Vergabe der betriebswirtschaftlichen Beratung und des externen Projektcontrollings für das Vorhaben Bau- und Bereederung des Forschungseisbrechers Polarstern II

Bundesrepublik Deutschland, Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF)

Gegenstand des ausgeschriebenen Auftrages sind die nachfolgend dargestellten Leistungen:
1) Die zu erbringenden betriebswirtschaftlichen Beratungsleistungen umfassen insbesondere die beratende Mitwirkung bei:
— dem Vergabeverfahren der Bereederung der FS Polarstern II und der Neumayer Station III,
— dem Vergabeverfahren für den Bau des FS Polarstern II.
Der Berater hat zum einen bereits bei der Konzeption der Ausschreibung des Baus der PS II seine betriebswirtschaftliche Expertise einzubringen. Zum anderen ist wesentlicher Teil der Beratungsleistung die qualitativen Vorgaben und Optimierungen im Rahmen der Werftausschreibung aus betriebswirtschaftlicher Sicht zu prüfen und gegebenenfalls als Korrektiv zu wirken. Im Rahmen der Bereederungsausschreibung hat der betriebswirtschaftliche Berater vor allem bei der Angebotsauswertung, den Verhandlungen und der Auswahlentscheidung den Auftraggeber und die Vergabestelle/PTJ mit seiner betriebswirtschaftlichen Fachexpertise nach Aufforderung durch den Auftraggeber zu unterstützen und zu beraten.
Zu seinen Aufgaben wird auch die Mitwirkung bei der Überwachung der Bauleistung gehören, insbesondere in Fällen möglicher Leistungsstörungen oder bei erforderlichen Anpassungen im Rahmen des Probebetriebs hat er diese aus betriebswirtschaftlicher Sicht zu prüfen. Des Weiteren hat er mögliche künftige Auswirkungen von Erkenntnissen im Rahmen des Baus auf die Wirtschaftlichkeit des Schiffsbetriebs im laufenden Verfahren zu prüfen und dem Auftraggeber Abweichungen anzuzeigen.
Die betriebswirtschaftliche Beratungsleistung endet mit Übergabe des Schiffes an die Wissenschaft (voraussichtlich Ende 2019).
2) Im Rahmen des externen Controllings ist der Fortschritt des Vorhabens kritisch zu verfolgen und zu analysieren, des Weiteren sind interne und externe Projektrisiken frühzeitig aufzuzeigen. Soweit möglich beinhalten die Leistungen zudem Empfehlungen zur Risikominimierung.
Zur Wahrnehmung der Aufgabe des externen Projektcontrollings müssen geeignete Informationsprozesse zwischen den Projektbeteiligten geschaffen werden.
Der zukünftige Auftragnehmer ist verpflichtet, 4-teljährlich dem Auftraggeber und dem für das Projekt Polarstern II eingesetzten Lenkungsgremiums einen schriftlichen Quartalsbericht entsprechend den formalen Vorgaben des Auftraggebers zu übermitteln.
Der Bericht muss dabei zwingend die folgenden Punkte enthalten:
— Projektfortschritt: Ausführliche, fortgeschriebene Darstellung des Sachstands während des gesamten Vorhabens (insbesondere zu Vergabeverfahren, Entwurfskonzeption, Baufortschritt),
— Terminlage,
— Kostenlage,
— Aufzeigen von Risiken und Empfehlungen zu möglichen Gegenmaßnahmen.
Nach Übergabe des Schiffes an die Wissenschaft hat der Auftragnehmer dem Auftraggeber innerhalb von 6 Monaten einen schriftlichen Abschlussbericht zu übermitteln. Dieser soll unabhängig von anderen Berichtspflichten eine einheitliche Vorstellung der Beteiligten über den Auftrag und den Projektverlauf erzeugen und aufgrund der konkreten Erfahrungen des Vorhabens Empfehlungen für zukünftige Vorhaben aufführen. Er dient der Erfahrungssicherung und als Ausgangspunkt für Lernprozesse.
Die Leistung des externen Projektcontrollings endet nach Übergabe und Abnahme des Abschlussberichts.
Für die zu erbringende Leistung ist folgender Zeitrahmen vorgesehen:
— Mitwirkung bei der Bereederungsausschreibung.
Zeitpunkt der Leistung: ab Beginn der Ausführung bis Anfang 2014:
— Mitwirkung bei der Ausschreibung der Bauwerft.
Zeitpunkt der Leistung: voraussichtlich Beginn 2015 bis Frühjahr 2016:
— Mitwirkung bei der Überwachung der Bauleistung.
Zeitpunkt der Leistung: voraussichtlich Frühjahr 2016 bis Ende 2019 (Übergabe an die Wissenschaft), zuzüglich des Zeitraums für die Erstellung des Abschlussberichts.
Die Leistung des externen Projektcontrollings endet erst nach Übergabe und Abnahme des Abschlussberichts. Der Abschlussbericht ist dem Auftraggeber innerhalb von 6 Monaten nach Übergabe an die Wissenschaft zu übermitteln.

Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-10-24. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-09-23.

Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• • Bietergemeinschaft aus Fichtner Management Consulting AG, Mareval AG und Fleet Hamburg LLP Rechtsanwälte

Wer?

• • Bundesrepublik Deutschland, Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF)

Wie?

• • Dienstleistungen von Architektur-, Konstruktions- und Ingenieurbüros und Prüfstellen › Kontroll- und Überwachungsleistungen
• • Unternehmens- und Managementberatung › Allgemeine Managementberatung
• • Unternehmens- und Managementberatung › Beschaffungsberatung
• • Dienstleistungen im Bereich Unternehmensleitung › Projektmanagement, außer Projektüberwachung von Bauarbeiten