Abschluss eines Rahmenvertrages zur Digitalisierung von Posteingängen
Ausgeschrieben wird ein Rahmenvertrag zur Einrichtung und zum Betrieb eines Shared Service Centers zur Digitalisierung von Posteingängen für Mitgliedskommunen des kommunalen Zweckverbandes KDVZ Citkomm. Die Beschaffung erfolgt im Rahmen eines europaweiten nicht offenen Verfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb.
Die Beschaffung erfolgt im Rahmen der Kooperation mit der KDZ Westfalen-Süd. Die KDZ mit ihrem Standort Siegen ist ebenfalls ein kommunaler IT-Dienstleister für die angeschlossenen Kreise, Städte und Gemeinden. Die KDZ Westfalen-Süd ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts in der Rechtsform eines Zweckverbandes. Sie wird von den zwei Kreisen Siegen-Wittgenstein und Olpe sowie von den 18 in diesen Kreisen liegenden Städten und Gemeinden getragen.
Die beiden Zweckverbände haben einen gemeinsamen Dachzweckverband gegründet. Es muss sichergestellt sein, dass die Rechte und Pflichten aus diesem Beschaffungsvorhaben auf die neu gegründete Organisation übergehen können. Es muss ferner sichergestellt sein, dass im Bedarfsfalle die Rechte und Pflichten aus diesem Beschaffungsverfahren auf die beiden Zweckverbände verursachungsgemäß aufgeteilt bzw. gesplittet werden können. Der Bewerber/Bieter erklärt sich mit diesen Vorbedingungen durch Abgabe seiner Bewerbung/seines Angebotes einverstanden.
Weitere Dienstleistungen können bei Bedarf projektbezogen vergeben werden.
Der Wirkungsbereich der Leistung wird sich auf alle der KDVZ Citkomm angeschlossene Verwaltungen beziehen (Märkischer Kreis, Kreis Soest, Hochsauerlandkreis mit allen diesen Kreisen zugehörigen 41 Städten und Gemeinden, die Städte/Gemeinden Bergisch-Gladbach, Burscheid, Leichlingen, Wermelskirchen, Kürten, Odenthal, Overath aus dem Rheinisch-Bergischen Kreis sowie die Stadt Schwerte) sowie die KDZ Westfalen-Süd mit den angeschlossenen Kommunen (Stadt Attendorn, Stadt Bad Berleburg, Stadt Bad Laasphe, Gemeinde Burbach, Stadt Drolshagen, Gemeinde Erndtebrück, Gemeinde Finnentrop, Stadt Freudenberg, Stadt Hilchenbach, Gemeinde Kirchhundem, Stadt Kreuztal, Stadt Lennestadt, Stadt Netphen, Gemeinde Neunkirchen, Kreis Olpe, Kreisstadt Olpe, Stadt Siegen, Kreis Siegen-Wittgenstein, Gemeinde Wenden, Gemeinde Wilnsdorf).
Vom Anbieter wird erwartet, dass er die Dienstleistung in eigener Verantwortung, d. h. in von ihm bereitzustellenden Räumlichkeiten und mit von ihm bereitzustellenden Hardware-, Software- und Personal- Ressourcen betreibt. Die KDVZ Citkomm übernimmt dabei die digitalisierten Posteingangsdokumente vom Shared Service Center und verteilt sie an die kommunalen Servicenutzer im Zweckverband.
Der Zweckverband beabsichtigt, zunächst mit der Digitalisierung der Posteingänge im Bereich der Verkehrsordnungswidrigkeiten für derzeit 2 Nutzerkommunen (NK) zu starten und die Digitalisierung der Posteingänge im Bereich der Verkehrsordnungswidrigkeiten später auf weitere Kommunen auszuweiten. Für diesen Bereich ist anfangs mit einem Posteingangsvolumen von etwa 100 Tsd. Dokumenten pro Jahr zu rechnen.
