Auswahl und Einführung eines Dokumenten-Management-Systems mit elektronischer Archivierung bei der SEDD GmbH

Stadtentwässerung Dresden GmbH, Vertrags- und Vergabewesen

Die Stadtentwässerung Dresden GmbH plant für das 1. Quartal 2015 die Einführung eines hausweiten Dokumenten-Management-Systems (DMS) zur Optimierung der Verwaltungsprozesse in den Bereichen Rechnungsbearbeitung und Vertragsverwaltung. Die Beschaffung und Einrichtung einer DMS-Ausstattung soll in einem ersten Schritt für 150 Mitarbeiter unterschiedlicher Bereiche (u.a. kaufmännische und technische Bereiche) erfolgen. Gegenstand ist die Beschaffung von Software-Nutzungslizenzen, Integrationsund Serviceleistungen. Die Serviceleistungen sollen die Schulung, Pflege, Wartung und den Support beinhalten. Die Einführung eines DMS verlangt aufgrund der besonderen Komplexität spezifische Fachkunde des Bieters. So ist es u.a. erforderlich, dass mit der Lösung eine elektronische Rechnungsverarbeitung umgesetzt werden kann, die in die bestehende EDV-Infrastruktur, in die MS Office-Umgebung und in die Microsoft Dynamics NAV-Anwendung integriert wird. Der Bieter muss daher bereits über Erfahrung bei der Einführung vergleichbarer Lösungen in vergleichbaren Umgebungen verfügen.

Deadline

Die Frist für den Eingang der Angebote war 2014-07-04. Die Ausschreibung wurde veröffentlicht am 2014-05-27.

Anbieter

Die folgenden Lieferanten werden in Vergabeentscheidungen oder anderen Beschaffungsunterlagen erwähnt:

• Konica Minolta Solutions Deutschland GmbH

Wer?

• Stadtentwässerung Dresden GmbH, Vertrags- und Vergabewesen

Wie?

• Mit der Datenverarbeitung verbundene Verwaltungsdienste › Dokumentenmanagement

Wo?

• Deutschland

Geschichte der Beschaffung

Datum	Dokument
2014-05-27	Auftragsbekanntmachung
2014-12-12	Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Auftragsbekanntmachung (2014-05-27)
Objekt
Umfang der Beschaffung
Titel: Dokumentenmanagement
Metadaten der Bekanntmachung
Originalsprache: Deutsch 🗣️
Dokumenttyp: Auftragsbekanntmachung
Art des Auftrags: Dienstleistungen
Verordnung: Europäische Union, mit GPA-Beteiligung
Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge (CPV)
Code: Dokumentenmanagement 📦

Verfahren
Verfahrensart: Verhandlungsverfahren
Angebotsart: Angebot für alle Lose
Vergabekriterien
Wirtschaftlichstes Angebot

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Land: Deutschland 🇩🇪
Art des öffentlichen Auftraggebers: Sonstiges
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadtentwässerung Dresden GmbH, Vertrags- und Vergabewesen
Postanschrift: Scharfenberger Straße 152
Postleitzahl: 01139
Postort: Dresden
Kontakt
E-Mail: skamp@se-dresden.de 📧
Telefon: +49 3518223141 📞
Fax: +49 3518223283 📠

Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-05-27 📅
Einreichungsfrist: 2014-07-04 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-06-06 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 108-190378
ABl. S-Ausgabe: 108

Objekt
Umfang der Beschaffung
Kurze Beschreibung:

Es werden Varianten akzeptiert ✅
Referenznummer: 401.0/SO/14
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: 01139 Dresden

Rechtliche, wirtschaftliche, finanzielle und technische Informationen
Bedingungen für die Teilnahme
Befähigung zur Berufsausübung:

Eigenerklärung, dass Ausschlussgründe gemäß VOL/A EG § 6 Abs. 4 a) bis g) und Abs. 6 a) bis e) nicht vorliegen; Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister.

Das Bewerbungsformular ist mit Angabe folgender Betreffzeile „401.0/SO/14 Auswahl und Einführung DMS, Abforderung von Bewerbungsunterlagen” per E-Mail unter skamp@se-dresden.de oder per Fax unter +49 3518223283 abzufordern.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit:

Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung mit ausreichender Deckung bzw. Erklärung, dass der Abschluss bis spätestens zur Angebotsabgabe erfolgt; Erklärung über den Gesamtumsatz und der DMS-Umsätze des Bewerbers, bezogen auf die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre. Das Bewerbungsformular ist mit Angabe folgender Betreffzeile „401.0/SO/14 Auswahl und Einführung DMS, Abforderung von Bewerbungsunterlagen” per E-Mail unter skamp@se-dresden.de oder per Fax unter +49 3518223283 abzufordern.

