Vollautomatisierte Biobank für das Universitätsklinikum Heidelberg

Zentrum für Informations- und Medizintechnik

Die Abteilung Innere Medizin III (Kardiologie, Angiologie, Pulmologie) des Universitätsklinikums Heidelberg plant den Aufbau einer hochmodernen Biobank in Form einer kompakten singulären Einheit mit integriertem, vollautomatisiertem, Robotik-gestütztem Probenhandling und angeflanschter, ebenfalls automatisierter, Probenaufbereitung sowie Nukleinsäureextraktion.
1. Geräteabmessung/Raumdaten:
Auf Grund von bautechnischen Rahmenbedingungen sind für die Biobank im vorgesehenen Raum (Raummaße: 6,70 m (B) x 6,90 m (T) x 3,70 m (H)) folgende Maximalabmessungen des Freezers einzuhalten: Die Gerätehöhe darf 3,50 m bei einer Raumhöhe von 3,70 m nicht überschreiten. Die maximale Breite/Länge darf 2,50 m x 3,80 m betragen. Inklusive Kühlaggregaten und Probeninterface kann eine maximale Fläche von 3,50 m x 4,00 m eingenommen werden. Die Montage muss in einem Raum mit Türabmaßen von 1,50 x 2,00 Meter stattfinden.
Ein Grundrissplan ist dem Anhang beigefügt.
2. Kapazität:
Die Kapazität der Biobank sollte ein Volumen von > 800 000 tubes umfassen (bei Kalkulation mit Hersteller Micronic ScrewTop 0,5 ml 75 % bzw. 1,1 ml 25 %). Alle marktüblichen tubes (z. B.: sp. Micronic, Screw Top, FluidX, etc.) müssen aber grundsätzlich verwendbar sein und ebenfalls von der Robotik erkennbar und sicher handlingfähig sein. Auch Kombinationen verschiedener Röhrchen müssen möglich sein, dann ggf. in verschiedenen Racks.
3. Module:
3.1 Das Lagermodul:
Die integrale Biobank soll aus einer -80 °C Lagereinheit und einer Probenübergabestation („Interface“) bestehen, wobei die Probenübergabe bei -20 °C oder kälter stattfinden muss. Die Probenübergabestation soll es ermöglichen, das nachfolgend beschriebene Probenbearbeitungsmodul platzsparend und probenschonend anzuflanschen. Es sollte dabei eine optimale Raumausnutzung gewährleistet sein. Die inneren Sample-Module (bei -80 °C) der Biobank sollten flexibel einsetzbar bzw. bestückbar sein, um somit die Möglichkeit einer stufenweisen Auslastung des Sample-Bereichs zu erlauben. Der Handling- und Sample-Bereich sollen bestmöglich voneinander getrennt bzw. thermisch isoliert sein. Die gesamte Einheit soll maximal raumsparend konzipiert sein, d. h. bei gegebenem Gesamtvolumen bzw. gegebener Gesamtfläche soll ein Maximum an verfügbarem Volumen für Sample-Bereich nutzbar sein. Der Handling-(Robotik-) Bereich soll bei größtmöglicher Handlingsgeschwindigkeit, -sicherheit und -zuverlässigkeit einen minimal möglichen Raum einnehmen im Vergleich zum Sample-Bereich.
Proben, die nicht im Fokus des Nutzers sind (Ein- oder Auslagerung), sind nicht aus dem -80 °- Bereich herauszubewegen.
3.2 Das Probenbearbeitungsmodul:
Eine Anpassung an das Probenmanagement muss später stattfinden.
3.3 Die Software:
Das Probendokumentationssystem muss kompatibel mit den üblichen Laborinformationssystemen sein bzw. der Lieferant muss die entsprechende Schnittstellen zu bestehenden Laborinformationssystemen bzw. Probendokumentationssystemen (z.B.: sp. Micronic oer Star-LIMS) bereitstellen können.
4. Sicherheit:
Es werden an die Biobank höchste Sicherheitsanforderungen in Bezug auf Zuverlässigkeit und Probenqualität gestellt. Eine (mehrfache) Redundanz im Kühlsystem (Verdampfer, Leitungen, Kompressor, Steuereinheit) ist erforderlich. Moderne Alarm- und Überwachungssysteme für Temperatur und sonstige Betriebsparameter müssen vorhanden und in bestehende Überwachungssysteme integrierbar sein. Eine Bodenbelastbarkeit von 1 000 kg/m² darf nicht überschritten werden.
5. Luftfeuchtigkeit und Vibrationen:
Die Luftfeuchtigkeit im Sample-Bereich und in der in/out –Einheit soll konstant auf geringstmöglichem Niveau gehalten werden. Das gesamte Gerät soll möglichst geringe mechanische Vibrationen bzw. akustische Emissionen produzieren, speziell bei Betrieb mechanischer Komponenten, wie Kompressoren, etc.
6. Stromverbrauch:
Der Stromverbrauch sollte einen Durchschnittswert von 5 kW/h für den Freezer-Bereich inklusive Probeninterface nicht überschreiten.
7. Planung:
Alle Planungsbesprechungen finden im Universitätsklinikum Heidelberg statt. Treffen außerhalb Heidelbergs sind hinsichtlich der Reisekosten für bis zu 2 Personen im Angebot einzukalkulieren.
8. Wartung/Service:
Für die Servicearbeiten müssen alle Komponente von außen zugänglich sein, eine Klimaveränderung für die Proben ist dabei auszuschließen bzw. muss auf ein Ausmaß beschränkt sein, das die Probenintegrität nicht beeinträchtigt.
Im Havarie-Fall müssen die Proben ohne Zerstörung des Korpus zugänglich sein.
Der Anbieter sollte niedrige Wartungskosten und einen Wartungsservice in Deutschland anbieten, der im Notfall den Einsatz eines Wartungstechnikers mit spezifischer Expertise binnen 6 Stunden vor Ort ermöglicht.
9. Lieferzeit/Abnahme:
Der gesamte Prozess der kundenspezifischen Planung, Herstellung, Lieferung, Montage und Inbetriebnahme der Biobank beim Kunden sollte einen Zeitraum von 6 Monaten nicht überschreiten:
Pos. Termin:
Auftrag Ab 1.11.2013
Einbringung/Aufbau bis 1.4.2014
Technische Inbetriebnahme bis 1.4.2014
Stand-Alone-Betrieb bis 1.5.2014
Endabnahme mit Betreiber/Nutzer bis 1.5.2014
10. Preis:
Die einzelnen Module (Lagermodel, Probenbearbeitungsmodul und Software zur Probenbearbeitung) sollten in einem Gesamtpaket mit einem Gesamtpreis angeboten werden. Es sind die Einzelpositionen und die Verbrauchsgüter zu listen.
11. Richtlinien:
Es gelten für das anzubietende Gerät die EU-Richtlinien.
12. Teil I – Teilnahme am Verfahren (Teilnahmewettbewerb).
Die Bewerbung für das Teilnahmeverfahren setzt die zur Kenntnisnahme der vorherigen Punkte (Pkt. 1 bis Pkt. 11) voraus.
Es sind folgende Dinge für den Teil I des Teilnahmewettbewerbs einzureichen:
— Firmenvorstellung (pdf-Format),
— Referenzliste von Projekten in vergleichbarer Größenordnung.
inkl. Detailinformationen.
13. Teil II – Bewertung Teilnahmewettbewerb.
Die aus Teil I ausgewählten Firmen werden zu einer Angebotsabgabe aufgefordert. Folgende Kriterien werden hierbei bewertet:
Kriterium Wichtung.
Preis 30 %,
Funktionalität 40 %,
Lieferzeit 15 %,
Service 15 %.

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-10-07. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-09-19.

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