Anmietung von digitalen Farbkopierer-Drucksystemen für die Verwaltungen und Schulen des Landeswohlfahrtsverbandes Hessen (inkl. Full-Service-Vertrag)

Menge oder Umfang

Der Landeswohlfahrtsverband Hessen vergibt mit dieser Ausschreibung seinen Bedarf an neuen digitalen Farbkopier-/Drucksystemen für seine Verwaltungen. Gegenstand dieser Ausschreibung ist die Anmietung von Farbkopier-/Drucksysteme inklusive eines Full-Service-Vertrages. Die Verwaltung und Rechnungsbearbeitung einschließlich Meldung der Verbrauchsdaten der in der Hauptverwaltung Kassel sowie den Regionalverwaltungen Darmstadt und Wiesbaden verwendeten Kopierer, erfolgt grundsätzlich durch die Hauptverwaltung Kassel.Die Verwaltung der in den Schulstandorten verwendeten Kopierer einschließlich Rechnungsbearbeitung und Meldung der Verbrauchsdaten, erfolgt für die unter Pos. 4 der beigefügten Leistungsbeschreibung aufgeführten Lieferadressen 1) bis 7) durch den Schulverwaltungsstandort „Südhessen“ in der Gutleutstraße 295-301, 60327 Frankfurt am Main. Für die Lieferadresse 8) erfolgt die Verwaltung, die Meldung der Verbrauchsdaten und die Rechnungsbearbeitung durch die Verwaltung der Hermann-Schafft-Schule in Homberg/Efze.Lediglich der Abruf der Full-Service-Leistungen wird dezentral, d. h. durch die jeweiligen Standorte separat vorgenommen.Die Laufzeit des Vertrages beträgt fünf Jahre. Laufzeitbeginn ist der 1.1.2015 und der Vertrag endet ohne Kündigung mit Ablauf des 31.12.2019. Die genaue Anzahl der benötigten Geräte für die Jahre 2015 bis 2019 (ca. 39 Stück in den Verwaltungen; ca. 15 Stück in den Schulstandorten) steht nicht abschließend fest. Ebenso stellen die angegebenen Kopiervolumina nur Anhaltswerte für die Angebotskalkulation dar, die auf den Kopiervolumina der Vergangenheit (Jahreswerte 2013) basieren. Die Angebotsvergleiche werden auf dieser Grundlage durchgeführt. Einen Anspruch auf Abrechnung dieser Volumina erwirbt der spätere Auftragnehmer nicht.Während der Vertragslaufzeit werden in den Regionalverwaltungen Darmstadt und Wiesbaden grundlegende Gebäudeinstandhaltungsmaßnahmen vorgenommen. In diesem Zusammenhang werden beide Verwaltungsorganisationen ausgelagert und in angemieteten Büroflächen in räumlicher Nähe zu den jeweiligen Verwaltungsstandorten untergebracht.Die Transport- sowie Aufstellkosten der betreffenden Kopierer an den veränderten Aufstellungsorten – Hin- und Rücktransport – sind in die Angebotspreise aufzunehmen und können nicht gesondert abgerechnet werden. Die Adressen der Verwaltungen während der Umbauphase ist bei den jeweiligen Positionen vermerkt.Lieferzeit:Die Farbkopier-/Drucksysteme sind bis zum 1.2.2015 betriebsbereit vor Ort zu installieren. Die Lieferung erfolgt frei Verwendungsstelle und ist mit dem Auftraggeber vorher rechtzeitig terminlich zu vereinbaren. Die Verpackung muss vom Auftragnehmer entsorgt werden. Im Rahmen der Installation der Kopier-/Drucksystem ist je Aufstellungsort mindestens ein/e Mitarbeiter/in in die Handhabung einzuweisen.Rückgabe/Rücktransport:Nach Beendigung des Mietvertrages übernimmt der Vermieter den Abbau, die Datenlöschung wie in den Mindestanforderungen beschrieben, die Verpackung und den Rücktransport aller Farbkopier-/Drucksystem. Die Kosten hierfür sind durch den Mietzins abgegolten.

Zusätzliche Informationen

Personal/Datenschutz:

Es wird ausschließlich deutsch sprechendes Personal eingesetzt, das die Anweisungen zu den einzelnen erteilten Aufträgen verstehen und sich im Rahmen der Ausführung mit den weiteren Beteiligten verständigen kann. Das Personal des Auftragnehmers ist vor dem Einsatz beim Auftraggeber durch den Auftragnehmer über die zu beachtenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen zu informieren und muss die als Anlage den Ausschreibungsunterlagen beigefügte Datenschutzerklärung unterzeichnen.

Lieferzeit:

Die Farbkopier-/Drucksysteme sind bis zum 01.02.2015 betriebsbereit vor Ort zu installieren. Die Lieferung erfolgt frei Verwendungsstelle und ist mit dem Auftraggeber vorher rechtzeitig terminlich zu vereinbaren. Die Verpackung muss vom Auftragnehmer entsorgt werden. Im Rahmen der Installation der Kopier-/Drucksystem ist je Aufstellungsort mindestens ein/e Mitarbeiter/in in die Handhabung einzuweisen.