Technische und berufliche Fähigkeiten:

Nachweis über Projekt- und Implementierungserfahrungen des Bewerbers mit DMS-Produkten in Jahren; Anzahl der Mitarbeiter des Bewerbers, die ausschließlich im Geschäftsbereich der DMS-Lizenzprodukte tätig sind; Benennung von 5 Referenzen der letzten 3 Jahre mit > 100 Beschäftigten, die mindestens eine elektronische Rechnungsbearbeitung auf Basis einer DMS-basierten Workflow-Anwendung und das DMS in die Fachanwendung der Finanzbuchhaltung (möglichst MS Dynamics NAV) integriert haben. Das Bewerbungsformular ist mit Angabe folgender Betreffzeile „401.0/SO/14 Auswahl und Einführung DMS, Abforderung von Bewerbungsunterlagen” per E-Mail unter SKamp@se-dresden.de oder per Fax unter +49 3518223283 abzufordern.

Auftragsausführung
Geforderte Kautionen und Garantien:

Berufshaftpflichtversicherung mit ausreichender Deckung (Personenschäden: 1 500 000,00 EUR, sonstige Schäden: 1 500 000,00 EUR).

Wichtigste Finanzierungsbedingungen und Zahlungsmodalitäten und/oder Verweis auf die einschlägigen Bestimmungen, die sie regeln:

Abschlagszahlungen nach Leistungsfortschritt, Zahlungsziel 30 Tage nach Rechnungseingang.

Rechtsform der Gruppe von Wirtschaftsteilnehmern, an die der Auftrag vergeben werden soll:

Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter; Vorlage des Nachweises mit Abgabe der Bewerbung.

Namen und berufliche Qualifikationen des Personals ✅

Verfahren
Voraussichtliche Anzahl von Bewerbern: 5
Objektive Auswahlkriterien:

Vergleichbarkeit der angebotenen Referenzen mit der für die SEDD GmbH zu erfüllenden Aufgaben; Auswahlkriterien sind: wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (20 von 510 Punkten), personelle und technische Leistungsfähigkeit (40 von 510), Referenzen (450 von 510). Die Bewertungsmatrix wird den Bewerbern mit Anforderung des Bewerbungsformulars zugesandt.

Datum der Absendung der Aufforderungen: 2014-07-30 📅
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Technische Fragen/Anforderungskatalog (40)
2. Lösungskonzept inkl. Projektplan/Projektvorgehen (10)
3. Produktpräsentation (20)
4. Preis (30)
Sprachen
Sprache: Deutsch 🗣️

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Andere Art des öffentlichen Auftraggebers: Other
Kontakt
Kontaktperson: Frau Kamp

Referenz
Daten
Datum des Beginns: 2015-01-02 📅
Datum des Endes: 2015-09-30 📅
Kennungen
Vom öffentlichen Auftraggeber vergebene Referenznummer: 401.0/SO/14

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: 1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Leipzig
Postanschrift: Braustraße 2
Postort: Leipzig
Postleitzahl: 04107
Land: Deutschland 🇩🇪
Telefon: +49 3419771040 📞
Fax: +49 3419771049 📠
Informationen zu Fristen für Nachprüfungsverfahren:

Ein Antrag auf Nachprüfung vor der Vergabekammer ist gemäß § 107 Abs. 3 Nr. 4 GWB unzulässig, wenn mehr als 15 Tage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind.

Quelle: OJS 2014/S 108-190378 (2014-05-27)

Bekanntmachung über vergebene Aufträge (2014-12-12)
Objekt
Metadaten der Bekanntmachung
Dokumenttyp: Bekanntmachung über vergebene Aufträge

Verfahren
Angebotsart: Entfällt

Öffentlicher Auftraggeber
Identität
Name des öffentlichen Auftraggebers: Stadtentwässerung Dresden GmbH

Referenz
Daten
Absendedatum: 2014-12-12 📅
Veröffentlichungsdatum: 2014-12-17 📅
Kennungen
Bekanntmachungsnummer: 2014/S 243-428492
Verweist auf Bekanntmachung: 2014/S 108-190378
ABl. S-Ausgabe: 243

Objekt
Ort der Leistung
Hauptstandort oder Erfüllungsort: Dresden.

Verfahren
Vergabekriterien
Kriterium: 1. Technische Fragen/Anforderungskatalog (40)

Auftragsvergabe
Datum des Vertragsabschlusses: 2014-11-03 📅
Name: Konica Minolta Solutions Deutschland GmbH
Postort: Radebeul
Postleitzahl: 01445
Land: Deutschland 🇩🇪
Informationen über Ausschreibungen
Anzahl der eingegangenen Angebote: 4

Ergänzende Informationen
Körper überprüfen
Name: 1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Leipzig
Quelle: OJS 2014/S 243-428492 (2014-12-12)

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