folgende Aufgaben:Identifikation der vorhandenen IT-Leistungsfähigkeit und möglicher IT-Schwächen sowie aktuelle und künftige Kosten. Erstellung einer systematischen Stärken-/Schwächen-Analyse von IT Betrieb und Entwicklung und die damit verbundenen Risiken. Dies beinhaltet die Einschätzung der Hardware, Software und der Anwendungen aus Investitionssicht sowie der Kosten für den laufenden Betrieb. Folgende Aspekte sind dabei insbesondere zu berücksichtigen:— IT-Kapazitäten (Infrastruktur, Anwendungen, Performance, IT-Personal/IT-Organisation etc.)— IT-Risiken (Stabilität, Verfügbarkeit, Sicherheit, Compliance etc.)— IT-Finanzbedarf (Budget- und Investitionsplanung, sonstige finanzielle Verpflichtungen aus laufenden Verträgen etc.)— IT-Projekte (Projektstatus, abgeschlossene Projekte, geplante Projekte etc.)— IT-Integration, mögliche Synergien, Kompatibilität (Kosten-/Nutzen-Analysen, Vereinbarkeit von IT-Strategien etc.)Zum Abschluss dieser Phase werden die folgenden Ergebnisse übergeben:— detaillierte Stärken- Schwächenanalyse (inkl. Aussagen zu Skaleneffekten, Überschusskapazitäten nach Zusammenführung, etc.)— Zukunftssicherheit der IT-Investitionen— Aufdeckung und Auflistung möglicher Folgekosten— Ableitung von Integrationsszenarien— Argumentationsleitfaden für Transaktionsverhandlungen— Abschlussbericht und Management Summary— Abstimmung der bauspezifischen, IT-relevanten, fachlichen Anforderungen der MPG in Form von AnforderungsspezifikationenDie Abstimmung der bauspezifischen Anforderungen mit ihren Prozesse an die sie unterstützende IT-Systemlandschaft in Form von Anforderungsspezifikationen dient dazu, die Ausrichtung der zukünftigen Lösung an den tatsächlichen Anforderungen und spezifischen Gegebenheiten der MPG sicherzustellen.Der Dienstleister übernimmt in dieser Phase folgende Aufgaben:— Organisation und Durchführung von Besprechungen und Workshops mit der Fachabteilung zur Abstimmung der bauspezifischen, IT-relevanten, fachlichen Anforderungen— Erstellung von Anforderungsspezifikationen zur Dokumentation der Anforderungen— Organisation und Durchführung der Reviews zur Abnahme der Anforderungsspezifikationen durch die FachabteilungZum Abschluss dieser Phase werden die folgenden Ergebnisse übergeben:— Vollständige und eindeutige Anforderungsspezifikationen mit den abgenommenen bauspezifischen, IT-relevanten, fachlichen Anforderungen.— Vergleich der fachlichen Anforderungen mit den imple-mentierten Prozessen und fachlichen Funktionen zur Entwicklung eines strategischen GesamtkonzeptsDurch den Vergleich der fachlichen, bauspezifischen Anforderungen mit den implementierten Prozessen und Funktionen werden fehlende, aber auch redundante Implementierungen für eine strategische und langfristig tragfähigen IT-System-landschaft identifiziert.Der Dienstleister übernimmt in dieser Phase folgende Aufgaben:— Analyse und Dokumentation der Abweichungen zwischen den fachlichen Anforderungen und den implementierten Funktionen in der vorhandenen IT-Systemlandschaft mit Fokus auf ein strategisches Gesamtkonzept.— Organisation und Durchführung der Reviews zur Abnahme der Doku-mentation mit den fachlichen und IT-Verantwortlichen.— Eingehende Einarbeitung in die bauspezifischen Prozesse, Arbeitsabläufe und Zuständigkeiten und der unterstützenden IT-Systeme.Zum Abschluss dieser Phase werden die folgenden Ergebnisse übergeben:Vollständige, eindeutige Dokumentation mit den identifizierten Abwei-chungen zwischen den fachlichen Anforderungen und den implementierten Funktionen mit Fokus auf ein strategisches Gesamtkonzept.