Vergabe von Property-Management Leistungen zur Bewirtschaftung von 700 Wohnungen der Kreiskliniken Esslingen gGmbH

Kreiskliniken Esslingen gGmbH

Die Kreiskliniken Esslingen gGmbH ist Eigentümerin von ca. 26 Wohnimmobilien (u. a. Doppelhäuser) mit ca. 700 Wohneinheiten an den Standorten Kirchheim am Neckar, Nürtingen, Plochingen und Ostfildern-Ruit. Die Kreiskliniken Esslingen gGmbH beabsichtigt, für diese Wohnimmobilien das Property-Management (kaufmännische Verwaltung) an einen qualifizierten Dienstleister zu vergeben. Insbesondere sind im Rahmen des Property-Managements folgende Leistungen zu erbringen:
1. Startphase:
Aneignen der Objektkenntnisse, Kontierungspläne, Erstellen von Objektübernahmeprotokollen (auch hinsichtlich Brandschutz), Überprüfung bestehender Zählerkonzepte etc.
2. Vertragsmanagement:
Vertragsüberwachung, Anspruchsverfolgung etc.
3. Objektbetreuung:
Gesamtkoordination der Bewirtschaftungsabläufe, Controlling des operativen Brandschutzes, jährliche Maßnahmenplanung nachhaltiger wirtschaftlicher Instandsetzungs-, Modernisierungs- und Energiesparmaßnahmen etc.
4. Gewährleistungsverfolgung
5. Allgemeine Hausverwaltung/Mieterbetreuung:
Erfassung und Pflege der Objekt- und Mieterstammdateien, jährliche Begehung der Mietbereiche, Abnahmen bei Mieterwechsel und Erstellen des Abnahmeprotokolls etc.
6. Versicherungsmanagement:
Überprüfung von Versicherungsrisiken, Schadensabwicklung bei Versicherungsfällen
7. Aufstellen Betriebs- und Nebenkostenabrechnung
8. Leerstandsmanagement
9. Vermietungsleistungen:
Vorbereitung der Neu- und Weitervermietung sowie Mietzinsanpassung
10. Zahlungsverkehr/Vollbuchhaltung.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-03-11. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-02-08.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• HAUSMAXX Propertymanagement

Wer?

• Kreiskliniken Esslingen gGmbH

Wie?

Wo?

• Deutschland

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2013-02-08	Auftragsbekanntmachung
2013-06-27	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2013-02-08)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Immobilienverwaltung gegen Einzelhonorar oder auf Vertragsbasis
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Immobilienverwaltung gegen Einzelhonorar oder auf Vertragsbasis 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Kreiskliniken Esslingen gGmbH
Postanschrift: Eugenstraße 3
Postleitzahl: 73230
Postort: Kirchheim unter Teck
Kontakt
Internetadresse: http://www.kk-es.de 🌏
E-Mail: c.springer-stoebsand@kk-es.de 📧
Telefon: +49 70218844706 📞
Fax: +49 70218844719 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-02-08 📅
Einreichungsfrist: 2013-03-11 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-02-13 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 031-049084
ABl. S-Ausgabe: 31
Zusätzliche Informationen

Für die Abgabe des Teilnahmeantrags sind zwingend die von der Vergabestelle vorgegebenen Teilnahmeformulare zu verwenden und ausgefüllt abzugeben. Die Teilnahmeformulare sind bei der Vergabestelle (Zif. I.1) bis zum Ablauf der unter Ziff. IV.3.3) genannten Frist erhältlich.

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

1. Startphase:

Aneignen der Objektkenntnisse, Kontierungspläne, Erstellen von Objektübernahmeprotokollen (auch hinsichtlich Brandschutz), Überprüfung bestehender Zählerkonzepte etc.

2. Vertragsmanagement:

Vertragsüberwachung, Anspruchsverfolgung etc.

3. Objektbetreuung:

Gesamtkoordination der Bewirtschaftungsabläufe, Controlling des operativen Brandschutzes, jährliche Maßnahmenplanung nachhaltiger wirtschaftlicher Instandsetzungs-, Modernisierungs- und Energiesparmaßnahmen etc.

4. Gewährleistungsverfolgung

5. Allgemeine Hausverwaltung/Mieterbetreuung:

Erfassung und Pflege der Objekt- und Mieterstammdateien, jährliche Begehung der Mietbereiche, Abnahmen bei Mieterwechsel und Erstellen des Abnahmeprotokolls etc.

