Menge oder Umfang
Es sind bis zu 10 Fachveranstaltungen im Jahr (Größenordnung bis zu 200 Teilnehmer) zu organisieren.Folgende Aufgaben sind bei Auftrag zu erbringen:Vorbereitende Beratungsleistungen und konzeptionelle Unterstützung— Recherche von Themen, Inhalten, Referenten— Aufbereitung von ThemenLocationrecherche, Besichtigung vor Ort und VorauswahlVisualisierung von Lage- und AufbauplänenPrüfung von rechtlichen Anforderungen und ggf. Einholung von erforderlichen Genehmigungen im Zusammenhang mit der Durchführung der Veranstaltung bei den entsprechenden Behörden (Brandschutz, GEMA, TÜV etc.)Einladungsmanagement— Unterstützung bei der Aufbereitung des Einladungsverteilers— Versand der Einladungen— Anmelderücklauf und Pflege des Anmeldungsverteilers (regelmäßiges Reporting über Anmeldestand)— NachfassaktionenOptimale Ausgestaltung des Veranstaltungsraums/-bereiches— Erstellen eines Raumplans— Mobiliar— Vorschlag von Präsentationsmöglichkeiten des AuftraggebersAufbau der Veranstaltung vor Ort— Technik (Licht, Ton, ggf. Bild), Bestuhlung, Akkreditierung, CateringbereichTechnische Ausstattung des Veranstaltungsraums— Podium, Präsentationsmaterialien, Rednerpult, Mikrofone, Tonanlage, ggf. Film- undTonpräsentation— Technische Betreuung der Gesamtveranstaltung vor OrtAnfertigen von Namensschildern und ggf. TeilnehmerlistenAkkreditierung vor OrtBetreuung der Veranstaltung durch HostessenGarderobendienstGgf. SicherheitspersonalCatering— Angebotseinholung— Abstimmung der Leistungen (Angebot Speisen/ Getränke, Service) mit Auftraggeber— Beauftragung der Leistung/ Umsetzung— Prüfung der UmsetzungNachbereitung/ Veranstaltungscontrolling— Teilnehmer-Befragung— Teilnehmer-AnalysenAbbau