— Entwicklung einer IT-Systemlandschaft zur Integration und Umsetzung fehlender Prozesse und Funktionen bzw. zur Vermeidung redundanter Funktionen und ProzesseDie vorliegende IT-Systemarchitektur ist sehr heterogen und durch ein Nebeneinander spezialisierter und generischer Systeme gekennzeichnet, die teilweise auf Eigenentwicklungen beruhen. Diese Architektur wurde bereits im Rahmen einer technischen Ist-Analyse erfasst und beschreibt die operativen und analytischen Systeme wie SAP ERP, SAP BW (Planung und Controlling), TUI-Bau (Eigenentwicklung eines Bauausgabenbuches), MyFM (Termine, Pläne, Kosten, Quantitäten und Qualitäten von Bauvorhaben), eVergabe (Vergabe) und MS Project (Terminkoordination).Die Formulierung einer leistungs- und zukunftsfähigen, strategischen IT-Systemarchitektur soll Lösungen aufzeigen, die sowohl bereits identifizierte Probleme als auch fehlende bzw. redundante Prozesse und Funktionen der fachlichen und technischen Anforderungen berücksichtigt. Sie soll als Entscheidungsvorlage für eine künftige Zielarchitektur dienen und eine Bewertung nach gängigen IT-architektonischen Kriterien hinsichtlich ihrer Vor- und Nachteile bzw. Risiken ermöglichen.Der Dienstleister übernimmt in dieser Phase folgende Aufgaben:— Formulierung einer strategischen, integrierten Zielarchitektur, die die fachlichen und technischen bauspezifischen Anforderungen der MPG erfüllt.Zum Abschluss dieser Phase werden die folgenden Ergebnisse übergeben:— Entscheidungsreife Dokumentation mit detaillierte Darstellung einer zukunftsfähigen IT-Systemlandschaft, die die fachlichen und technischen bauspezifischen Anforderungen der MPG erfüllt.— Erstellung und Abstimmung eines Konzepts zur Ablö-sung von Altsystemen mit Migrationsstrategie und dem er-forderlichen Ressourcenbedarf für Implementierung und IT-BetriebAufbauend auf der Due Diligence soll in Verbindung mit der zu erstellenden Zielarchitektur auch ein Konzept zur Ablösung von Altsystemen erstellt werden. Dieses Konzept soll die Migrationsstrategie und den erforderlichen Ressourcenbedarf für die Implementierung und den IT-Betrieb beinhalten. In diesem Zusammenhang sind insbesondere auch die baufachliche Anforderungen zu berücksichtigen.Der Dienstleister übernimmt in dieser Phase folgende Aufgaben:— Formulierung eines Konzepts zur Ablösung von Altsystemen mit Migrationsstrategie und dem erforderlichen Ressourcenbedarf für die Implementierung und den IT-Betrieb— Erstellung einer Entscheidungsvorlage für ein Sollarchitektur— Organisation und Durchführung eines abteilungsübergreifenden Ent-scheidungsmeetings zur zukünftigen Sollarchitektur.Zum Abschluss dieser Phase werden die folgenden Ergebnisse übergeben:— Dokumentation eines Konzepts zur Ablösung von Altsystemen mit Migrationsstrategie und dem erforderlichen Ressourcenbedarf für die Implementierung und den IT-Betrieb.— Entscheidungsvorlage für eine Sollarchitektur— Dokumentation mit Protokoll über die Entscheidungen zur künftigen Sollarchitektur.— Integration der Sollarchitektur in das Release- und SystemmanagementNach der Entscheidung für die Sollarchitektur der IT-Systemlandschaft soll das Release- und Systemmanagement angepasst werden.Der Dienstleister übernimmt in dieser Phase folgende Aufgaben:— Unterstützung und Beratung bei der Anpassung des Release- und Systemmanagements— Eingehende Einarbeitung aller Beteiligten in die Release- und Systemplanung.Zum Abschluss dieser Phase werden die folgenden Ergebnisse übergeben:— Ein angepasster und abgestimmter Plan für das Release- und Systemmanagement.