6. Versicherungsmanagement:

Überprüfung von Versicherungsrisiken, Schadensabwicklung bei Versicherungsfällen

7. Aufstellen Betriebs- und Nebenkostenabrechnung

8. Leerstandsmanagement

9. Vermietungsleistungen:

Vorbereitung der Neu- und Weitervermietung sowie Mietzinsanpassung

10. Zahlungsverkehr/Vollbuchhaltung.

Beschreibung der Optionen:

— Technisches Controlling von FM-Dienstleistungen: insbesondere Überwachung von Wartungs- und Prüfungsintervallen, Gebäudekontrollen hinsichtlich der Unterhaltung der technischen und baulichen Anlagen.

Vorläufiger Zeitplan für die Nutzung von Optionen: 1 Monate
Zahl der möglichen Verlängerungen: 5
Zeitlicher Rahmen für nachfolgende Aufträge: 12 Monate
Dauer: 18 Monate
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Baden-Württemberg, Landkreis Esslingen.

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Für die Abgabe des Teilnahmeantrags sind zwingend die von der Vergabestelle vorgegebenen Teilnahmeformulare zu verwenden und ausgefüllt abzugeben. Die Teilnahmeformulare sind bei der Vergabestelle bis zum Ablauf der unter Ziff. IV.3.3) genannten Frist erhältlich.

Kann einer der nachfolgend geforderten Nachweise aus einem berechtigten Grund nicht erbracht werden, so kann der Nachweis durch Vorlage anderer geeigneter Unterlagen erbracht werden.

Der Auftraggeber behält sich vor, bei Angebotsabgabe nicht beiliegende bzw. den Anforderungen formal bzw. inhaltlich nicht genügende Dokumente und Erklärungen unter Fristsetzung nachzufordern. Ein Anspruch der Bewerber auf Nachforderung besteht nicht.

Vorstehende Regelungen sind auch für die Nachweise gemäß Ziffer III.2.2) und III.2.3) zu beachten.

Zum Nachweis der persönlichen Lage ist einzureichen:

2.1.1 Aktueller Auszug der Eintragung des Unternehmens in das Berufsregister (Handelsregister, Handwerkskammer etc.) seines Sitzes oder Wohnorts.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

2.2.1 Vorlage einer aktuellen allgemeinen Bankauskunft über die wirtschaftliche Situation und/oder das Zahlungsverhalten.

2.2.2 Eigenerklärung, dass das Unternehmen seiner Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben sowie Beiträgen zur Sozialversicherung ordnungsgemäß nachgekommen ist.

2.2.3 Eigenerklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz für die ausgeschriebene Dienstleistung (Property-Management), jeweils bezogen auf die letzten 3 Jahre (2012, 2011 und 2010). Der Umsatz muss erkennen lassen, dass das Unternehmen für die Erbringung der vorliegend zu vergebenden Leistungen geeignet ist.

2.2.4 Eigenerklärung über die Zahl der in den letzten 3 Jahren (2012, 2011 und 2010) jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte, die im Bereich des Property-Managements tätig sind.

2.2.5 Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung in Höhe von 1,0 Mio. EUR für Personen-, Sach- und sonstige Schäden oder Erklärung einer Versicherungsgesellschaft, im Auftragsfalle einen entsprechenden Versicherungsvertrag mit dem Auftragnehmer zu schließen.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

2.3.1 Referenzen:

— Nachweis von Referenzen aus den letzten fünf Jahren über mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Property-Management-Leistungen.

Für die Prüfung der Referenzen sind folgende Nachweise bzw. Angaben zwingend erforderlich:

(1) Auftraggeber (Anschrift, Ansprechpartner, Telefonnummer),

(2) Angaben zur erbrachten Dienstleistung und zur Leistungszeit,

(3) Darstellung der erbrachten Property-Management-Leistungen,

Über die maximale Anzahl von 5 Referenzen hinausgehende Referenzen sind nicht erwünscht.

2.3.2 Angabe des für die Leitung und Aufsicht vorgesehenen Personals einschließlich dessen Qualifikation (Benennung der persönlichen Qualifikation und der persönlichen Referenzen).

