Vorbereitung, Organisation und Ausrichtung der Veranstaltung zur 25. Verleihung der Hessischen Film- und Kinopreise 2014
Thema:
Vorbereitung, Organisation und Ausrichtung einer hochwertigen Veranstaltung zur 25. Verleihung der Hessischen Film- u. Kinopreise 2014 in der Alten Oper in Frankfurt am Main am 10.10.2014.
Gegenstand des Auftrags:
Gegenstand des Auftrags ist die Vorbereitung und Durchführung einer Gala zur 25. Verleihung der Hessischen Film- u. Kinopreise 2014 in der Alten Oper in Frankfurt am Main am 10. Oktober 2014 im Auftrag des Hessischen Ministeriums für Wissenschaft und Kunst. Mit der technischen und infrastrukturellen Vorbereitung des Veranstaltungsortes, der Konzeption, Organisation und der Ausrichtung der Veranstal-tung soll ein Dienstleister beauftragt werden. Neben der Schaffung der organisatorischen und technischen Voraussetzungen für die Ausrichtung der Veran-staltung (Event- und Showorganisation, Protokoll und Gästemanagement, PR- und Pressearbeit, Sponsoring/Marketing) trägt der Dienstleister auch Sorge für eine angemessene Dekoration der Räumlichkeiten sowie die Bewirtung der Gäste.
Im Einzelnen sind dies u.a. folgende Aufgaben:
— Ausrichtung einer festlichen Preisverleihungsveranstaltung für 1 000 bis 1 200 Gäste
— Ausrichtung eines Vorab-Empfangs für ca. 50 Gäste und Mitwirkende
— Ausrichtung einer After Show Party für 1 000 - 1 200 Gäste (inkl. Catering - Buffet und Getränke - Miete Restaurant Opera)
— Buchung und Koordination der Location (Mietkosten für die Alte Oper werden vom HMWK übernommen)
— Erstellen, Organisation und Versand der Einladungen und Antwortkarten (Erstellen der Einladungsliste anhand eines vom Auftragnehmer zu erstellenden bundesweiten Gästeverteilers aus den Bereichen Medien, Politik und Wirtschaft, Vorbereitung des Versands und Versand) sowie Eintrittskarten - Überwachung von Grafik- und Druckkosten (Einladung und Antwortkarten, Urkunden, Anzeige Filmecho, Umschläge, Eintrittskarten)
— 21 Preis-Skulpturen für die Preisverleihung
— Zusammenstellung des Teams (Regie, Regieassistenz, Aufnahmeleiter, (bühnen) technischer Vorstand, Licht- und Tonregie)
— Aquise, Buchung und Disposition der Show-Acts, des DJs, der Preishostess sowie Moderation
— Abwicklung Honorare extern (Regie, Moderation, Showact, Gastsänger, usw.)
— Bereitstellung einer professionellen musikalischen Untermalung, hochwertige Music-Acts
— Abwicklung Honorar Orchester/ Band sowie zusätzl. Technikkosten
— Laudatio der Jury (Professionelle Ausstattung der Laudatoren inklusive Make-up und Styling)
— Vorführung von Trailern der preisgekrönten Filme (inklusive Herstellung, Tontechnik, Videotechnik, Lichttechnik)
— Sendefähige Ablauf-Dramaturgie
— Erstellung/Produktion eines Einspielers für die Verleihung der Kino-Kulturpreise
— Technik/Bühnenbild/Beleuchtung (Empfang, Red Carpet, Verleihung, After-Show-Party)
— Abwicklung Reisekosten inkl. Übernachtungen für Preisträger, Laudatoren und Moderatoren sowie Jurymitglieder und externe Prominente
— Kontaktierung, Verpflichtung, Briefing, Betreuung vor Ort, Reise- und Übernachtungskoordination Fahrshuttle, Ausstattung und Maske der Jurymitglieder und Gäste
— Ausrichtung des Nachwuchs-Förderpreises (Reise- und Unterbringungskosten Laudatoren und Preisträger, Produktion Preisstatue, inhaltliche & organisatorische Einbindung des Sponsors)
— Abwicklung Agenturhonorar (Protokoll, VIP- und Gästemanagement; Event- und Showorganisation/Produktion; PR und Pressearbeit, Texte und Materialien; Sponsoring/Vermarktung)
- Angemessene Deko-Gestaltung im Außenbereich und Foyer (Konzeption, Produktion und Umsetzung der Dekoration - Eingangsbereich, Bühnenbild - )
— Sonstiges (Werbemittel, Materialien, Branding, Sponsorenwand)
— Treuhänderisches Verwalten des Veranstaltungsbudgets
— Kosten-Controlling und Abrechnung/Nachweis der Verwendung der Mittel
— Einwerben von Sponsoren zum Zwecke der Budgetentlastung bzw. Budgeterweiterung
Die Erbringung der oben genannten Leistungen erfolgt unter folgenden Rahmenbedingungen:
— Die Preisgelder für die einzelnen Preis-Kategorien fallen separat an und werden von der Hessischen Filmförderung vergeben;
— Das Catering in der Alten Oper ist gebunden an G.Käfer und R. Kuffer GmbH. Catering- und Mietkosten werden vom Auftraggeber direkt übernommen;
— Es gibt keine festen Sponsorenverträge (z.B. über mehrere Jahre);
— Der Hessische Rundfunk ist fester Partner des Hessischen Film- und Kinopreises. Er benötigt eine TV-sendefähige Veranstaltung, insbes. optimale technische Qualität;
— Das Hessische Ministerium für Wissenschaft und Kunst übernimmt die Zuarbeit zur Erstellung des Einladungsverteilers;
— Die Hessische Filmförderung übernimmt die Ermittlung der Preisträger/innen, die Aktualisierung der Adressverteiler, sowie die Trailer-Auswahl;
— Die enge Abstimmung mit der Hessischen Filmförderung in den Bereichen Moderation, Laudationes, Pressearbeit und Showact ist erforderlich;
— Das Gesamtbudget inkl. Sponsoringmittel betrug in den letzten Jahren ca. 230 000 - 250 000 Euro brutto. Die Akquise von Sponsoringmitteln ist daher notwendige Voraussetzung;
Der Hessische Film- und Kinopreis findet grundsätzlich in der Zeit der Frankfurter Buchmesse statt.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2013-09-03.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2013-08-02.
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
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Dokument |
| 2013-08-02
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Auftragsbekanntmachung
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