— Die Beteiligten haben ein belastbares Verständnis von Release- und Systemplanung.— Regelmäßiger Berichterstattung an die LeitungsebeneDie Leitungsebene soll regelmäßig über den Entwicklungsstand der bau-spezifischen IT-System- und Prozesslandschaft informiert werden.Der Dienstleister übernimmt in dieser Phase folgende Aufgaben:— Regelmäßige, schriftliche, verständliche Mitteilung an die Leitung über den Fortgang der Entwicklung der bauspezifischen IT-System- und Prozesslandschaft.Folgende Ergebnisse werden übergeben:— Kurze, aber umfassende und verständliche Statusberichte und Mana-gementsummaries über die Entwicklung der Arbeiten insbesondere in Bezug auf die bauspezifische IT-Architektur— Losübergreifende Abstimmung und ZusammenarbeitIm Rahmen der Systemoptimierungen und strategischen Entwicklung der Systemlandschaft, um weitere oder geänderte Anforderungen der MPG abzubilden, geht es auch um länger planbare Anpassungen der IT-Infrastruktur der MPG, welche im Hinblick auf Planung und Durchführung Projektcharakter aufweisen.Der Auftragnehmer hat die GV bei der Planung und Umsetzung solcher Systemoptimierungen und Weiterentwicklungen als IT-Projekte zu beraten und zu unterstützen. Des Weiteren unterstützt der Auftragnehmer die GV bei Projektmanagement und -controlling.Diese noch zu definierenden IT-Projekte können alle Systeme umfassen. Sämtliche IT-Projekte sollen nach der Projektmethodik PRINCE2 durchgeführt werden. Nach einer noch vorzunehmenden Priorisierung könnten mögliche IT-Projekte sein:— Einführung einer InfrastrukturdatenbankZur Veranschaulichung der Zusammenarbeit und Abstimmung der Berater von Los 1 und Los 2 kann folgendes Beispiel dienen: Wird für eine kurzfristig erforderliche, initiale Erhebung von Infrastrukturdaten eine Datenbankbasis im bestehenden Systemumfeld benötigt, so ist die Umsetzung vom Berater Los 2 auf die Anforderungen des Fachbereichs hin zu entwickeln. Dies aber auch in enger Abstimmung mit dem Berater von Los 1, der für die Entwicklung der langfristigen Sollarchitektur verantwortlich ist und alle Systemänderungen daraufhin abzugleichen hat. Die Entwicklung einer langfristigen Sollarchitektur durch Berater von Los 1 setzt wiederum den Rahmen für kurzfristige Systementwicklungs- und Optimierungsmaßnahmen durch den Berater von Los 2.— Ablösung TUI Bau nach SAP— Migration MS Project Server— Einführung eines Anforderungsmanagements— Anpassung und Aufnahme der Systeme in das Release- und Systemmanagement— Überführung der IT-Systeme in den Regelbetrieb (Betriebskonzept an-gelehnt an ITIL v3)— IT-Strategische und Prozess-Beratung (auch Prozessmodellierung)Die IT Systemlandschaft der MPG als auch die darin abzubildenden Ge-schäfts-/ Kernprozesse sind kontinuierlich weiterzuentwickeln, zu optimieren, ggf. neu zu strukturieren und zu dokumentieren. Der Auftragnehmer hat die Generalverwaltung (GV) der MPG hierbei zu beraten und zu unterstützen.Diese Beratungs- und Unterstützungsleistung betrifft schwerpunktmäßig die Bereiche Konzeption und Überarbeitung der IT Strategie über die von der GV verantworteten und im Einsatz befindlichen IT-Systeme, Release und Upgrade Management, Change Management.Typische Aufgabenstellungen sind:— IT- Prozessanalyse, -definition, -optimierung und beschreibung nach BPMN— Analyse der aktuellen IT Strukturen deren Dokumentation und Optimierung— Qualitätssicherung und Vereinheitlichung von vorhandenen Prozessdokumentationen— Einführung und Optimierung von Risk-, Change- und Anforderungsmanagement