Mindeststandards:

2.3.1.1 Mindestreferenzen

Mindestens 2 Referenzen aus den letzten 5 Jahren über vergleichbare Property-Management-Leistungen für jeweils einen einzigen Auftraggeber mit einem auf die einzelne Referenz bezogenen Gesamtumfang von mindestens 400 Wohn-/Gewerbeeinheiten.

Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien:

Vorlage einer Vertragserfüllungsbürgschaft in Höhe von 5 % der Bruttoauftragssumme.

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Keine Vorgabe bezüglich Rechtsform. Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter. Bewerbergemeinschaften müssen dem Teilnahmeantrag eine Erklärung beilegen, dass die Mitglieder der Bewerbergemeinschaft gesamtschuldnerisch haften.

Es wird darauf hingewiesen, dass Bewerbergemeinschaften, deren Mitglieder sich mehrfach – sei es als einzelnes Unternehmen, Mitglied einer Bewerbergemeinschaft oder Nachunternehmer – an diesem Vergabeverfahren beteiligen, wegen Verstoßes gegen das Wettbewerbsprinzip ausgeschlossen werden können bzw. aus diesem Grund bereits bei der Aufforderung zur Angebotsabgabe unberücksichtigt bleiben können.

Verfahren
Mindestzahl der Bewerber: 3
Höchstzahl der Bewerber: 5
Objektive Auswahlkriterien:

Die Bewerberauswahl erfolgt ineinem dreistufigen Verfahren. Zunächst wird (1.) geprüft, ob die Bewerbungen den formalen Anforderungengenügen. Unvollständige Bewerbungen, die trotz ggf. erfolgter Nachforderung von Unterlagen weiterhinunvollständig bleiben, können nicht berücksichtigt werden. Anschließend wird beurteilt (2.), ob die Bewerber/Bewerbergemeinschaften nach den vorgelegten Angaben und Nachweisen grundsätzlich geeigneterscheinen, die zu vergebenden Leistungen ordnungsgemäß zu erbringen. Schließlich wird (3.) anhand der Referenzen nach Zif. III. 2.3.1 und 2.3.1.1 beurteilt, wer unter den als grundsätzlich geeignet eingestuften Bewerbern im Vergleich zu den Mitbewerbern besondersgeeignet erscheint und daher am weiteren Verfahren beteiligt werden soll.

Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Other
Kontakt
Kontaktperson: Kreiskliniken Esslingen gGmbH
Frau Carina Springer-Stöbsand
Internetadresse: www.kk-es.de 🌏
E-Mail: vergabekammer@rpk.bwl.de 📧

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Postanschrift: Karl-Friedrich-Straße 17
Postort: Karlsruhe
Postleitzahl: 76113
Land: Deutschland 🇩🇪
E-Mail: vergabekammer@rpk.bwl.de 📧
Telefon: +49 7219264049 📞
Internetadresse: http://www.wm-baden-wuerttemberg.de 🌏
Fax: +49 7219263985 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Es gilt die am 24.04.2009 in Kraft getretene Neufassung des GWB (Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen). Auf folgende Punkte wird hingewiesen:

— §101a GWB Informations- und Wartepflicht:

Demnach darf ein Vertrag erst 15 Kalendertage nach Absendung der Information an die nicht berücksichtigten Bieter geschlossen werden. Wird die Information per Fax oder auf elektronischem Weg versendet, verkürzt sich die Frist auf 10 Kalendertage.

— §107 Einleitung, Antrag:

(3) Der Antrag ist unzulässig, soweit

1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht unverzüglich gerügt hat;

2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgebe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden;

4. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, eine Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Dienststelle, bei der Informationen über das Überprüfungsverfahren eingeholt werden können
Wie: Körper überprüfen
Quelle: OJS 2013/S 031-049084 (2013-02-08)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2013-06-27)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt
Vergabekriterien
Unbestimmt

Referenz
Daten
Absendedatum: 2013-06-27 📅
Veröffentlichungsdatum: 2013-07-17 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2013/S 137-238786
Verweist auf Bekanntmachung: 2013/S 31-049084
ABl. S-Ausgabe: 137

Objekt
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Baden-Württemberg, Landkreis Esslingen

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2013-06-03 📅
Name: HAUSMAXX Propertymanagement
Postanschrift: Katharinenstraße 17
Postort: Leipzig
Postleitzahl: 04109
Land: Deutschland 🇩🇪
Quelle: OJS 2013/S 137-238786 (2013-06-27)

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