Veranstaltungs- und Gästemanagement der Falling Walls Conference 2013 inklusive des Rahmenprogramms (Vorabendempfang, festliches Abendessen)

Falling Walls Foundation gGmbH

Erstmalig am 09. November 2009, dem 20. Jahrestag des Mauerfalls, gaben über zwanzig internationale Spitzenforscher und Spitzenforscherinnen auf der eintägigen Wissenschaftskonferenz „Falling Walls" (www.falling-walls.com) Antwort auf die Frage „Welche Mauern fallen als nächste – und wie wird das unser Leben verändern?" und stellten die kommenden und kürzlich erfolgten Durchbrüche in einer Vielzahl von Wissenschaftsgebieten vor. Die folgenden Konferenzen knüpften an dieses Konzept an.
Die Konferenz richtet sich an deutsche und internationale Persönlichkeiten aus Wissenschaft, Politik, Wirtschaft, Kultur und Gesellschaft. Der Kreis der Partner und Unterstützer hat sich kontinuierlich gefestigt und erweitert. Über 600 Teilnehmer aus über 75 Ländern wirken an dieser englischsprachigen, multidisziplinären Konferenz mit. Auftraggeber und Veranstalterin der Konferenz ist die Falling Walls Foundation gGmbH.
Der Auftragnehmer soll in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber das Veranstaltungs- und Gästemanagement der Konferenz am 9. November 2013 in Berlin gewährleisten. Weiter stehen in diesem Zusammenhang die Organisation und Durchführung eines Vorabendempfangs und eines festlichen Abendessens nach der Konferenz. Der Stehempfang am Vorabend der Konferenz dient als Auftakt dem gegenseitigen Kennenlernen von Referenten und Gästen und hat eher informellen Charakter während das gesetzte Abendessen den festlichen Abschluss des Konferenztages bildet. Nicht Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist die Miete der Veranstaltungsräume. Die Veranstaltungsräume werden vom Auftraggeber separat ausgewählt. Das gleiche gilt für das an die Veranstaltungsorte gebundene Catering als solches.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-06-17. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-05-23.

Wer?

• Falling Walls Foundation gGmbH

Wie?

• Veschiedene Dienstleistungen für Unternehmen und andere Dienstleistungen › Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen

Wo?

• Deutschland

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2013-05-23	Auftragsbekanntmachung

Auftragsbekanntmachung (2013-05-23)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen
Menge oder Umfang:

Veranstaltungsorganisation für ganztägige internationale Wissenschaftskonferenz am 09.11.2013 in Berlin samt Rahmenprogramm

Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Veranstaltung von Ausstellungen, Messen und Kongressen 📦

Verfahren
Verfahrensart: Offenes Verfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Falling Walls Foundation gGmbH
Postanschrift: Chausseestr. 8e
Postleitzahl: 10115
Postort: Berlin
Kontakt
Internetadresse: http://www.falling-walls.com 🌏
E-Mail: christine.brummer@falling-walls.com 📧
Telefon: +49 30609883973 📞
Fax: +49 30609883979 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-05-23 📅
Einreichungsfrist: 2013-06-17 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-05-25 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 100-171550
ABl. S-Ausgabe: 100
Zusätzliche Informationen

Die Vergabeunterlagen können ab dem 24.05.2013 frei von der Homepage http://falling-walls.com/tenders/ heruntergeladen werden. Der Auftraggeber wird unter www.falling-walls.com/tenders während des Vergabeverfahrens etwaige Bieterinformationen veröffentlichen. Bieter sind daher gehalten, sich während des Vergabeverfahrens unter der genannten Adresse zu informieren. Die europaweite Bekanntmachung des Vergabeverfahrens erfolgt freiwillig und ohne Rechtspflicht. Der Auftragswert liegt unterhalb des Schwellenwertes nach § 2 Nr. 2 VgV. Außerdem handelt es sich um eine sonstige Leistung der Kategorie 27 nach Anhang IB zur VOL/A. Hinweise zu den Eignungsnachweisen: Die Vorlage der Nachweise in Kopie ist ausreichend, die Vergabestelle behält sich jedoch vor, zur Prüfung die Nachreichung vor Originalen zu fordern. Bei Bietergemeinschaften sind die entsprechenden Nachweise der Zuverlässigkeit für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft vorzulegen; im Übrigen müssen in Summe alle geforderten Nachweise vorliegen. Der Auftraggeber behält sich vor, von den Bietern, die in die engere Wahl kommen, die Benennung von evtl. Unterauftragnehmern sowie die Vorlage von Eignungsnachweisen für die Unterauftragnehmer und die verbindliche schriftliche Erklärung des/der Unterauftragnehmer(s), dass diese(r) für den Fall des Zuschlags für die Erbringung der vorgesehenen Teile der Dienstleistung gegenüber dem Bieter zur Verfügung steht/stehen, zu fordern.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Die Konferenz richtet sich an deutsche und internationale Persönlichkeiten aus Wissenschaft, Politik, Wirtschaft, Kultur und Gesellschaft. Der Kreis der Partner und Unterstützer hat sich kontinuierlich gefestigt und erweitert. Über 600 Teilnehmer aus über 75 Ländern wirken an dieser englischsprachigen, multidisziplinären Konferenz mit. Auftraggeber und Veranstalterin der Konferenz ist die Falling Walls Foundation gGmbH.