… Leistungen:

… Leistungen:— Identifizierung der kurzfristig relevanten bauspezifischen IT-Anforderungen in Form von Anforderungsspezifikationen.Die Identifizierung der kurzfristig relevanten bauspezifischen IT-Anforderungen in Form von Anforderungsspezifikationen dient dazu, die dringenden Handlungsfelder aufzuzeigen um die Handlungs- und Auskunftsfähigkeit der Anwender sicherzustellen.Der Dienstleister übernimmt in dieser Phase folgende Aufgaben:— Abstimmung und Spezifikation der kurzfristig relevanten bauspezifischen IT-Anforderungen mit den fachlichen Ansprechpartnern.— Dokumentation der kurzfristig relevanten bauspezifischen IT-Anforderungen mit Ausweisung der dringenden Handlungsfelder— Organisation und Durchführung von Reviews und Abnahme der Anforderungsspezifikationen durch die Fachabteilungen und Leitungsebene.Zum Abschluss dieser Phase werden die folgenden Ergebnisse übergeben:Vollständige und eindeutige Anforderungsspezifikationen mit den abgenommenen bauspezifischen, IT-relevanten, fachlichen Anforderungen.— Detaillierte Analyse der systembezogenen DatenmodelleFür die identifizierten Handlungsfelder ist eine detaillierte Analyse der systembezogenen bauspezifischen Datenmodelle innerhalb der einzelnen IT-Systeme zu erstellen.Der Dienstleister übernimmt in dieser Phase folgende Aufgaben:— Detaillierte Analyse und Dokumentation der bauspezifischen Datenmodelle innerhalb der identifizierten IT-Systeme— Zum Abschluss dieser Phase werden die folgenden Ergebnisse übergeben: Dokument mit einer detaillierten Analyse der bauspezifischen Datenmodelle innerhalb der identifizierten IT-Systeme.— Detaillierte Analyse der gegenwärtigen Schnittstellen zwischen den beteiligten IT-SystemenNeben den Datenmodellen ist eine detaillierte Analyse der bauspezifischen Schnittstellen zwischen den identifizierten IT-Systemen zu erstellen.Der Dienstleister übernimmt in dieser Phase folgende Aufgaben:— Detaillierte Analyse der bauspezifischen Schnittstellen zwischen den identifizierten IT-Systemen— Zum Abschluss dieser Phase werden die folgenden Ergebnisse übergeben: Dokument mit einer detaillierten Analyse der bauspezifischen Datenmodelle innerhalb der identifizierten IT-Systeme.— Erstellung funktionaler Spezifikationen, auf deren Grundlage technische Spezifikationen für die Systemoptimierungen erstellt werdenErstellung funktionaler Spezifikationen für die identifizierte und analysierten IT-Systeme, die die Entwickler in die Lage versetzen, technische Spezifikationen zur Implementierung der Systemoptimierungen zu formulieren.Der Dienstleister übernimmt in dieser Phase folgende Aufgaben:— Formulierung funktionaler Spezifikationen als Grundlage technischer Spezifikationen zur Implementierung der fachlichen Anforderungen und Optimierung der identifizierten IT-Systeme.Zum Abschluss dieser Phase werden die folgenden Ergebnisse übergeben:— Funktionale Spezifikationen als Grundlage zur Abfassung technischer Spezifikationen zur Implementierung der fachlichen Anforderungen und Optimierung der identifizierten IT-Systeme.— Erstellung der technischen Spezifikation der Datenmodelle zur Umsetzung der Anforderungen und der SollarchitekturAnhand der funktionalen Spezifikationen soll die technische Spezifikation der Datenmodelle erstellt werden, die die Entwickler in die Lage versetzt, die Systemoptimierungen zu implementieren und zu testen.Der Dienstleister übernimmt in dieser Phase folgende Aufgaben:— Formulierung der technischen Spezifikation für das Datenmodell zur Umsetzung bzw. Implementierung der Systemoptimierungen.Zum Abschluss dieser Phase werden die folgenden Ergebnisse übergeben:— Technische Spezifikation zur Umsetzung bzw. Implementierung der Systemoptimierungen einschließlich Beschreibung der notwendigen Tests.— Erstellung eines Konzepts, Vorbereitung und Unterstüt-zung bei IT-UmsetzungsprojektenIn Verbindung mit den zu identifizierenden kurzfristig relevanten Systemoptimierungen soll auch ein Konzept für konkrete IT-Projekte erstellt und deren Umsetzung mit vorbereitet und unterstützt werden.Ein Projekt könnte z.B. die Einführung einer Infrastrukturdatenbank sein. Die MPG benötigt eine Übersicht über ihre Infrastruktur wie Gebäude etc., die zentral in einer Datenbank zur Verfügung gestellt werden soll. Dabei sind auch Schnittstellen zu anderen Systemen zu definieren, die auf die in ihr enthaltenen Informationen angewiesen sind und mit zentralen als auch dezentralen fachlichen Geschäftsprozesse abzugleichen.Der Dienstleister übernimmt in dieser Phase folgende Aufgaben:— Formulierung eines Konzepts, Vorbereitung und Unterstützung konkreter Umsetzungsprojekte wie z.B. Einführung einer Inftrastrukturdatenbank.Zum Abschluss dieser Phase werden die folgenden Ergebnisse übergeben:— Dokumentation eines Konzepts incl. Entscheidungsvorlage, Projektunterlagen für konkrete Umsetzungsprojekte— Vorbereitung der Übergabe der IT-Systeme der Bauab-teilung in die Zuständigkeit der IT-AbteilungParallel zu den Optimierungen der bauspezifischen IT-Systeme soll deren Übergabe in die Zuständigkeit der IT-Abteilung unterstützt werden.Der Dienstleister übernimmt in dieser Phase folgende Aufgaben:— Organisatorische und technische Vorbereitung der Übergabe.