Darüber hinaus besteht die Absicht, die Digitalisierung von Posteingangsdokumenten und Archivierung der Originaldokumente auf weitere Fachbereiche und Leistungsprozesse der bezugsberechtigten Kommunen auszuweiten. Die dadurch zu erwartende Steigerung der Verkehrsmenge kann allerdings heute noch nicht beziffert werden.
Der geplanten Steigerung der Verkehrsmengen soll durch eine entsprechende Vertragsgestaltung Rechnung getragen werden. Angestrebt wird deshalb ein Rahmenvertrag, der eine flexible, verkehrsmengenabhängige Preisgestaltung und eine bedarfsorientierte Änderung von Details zu Leistungsanforderungen im Bereich der Digitalisierung und Archivierung gemäß den Anforderungen der weiteren Leistungsprozesse ermöglicht. Der Anbieter muss deshalb im Rahmen der geplanten Vertragslaufzeit in der Lage sein, seine Ressourcen, Infrastrukturen und Prozesse flexibel und zeitnah an die Bedarfsentwicklung des Zweckverbandes anzupassen und dabei zu jeder Zeit die Einhaltung qualitativer Anforderungen garantieren können.
Der Vorvertrag mit dem abzulösenden Dienstleister endet mit Ablauf des 16.8.2015. Die Dienstleistung wird spätestens zum 17.8.2015 in Produktion genommen. Der ausgewählte Bieter wird dem Auftraggeber frühzeitig (mindestens 8 Wochen vor Produktionsaufnahme) Technik und Personal zu Testzwecken zur Verfügung stellen.
2) Übersicht der Leistungselemente/Teilleistungen.
Die im Folgenden dargestellten Leistungen und Leistungsanforderungen sind Bestandteil des Vertrages zur Leistungserbringung. Die vom Scandienstleister (SDL) zu erbringende Leistung besteht aus folgenden Leistungselementen:
A. Der Bündelung von Posteingangsströmen für bestimmte Leistungsprozesse oder Fachbereiche mehrerer Nutzerkommunen (NK) in verschiedenen PLZ-Bezirken im Einzugsbereich an einem zentralen Ort (SC).
B. Der Digitalisierung und Indizierung der Posteingangsdokumente gemäß den im Leistungsverzeichnis spezifizierten Anforderungen.
C. Der sicheren elektronischen Bereitstellung der digitalisierten Eingangsdokumente und Metadaten an die KDVZ Citkomm.
D. Der Archivierung der Original- Eingangsdokumente inklusive deren physischer Bereitstellung und Vernichtung auf Anforderung durch die NK.
E. In der bedarfsorientierten Anpassung der im SC eingesetzten Hardware, Software und Prozessen zur Erfüllung der Leistungs- und Qualitätsanforderungen der NK (Change Request Management zur Ausweitung des Service auf weitere Leistungsprozesse) sowie Beratungsleistungen im Zusammenhang mit der Ermittlung und Konzeption der technischen und organisatorischen Anforderungen für die Ausweitung des Service-Angebots auf weitere kommunale Leistungsprozesse.
F. Den Maßnahmen und Verfahren zur Einhaltung des Datenschutzes und zur Erfüllung der Anforderungen zur Datensicherheit.
G. Den vom Leistungserbringer bereit zu stellenden Berichten und statistischen Daten zur Leistungserbringung.
H. Erfüllung der vom Auftraggeber in Abstimmung mit den Nutzerkommunen definierten Kriterien und Parameter zur Messung und Bewertung der Leistungsqualität.
Die geforderten Unterlagen sind in deutscher Sprache beizubringen.
Alle Unterlagen sind unabhängig von einer Präqualifikation gem. § 97 Abs: 4a GWB vorzulegen.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-12-17.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-11-04.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2014-11-04
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Auftragsbekanntmachung
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| 2015-06-15
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Bekanntmachung über vergebene Aufträge
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