Haftung und Versicherung

1. Die Haftung des Auftraggebers und seiner Bediensteten wird auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt. Der Auftragnehmer ist verpflichtet diese Haftungsbeschränkung bei dem Abschluss eines Versicherungsvertrages nach Ziffer 2 zu berücksichtigen.

2. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die Kopiergeräte ab Lieferung, für die gesamte Vertragslaufzeit, bis zur Rückgabe zu versichern. Es sind alle versicherbaren Risiken (wie z. B., Einbruch, Diebstahl, Raub, Sabotage, Vandalismus, Feuer, Brand, Blitzschlag, Explosion, Kurzschluss, Induktion, Überspannung, Bedienungsfehler, Ungeschicklichkeit, Fahrlässigkeit, Versagen von Mess-, Regel- oder Sicherheitseinrichtungen, Leitungswasser, Sturm, Erdbeben, Überschwemmung, Hochwasser) in einer entsprechenden Versicherung – ohne Selbstbehalt – zum Wiederherstellungswert bzw. zum Wiederbeschaffungswert zu versichern.

3. Der Auftraggeber ist verpflichtet Schadenfälle, die unter den Versicherungsschutz nach Ziffer 2 fallen könnten, dem Auftragnehmer unverzüglich schriftlich anzuzeigen. Schäden infolge Diebstahl, Raub, Vandalismus oder Sabotage hat der Auftraggeber unverzüglich der zuständigen Polizeidienststelle anzuzeigen. Eine Kopie der polizeilichen Anzeige ist dem Aufragnehmer vorzulegen. Der Auftraggeber ist verpflichtet bei der Schadenregulierung alle Anfragen des Auftragnehmers oder seines Versicherers unverzüglich und wahrheitsgemäß zu beantworten und alle zumutbaren Anweisungen des Auftragnehmers zu Minderung und Abwehr des Schadens sowie zur Schadenregulierung zu beachten.

4. Leistungen aus der Versicherung nach Ziffer 2 stehen dem Auftragnehmer zu.

5. Der Auftragnehmer trägt das Risiko, wenn kein Versicherungsschutz vorhanden ist oder der Versicherungsschutz wegen einer Pflichtverletzung des Auftragnehmers entfällt.

6. Der Auftraggeber trägt das Risiko, wenn der Versicherungsschutz wegen einer schuldhaften Pflichtverletzung des Auftraggebers entfällt.

7. Die Kosten für den Versicherungsschutz nach Ziffer 2 sind vom Auftragnehmer zu tragen und sind im Mietpreis zu berücksichtigen.

Auswahlkriterien/sonstige Teilnahmebedingungen

Der Zuschlag im Rahmen der Ausschreibung wird dem insgesamt preisgünstigsten Angebot erteilt, das die technischen und qualitativen Anforderungen der Leistungsbeschreibung erfüllt. Der finanzielle Vergleich der Angebote erfolgt, indem der Gesamtpreis einschließlich Versicherungsschutz für die bei den einzelnen Positionen angegebenen Kopier- Druck- Scan-Volumina mit den angebotenen Miet- und Full-Service-Preisen berechnet wird.

Vertragsabschluss/Zuschlag.

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Mietverträge und Full-Service-Verträge durch Zuschlagserteilung und ausschließlich auf der Grundlage der in dieser Ausschreibung genannten Bedingungen zustande kommen und abweichende Geschäftsbedingungen der Bieter nicht akzeptiert werden.

Nichterfüllung der Leistung.

Bei wiederholtem Verstoß des Auftragnehmers gegen die Bestimmungen des Vertrages ist die Kündigung aller verbundenen Verträge zum 30.6. und 31.12. eines Jahres durch den Auftraggeber möglich.

Kostenfreier Download der Unterlagen auf: http://www.had.de/onlinesuche_langfassung.html?showpub=JHXCAEQLP89APH4G

nachr. HAD-Ref.: 60/1739

nachr. V-Nr/AKZ: 2014-182

Geforderte Kautionen und Garantien

Für dieses Vergabeverfahren gelten die Bestimmungen der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes einschließlich Anlagen und der Verdingungsordnung für Leistungen (VOL/A) 2009 und VOL/B 2003. Die Bieter dürfen ihrem Angebot keine eigenen Vertragsbedingungen zugrunde legen.

Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln

Für dieses Vergabeverfahren gelten die Bestimmungen der Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes einschließlich Anlagen und der Verdingungsordnung für Leistungen (VOL/A) 2009 und VOL/B 2003. Die Bieter dürfen ihrem Angebot keine eigenen Vertragsbedingungen zugrunde legen.

Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren

Ein Antragsteller hat einen von ihm festgestellten Verstoß gegen Vergabevorschriften nach Erkennen binnen 10 Tagen zu rügen. Lehnt die Vergabestelle es ab, der Rüge abzuhelfen, so muss der Antragsteller innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, dieser Rüge nicht abzuhelfen, den Antrag auf die Einleitung eines Vergabenachprüfungsverfahrens stellen (vgl. § 107 GWB).