— Einführung und Unterstützung des fachabteilungsseitigen Anforde-rungsprozesses.Zum Abschluss dieser Phase werden die folgenden Ergebnisse übergeben:— Organisatorische und technische Dokumentation der Systemübergabe.— Dokumentierter und etablierter Anforderungsprozess in der Fach- bzw. Bauabteilung— Regelmäßige Berichterstattung an die LeitungsebeneDie Leitungsebene soll regelmäßig über den Fortgang der Systemoptimierungen informiert werden.Der Dienstleister übernimmt in dieser Phase folgende Aufgaben:— Regelmäßige, schriftliche, verständliche Mitteilung an die Leitung über den Fortgang der SystemoptimierungenFolgende Ergebnisse werden übergeben:— Kurze, aber umfassende und verständliche Statusberichte und Managementsummaries über die Entwicklung der Systemoptimierungen.— Losübergreifende Abstimmung und ZusammenarbeitIm Rahmen der Systemoptimierungen und strategischen Entwicklung der Systemlandschaft, um weitere oder geänderte Anforderungen der MPG abzubilden, geht es auch um länger planbare Anpassungen der IT-Infrastruktur der MPG, welche im Hinblick auf Planung und Durchführung Projektcharakter aufweisen.Der Auftragnehmer hat die GV bei der Planung und Umsetzung solcher Systemoptimierungen und Weiterentwicklungen als IT-Projekte zu beraten und zu unterstützen. Des Weiteren unterstützt der Auftragnehmer die GV bei Projektmanagement und -controlling.Diese noch zu definierenden IT-Projekte können alle Systeme umfassen. Sämtliche IT-Projekte sollen nach der Projektmethodik PRINCE2 durchgeführt werden. Nach einer noch vorzunehmenden Priorisierung könnten mögliche IT-Projekte sein:— Einführung einer InfrastrukturdatenbankZur Veranschaulichung der Zusammenarbeit und Abstimmung der Berater von Los 1 und Los 2 kann folgendes Beispiel dienen: Wird für eine kurzfristig erforderliche, initiale Erhebung von Infrastrukturdaten eine Datenbankbasis im bestehenden Systemumfeld benötigt, so ist die Umsetzung vom Berater Los 2 auf die Anforderungen des Fachbereichs hin zu entwickeln. Dies aber auch in enger Abstimmung mit dem Berater von Los 1, der für die Entwicklung der langfristigen Sollarchitektur verantwortlich ist und alle Systemänderungen daraufhin abzugleichen hat. Die Entwicklung einer langfristigen Sollarchitektur durch Berater von Los 1 setzt wiederum den Rahmen für kurzfristige Systementwicklungs- und Optimierungsmaßnahmen durch den Berater von Los 2.— Ablösung TUI Bau nach SAP— Migration MS Project Server— Einführung eines Anforderungsmanagements— Anpassung und Aufnahme der Systeme in das Release- und Systemmanagement— Überführung der IT-Systeme in den Regelbetrieb (Betriebskonzept angelehnt an ITIL v3)— IT-Strategische und Prozess-Beratung (auch Prozessmodellierung)Die IT Systemlandschaft der MPG als auch die darin abzubildenden Geschäfts-/ Kernprozesse sind kontinuierlich weiterzuentwickeln, zu optimieren, ggf. neu zu strukturieren und zu dokumentieren. Der Auftragnehmer hat die Generalverwaltung (GV) der MPG hierbei zu beraten und zu unterstützen.Diese Beratungs- und Unterstützungsleistung betrifft schwerpunktmäßig die Bereiche Konzeption und Überarbeitung der IT Strategie über die von der GV verantworteten und im Einsatz befindlichen IT-Systeme, Release und Upgrade Management, Change Management.Typische Aufgabenstellungen sind:— IT- Prozessanalyse, -definition, -optimierung und beschreibung nach BPMN— Analyse der aktuellen IT Strukturen deren Dokumentation und Optimierung— Qualitätssicherung und Vereinheitlichung von vorhandenen ProzessdokumentationenEinführung und Optimierung von Risk-, Change- und Anforderungsmanagement

… Leistungen:

… in Prozessmodellierung und –optimierung nach BPMN (z.B. MS Visio, ARIS Express).

… im organisatorischen Change Management

… in der Konzeption von Datenmigrationen (Stamm- und Bewegungsdaten).

… in vergleichbaren Bera-tungsprojekten mit öffentlichen Auftraggebern gemäß § 98 GWB bzw. einen öffentlichen Auftraggeber im Sinne von Art. 1 Abs. 9 RL 2004/18/EG mit Sitz in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union.

… in Prozessmodellierung und –optimierung nach BPMN (z.B. MS Visio, ARIS Express).

… im organisatorischen Change Management

… in der Konzeption von Datenmigrationen (Stamm- und Bewegungsdaten).