Ausschreibung Beratungsleistungen in den Bereichen Projektmanagement, Organisation, Geschäftsprozessoptimierung und Qualitätssicherung/IT-Management
Allgemeines:
Aufgrund der wachsenden Bedeutung der Immobilien als Wirtschaftsfaktor für das Land Sachsen-Anhalt ist die Optimierung des Immobilienbestandes eine wesentliche Aufgabe der Vermögensverwaltung. Dazu gehört, die Immobilien möglichst sinnvoll und effizient zu nutzen, verstärkt wirtschaftliche Gesichtspunkte zu beachten und nach kaufmännischen Methoden bzw. Ansätzen zu bewirtschaften.
Im Mittelpunkt steht die Qualifizierung des Immobilienmanagements zu einem wirtschaftlich ausgerichteten Dienstleister des Landes. Mit der Gründung der Organisationseinheit „Landesbetrieb BLSA“ in 2012 wurden die verantwortlichen Zuständigkeiten (Liegenschaftsverwaltung und Bau) unter einem Dach zusammengefasst.
Der Landesbetrieb BLSA untersteht der Fachaufsicht des Ministeriums der Finanzen (MF) und sorgt neben der Wahrnehmung der klassischen staatlichen Hochbaumaßnahmen für die zweckmäßige, bedarfsgerechte und wirtschaftliche Unterbringung der Behörden und Einrichtungen des Landes.
Anfang 2013 wurde eine IT-Analyse durchgeführt, mit dem Ziel eine ganzheitliche IT-Strategie unter Berücksichtigung der zukünftigen Entwicklung und Ausrichtung des Landesbetriebes abzuleiten. Seit Mitte 2013 läuft das Projekt „IT-Konsolidierung und Neuausrichtung des Bau- und Liegenschaftsbetriebs Sachsen-Anhalt“, mit der Zielsetzung ein zweistufiges Vorgehen umzusetzen. In der ersten Stufe werden die kaufmännischen Systeme konsolidiert, um in der zweiten Stufe aufbauend die immobilienwirtschaftlichen Systeme in eine neue Struktur zu überführen. Die Projektplanung sieht einen Zeitraum für die Umsetzung bis Anfang 2015 vor.
Darüber hinaus wurde im Rahmen des Projektes das Prozess- und Organisationsmodell bezogen auf die dienstleistungsorientierte Neuausrichtung des Betriebs hin bewertet und angepasst. Für die weitere Umsetzung der IT-Strategie und für die fachliche Ausprägung der neu gestalteten Organisationsstrukturen sucht das BLSA entsprechende Beratungsunterstützung.
Leistungsbeschreibung:
Die Beratungsunterstützung bezieht sich insbesondere auf folgende Bereiche:
— Projektmanagement/-leitung
— IT-Management/ QS
— Gebäudemanagement und
— Portfoliomanagement
Im Einzelnen werden folgende Unterstützungsleistungen erwartet:
— Projektmanagement/-leitung (Unterstützung der Projektleitung des BLSA in der Projektorganisation und des –managements anhand standardisierter Methoden und Ansätze/Vor- und Nachbereitung von Lenkungsausschusssitzungen/Fachlicher Sparringspartner im Rahmen der Gesamtprojektsteuerung für die BLSA Geschäftsführung und Projektleitung/Durchführung des Projektcontrollings und des -reportings (Budgetreporting)/Auswahl und Vorschlag von Projektstandards (Vorgaben für die Erstellung von Fach- und IT-Konzepten) einschließlich Sicherstellung eines effizienten Informationsflusses im Projekt/Verfolgung von Projektangelegenheiten und veränderten Anforderungen an das Projekt/Durchführung von regelmäßigen Statusmeetings mit den verantwortlichen TP-Leitern und Dienstleistern/Einbindung des Wirtschaftsprüfers, zur Berücksichtigung prüfungsrelevanter Aspekte im Rahmen der Weiterentwicklung der IT- und Prozesslandschaft)
— IT-Management/ QS (Begleitung von IT-Konzept Workshops zur frühzeitigen Ermittlung projektkritischer Punkte/Sicherstellung eines fachlichen und organisatorischen und methodischen Standards/Fachliche Plausibilisierung der Fachkonzepte/Review der vorhandenen Konzepte und weiterer Dokumentationen (z.B. Testergebnisse)/Sichtung der Offenen Punkte/Datenmigrationsergebnisse und Bewertung der Auswirkung auf die kommenden Phasen/Spiegelung der Ergebnisse gegenüber marktüblichen Standards zum Lastenheft sowie Pflichtenheft, den unternehmenseigenen IT Sicherheitsanforderungen sowie formaler Kriterien z.B. Wesentlichkeit, Klarheit, Transparenz, Nachvollziehbarkeit, klare verständliche Sprache)
— Gebäudemanagement (GM) (Unterstützung bei der Ausgestaltung der Vertragsmodelle zwischen den Mietern (Ressorts) und dem BLSA (Vermieter)/Erhebung und Bewertung der Leistungspotenziale im IGM und TGM, unter dem Blickwinkel der heutigen Kunden und eines möglichen Drittkundenpotenzials/Entwicklung von Reportingstrukturen unter Berücksichtigung der neuen Systemlandschaft (CAFM System Einführung)/Vereinheitlichung bzw. Standardisierung des Vertragsmanagements (über alle Verträge IGM und TGM)/Entwicklung eines Leistungskataloges für die Bereiche des GM und damit verbunden die Festlegung der Eigen- und Fremdleistungen/Ausprägung der Organisation im Gebäudemanagement (einschließlich Stellenbeschreibungen, insbesondere für die Schlüsselpositionen))
— Portfoliomanagement (Ganzheitliche Portfolioaufnahme und Bewertung/Weiterentwicklung des Reportings/Unterstützung bei der Entwicklung von mittelfristigen Portfoliostrategien)
Die skizzierten Unterstützungsleistungen in den vier Bereichen erfolgt in enger Zusammenarbeit mit den Verantwortlichen und Mitarbeitern der jeweiligen Fachbereiche des Auftraggebers. Die Unterstützungsleistung des Beraters liegt insbesondere in der Funktion des inhaltlichen und strukturierten Impulsgebers. Durch die Zusammenarbeit in gemischten Teams ist der Know-how Transfer zwischen dem Berater und den Mitarbeitern des BLSA sicherzustellen.
Leistungsvolumen:
Zur Unterstützung der genannten Bereiche werden folgende Leistungsvolumina (Tage) geschätzt (ein Anspruch auf ein bestimmtes Abrufvolumen besteht nicht):
— Projektmanagement/-leitung: 80 Tage;
— IT-Management/ QS: 80 Tage;
— Gebäudemanagement: 155 Tage;
— Portfoliomanagement: 40 Tage.
Für den Bereich Gebäudemanagement ist aufgrund der Einführung eines integrierten CAFM Systems die Unterstützungsleistung bis in das 1. Quartal 2015 geplant. Die jeweilige Beratungsintensität in den Bereichen über den Projektzeitraum wird zum Projektstart zwischen der Projektleitung BLSA und dem Beratungsunternehmen festgelegt.
Deadline
Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-05-02.
Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-03-31.
Anbieter
Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:
Wer?
Wie?
Wo?
Geschichte der Beschaffung
| Datum |
Dokument |
| 2014-03-31
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Auftragsbekanntmachung
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| 2014-12-08
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Bekanntmachung über vergebene Aufträge
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