Der Auftragnehmer soll in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber das Veranstaltungs- und Gästemanagement der Konferenz am 9. November 2013 in Berlin gewährleisten. Weiter stehen in diesem Zusammenhang die Organisation und Durchführung eines Vorabendempfangs und eines festlichen Abendessens nach der Konferenz. Der Stehempfang am Vorabend der Konferenz dient als Auftakt dem gegenseitigen Kennenlernen von Referenten und Gästen und hat eher informellen Charakter während das gesetzte Abendessen den festlichen Abschluss des Konferenztages bildet. Nicht Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist die Miete der Veranstaltungsräume. Die Veranstaltungsräume werden vom Auftraggeber separat ausgewählt. Das gleiche gilt für das an die Veranstaltungsorte gebundene Catering als solches.

Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Berlin

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

1. Auszug aus dem Handelsregister oder Vergleichbares.

2. Beschreibung des Bieters und seiner institutionellen Struktur.

3. Angabe einer Kontaktperson mit Kommunikationsdaten.

4. Bei Kooperationen: Art der Arbeitsteilung und Umfang/Beschreibung der jeweiligen Teilleistungen.

5. Erklärung, dass keine Person, deren Verhalten dem Bieter zuzurechnen ist, wegen einer der in § 6 EG Abs. 4 VOL/A genannten Straftaten rechtlich verurteilt ist.

6. Erklärung, dass der Bieter in den letzten 3 Jahren nicht wegen eines Verstoßes gegen § 23 des Gesetzes über zwingende Arbeitsbedingungen bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen (Arbeitnehmer- Entsendegesetz – AEntG) mit einer Geldbuße von mind. 2.500,00 EUR belegt worden ist und in diesem Zeitraum auch keine entsprechende schwerwiegende Verfehlung nach § 5 AEntG begangen hat.

7. Erklärung, dass der Bieter damit einverstanden ist, dass der Auftraggeber Auskünfte aus dem Gewerbezentralregister einholen kann.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

1. Erklärung des Bieters, dass Ausschlussgründe nach § 6 Abs. 5 Buchstaben a bis d VOL/A nicht vorliegen. Die Bietererklärung ist in Anlage 4 zu den Vergabeunterlagen beigefügt.

2. Nachweis einer entsprechenden Berufshaftpflichtversicherungsdeckung in verkehrsüblicher Höhe. 3. Der Auftraggeber behält sich vor, weitere Nachweise zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit, wie z.B. Angaben zu Umsätzen, Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen, Bankerklärungen zu verlangen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

1. Der Bieter soll durch Angabe von Referenzen (mindestens 2) mit Angabe des Auftraggebers (Ansprechpartner samt Telefonnummer Leistungszeitraum und Auftragswert) folgende Nachweise erbringen:

- Professionalität und Erfahrung in der Organisation und Durchführung von Konferenzen dieser Größenordnung (mind. 600 Teilnehmer) im Wissenschaftsbereich - Erfahrung in der Zusammenarbeit mit hochrangigen Experten aus Politik, Wirtschaft, Wissenschaft, VIPs und Staatsgästen

- Erfahrungen im internationalen Kontext 2. Angaben zur Qualifikation des vorgesehenen Personals

Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien: Sicherheitsleistungen werden nicht gefordert.
Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:

Siehe Besondere Vertragsbedingungen. Die allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bieters gelten nicht. Es erfolgt eine leistungsbezogene Abrechnung, die auf die angebotene Obergrenze (Gesamtkosten A + B, s. Leistungsverzeichnis) des Angebotsbetrags begrenzt ist.

Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅

Verfahren
Gültigkeitsdauer des Angebots: 2013-07-29 📅
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Other
Kontakt
Kontaktperson: Falling Walls Foundation
Frau Christine Brummer
URL der Dokumente: http://www.falling-walls.com/tenders 🌏

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2013-08-01 📅
Datum des Endes: 2013-11-30 📅
Zusätzliche Informationen

Die europaweite Bekanntmachung des Vergabeverfahrens erfolgt freiwillig und ohne Rechtspflicht. Der Auftragswert liegt unterhalb des Schwellenwertes nach § 2 Nr. 2 VgV. Außerdem handelt es sich um eine sonstige Leistung der Kategorie 27 nach Anhang IB zur VOL/A.

Hinweise zu den Eignungsnachweisen:

Die Vorlage der Nachweise in Kopie ist ausreichend, die Vergabestelle behält sich jedoch vor, zur Prüfung die Nachreichung vor Originalen zu fordern. Bei Bietergemeinschaften sind die entsprechenden Nachweise der Zuverlässigkeit für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft vorzulegen; im Übrigen müssen in Summe alle geforderten Nachweise vorliegen. Der Auftraggeber behält sich vor, von den Bietern, die in die engere Wahl kommen, die Benennung von evtl. Unterauftragnehmern sowie die Vorlage von Eignungsnachweisen für die Unterauftragnehmer und die verbindliche schriftliche Erklärung des/der Unterauftragnehmer(s), dass diese(r) für den Fall des Zuschlags für die Erbringung der vorgesehenen Teile der Dienstleistung gegenüber dem Bieter zur Verfügung steht/stehen, zu fordern.

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer des Bundes
Postanschrift: Villemomblerstr. 76
Postort: Bonn
Postleitzahl: 53123
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 22894990 📞
Fax: +49 2289499163 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Der Auftraggeber geht davon aus, dass der Schwellenwert nicht überschritten ist und ein Nachprüfungsverfahren deshalb nicht zulässig ist. Vorsorglich wird darauf hingewiesen, dass ein Antrag bei der Vergabekammer auch nach § 107 Abs. 3 GWB unzulässig ist, sofern ein Verstoß nicht unverzüglich bei der Vergabestelle gerügt wird und wenn mehr als 15 Kalendertage nach Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Wiederkehrender Auftrag
Mai 2014
Quelle: OJS 2013/S 100-171550 (2013-05-23)

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